כל אזרח שצריך לקבל מידע מסוים יכול להפוך למשתמש במידע ארכיוני. כדי לקבל אישור ארכיוני, עליכם להגיע באופן אישי או לשלוח גורם מורשה הפועל על סמך מסמכי אישור.
איזה מידע נשמר בארכיון
בהתאם לחוק לענייני ארכיון של הארגון, גופים ממלכתיים, אנשים העוסקים בפעילות מסחרית מחויבים לספק למבקש את המידע הכלול במסמכי הארכיון. שירות כזה צריך להיות ללא עלות.
אישור ארכיון הוא מסמך רשמי המצוי על גבי טופס מיוחד ובו מידע מקיף המבוקש על ידי הפונה. בנוסף לתעודה, יש לאזרחים הזכות לקבל עותקים של מסמכי ארכיון הנוגעים למבקש. הצורך להשיג מסמכים כאלה עשוי להיות קשור בפנייה לרשויות ביטוח לאומי, עריכת צבירות פנסיוניות והשגת הטבות מסוימות.
פרטיות נתונים
על פי החוק, מתן מידע ארכיוני צריך להתרחש באמצעות גישה של משתמשים למקוריות ומנועי חיפוש. יש לציין כי כל המידע המאוחסן סודי, ולכן יש להגביל את הגישה אליו למעגל מסוים של אנשים.
זהירות כזו קשורה לעובדה שבנק המידע מכיל נתונים אישיים של אזרחים, מידע על מקום מגוריהם, מצב משפחתי, משכורת, עבר פלילי ותכונות ביוגרפיות אחרות. בעניין זה, קבלת אישור ארכיון אסורה ללא הסכמת אדם. עובדים עם גישה לארכיון נדרשים לעמוד בכללי מסירת המידע.
משתמשים בארכיון מידע
בשל העובדה שמגוון רב של מידע מאוחסן בארכיונים, הנפקת תעודות ארכיון מתרחשת למספר גדול של משתמשים. אלה כוללים ישויות משפטיות ואנשים פרטיים, עובדים לשעבר של מפעלים, רשויות אכיפת חוק ומיסים, קרנות פנסיה, סוכנויות ביטוח ואזרחים רגילים.
לכל משתמש פרטני ישנם כללים למתן מידע.
כללים להנפקת תעודות ארכיון, עותקים ותמציות
כל המידע המבוקש בארכיון מונפק על בסיס בקשה בכתב. מסמך זה מתאר את מהות הבקשה ואת כל הפרטים הדרושים לחיפוש. היישום מודיע גם את הנתונים האישיים של המועמד, ראשי התיבות, כתובת, מספר טלפון. יש לחתום על הבקשה בחתימתו האישית של הפונה.
תעודת עבודה (בארכיון) המכילה מידע על ותק מונפקת בכפוף למידע המדויק ביותר אודות מקום עבודתו של הפונה. גם במקרה זה, עליך לציין את מיקום ותקופת העבודה. בעת שינוי שם המשפחה, יש צורך לכתוב את ראשי התיבות הקודמים בבקשה.
יש למסור את המידע המבוקש מהארכיון תוך 30 יום מיום רישום הבקשה. אם נדרש זמן נוסף לקבלת מידע מיוחד, הארכיון מודיע למבקש על הארכת המונח.
כיצד נראית עזרה בארכיון, טופס לדוגמה
האישור המתקבל מארכיב המדינה או ממסמכי כוח האדם של חברה מסחרית צריך להיערך על ראש המכתבים של הארגון ולהיות שם ברור. ניתן לראות מדגם משוער של בקשה כזו בעת הגשת בקשה.
מילוי המסמך הארכיוני מבוסס על המקור המקורי או על עותקים מאושרים.על אישור ארכיון להכיל מידע מדויק על המסמכים שבהם נעשה שימוש, ויש להציג את המידע בסדר כרונולוגי. כל השמות המוזכרים בתעודה רשומים בצורה מורחבת, וקטעים מהמקור כלולים במרכאות. אם נמצאו אי התאמות בתהליך מילוי המסמך, הם מועברים לתעודה בצורה בה הם מופיעים במקור. לתעודה שהושלמה כראוי יש כוח משפטי מלא והיא עשויה להיות מוצגת בצורה של ראיות בבית המשפט.
אילו הפרות יכולות לבטל מסמך?
מסמך ארכיון רשמי אינו יכול להכיל תיקונים, כתמים או ביטויים לא קריאים. בנוסף, הערות ומסקנות אישיות שונות של עובדי הארכיון אסורות בטקסט.
לאחר חלק הטקסט של המסמך נמצאים מספרי ארכיון של הרישומים המשמשים. תעודת הארכיון חתומה על ידי הארכיוני הראשי או ראש מחלקת כוח האדם ומאושרת בחותם. אם המסמך מורכב מכמה עמודים, יש לאשר כל גיליון. בקשת ארכיון מונפקת בשני עותקים, אחד מהם מונפק על פי בקשה והשני מאוחסן ברישום הארכיון.
הנפקת עותק בארכיון של מסמך
מוסדות ארכיוני לבקשת אזרחים מוציאים עותקים של מסמכים מקוריים ותמציות ארכיב. חסימות מידע כאלה נוצרות על ראש המכתבים של הארגון. אם נעשה עותק של מסמך היסטורי, אין צורך להשתמש בטופס כזה.
הצהרת ארכיון רלוונטית אם מידע המקור נמצא בפנקס מידע נרחב. לפיכך, על מנת לייעל את העבודה, התמצית מציינת רק את אותו חלק מהמידע שמעניין את הפונה.
עותקים של מסמכים מונפקים למבקש יחד עם מכתב כיסוי. אם המידע המבוקש אינו זמין בארכיון, דווח על הסיבה לאי מילוי הבקשה.
תעודות ארכיון 9 טפסים
טופס מספר 9 הוא מסמך פופולרי למדי בקרב האוכלוסייה. אישור זה נושא מידע על אנשים הרשומים בדירה מסוימת, על גודל הנדל"ן, על זכויות הבעלים ועל יחסי משפחתו עם בעלי מניות אחרים.
ניתן לתבוע מסמך כזה בעת הגשת מסמכים להפרטה או בהוכחת זכויות ירושה. במקרה של מכירת אישור ארכיוני מקרקעין מספר 9 כרגע אינו נדרש. כדי לקבל טופס מס '9 תצטרך לגשת למשרד הדרכונים במקום הרישום ולהציג שם דרכון ותעודת בעלות על המקום.
לעתים קרובות, מועמדים עומדים בפני בעיה כזו כמו הסירוב להנפיק תעודה מס '9 בקשר לתוצאה פיגורים בשכר דירה. למעשה, טענה כזו לא יכולה להיחשב לגיטימית, שכן על פי חוק על עובדי משרד הדרכונים להוציא מסמך ללא קשר לפיגור.
במקרה של סירוב שלא כדין, יש צורך באישור בכתב של סיבת הסירוב, אתה יכול גם לכתוב תלונה לראש משרד הדרכון או לפנות לבית משפט.
