מכתב עטיפה הוא מסמך אוניברסלי המשמש בתחומים המגוונים ביותר בעסק של עסק. ליווי שנערך כהלכה יחסוך את כל הצדדים מחסרונות ועמימות רבים. איך לכתוב מכתב שער למסמכים?
מתי זה הכרחי?
עבודתו של מפעל, ובמיוחד של עסק גדול, מלווה במגוון רחב של נושאים אשר לרוב יש לסיים בכתב. צדדים שכנגד מחליפים זה עם זה הודעות והודעות, מסמכים נדרשים על ידי הבנק, המס, קרן הפנסיה ומבקרי החשבון. לקוחות כותבים גם בקשות למגוון מידע ותיעוד.
בכל המקרים הללו, מציל חיים ובו זמנית מכתב עטיפה יהפוך לפנים ראויות של החברה. הוא נכתב על גבי טופס מוצק, מורכב ומוצא כהלכה בצורה נכונה, אך הוא לא רק יעשה רושם נאות על הנמען, אלא יבצע גם מספר פונקציות מעשיות עבור השולח:
- יסביר למקבל שכותב לו ומדוע;
- יקבל את התפקיד ההסברתי, ישחרר את התיעוד המצורף מעומס סמנטי;
- לפרט את רשימת המסמכים המצורפים;
- לחסוך כסף על ידי ביטול דואר מיותר עם מלאי;
- למלא את תפקיד הראיות הקומפקטיות למסירת ערימת מסמכים שלמה.
ה"ליווי "הרגיל בגישה הנכונה יכול להיות כל כך שימושי!
איך לכתוב מכתב שער למסמכים?
לא כולם יודעים לכתוב מכתב שער למסמכים, למרות שזה חשוב.
אוסף "המלווה" צריך להתחיל בביטוי היכרות: התייחס למספר של הבקשה הנכנסת או ציין את מהות הנושא שעליו נמשכת ההתכתבויות. בפסקאות הבאות למכתב, הגיוני לציין את עילות המסמך: מעשים משפטיים רגולטוריים, סעיפי החוזה, מעשי בדיקות, הוראות רשויות רגולטוריות ועוד.
ההצהרה מסתיימת בבקשה, הצעה או דרישה. לאחר עריכת הטקסט מצוין רשימת המסמכים המצורפים עם המספור, השם והפרטים, כמו גם מספר הגיליונות המצורפים.
פרטים נדרשים של מכתב השער למסמכים
כיצד לכתוב מכתב שער למסמכים, דנו לעיל. עכשיו קצת על העיצוב שלה.
- "הכובע" של המסמך. כאן מצוין עמדתו של הראש או נציג אחר של הנמען, שם החברה או השם המלא, שמו הפרטי והפטרונימטי של האדם הפרטי כתובת מלאה ומיקוד.
- תאריך עריכת מכתב השער, ואם השולח הוא ישות משפטית, המספר היוצא של הרישום.
- פניה לנמען בהתאם לכללי המכתב העסקי. בין אם מדובר באדם פרטי או בראש מפעל, הם פונים אליו בשם ובפטרונימיקה, ומוסיפים את הערעור "מכובד".
- רשימה מפורטת של המסמכים המצורפיםמכיוון שהשם עצמו מרמז שהאות "מלווה" יציאה בסיסית מסוימת.
- על המכתב חתום האדם הראשון או מיופה כוחו של הארגון לו זוכה לראש זכות כזו. אם המכתב הוא מאדם פרטי, השולח או נציגו באמצעות מיופה כוח חותמים על "הליווי". לפני החתימה נהוג להוסיף ביטחון "בכבוד" ביד.
- שם משפחה, ראשי תיבות ואמצעי תקשורת של מבצע האותיות.
אלה הדרישות הבסיסיות לטופס המכתב.
לדוגמא מכתב שער למסמכים
נקודת ייחוס מצוינת בהכנה תהיה דוגמה מוכחת בפועל של מכתב שער למסמכים. כמובן שתכניו ישתנו בהתאם לצרכי המהדר, אך הבד הכללי נותר ללא שינוי.
ראש מפקחת המסים בגולוזייבסק
חיטרון I.V.
רח ' וסילייבסקאיה, 3,
קוקינו - 31005
מס '562 מיום 04/05/2015
איוואן וסילייביץ 'היקר!
להזמנתך מס '12/389 מיום 04/01/2015 בדבר סוגיית בדיקת דלפק בלתי מתוכננת באתר אנו מודיעים לך על הדברים הבאים.
