על פי מחקרים שנערכו על ידי סוכנויות גיוס שונות, מקצוע ה"מזכירה "הוא אחד המקושרים למספר הזיקוק הגדול ביותר והצורך להתאים את עצמו ללוח הזמנים של ההנהלה. קבוצה זו כוללת גם נהגים ונציגים של כמה התמחויות אחרות.
מה זה מזכירה?
מונח זה מקורו ב"סוד "הלטיני, שנקרא פרוקסי ברומא העתיקה. ואז, ובהמשך (בחצרות המלוכה) הם היו אך ורק גברים, שלפעמים הצליחו לעלות לשלטון בצורה נלהבת מאוד.
מקצוע זה זכה להופעה נשית כבר בסוף מלחמת העולם הראשונה, עם הופעת מכונת הכתיבה והופעת תפקיד כזה כמזכירה. בימינו, עם הטכנולוגיות המתקדמות שלהם, יש אפילו מזכירות עוזרות וירטואליות. זהו שם חברות או אנשים המספקים שירותים מקוונים לכתיבת מיילים או לקבלת שיחות טלפון (בתרגום) ללא נוכחות פיזית של מזכירה במשרד.
מה הוא עושה?
בקרב האנשים יש למזכיר האישי של הבמאי דימוי סטריאוטיפי - יופי ארוך רגליים שיכול בעיקר להקליד במחשב, לבצע קפה ולענות לשיחות. לפעמים זה בא לידי ביטוי בבדיחות עם תוכן לא הגון מדי. למעשה, המקצוע של "מזכירה", כמו גם עמדת רפרנט בחברה גדולה, מניח נוכחות של מטען רציני מאוד של כישורים, ידע, וגם תכונות עבודה מסוימות. נציג אמיתי של מקצוע זה אינו יכול להסתדר בלי ארגון, חריצות, דייקנות ודיפלומטיה.
תפקידו של המזכירה (מזכיר-מפנה) כולל ידע בכל המסמכים הנורמטיביים הקשורים לעבודה במשרד, ניהול מסמכים, ארגון עבודת המשרד, מבנה הניהול, עקרונות בסיסיים של ציוד משרדי, כללי הגנה על עבודה. כל זכויותיו, חובותיו וסוגי עבודתו הרבים מוסדרים על ידי תיאורי תפקידים. היא המסמך המשפטי העיקרי הנוגע לפעילותו של עובד כזה. להרכיב אותו בכל אחד מהמקרים נדרש בכל אחריות.
בואו נסקור את החלקים העיקריים של מסמך זה.
מה קוראת ההוראות לעוזר המזכירה?
הוראותיו הכלליות מכילות את שם הארגון, מציינות את הממונים המיידיות ומתקשרות למי צריך להחליף את המזכירה במקרה היעדרותו. שם תמצאו את הדרישות לוותק ולכישורים של העובד, ורשימה של כל המסמכים הדרושים לעבודה (כללים, GOSTs, קודים ותקנות).
הפונקציות שהוקצו למזכירה ניתנות בחלק השני (אותו). זה כולל את החובה להכין את המסמכים הדרושים על פי הוראות ההנהגה, לרשום, לקבל ולשלוח התכתבויות, לארגן ולשלוט בעבודת הקבלה, ניהול ניירת תיעודית ועוד ועוד.
ביתר פירוט, פעילותו מתוארת בסעיף הבא - "תפקידי המזכירה." אנו מדברים על בטיחות וחשבונאות של התכתבויות, הנפקת תעודות ביחס למסמכים רשומים שונים, ארגון והכנת פגישות רשמיות, העתקה והדפסה, הקלטת הודעות לממונים שנשארו בהיעדרו ומיידעות אותו עליהם, מספקת למשרד החברה את המכתבים הדרושים.
בכל ארגון, תפקידים של המזכירה עשויים להיות בעלי מאפיינים משלהם בהתאם לפרטי העבודה. עמדתו עשויה להישמע כמו "פקיד-מזכיר", שמשמעותו הרחבת מגוון תחומי האחריות.
על זכויות המזכיר
למה זכאי המזכירה? על פי ההוראות, הוא רשאי לבקש את החומרים שיידרשו בעבודה במחלקות השונות של החברה, לקבוע את נוהל השימוש בהם.
דבר נוסף הוא להעביר את המסמכים הסרוקים ישירות למבצעים ישירות למנהלים, לקבוע את רצף המבקרים בחדר הקבלה ולהפיץ שיחות טלפון בהתאם לחשיבותם, ולחייב את העובדים להסביר במקרה של הפרות משמעתיות.
כמו כל עובד אחר, למזכיר האישי של הראש יש את הזכות לעבוד בתנאים מתאימים, שעליהם לעמוד דרישות להגנה על עבודה ותקני בטיחות.
על מה אחראי עוזר המזכיר?
היא נושאת באחריות לאי גילוי מידע חסוי, לאיכות התיעוד והגשה מתאימה להנהלתו, גישה אחראית לניהול מסמכים, שמירת רכוש ומסמכי הארגון, יחסים טקטיים עם ההנהלה והעובדים.
