בהתכתבויות עסקיות יש לכל מסמך משמעות משלו ועשוי, כך או אחרת, להשפיע על מערכת היחסים בין בני זוג. בין המספר העצום של סוגים שונים של מסמכים כאלה, מקום מיוחד תופס על ידי מכתב התגובה.
סיווג ניירות עסקיים
ביחסים בין הצדדים רוב הנושאים נפתרים בכתב. ולפי החוק, כידוע, הסכמים מילוליים אינם תקפים. לכן, בכל מפעל, התכתבויות עסקיות. זהו אמצעי מקובל להחלפת מידע כתוצאה ממגעים רשמיים בין ארגונים ומפעלים שונים.
כל המכתבים העסקיים מחולקים לשתי קטגוריות:
- אלה הדורשים תגובה חובה.
- אלה שאינם זקוקים לתגובה כזו.
מכתב התגובה שייך לקטגוריה השנייה. זהו אחד מסוגי המסמכים המסחריים יחד עם מכתב בקשה, מידע, אזהרה, הצעה, תזכורת או מצגת. ניירות ערך כאלה משמשים בדרך כלל בעת סיום התמיכה בהמשך להסכמים שונים והסכמים אחרים בין הצדדים. מכתב התגובה, בניגוד לאחרים, אינו מבקש דבר ואינו מציע דבר. הוא מכיל רק מידע שביקש בעבר על ידי הצד השני.
אישור בקשה
עריכת מכתב תגובה במקרים שונים. זו יכולה להיות תגובה לתלונה, תביעה או בקשה ספציפית. יתר על כן, זה יכול להיות חיובי ושלילי כאחד. במקרה השני, המסמך כבר יציג סוג של מכתב דחייה. אך יש למסור זאת עם הסבר מפורט של הסיבות שהובילו להחלטה כזו. לדוגמא, אנו יכולים לשקול את המקרה כאשר החברה קיבלה הוראה בכתב רשמית לייצור סוג מסוים של מוצר לתקופה מוגדרת. אם שיתוף פעולה כזה רצוי עבור המיזם, יש צורך להגיב מייד. התשובה היא שרירותית. זה יכול להתחיל במילים: "אנו נשלים" או "נפיק". כתקופה עדיף לציין את מועד המשלוח, תוך התחשבות בזמן הנדרש לייצור הסחורה והעברתם למחסן. בנוסף, יש לקבוע תנאי תשלום, מכיוון שהלקוח יכול לסמוך על כמה שלבים. יתר על כן, נותר רק לחשב את הסכום הכולל ולמסור את פרטיך עבורם הלקוח יבצע העברות כספים. מסמך כזה נחתם בדרך כלל על ידי הדירקטור והחשבונאי הראשי, ובסופו מדווחים על הקואורדינטות של המנהל הישיר.
התכתבות עם פרטים
חברות מסוימות, מטבע פעילותן, מנהלות קשר ישיר עם יחידים. זה יכול להיות ארגון שעובד בתחום השירותים, או חברה שמייצרת מוצרי צריכה. מידע בעל אופי שונה מאוד, חיובי ושלילי כאחד, יכול להגיע לכתובת של מפעל כזה מאזרחים. עם זאת, הדבר דורש מענה הולם ותגובה חובה. במקרים כאלה, אינך יכול להגביל את עצמך לשיחה אישית או לשיחת טלפון. יש לתת לאזרח בירור מלא בכל הנושאים המעניינים אותו. זו צריכה להיות תגובה מפורטת למכתב.
מדגם של מסמך כזה חייב לעמוד בדרישות מסוימות:
- לכל התכתבויות עסקיות עדיף להשתמש בטופס הרשמי.
- יש לקחת בחשבון את המוזרויות של עריכת מסמכים כאלה.העיקר שיש לכתוב אותם בהתאם לכלל הידוע של ההקבלה, כלומר להכיל את אותם אוצר המילים והלשוניות ששימשו את הכותב-יוזם. זה ימקסם את ההבנה ההדדית.
- הקפד ליצור קישור למכתב הבקשה, ציין את מספרו ותאריך.
- עדיף להתחיל את הטקסט בביטוי: "למספר המכתב שלך ...", "בתגובה לבקשתך ..." או "אנו מיידעים אותך ...".
להלן הצהרת העובדות ומתקבלת החלטה סופית.
רשמית בהחלט
אם ברצונך לענות על המכתב הרשמי, עליך לעשות זאת נכון. יש לזכור כי ערעור כזה בוודאי חייב להיות מנומס ונכון. אל תשכח גם אוריינות. מגוחך לראות טעויות ברורות במידע שמספק ארגון מכובד.
כבר מההתחלה הכתובת מודפסת בפינה השמאלית העליונה. זהו עותק מדויק של מה שמצוין על המעטפה. התשובה ניתנת תמיד לפנייה כלשהי, ולכן, בחותמת ההרשמה בצד שמאל למעלה, יש לציין את פרטיה המקוריים (מספר ותאריך היציאה). ואז מגיע פנייה קצרה לנמען (אתה יכול פשוט לציין את שם המשפחה ללא ראשי תיבות). על הטקסט להכיל הסברים מפורטים לגבי בעיית העניין. כטיעונים, יש להשתמש רק בנתונים מאומתים. בשום מקרה לא יכול לסמוך על שמועות וספקולציות. במידת הצורך, תוכלו להשתמש בקטעים מהתקנות עם המאמרים הרלוונטיים. מנהל הארגון חותם על מסמך כזה, והפתק מורכב מעט עם נתוני השם ומספר הטלפון של המנהל האחראי.
