מנהל המשרד מפעיל שליטה מלאה, קבלה וספירה של כל היקף התיעוד, וכן הצהרות אישיות המופנות למנהל החברה. לאחר בדיקה וספירת כל העותקים, על עובד זה לקחת אותם לחתימה.
תיעוד המחלקה
- לשים חותם עם מעיל הנשק על כל החוזים וההוראות.
- יישום עבודה עם מגוון תיעוד, אשר מורכב בהכנת הפרויקט, באישורו. על מנהל המשרד לא רק לקחת חלק בעיצוב התיעוד והשלמתו, אלא גם להביא לידיעת הצוות את תוכנו, לפענח פרטים מעורפלים ולהיות מסוגל להסביר את כל ההיבטים שאנשים עשויים לשאול עליהם. כמו כן, לעיתים על עובד זה לעקוב אחר הביצועים והיעילות של חידושים שונים, אם הדבר נדרש על ידי ההנהלה.
- רישום מלא של כל ההתכתבויות הנכנסות. מנהל Office מתקשר עם מכתבים, הודעות והתראות. הוא מחויב לקבל ולרשום את המידע במלואו, ואז להעביר אותו לנמען. במידת הצורך, הוא מוסיף מידע לתיעוד הדיווח, ובמקרים מסוימים אוסף ומאחסן אותו, והוא גם אחראי על סודיות ובטיחות של כל התיעוד שהתקבל.
אחריות נוספת
- שליחה ואחריות קבלת תיעוד באמצעות כתובות אלקטרוניות ודואר, כמו גם הזמנה ופיקוח על משלוח שליחים.
- נוכחות בפגישות לצורך הקלטה או צילום של כל האירועים המתרחשים בהם, כמו גם רישום הנתונים שהתקבלו בצורה הטובה ביותר, העברתם לפקידים.
- הוצאת ייפוי כוח בהוראה מוקדמת לפקידים המאפשרים להם לקבל התכתבויות מסוימות או לבצע פעולות אחרות.
- ביצוע העתקה ושכפול של תיעוד בדפוס, כמו גם מעקב אחר הבטיחות וההפצה התקינה של כל העותקים.
- הכנת פרויקטים ותבניות מכתבים, אם מתקבלת צו הממונה. כמו כן, תפקידו של מנהל המשרד כולל הקמה ושליחה של בקשות שונות, במידת הצורך ומשפיעות באופן משמעותי על פעילות החברה.
- הדפסת חומרים משרדים, כמו גם הקמת בסיס הנתונים, הפצתו והרחבתם של חלקי משנה חדשים.
אחריות דומה למזכירה
- השהייה מתמדת במקום העבודה על מנת לקבל שיחות בזמן, להקליט את כל הנתונים שהתקבלו או להעביר את השיחה לטלפונים של העובדים להם היא מיועדת.
- הקלטת מידע שנשלח באופן אישי למנכ"ל, הקלטתו במלואה, אחסנה והעברה לאחר מכן.
- הכנת אירועים בחברה מטעם המנכ"ל. זה חל על יידוע עובדים וארגון הנחות, רכישת הפריטים הדרושים לישיבה מן המניין או אירועים דומים אחרים, אשר נקבע על ידי תיאור התפקיד של מנהל מכירות המשרד.
משימות חשובות ודחופות
- פעילויות ארגוניות בפרויקטים המוקדשים לפגישות של לקוחות, אורחים או מבקרי החברה.
- הזמנת כרטיסים לטיולי עובדים, הזמנת חדרי מלון, מעקב אחר מהלך הנסיעות העסקיות, תגובה בזמן לדיווחים על אי נוחות בדרך או סיבוכים שעולים, תיקון בעיות, ובמידת הצורך דיווח על בעיות לעובדים אחרים או למנכ"ל.
פעילויות במשרד
- הזמנה בזמן של מים לאפשרות השימוש בהם על ידי כל העובדים בכל כמות שהיא.
- על כל רבע לבצע את צו המשרד. לשם כך מנהל המשרד מבצע סקר עובדים ובדיקת משרות כדי לזהות חסרונות בדברים מסוימים, ובהמשך רוכש את כל הפרטים. זה מסופק על ידי תיאורי התפקיד של מנהל המשרד.
- הרשמה למנויים לפרסומים עסקיים או מדעיים הנחוצים להתפתחות החברה או לעובדים ספציפיים המעוניינים לקבל התכתבויות במקום העבודה.
- קבלה וביצוע של בקשות לתשלום חשבונות במתחם שכירות, כמו גם כל מסמכי התשלום הנוגעים לתשלום שטרות שירות, אשר נקבע על ידי תיאור תפקידו של מנהל המשרד עם פונקציות רואה חשבון.
- ארגון אמצעי אבטחה הנוגעים הן לעבודת העובדים והן לציוד המתאים במקום העבודה, תוך פיקוח על עמידתם.
מנהל המשרד מפקח על עבודתם של חלק מהעובדים
תפקידו של מנהל המשרד כולל מעקב אחר פעילותם של עובדים שכאלה:
- הנהג. כאשר הוא מתקשר עם עובד זה, מנהל המשרד חייב לאשר ולנהל רישומים של כל היישומים הקובעים את הצורך בשימוש במכונה, וכן ליצור לוח זמנים ומהירות שירות המסירה.
