רשומות חשבונאיות ראשוניות. טפסים של מסמכי חשבונאות ראשוניים. המסמכים הראשיים הם ...

מסמכים ראשוניים הם אובייקטים חומריים בהם נתונים ראשוניים נצברים, מתקבלים, בתורם, במהלך תצפיות, פיתוח, מחקר וסוגים אחרים של פעילות אנושית. בתחומים רבים מסמכים כאלה משמשים בסיס לדיווח. הבה נבחן עוד יותר אילו צורות של מסמכים ראשוניים יכולות להיות.

מידע כללי

מסמכים ראשוניים הם אישור לתוקף החוקי של פעולות ופעולות כלשהן. במילים אחרות, הם מוכיחים כי עובדה כזו או אחרת התרחשה. רישום של מסמכים ראשוניים מתבצע בזמן הפעולה או המבצע. באמצעות מסמכים אלה נקבעת אחריותם של מבצעים ספציפיים.

מסמכי חשבונאות ראשוניים

יש לרשום את כל הפעולות העסקיות המבוצעות על ידי המיזם. הם מתקבלים לחשבונאות אם הם נערכים בצורה המוצגת באלבומים המתאימים לטפסים המאוחדים. כתבי-עת אלה עומדים בתקן ה- PBU, שאושר בצו של משרד האוצר מס '34. במידת הצורך ניתן לכלול עמודות ושורות נוספות בטפסים של מסמכי חשבונאות ראשוניים. במקרה זה, יש לשמור על כל הפרטים הנדרשים שנקבעו על ידי חיקוקים רגולטוריים. תיקונים שיבוצעו בטפסים מאושרים על ידי הזמנות והזמנות רלוונטיות. הטפסים של מסמכי חשבונאות ראשוניים שקובעים עסקאות במזומן אינם ניתנים לשינוי.

קודים

מסמכים ראשוניים מאוחדים הם טפסים בהם הזנת מידע בהתאם למיון המסופק במדינה. בחלק מהקודים אין הפניות לתקנים אלה. הם נועדו לבצע שיטתיות והכללה של נתונים במהלך עיבוד באמצעות מחשב. פעולות כאלה נרשמות על פי מערכת הקידוד שאושרה על ידי המיזם.

אופציונלי

טפסים מאוחדים שפותחו ישירות על ידי החברה עצמה עשויים להתקבל גם לחשבונאות. עליהם גם לשמור על פרטי החובה שנמסרו לסוגים אחרים של דגימות. החברה עצמה יכולה לפתח רשימה של מסמכים ראשוניים שאינם כלולים באלבומים.

פרטים חובה

המסמכים העיקריים של הארגון צריכים לכלול:

• שם;
• תאריך הליקוט;
• שם החברה מטעמה מילוי הטופס;
• אינדיקציה לעמדותיהם של האנשים האחראים על המבצע וקיבועו.

יש לאשר את אותם טפסים על ידי אותם גורמים שהמידע שלהם קיים בהם. מסמכי החתימה הראשיים המאשרים משמשים כעדות לאותנטיות ולתוקף החוקי של ניירות הערך.

אנשים אחראיים

יש למלא את מסמכי החשבונאות הראשיים באופן נכון ונכון. משימה זו מתבצעת על ידי אנשים, שלמעשה מלחינים אותם ומאשרים אותם. עובדים אחראיים גם מבטיחים העברת מסמכים בזמן למחלקת הנהלת החשבונות לצורך שיקוףיהם בדיווח. בעלי תפקידים נדרשים להזין רק מידע אמין בטפסים. רשימת העובדים שיכולים לחתום על מסמכים ראשוניים מאושרת על ידי הנהלת המיזם בהסכמה עם מחלקת הכספים וההסדר. ניירות הרושמים עסקאות עסקיות הנוגעות לתזרים מזומנים מקבלים אישור ישיר על ידי מנהל החברה.גם לרואה החשבון הראשי יש זכות לחתום על מסמכים אלה.

סיווג

מסמכים ראשוניים הם טפסים המשמשים בתחומים שונים של הארגון. ניתן לחלק את כל המסמכים הללו ל:

1. ארגוני ומינהלי. אלה כוללים הוראות, הוראות, ייפוי כוח, הוראות וכן הלאה. כולם מאפשרים ביצוע פעולות מסוימות.
2. אקיטל. קטגוריה זו כוללת צווי קבלה, דרישות, חשבוניות, מעשי קבלה וכן הלאה. כל המסמכים הללו הם מסמכים של חשבונאות ראשונית של עסקאות. הנתונים שהם מכילים נרשמים ברישומים המתאימים.
3. טפסים של דוחות כספיים. מסמכים אלה משמשים לחשבונאות.

צורות מסוימות נחשבות בו זמנית כזיכוי ומתירנות. בפרט אלה כוללים שכר הזמנת הוצאות במזומן וכן הלאה.

