תזכיר: כיצד לכתוב, לעצב כללים ולדגום

תזכיר הוא מסמך בין עירוני דרכו מתרחשת תקשורת רשמית בין עובדים. תוכנו מצטמצם למשימות, ביצוע משימות וכו ', כלומר בעיות עבודה. למרות העובדה שכתיבת תזכיר היא עניין פשוט, ולא מוסדרת על ידי כללים נוקשים מאוד, בכל זאת, עליך להכיר אותם. במאמר זה נשקול את הנוהל להכנת תיעוד, סוגים וכו '.

תכונה

אופיו של הודעת השירות הוא מידע, כלומר הוא מכיל התראות, הודעות, הוראות וכו '. הנושאים הנדונים בו נוגעים לעובד הספציפי אליו נשלח. במילים אחרות, תזכיר הוא ארגז כלים לתקשורת בתוך מיזם.

הערה: התזכיר החובה לא נקבע. זהו מסמך נוסף, אם כי ניתן להכניס הוראות והוראות על בסיסו.

תרגול

התזכיר נחשב כתיעוד נפוץ, בו זמנית, אינו נכלל ברשימת ניירות הניהול המסווגים הרשמיים. נעשה שימוש נרחב זה הופך לתקשורת ברמה האופקית: כלומר הוא מורכב על ידי עובד של יחידה אחת כדי להעביר בקשה או הצעה לעובד של אחר.

חשוב: הסטטוסים של מושאי הניהול, שביניהם מתקשרת באמצעות תזכיר, צריכים להיות שווים. אחרת, המסמך נחשב לא לתזכיר, אלא לתזכיר.

מטרת השימוש

ניתן להשתמש בתזכיר לעבודה במקרים שונים.

להלן כמה דוגמאות:

• למענקי עובדים;
• לשלוח עובד לנסיעת עסקים;
• דיווח למחלקה הלוגיסטית על תקלה בציוד;
• תזכיר רכישה;
• הודעה של ראש הביטחון מראש כל יחידה אחרת על הצורך באנשים בלתי מורשים (ולא עובדים) להיכנס לבניין החברה מסיבות;
• בקשה בצורה של תזכיר שנשלח למחלקת החשבונאות להקצאת משאבים חומריים לצרכים מסוימים וכו '.

תיקים שנבחרו לכתיבת מזכרים

אף שהתזכיר נחשב לעיתון פנימי, אחד הזנים בו הוא מסמך שנשלח לוועדת ההעדות. עם זאת, השימוש בתווים דביקים אך ורק לצורך תקשורת עובד עדיין נפוץ יותר.

איך לכתוב תזכיר?

הכללים הבסיסיים לכתיבת תזכיר דומים לכל אחד אחר. הם כוללים כתיבה על גיליון בפורמט A4, הוראות למי ולמי זה נשלח, אישור לפי תאריך וחתימה. אך כיצד לכתוב תזכיר בהתאם לכל הדרישות?

• במרכז (מותר גם בצד שמאל של הגליון) כתוב את השם המתאים של המסמך;
• ישנן שתי אפשרויות לכתיבת התאריך - הן בספריות ערבית לחלוטין והן בסימן החודש במילים;
• בכותרת ניתן להוסיף כותרת ראשית תיאור קצר של תוכן המסמך;
• המידע על השולח והנמען חייב להיות מלא: שם, שם משפחה ופטרוניום, שם מלא של המשרה והמחלקה (היחידה) שאליהם מצורף עמדה זו.

תוכן הערת שירות

התשובה לשאלה כיצד לכתוב תזכיר כוללת לא רק את הפרטים והתכונות של מסמך זה, אלא גם מה תוכנו צריך להיות.

העיתון הנדון אינו דורש הצהרה על מהות הבעיה בשפה יבשה ורשמית מאוד - אולם מותר לספר חופשי, אך באופן ספציפי המשקף את סיבת הכתיבה.

התוכן בדרך כלל מחולק לשני חלקים. הראשון שבהם נקרא הקדמה. זה מדבר בקצרה על מה שהניע את החופר לכתוב תזכיר ולשלוח אותו לעובד ספציפי.

החלק השני נחשב העיקרי, הוא גם גדול יותר מהקדמות הקדמות. טקסט זה כולל הצהרה על הבקשה או ההצעה הישירה. אליו ניתן להוסיף ניתוח של המצב, המסקנות והתוצאות.

טופס

כשנשאלים כיצד לכתוב תזכיר, חברות מסוימות פשוט מספקות לעובדיהן טופס מיוחד. אך יש לציין כי אין מדובר באיחוד חובה - GOST מספקת הוראות מייעצות בלבד (לגבי גופנים, מידות ומרווח) ללא מדגם מאושר. עם זאת, אם זה קיים בחברה מסוימת, עדיף להישאר איתה.