- בלדרים.
- המנקות.
אחריות של מנהל משרד כחבר בצוות עבודה
- למלא את החובות המיועדות לו בתום לב, לא לסטות מהשגרה הפנימית של הצוות, דיני עבודה, ועקרונות מוסריים ואתיים. זה נקבע על ידי תיאורי התפקיד של מנהל המשרד.
- שמור על משמעת עבודה וכל הדרישות המנוסחות ומושמעות על ידי הנהלת החברה.
- עוקב בזמן ובקפדנות לכל ההזמנות הנכנסות מצד הממשל והראש, אשר כל הזמן מכין ומביא למנהל המשרד רשימה של תפקידיו והפעולות הנדרשות לכל יום, המסופק בתיאור התפקיד של מנהל המשרד. מחלקת מכירות.
- השתמשו כל הזמן המוקצב לעבודה לעבודה מצפונית, מבלי לצאת מחובותיהם.
- בצעו את כל המשימות בזמן ובאיכות נאותה. לעיתים קרובות, בנוסף לביצוע פעולות עבודה, מנהל המשרד נאלץ להרכיב מסמכי דיווח, לכן, תמיד יש לעקוב אחר משימות שהושלמו ולרשום אותן באופן שנקבע, אשר נקבע בתיאור העבודה של מנהל המשרד בתפקידיו של קצין כוח אדם.
אחריות חשובה
- עוסקים בניקיון על מנת לשמור על מקום העבודה שלהם באופן נקי ומסודר. כמו כן, מנהל המשרד עוקב אחר הניקוי בזמן של שטחי המשרדים. הוא נאלץ לפקח על עמידת הנוהל לאחסון תיעוד דיווח ותכנון, במידת הצורך, לבצע שיטתיות של כל החומרים לבד. זה נקבע על ידי תיאורי התפקיד של מנהל המשרד.
- החל בזהירות וביעילות את ציוד המשרד המסופק, מחשבים, כל התקן אחר. הכוונת עבודתם רק למטרות החברה, לא ביצוע עניינים אישיים באמצעות ציוד המסופק על ידי החברה. רושם לעשות זאת תיאור התפקיד של המזכיר מנהל משרד.
- זה חסכוני ומועיל לבזבז את החומרים והמשאבים האחרים המסופקים, להשתמש בהם רק לטובת החברה ולהשיג תוצאות גבוהות מהעבודה שלהם ומהעבודה של עובדים אחרים במפעל. תיאור התפקיד של מנהל המשרד, שמדגם ממנו מראה את כל הדרישות לעבודה של עובד זה, מאשר כי עליו לא רק לעבוד, אלא גם להביא תועלת מירבית לחברה.
- יש לעקוב ולפקח על יישום תקנים ותקנות בנושא הגנה על עבודה, תוך הבטחת בטיחות במקום העבודה עבור כל עובד, אשר נקבע על ידי תיאור תפקידו של מנהל המשרד עם תפקידו של מזכיר.
- לא לשימוש ליישום פרסומים עיתונאיים או מדעיים, נאומים, מידע שהושג מכוח תפקיד רשמי או צפייה במסמכים שבבעלות החברה. חל איסור על שימוש במידע אשר חשיפתו עשויה להיות נזק מהותי לחברה או לפגוע במוניטין שלה. זה מסופק על ידי תיאורי התפקיד של מנהל המשרד.
זכויות
- קבלת מידע, כמו גם נתונים חסויים על הפעולות הנדרשות במסגרת הסמכות הרשמית ובהנהגת הרשויות.
- דרישה מעובדים שונים לסיים או לשנות מסמכים שנערכו עם שגיאות מכילים מידע שגוי.
- לבצע בקרה ואישור של מסמכים במסגרת יכולתם וסמכויותיהם שמונו על ידי המנהלים.
- להגיש לרשויות דרישות לשיפור התנאים לעבודה עצמאית, כמו גם לפעילות העבודה של עובדים אחרים. מנהל המשרד יכול להציע הצעות לא רק לגבי פעילויותיו של עובד או מחלקה מסוימים, אלא גם לגבי עבודת החברה כולה.
- דרוש מתן תנאים מתאימים בכדי להבטיח את שלומם של כל המסמכים ואת היכולת להבטיח סודיות של מידע ופעולות שננקטו אם הם צריכים להסתיר מפני המתחרים.
- קבל החלטות לגבי פעילויות של אנשים מסוימים בחברה במסגרת יכולתם ותעודות הכניסה שלהם.
- הפץ תמריצים כספיים או משרות, וכן החל עונשים על אותם עובדים המדווחים למנהל המשרד. לצורך ביצוע פעולות אלה, נדרש אישור מראש של המנכ"ל.
מנהל המשרד מחויב למלא את תפקידו בצורה ברורה ונכונה, לבצע פעילויות לטובת החברה. הוא עושה את כל העבודה על מנת לבצע שיטתיות ופישוט של פעילויות של עובדים אחרים, כמו גם כדי להעביר למנכ"ל או לסגנו הצלחות או טעויות בעבודתם של עובדים אחרים.
