מנהל משרד הוא אחד מאנשי הצוות הנחוצים ביותר בעבודה של כל חברה מודרנית. מגוון רחב של תחומי אחריות כולל את תפקידיו של מומחה ארגוני ופיקוח. זה משלב בו זמנית עד שלושה בעלי תפקידים: מזכירה, מנהל, מנהל. תפקידו של מנהל משרדים מרמז בעיקר על אחריות רבה ועל חריצות גבוהה.
דרישות מומחים
ההוראות למנהל משרדי התפקיד כוללות את הדרישות הדרושות להעסקה ויישום בעתיד. הדבר הראשון שעל המועמד לתפקיד זה צריך להיות חינוך מתאים וכישורים מקצועיים. על העובד להיות בעל תעודת סיום לימודי השכלה מיוחדת, לא שלמה או גבוהה יותר.
למיומנויות צריך להיות ידע על מבנה המשרד ותכונות עבודתו. יעוד החדר הוא גורם חשוב בפונקציונליות. אם מנהל המשרד מכיר את עקרונות ארגון הפעילויות, יהיה לו קל לשלוט בתפקידי עבודה בודדים. יש להקצות כוח אדם על פי חובות כך שעבודות אחרות לא יפריעו. על מנהל המשרד לדעת מה היקף העבודה ומידת האחריות של כל מומחה.
אחריות מנהלי משרד
המנהל מחויב לארגן הפקה נוחה בצורה אופטימלית בבניין המשרדים. בנוסף ליעוד, על המנהל לנהל עובדים כך שכל הפונקציות של כל מסגרת יבוצעו ביציבות. היסודות של המשרד נקבעים על ידי מנהל המערכת על הפריטים:
- בחירת מומחים והשמה.
- תכנון אסטרטגיות וטקטיקות בעבודה.
- בניית המבנה הארגוני של המשרד.
למצב עבודה יציב במשרד, יש להבטיח שכל ירייה תצליח בפעילותה. תוצאות חיוביות של עבודה מתממשות בשיטות של מוטיבציה וניהול של האסטרטגיה שלה. פיתוח ויישום של גישות חדשניות לשיפור האיכות והגברת התפוקה הם תפקידו של מנהל משרד.
תקשורת עסקית בצוות העבודה מבוססת על מוסר ואתיקה מקצועית. מנהל משרד הוא דוגמא לטון אדיב וכבוד לעובדים.
שליטה פנימית
על כל מנהל ההחלטות להיות בשליטה. הבקרה מתבצעת בתחומים המקצועיים הבאים:
- הקדמה ותחזוקה של לוח העבודה הפנימי.
- עמידה בתקני תקשורת ספציפיים של החברה.
- שליטה על תרבות הדיבור בעת התקשרות עם לקוחות ושותפים עסקיים.
- קוד הלבוש הוא נקודה חשובה בעבודה של החברה. על העובדים ללבוש מדים מתאימים שנקבעו בתקנים. סביבה עסקית ותקנות החברה.
מנהל המשרד, שתפקידו כולל ניהול כוח אדם ובקרת פעילות, צריך לפתח מתודולוגיה ארגונית משלו להערכת איכות העבודה. על כל עובד מוטלת אחריות משמעתית במקרה של הפרה של לוח הזמנים ומוסר העבודה. המנהל עצמו נושא באחריות כזו. מערכת האמצעים למניעת הפרות, שיטות לפתרון סכסוכים עם ההנהלה ועובדים אחרים ושיטות לתמרוץ מוסרי מפותחות על ידי המנהל.
חובות המנהל
את פונקציות המנהל ניתן לבצע גם על ידי מנהל המשרד. במקרה זה, הוא צריך לספק לצוות ולחצרים את האספקה הדרושה. על כל עובד להיות בעל תג וכרטיסי ביקור, כך שתמיד ניתן לגלות את אישיותו, שמו, תפקידו, פרטי ההתקשרות שלו וטיפול נכון. פני המומחה הם פני המשרד והחברה.
ציוד משרדי מסופק באופן קבוע ואחראי על מנהל המשרד. תוכניות כלכליות נערכות לאספקת טובין, תוך התחשבות בכמות המוצרים שנמסרו לחברה, עלות רכישות בתפזורת ומערכות הנחה. משלוחים קבועים של חומר משרדי, כולל נייר ומוצרים מתכלים לציוד, מתבצעים עם סיום עסקאות עם ספקים וחברות שירות בהשתתפות ישירה של מנהל המשרד. קבלת הטובין נשלטת על ידי רישומי תשלום וחשבונאות. נושא כלי הכתיבה והאספקה לצוות נעשה באמצעות מינוי של אנשים אחראיים וזמינות תוכניות ונהלים להפצת הערכים הכלכליים.