שירות ומזכרים

קצת יותר גבוה בשטר, צוין כיצד ההערות הרשמיות והדיווחות שונות זו מזו. אך אנשים רבים עדיין נוטים לבלבל אותם זה עם זה.

השגיאות הנפוצות ביותר הן:

• תזכיר לעובד מהעובד לבוס (למעשה דוח);
• על העלאת שכר;
• על קידום.

השניים האחרונים כוללים טיפול לא ברמה האופקית, אלא אנכית, השוללת את ההגדרה של תזכיר.

חשוב: חלוקת התזכרים למזכרים ואיברי ההסבר אינה נכונה.

הרשמה

כל התזכירים נרשמים ברישום. תלוי באופן מאורגן הניירת בכל חברה מסוימת, או מי שכתב את הנייר או זה שקיבל אותה יכול להתמודד עם זה. בכל מקרה, הדבר מסתכם בכך שלתווית השירות מוקצה מספר ייחודי, אותו יש לציין בטקסט שלו.

תזכיר לדוגמא

"מחלקת מכירות, מנהלת חטיבת טכנולוגיות המידע V. A. Kutsak
תזכיר
№ 19-43/102
13 באפריל 2015
בבדיקת הסטטוס של מחשב אישי לביצועיו
החל מה- 04/10/2015 במחשב האישי של עובד מכירות R. D. Maksimenko יש תקלות רגילות, כלומר: אתחול מחדש ללא מתן פקודה זו למחשב האישי, בעיות בהפעלה / כיבוי, וגם הבהוב המסך. עקב המתואר, אני מבקש מכם לבצע את האבחונים הדרושים על ידי מומחי המחלקה על מנת לאתר את הגורמים לתקלות וכן לפתור אותם בהצלחה. אני מציע להוציא את תוצאות הבדיקה בכתב, עם סיכום פעולות נוספות: תיקון או החלפה של המכונה.

ראש המחלקה ל. א. קודריאצבצב "

נניח שהתברר כי המחשב אינו ניתן לתיקון. במקרה זה, אנו מכנים תזכיר למחיקת הציוד.

דוגמא להערת פירוק

"מחלקת מכירות, מנהל לוגיסטיקה המחלקה מ. א. אוליין
תזכיר
№ 21-45/104
16 באפריל 2015
על הפסקת מחשב שאינו פעיל
החל מ -10 באפריל 2015 התרחשו תקלות רגילות במחשב האישי של עובד מכירות, ר 'מקסימנקו. האבחנות שבוצעו כתוצאה מכך על ידי מומחי מחלקת ה- IT הראו את הדברים הבאים: המחשב האישי אינו מתאים להפעלה נוספת. בעניין זה, אני מבקש למחוק את הציוד לעיל לחוסר יכולת לעבוד.

ראש המחלקה ל. א. קודריאצבצב "

בנוסף לה, תזדקק לפתק נוסף - כדי להחליף את הציוד שהוצא.

הערת החלפת ציוד

"מחלקת מכירות, מנהלת מחלקת לוגיסטיקה מ 'א' אולניק
תזכיר
№ 22-46/104
17 באפריל 2015
על החלפת מחשב שבור
המחשב האישי של מומחה המחלקה, מקסימנקו ר 'ד', הופעל וצריך להחליפו עקב חוסר יכולתו (על פי מסמך 20-44 / 103 מיום 15/04/2015).אנא ספק ציוד חדש התואם את הפרמטרים שהופסקו. אנא יידעו על היישום בכתב. אני מצרף לפתק את הדו"ח של חטיבת טכנולוגיות המידע על האבחון ותוצאותיו.

ראש המחלקה ל. א. קודריאצבצב "

לסיכום

בדרך כלל, כתיבת תזכיר אינה גורמת לבעיות. מסמך בינלאומי זה הוא אמצעי תקשורת מוכר למדי בין רמות ממשלה שונות. רק "בלבול" בין מזכרים ותזכירים יכול לגרום לחסמים מותנים (המאמר מציין כיצד הם שונים).

בחלק מהחברות, אוסף מזכרים מתרחש אך ורק לפי הדגם שהוצג ואושר (במקרה זה עדיף להצטייד בטפסים מיוחדים עבורם), אצל אחרים זה יותר מאשר בחינם.

בעת עריכת מסמך זה, יש להנחות אותם כללים כמו לגבי ניירות אחרים - הגופן והמרווח לפי GOST, התאריך והחתימה לתוקף השטר.

באופן כללי, תזכיר הוא ערכת כלים נוחה מאוד, שקל לשלוט בה, וכאשר משתמשים בה נכון, יש עבודה מתואמת וברורה של צוות ארגונים. זה עוזר לשמור על קשר הוליסטי בין מחלקות, וגם מחזק את המבנה שהם מרכיבים.