הדוח המקדמי - טופס AO-1 - המסמך העיקרי לאישור הכספים שהוצאו קודם לכן על ידי דין וחשבון. הסכום תחת הדוח מונפק למטרות הבאות:
- הוצאות נסיעה;
- הוצאות לצרכים עסקיים ותפעוליים;
- החזר הוצאות נסיעה שנגרמו לעובד.
תשלום מקדמה
המקדמה מונפקת על פי הנחיית מנהל העמותה, המציינת את רשימת העובדים להם מוקצים הכספים, העיתוי, היעדים והסכום. כסף ניתן למטיילים עסקיים על בסיס צו לשלוח אותם לטיול.
הטופס מתמלא אדם דין וחשבון. מוגשים מסמכים המוכיחים הוצאות. רואה החשבון בודק את השלמת דוח ההוצאות, מתקן את מסמכי ההוצאה בצורה של AO-1 ושולח את הטופס לחתימה לראש.
שאר הסכום מוחזר לקופאית המפעל. במקרה של אי החזרה, הכספים מנוכים ממשכורת העובד, סעיף 137 קוד העבודה של הפדרציה הרוסית (ניכוי משכר לתשלום חובות למעביד).
כללים למילוי מסמך מקדים
דוח ההוצאות הוא מסמך דו צדדי. בצד הכריכה מצוין שם הארגון, מספר הטופס, תאריך השלמתו. מוזמנים ראשי התיבות של העובד, המחלקה, המחלקה (אם קיימת), שם העובד עובד, מספר כוח האדם, תפקידו.
מטרת הסכום חייבת להתאים למטרה בצו לעיבוד כספים.
החלק השמאלי של הטופס הוא מידע על יתרת המקדמה והסכום שהוצא בפועל. קו 1A למטבע חוץ. השתקפות כספים בצורה של AO-1 והחזר חוב במטבע חוץ מתרחש בשער החליפין של הבנק המרכזי של הפדרציה הרוסית במועד חתימת דו"ח ההוצאות.
בצד האחורי של הטופס מופיעים חומרים מתכלים: פתקי משלוח, מסמכי נסיעה ו קבלות סחר מעשים וניירות אחרים. ציין את המספר, התאריך, השם, הסכום ברובלים ומטבע חוץ (אם קיים).
בשורה התחתונה היא חתימתו של האדם האחראי.
דפוס כתיבה
טופס AO-1 ממלא הן על ידי עובד הארגון שקיבל את הכספים והן על ידי רואה החשבון.
איך נראה דוח הוצאות? דוגמה למילוי עובד של המפעל מוצגת בתמונה למעלה. העובד בצד הקדמי של המסמך מציין את שם החברה, ראשי תיבות, תפקיד, מספר כוח אדם, מטרת המקדמה (אירוח או הוצאות עסקיות) ומועד הדו"ח.
בצד הפוך, העובד ממלא את השורות הבאות:
- פסקה 1 - המספר הסידורי של המסמך המאשר את העלויות;
- עמודה 2 - תאריך הכנת מסמך ההוצאות: כאשר הרכישה התרחשה, הנסיעה;
- עמודה 3 - מספר השיק, מסמך החיוב או המעשה המאשר את העלויות;
- פסקה 4 - סוג של בזבוז כספים: הוצאות פקידות, מחיר תעריף;
- שורה 5 ו -6 - סכום ברובלים ובמטבע חוץ על פי הדוח.
הסכום הכולל מצוין בשורה "סה"כ", פיסקה 5 או 6.
הטופס המלא עם חומרים מתכלים מוגש למחלקת הנהלת החשבונות.
מה עוד כלול בדוח ההוצאות? דוגמה של רואה החשבון הממלא את החברה מוצגת בתמונה למעלה. רואה החשבון חותם על העובד את קבלת טופס AO-1. העיתון ישא בתאריך הגשת הטופס. הקבלה נמסרת לחשבון החשבון.
לאחר בדיקת נכונות המסמך והוצאת הסכומים, רואה החשבון ממלא את השורות:
- עמודות 7 ו -8 - קרנות ברובלים ובמטבע חוץ המקובלים לחשבונאות.
- סעיף 9 - מספרי חשבונות של חשבונות המחויבים בסכומים שהוצאו.
כותרת הטופס ממלאת. דוח ההוצאות מכיל מידע על הנפקת הכספים: מספר, תאריך המסמך בו הונפקו הסכומים.מידע על היתרה או ההוצאה יתר של המקדמה הקודמת מוצב.
בעמודה "חשבונאות" בכותרת הטופס מצוין מידע על החיוב והזיכוי. המידע נלקח משורה 9 בגב הטופס.
בודק את נכונותם של חישובים אריתמטיים, ניירת. הטופס מוגש לחתימה למנהל החברה.
לאחר אישור הטופס המחיקה שהונפקה מוחקת וההסדר הסופי עם העובד.
שאר המקדמה מוחזרת לדלפק הקופות של החברה בהזמנת הקבלה. החברה משולמת כספי שימוש יתר על ידי החברה צו מזומן להוצאות.
אם העובד לא החזיר את שאר הסכום על פי המסמך הקודם, לא ניתן יהיה להוציא אותו מקדמה חדשה.
דווח על תאריך יעד
עם חזרתו מנסיעת עסקים, העובד מגיש דוח הוצאות. המועד האחרון להגשת מסמך הוא בתוך שלושה ימים. 10 ימים - אם היה טיול זר. במקרה של אי הצגת הטופס, נרשמת הפרה עבור משמעת במזומן.
אם שירות המס יגלה כי ההוראות לא מתבצעות, פקחים עשויים לנסות לקנס את הארגון לפי סעיף 15.1 לקוד עבירות המינהל בגין הפרות מנהליות. אמנם החוק אינו קובע אחריות.
השליטה על הכספים שהוקצו היא המשימה של הארגון.
מסמכים בשפה זרה
אם העובד מגיש עם הגעתו מנסיעת עסקים בחו"ל מסמכים המוכיחים את הוצאת הכספים בשפה זרה, יש צורך לבצע תרגום בין-ליניארי.
סעיף 9 לתקנת תאימות חשבונאות קובע כי יש לתרגם ניירות ערך בשפה זרה. תרגום של מסמכים ראשוניים יכול להתבצע על ידי כל עובד שיודע שפה זרה. רק המספרים מצוינים בדיוק. את המידע שנותר לא ניתן לכתוב באופן מילולי.
דוח מקדים עם תרגום מאושר על ידי רואה החשבון הראשי של הארגון או גורם מורשה אחר.
טופס הדוח מלא בעותק אחד. לפחות שלושה אנשים משתתפים בהכנת הטופס: אדם בעל דין וחשבון, רואה חשבון, דירקטור.