החלק הבא בתיאור התפקיד מציין מהם קשרי העבודה וקשרים פונקציונליים שקיימים בין עוזר המזכיר למבני החברה השונים. ככלל, בארגון בינוני צריך המזכיר לקיים יחסים בנושאים חומריים וטכניים (לספק למשרד ציוד משרדי) עם המחלקה המינהלית והכלכלית, בנושאי ניהול מסמכים - עם יחידות אחרות וכמובן ישירות עם ההנהלה.
ביצועי המזכירה מוערכים על פי הקריטריונים העיקריים שנבחרו, אשר מוסדרים גם על ידי החלק המקביל בהוראה. ברוב המוחלט של המקרים קריטריונים כאלה הם יעילות ושקדנות. ישנם גם מצבים בהם ההוראה כפופה לעדכון. זה יכול לקרות כשמשנים את הפונקציות או את מבנה הארגון.
לסיכום
בעת גיוסו של אדם, האדם שמונה לתפקיד זה מתוודע להוראות השירות המפרטות את כל תפקידו של המזכירה. נזכר שוב בקצרה.
- קבלת שיחות טלפון לראש.
- כולם עובדים עם תיעוד - מיון לפי חשיבות, תכנון, הכנה, קבלה והפצה, אחסון ושיטתיות.
- ארגון קבלת פנים של מבקרים.
- סיוע לבוס בתכנון לוח הזמנים של העבודה: במידת הצורך, הזמנת כרטיסים והזמנת בית מלון.
- הכנה וארגון של משא ומתן עסקי.
- הזמנת ציוד משרדי וזוטות נחוצות אחרות, לפעמים מוצרים.
לאחר היכרות עם רשימת התפקידים, העובד חותם תחת ההנחיה, מונחת גם חתימת ראש. שים לב שלכל ארגון יש גרסה משלו להוראות, אך אף אחד מהם לא צריך לסתור את החקיקה הנוכחית או את תקני העבודה המקובלים.
מזכירת בית המשפט
פרטי העבודה בכל מוסד, כידוע, שונים. מה למשל עושה פקיד בבית משפט? מה האחריות שלו לתפקיד? יש הרבה כאלה:
- תכנון כיסויים לאקטואליה;
- קבלת תביעות מעוזרי שיפוט;
- הגשת מסמכים וחומרים למקרים;
- אוסף מלאי מקרים חדשים;
- עימוד
- הפצת עותקים של פסקי הדין למשתתפי התיקים (צדדים);
- משלוח עותקים של פסקי בית המשפט לאנשים ספציפיים מטעם השופט;
- ליידע את הצדדים על מועדי מועדי הדיונים בבית המשפט.
בנוסף
התפקידים שביצע פקיד בית המשפט כוללים, אך אינם מוגבלים ל:
- פרסום רשימות של תיקי בית משפט למשך שבוע;
- אימות הופעת הצדדים לישיבה;
- שמירת רישום בית המשפט;
- בקרה על קבלת ושליחת כל המסמכים המעורבים בתיק.
על המזכירות להכיר את הצדדים בחומרי המקרה, לשלוט על ההודעות שהתקבלו בדואר, למסור קבלות, הודעות, העתקי מעשים וניירות חשובים אחרים. הם מכניסים מידע למגזינים וכרטיסים, למערכת המחשבים, מדפיסים מעשים בכתב יד, מוסרים את התיקים לשופטים לאימות ולוקחים אותם אחריה, מוציאים ומגישים את כתב ההוצאה לפועל ועושים דברים רבים אחרים בשם השופטים.
דרישות לרשם
- המספרים צריכים להיות ממוספרים, מכוסים.
- רשימת תיקים ומסמכים אחרים נערכת בנפרד.
- תמונות ומעטפות ממוספרות, במקרה של כשל, המספור מתחיל מחדש, יש לחצות מספרים ישנים (לא יתוקנו!).
- כל התיקונים מאושרים על פי הטופס המקובל.
- עטיפות תיקים מתוארות המצוינות את שם בית המשפט, מספר התיק וכותרתו, שמות הצדדים, מועדי ההתחלה והסיום, מספר הסדינים ואורך חיי המדף.
- המלאי מתבצע באופן ידני או במחשב.
מה חייב מזכיר בית הספר לעשות?
לפעמים יש מודעות "אני זקוק למזכירה בבית הספר." מהי העמדה הזו, ומה צריך לעשות שם? בואו נגלה.
מזכיר בית הספר הוא העוזר הראשון והחשוב ביותר של המנהל. עליו למלא את כל ההוראות וההוראות של הממונים עליו הקשורים לתפקוד המוסד החינוכי.
תחומי האחריות העיקריים שלו כוללים ניהול עסק על שינויי כוח אדם (פיטורים, קבלה) של עובדים, הרשמה וגירוש סטודנטים. משימתו היא לערוך מסמך שהבמאי יצטרך להבטיח בחתימתו שלו. במידת הצורך, על המזכירה לאסוף ולמסור את המסמכים החתומים בזמן הנכון לצורך שיקול דעתם לרשויות גבוהות יותר.
