מהן הדרישות לנוסעי עסקים? מסמכי נסיעות, תדריך וקבלה של העובד

ארגון נסיעות עסקיות הוא מרכיב חשוב בפעילות הכלכלית של מפעלים מקומיים רבים. הצורך בנוכחות עובדים של ארגון מסוים בסניפים או סניפים מרוחקים יכול להיות קשור לאירועים בעלי אופי שונה מאוד. לעיתים קרובות נעשים הסדרי נסיעה בכדי לחסל בעיות ארגוניות וייצור, לפתוח יחידה חדשה בעיר או במדינה אחרת, לערוך סטאז'ים לעובדים שכירים וכן לבצע משימות עבודה דומות אחרות.

מודעות היא המפתח ליעילות העובדים ולשקט הנפשי

בנוסף להיבט העבודה, עבודת כוח האדם המיושן קשורה קשר הדוק ליצירת קשרים עם עובדי המפעל המארח והכנת תיעוד מסוגים שונים. הניואנס האחרון הוא משמעותי ביותר, מכיוון שהוא תלוי בנכונות אוסף הטפסים, האפליקציות, ההזמנות וההיתרים אם העובד המשוגר יקבל גישה למתקנים הדרושים, האם הוא ימלא את תפקידו במלואו והאם יקבל פיצוי כספי.

הידיעה מה הדרישות המוטלות על מטיילים עסקיים מקלה מאוד על תהליך הנסיעות של רואי החשבון ועוסקים בתיעוד.

כמו כן, מידע זה נחוץ לעובד שיוצא לטיול עסקים שכן הוא מאפשר לו להתכונן מראש למילוי תפקידו ולא להסתבך. ולבסוף, צוות החברה המארחת פשוט מחויב להיות מודע לדרישות הנוסעים העסקיים. אחרת, יתכנו אי הבנות הקשורות בחיפוש אחר גורמים אחראיים.

למי ובאילו תנאים ניתן להזמין

אם כן, יש לראות בטיול כטיול של עובד ליישוב אחר על מנת למלא את המשימה שניתנה לו על ידי המעביד. יחד עם זאת, מספר הנסיעות העסקיות לא כולל טיולים של אותם עובדים שפעילותם מורכבת מתנועה מתמדת או שניתן לבצע על הכביש.

החקיקה, הדואגת לקיום זכויותיהם של אזרחים עובדים, קבעה מגבלות על קטגוריות העובדים הניתנות לשלוח לנסיעות עסקיות:

• נשים בהריון.
• נשים עם ילדים מתחת לגיל שלוש.
• ניתן לשלוח אימהות נכות או את ילדיהן בגילאי 3-14 רק בהסכמתן.
• הורה שמגדל באופן עצמאי ילד קטין.

כשהוא מופנה לארגון אחר, העובד נכנע לשגרת חייו הפנימית. אם יום היציאה או ההגעה חל בחופשתו החוקית של העובד, הוא משוחרר יום נוסף למנוחה. נכון, במקרים בהם נוסע העסקים יוצא במכוון לטיול בסוף שבוע או חג, הוא מקבל פיצויים בהתאם לדיני העבודה.

נסיעות עסקים במדינה לא צריכות לעלות על חודש לאורך זמן, וחודשיים מחוצה לה.

נסיעת עסקים: ניירת

בחשבונאות הוצאות נסיעה שהתרחשו במהלך הטיול כלולות ברשימת עלויות הייצור הכרוכות בחישוב מס הכנסה.

הנוהל לארגון טיול מורכב מהשלבים הבאים:

• הוצאת הזמנה בנסיעת עסקים על בסיס משימת עבודה.
• רישום תעודת נסיעות.
• הנפקת אישור חישוב מקדמה עבור הנסיעה.
• הנפקת כספים יוצאים לעובד היוצא.
• הרשמה לטיול במגזין המיועד במיוחד לכך.

מזהה נסיעות - אחד המסמכים החשובים ביותר עבור עובד שהלך לעיר או מדינה אחרת. זה מסומן ביציאתו, העובד המשוגר, עם הגעתו. סימנים מלווים בחתימות וחותמות של פקידים ממלאי כוח המפעל השולח והמארח כאחד.

דקויות פיצוי כספי

כאשר עובד חוזר, עליו לדווח בכתב על השימוש בכספים שהוקצו לו תוך מילוי דוח הוצאות. ביצוע טיול מסתיים בחישוב החשבונאות עם העובד. לאחר ששולמו הכספים הצבורים, פעולה זו באה לידי ביטוי בחשבונות הרלוונטיים.

במקרה בו המקדמה לא הוציאה את המקדמה במלואה, יש להחזיר את היתרה לדלפק הקופה או לחשבון הסילוק של המיזם. זו אחת האחריות העיקריות של העובד. יחד עם זאת, בידיעה אילו דרישות מוטלות על כוח האדם המיושב, העובד רשאי לבקש פיצוי עבור הכספים האישיים שהוצא על ידו. נכון, הוא צריך לספק טיעונים המוכיחים את הצורך בהוצאות מסוג זה, כמו גם מסמכים המאשרים את עובדת התרחשותם (צ'ק, הצהרה).