כל הציוד נשלט על ידי מנהל האספקה, במקרה זה מנהל המשרד. האחריות כוללת מעקב אחר מצב הציוד הטכני, תקשורת. במקרה של פירוט של מכשירים ומכונות, חברת שירות או טכנאי תיקונים נקראים ומבדקים את תוצאות עבודתו. בקרה כזו מתרחשת גם כאשר ציוד חדש מועבר למשרד.
מלאי של ציוד וציוד מתבצע על ידי מנהל המשרד על ידי התאמת תקופתיות בין זמינות ומצב טכני של רכוש כלכלי לנתונים חשבונאיים.
באחריותו מנהל התמיכה הכלכלית מנהל את הכספים שהוקצו למשרד לרכישת טובין הדרושים לחברה ולצרכים הטכניים של המקום. מנהל האספקה מארגן את האספקה החומרית והטכנית של אירועים מכוונים, כנסים, משא ומתן.
המזכיר ותפקידיו
יש לתקן באופן רשמי את כל תהליכי המפתח שלעיל בעבודת המנהל והחלטותיו, ולכן האחריות של מנהל המשרד, המזכירה באדם אחד כוללת תמיכה בתיעוד לפעילות ארגונית. לכל מסמך, בהתאם למטרה, יש צורה ומבנה של אוסף. רק לאחר מכן תהיה להחלטה או לתכנית שהתקבלה בסיס משפטי והם ידרשו ביצוע קפדני של כל הנקודות. כך נבנית פעילות של חברה ברורה והרמונית.
שיתוף פעולה ושילוב
מזכיר-מנהל מארגן פגישה וקבלת פנים של אורחים. משלחות ועמלות, שותפים, לקוחות הם מבקרים חשובים בחברה. פעילויות החברה ופיתוחה תלויות ישירות בהן. התקשורת מתרחשת ברמה העסקית תוך שימוש באתיקה ידידותית רשמית מבלי לעבור למערכות יחסים אישיות ואינטראקציה - עבודה בלבד. על מנהל המשרד לסמל תרבות וכבוד לא רק כנציג מוביל, אלא גם עבור החברה כולה. קבלת פרטי השידור והעברתם מתבצעת ישירות על ידי המזכירה. לשיתוף פעולה ולפתרון סוגיות חשובות של אינטראקציה, מבצעים החלפת כרטיסי ביקור, ניתוחם ואחסונם במחלקה. שמירה על התכתבויות עסקיות עם שותפים וסניפים היא באחריות מנהל המשרד. הוא מבצע שליחה אלקטרונית ושליחית את החומר הדרוש, קבלה וניתוח מידע, שמירה התכתבויות עסקיות.
מנהל במבנה הניהול
המנהל ברוב המקרים כפוף ישירות למנהל הכללי של החברה וההנהלה הבכירה. אחריות וזכויות נקבעים על ידי הרשויות, המפקחת על ציותם.תפקידו של מנהל המשרד בקורות החיים כולל דוח על ארגון המשרד הפנימי שנערך, השגת תוצאות התפוקה והקשיים שנקלעו לעבודה ומתן פעילויות. הם מציעים הצעות לשיפור התנאים, סוגיות כלכליות וכלכליות הנוגעות לרכישת ציוד וחומרים, בקשות למעבר דירה, קידום ופיטורי עובדים. עונשים משמעת ותמריצים למומחים מכובדים מועברים לשיקול.
הדרכה למומחים
גיוס מנהל חדש מלווה בהדרכה ואימוץ של מערכת חובות, זכויות ואחריות. ההנחיה של מנהל המשרד כוללת רשימה מלאה של כל הנורמות והכללים לעיל לעבודה וארגון, היא כוללת גם אנשים או תפקידים המדווחים למנהל.
סולם קריירה
הקריירה של המנהל מבוססת על התפתחות פנימית וצמיחה מקצועית, שהיא שיפור מיומנויות. שינוי ההשפעה מתרחש יחד עם עלייה או ירידה בסמכות בעיני הכפופים לעובדים אחרים. ניידות חיובית אנכית של התפקיד קבועה על ידי הצלחות בהשגת היעדים שהציבה החברה, יוזמה ואיכויות חברותיות, יכולות חדשניות ומתודולוגיית עבודה יעילה.
מנהל משרד הוא אחד המקצועות המבוקשים ביותר. מומחה יעיל צריך לשים לב רב למשאבי אנוש, דרישה זו היא באחריות מנהל המשרד לקורות החיים. התאמה נכונה על ידי פנימי כישורי מנהיגות וצוות מוסמך מאוד ישפיע לטובה על הדינמיקה של פיתוח החברה.