תחומי האחריות האחרים של מזכיר בית הספר כוללים קבלת ומסירת מידע לתלמידים ולצוות. בהיעדר מנהל במקום, המזכירה נדרשת לרשום את המספר הכולל והתוכן של שיחות, תלונות וערעורים של מבקרים, כולל תלמידי בתי ספר יסודיים.
אופציונלי
בסימן המכיל את הוראות מזכירת בית הספר נכתב: זו גם אחריותו של האחרון למלא הוראות (אחרות) נוספות. מה המשמעות של זה?
זה מפוענח כדלקמן: מזכירת מנהל בית הספר צריכה למלא אחר כל הוראות, למעט בקשות אישיות. זה יכול להיות, למשל, קריאה לשיחה בין תלמיד או מורה, שליחת דואר, ביצוע העברת כספים, קניית הציוד הדרוש לבית הספר. רשימה זו כמעט בלתי נדלית, כלומר, תפקידו של המזכירה בבית הספר הוא מאוד מאוד נרחב.
אם בית הספר אינו מציג תפקיד של רואה חשבון, מוקצים גם עניינים כספיים למזכירה. משימתו היא לשלוח מידע על שכר, למלא גיליון זמן, לבצע את ההתאמות הנדרשות.
עזרה של המזכירה עשויה להידרש לא רק על ידי הבמאי, אלא גם על ידי כל מבקר בקבלת הפנים. הם פונים אליו כדי להדפיס את הטקסט, להעתיק את המסמך ולהבהיר מספר עצום של שאלות.
אם אתה עובד כעוזר מזכיר למנכ"ל
במקרה זה, אתה אחד המומחים, והבמאי יקבל אותך ויפטר אותך ותציית אליו ישירות. כדי להגיע לתפקיד זה עליכם להיות בעלי השכלה גבוהה (או לפחות תיכונית מיוחדת), ניסיון בתפקיד של שנה. אם אין ניסיון, תעודת השתתפות בקורסי מזכירות.
עליכם להיות מוכשרים בענייני הפעילות הכלכלית והפיננסית של הארגון, סיכויי פיתוחו, ארגון ניהול מסמכים וניהול עבודה, מיומנויות מחשב וציוד משרדי, תרגום לשפה זרה של תיעוד הפקה, אתיקה עסקית.
פונקציות ואחריות
עליכם לקחת על עצמכם את כל שירותי הייחוס והמידע הקשורים לתיעוד הארגון. וכן ארגון ובקרה על עבודות משרדיות בסניפים ובחטיבות הפרט של החברה. לא פלא - אתה לא פקיד-מזכיר רגיל. עליהם להיות מסוגלים לתעד ולארגן במהירות את פעילויות הגופים הניהוליים והייעוץ שלה. אם אין מפקח כוח אדם, שמור את כל רשומות כוח האדם ורישומיו.
עוזר מזכיר המנכ"ל צריך להכין את המסמכים הדרושים כדי להבטיח את הפעילות הפיננסית והכלכלית של המפעל כולו, לארגן את קבלת הפנים, רישומם, חשבונאות, אחסנה. היא שולטת בנכונות ההכנה, האישור והאישור של כל התיעוד שהוגש לחתימה להנהלת המיזם. נוקטת לביצוע בזמן באיכות של הזמנות מממונים, מביא מידע ישירות למבצעים, מבצע ניתוח ומנפיק חוות דעת על דוחות ותעודות שנשלחו להנהלה.
בנוסף, תפקידי המזכירה כוללים שמירה על תקשורת תפעולית בנושאי פעילויות החברה עם אזרחים - יחידים וארגונים פרטניים (מדינה ומסחריים כאחד). הוא מקבל אורחים, הוא יכול לנהל פעילויות כוח אדם - למלא תיקים אישיים, הזמנות, ספרי עבודה, חוזים (חוזים), מסמכי נסיעה ותעודות כושר עבודה, לשמור על גיליון זמן ולהנפיק תעודות שכר.
ושוב על הזכויות
עמדה זו מרמזת לא רק על חובותיו המורחבות של המזכירה, אלא גם על הזכויות המתאימות להם. בנוסף למקובל, הם כוללים את הזכות לבקש את החומרים והמידע הדרושים מכל השירותים הפונקציונליים של הארגון ואת הדרישה להסביר את הסיבות לעיכובים בביצוע משימות הניהול. ואז: ניתן לדרוש השלמת מסמכים שהוכנו על ידי קבלנים בניגוד לכללים המקובלים בהתאם לתקנות GOST 6.38-90 או ISO - תקנים בינלאומיים לתיעוד.
יש לו את הזכות לראות, במסגרת סמכותו הרשמית שלו, מסמכים הקשורים לפעילות ניהול ארגוני, להגיש להנהלה לבחינת הצעות אישיות לשיפור עבודתו של הארגון בתחום ניהול המסמכים, ושימוש בטכנולוגיות המחשוב העדכניות ביותר.
יש לו גישה למסמכים המסומנים "סודי" והוא יכול לקיים אינטראקציה עם כל העובדים והשירותים בארגון על מנת לפקח על יישום החלטות הניהול ולספק מידע זה.