אילו הוצאות מפצות

בעוד שהוא נמצא ביישוב או במדינה אחרת העובד המשוגר מקבל את שכרו הרגיל, בונוסים המגיעים לו וסובסידיות, כמו גם את הכספים הדרושים לשהייה נוחה מחוץ למקום מגוריו הרגיל.

הוצאות נסיעה כוללות את הפריטים הבאים:

• תשלום נסיעות (בין עירוניות ועל שטח היישוב).
• עלות דיור להשכרה.
• מה שנקרא היומי: הוצאות מזון וצרכים אחרים של העובד.
• עלויות שהוכר על ידי העובד כנדרש ואושרו על ידי מנהלו.

הסכום המרבי המותר של הוצאות נסיעה וסכום היומי נקבעים על ידי ההסכם הקיבוצי של המיזם או התקנות המקומיות. מכיוון שדמי לידה הם למעשה כסף לצרכיו היומיומיים של העובד, הם מחויבים אפילו עבור ימי עבודה שאינם עובדים (סופי שבוע, חגים, השבתת ייצור כפויה, עיכובים).

ביתר פירוט על משימת המשרה של העובד הממוסגר

למסמך זה יש צורה אחידה, כלומר מראהו ותכניו זהים לכל המפעלים בשטחה של מדינה מסוימת.

את משימת התפקיד נערך על ידי ראש העובד לנסיעת עסקים ואושר על ידי המעביד. המסמך כולל את הנתונים הבאים:

• שם, שם, פטרוניום של העובד שעוזב לנסיעת עסקים בהוראת הבוס.
• שם הארגון שמכוון אותו.
• יעד עובד (שם חברה, עיר).
• תאריכי התחלה וסיום של הטיול.
• סיכמו נתונים על התקדמות המשימה.

המשימה הרשמית והזמנת נסיעת העסקים שנערכה על בסיסה ממוקמים במפעל השולח. יחד עם מסמכים אחרים הם מאוחסנים לתקופה שנקבעה בחוק.

מהן הדרישות לנוסעי עסקים

בהתחשב בכך שנסיעת עסקים היא העברת הסמכות לעובד לביצוע פעולות חשובות עבור החברה, על ההנהלה להיות בטוחה שהעבודה תיעשה ביעילות ובמועד. לכן העובדים המוסמכים, המנוסים והאחראים ביותר נשלחים בדרך כלל לטיולים מסוג זה.

ישנם מספר קריטריונים, אשר לומדים מהם, הראש מחליט על מינוי עובד מסוים:

• גיל מעל 18 שנה.
• אימונים טובים.
• זמינות ההדרכה המתאימה, מאושרת על ידי אישור.
• החזקת קטגוריות הסובלנות הנחוצות (בעבודה עם רשתות חשמל).
• בהתאם לפרטי הפעילות הכלכלית של מפעלים ולמטרת הנסיעה העסקית, יתכן והעובד יידרש לקבל הכשרה והסמכה בנושא הגנת עבודה.

אם עובד מתאים מכל הבחינות, ואין מכשולים מבוססי חקיקה לנסיעתו העסקית, הראש מודיע לו על טיול עתידי.

אחריות של עובד מיושן

לכל חברה יש דרישות משלה שעובדים חייבים לעמוד בהם, אך יש כמה נקודות הרלוונטיות עבור מרבית הארגונים:

1. תחזוקה נכונה, מוסמכת ומועד של התיעוד הנדרש.
2. עמידה בשגרה שאומץ על ידי הארגון המארח.
3. השגת יעדים שגובשו במשימה.
4. ביצוע מצפוני של חובותיהם.
5. הוצאה לגיטימית של כספי מקדמה שהונפקו לעובד.
6. שמירת מסמכים המאשרים את יישום העלויות.
7. דיווח מתוזמן בזמן על סיומו (לרוב תוך שלושה ימים).

הוראות לעובדים בנסיעת עסקים

בהגיעם למפעל המקבל, העובדים המשוררים נדרשים להאזין לתדריך מבוא הכולל כללי התנהגות בחנויות, ליד ציוד או במקומות אחרים. אמצעי זה הוא חובה אפילו עבור אותם עובדים אשר היו בחברה זו מספר פעמים ויודעים בעל פה את כל ההוראות.

התדריך של העובדים המפורסמים כולל גם מידע על תקני בטיחות אש והגנת עבודה.

בניגוד להוראות הכלליות של התדריך המבוא, היעד מתייחס ישירות לאותן עבודות שיבוצעו על ידי העובד המשוגר בשלב זה.

מסקנה

ארגון נסיעות עסקיות הוא תהליך אחראי שרוב המפעלים, הארגונים והחברות אינם יכולים בלעדיו. על מנת להשיג את מטרת הטיול בהצלחה, כמו גם לשימוש יעיל ביותר במשאבים, עובדים נדרשים לעמוד במספר דרישות, למלא את תפקידם ביעילות ולדעת את כל הכללים לשמירה על תיעוד.