חלק מהמסמכים הנוגעים ליחסים משפטיים חוזיים עם מדינת חברת החירום "גדעון" נתפס על בסיס פרוטוקול התפיסה מיום 03/02/2015 (העתק מצורף) המסמכים העומדים לרשות המפעל נשלחים אליך בצורה של עותקים מאושרים כראוי על פי הנספח.
יישום (סה"כ 6 ליטר):
- העתק הזמנת תשלום עם סימון בנק מס '3 מיום 01/15/15 - על ליטר.
- העתק של צו התשלום עם סימון הבנק מס '6 מיום 02/14/15 - ליטר 1.
- העתק דו"ח פיוס במסגרת חוזה האספקה מספר 56 / P מיום 12.15.14 - על ליטר אחד.
- העתק של פרוטוקול ההתקף מיום 03/02/15 - 3 ליטר.
בברכה
מנהל מפעל המדינה "מפעל לעיבוד בשר בגולוזייבסקי"
Golokhvastov F.E.
אמן: Pupko A.V.
(067)4658291
"ליווי" כזה מתאים לחומרים יוצאים רבים לבקשת גורמי המדינה, הרגולציה ואכיפת החוק, אתה רק צריך להתאים אותו מעט לצרכים שלך.
מכתב עטיפה למסמכי חוזה
בעת כריתת חוזים עסקיים, נוצר לעיתים קרובות סיטואציה כאשר הצדדים הנגדיים מרוחקים זה מזה מבחינה גאוגרפית ואינם יכולים להרשות לעצמם לנסוע לעיר אחרת כדי לחתום על החוזה.
במקרה זה, ביצוע מכתב הכיסוי הופך למעין משואה, המאפשר לך לסכם חוזה תקף מבחינה חוקית מרחוק, ללא ישיבת נציגים אישית. בעזרת מכתב עטיפה, צד אחד יכול לא רק לשלוח את טפסי החוזה החתומים לתמורה, אלא גם להביע בכתב את עמדתו בנושאים המהותיים של ההסכם.
בנוסף, מכתב עטיפה מאפשר לרשום מה וכמה צורף ונשלח לנמען. לדוגמה, ניתן לציין את התוכן באופן הבא.
"אנו שולחים לך שני עותקים של החוזה למתן שירותי מידע, חתומים ומוטבעים על ידינו. אנו מציעים לך לשקול את הטיוטה שצוינה, ואם תוסכם, לחתום על החוזה על ידי החזרת אלינו אחד העותקים החתומים. נספח: טיוטת חוזה בשני עותקים על 6 גיליונות כל אחד "
מכתב תביעות - האם זה הכרחי?
לעיתים נוצר מצב בו יש צורך לשלוח תביעה לצד על פי הסכם שאינו ממלא את התחייבויותיו. בדרך כלל כל התביעות, ההצדקות והיישומים מצוינים ישירות בתביעה. נראה, מדוע אולי תזדקק למכתב עטיפה?
העובדה היא שתביעה יכולה להיות לא רק ראיה רשמית בבית המשפט, אלא במקרים מסוימים למסמך ביצוע. זה אמור להצביע על דברים נכונים ומשמעותיים מבחינה משפטית, אבל זה לא מבצע פונקציה תקשורתית.
אם הצד שכנגד צריך לא רק להגיש תלונה, אלא גם לשלוח כמה מילות קבלת פנים או בירור לא רשמיות, טוב יותר ממכתב שער, אף מסמך אחד לא ימלא תפקיד זה.
מכתב עטיפה הוא דרך טובה להכיר זה את זה.
לעתים קרובות חברה מקיימת קידום מעניין או סתם רוצה לעשות הצעה מסחרית מעגל אנשים בלתי מוגבל. מכתבי שער אופייניים המהנים ותמציתיים מתאימים היטב לכך.
ל"כרטיס ביקור "כזה תוכלו לצרף מוצרי קידום מכירות, קטלוגים, מחירונים, מחירונים וכל חומר שיכול לעניין לקוח או שותף פוטנציאלי.
גם אם יש חבורה שלמה של מכתבים, המנהיג או מנהל ההובלה לא צריך לבזבז עליהם הרבה זמן: פשוט תחתמו על הקלישאות המוכנות ותוכלו לשלוח אותם כמתוכנן!
מי חותם על הליווי?
ולבסוף, נבהיר שאלה חשובה. מי חותם על המסמך המלווה? לשם כך משתמשים בכללי ההיררכיה: עדיף ליצור קשר עם נשיא החברה למנהל המפעל; ניתן להעביר את התיעוד לבנק על ידי רואה החשבון הראשי; "המלווה" למידע במרכז התעסוקה עשוי להיחתם על ידי סגן הממונה על משאבי אנוש.
מכתב עטיפה יכול להפוך לכרטיס ביקור חיוני, אם הוא מונפק נכון!