פקידות

בארגון מתפתח לוח זמנים מיוחד, לפיו נקבעים התנאים והנוהל להעברת תיעוד ראשוני בתוך החברה, כמו גם קבלתו בחשבונאות. לאחר העברת ניירות ערך למחלקת הכספים וההסדר, הם נבדקים. במיוחד הוא מנוטר:

1. צורת המסמך. עובד מורשה בודק את נכונות המילוי ושלמותו, נוכחות של פרטי חובה.
2. נאמנות אריתמטית של החישובים.
3. תוכן המסמכים לא צריכים להכיל סתירות פנימיות, ראו בבירור את הקשר של אינדיקטורים מסוימים.

רישומים

לאחר קבלת מסמכי החשבונאות הראשיים, מידע מהם מוזנס בגיליונות המיוחדים. במקביל בטפסים מסומנים, למעט שימוש חוזר בהם. לדוגמה, נקבע תאריך. הפנקס החשבונאי נקרא גיליונות מיוחדים להזנת מידע וארגוןו. הם נשמרים במגזינים או ספרים מיוחדים, בכרטיסים ובדפים נפרדים, בצורה של טיפוגרמות המתקבלות באמצעות מחשבים. רישומים יכולים להיות בצורה של קלטות מגנטיות, דיסקטים, דיסקים וכוננים אחרים. תיקון פעולות עסקיות מתבצע בסדר כרונולוגי. כל הפעולות מקובצות בחשבונות המתאימים.

סוגי רישומים

הסיווג מתבצע על רקע שונה. לכן, בהופעתם, הרישומים מחולקים ל:

1. ספרים (עיקרי, מזומן).
2. כרטיסים (לחומרים חשבונאיים, רכוש קבוע וכו ').
3. מגזינים עם דפים מודפסים או לא מרופדים.

בהתאם לסוג הרשומות המופקות, הרישומים עשויים להיות:

1. שיטתית (ספר חשבונות כללי).
2. כרונולוגי (ספרי רישום).
3. משולב (צווי).

באשר לרמת הפירוט של המידע מבחין בין רישומים:

1. משולב (צו מגזין).
2. סינתטי (ספר כללי).
3. אנליטי (קלפים).

נקודה חשובה

יש לרשום את המידע המוזן במסמכי החשבונאות הראשיים באמצעים המבטיחים את בטיחותם לזמן שנקבע לאחסון במחלקת הארכיונים. המידע עשוי להיות בצורה אלקטרונית או נייר. במקרה הראשון, החברה מחויבת על חשבונה לייצר עותקים של מסמכים על הנייר. זה הכרחי כדי לספק מידע למשתתפים אחרים בפעילות עסקית, רשויות פיקוח מורשות, משרד התובע ובית המשפט.

אחסון נייר

לפני הגשת מסמכים לארכיון הם מקובצים לפי סדר כרונולוגי, אחר כך הם משלימים ושזורים זה בזה. כל המסמכים מוגשים בתיקיות מיוחדות. בעת הגשת תיעוד לארכיון, האישור המתאים מלא. במהלך אחסון ריסטרים, יש להבטיח את הגנתם מפני החדרת התאמות בלתי מורשית. המידע הכלול בעיתונים מתייחס לסוד המסחרי של החברה. אנשים עם גישה לתיעוד כזה אינם רשאים לחשוף מידע.בגין הפרת סודות מסחריים האחראים אחראים על פי חוקי הפדרציה הרוסית. חיי המדף של התיעוד העיקרי, בהתאם לסעיף. 17 החוק הפדרלי "בנושא חשבונאות", נקבע על פי הכללים החלים במפעל. יתר על כן, התקופה לא צריכה להיות נמוכה מחמש שנים.

התאמות

אם יש שגיאה בגיליונות, יש לתקן את האחרון. תיקון במקרה זה מלווה בהצדקה ומאושר בחתימת העובד האחראי עם המועד. אין לבצע תיקונים בתעודות בנק ובמזומנים. שאר טופס ההתאמה ייעשה רק בהסכם עם משתתפים אחרים בפעילות העסקית. זה מאושר על ידי חתימותיהם של אותם עובדים שאישרו את המסמכים. במקרה זה, צוין תאריך ההתאמה. יש לחצות את האביזרים שתוקנו. הקו צריך להיות דק אך ברור כך שתוכלו לראות את הערך המקורי. כתוב לידו מסומן "מאמין מתוקן". ההתאמה מאושרת בחתימת העובד שתרם אותה, תוך ציון שמו וראשי התיבות שלו.

התאוששות נייר

בחקיקה בנושא הנהלת חשבונות אין כללים ברורים המסדירים את הנוהל להכנס מחדש של תיעוד במקרה של אובדן. תקנות אחרות בענף אחרות מפרטות רק תקופות שמירה. מכיוון שהחקיקה לא קובעת מה בדיוק צריך לחברה לעשות כאשר המסמכים הראשוניים הולכים לאיבוד בגלל סיבות שאינן בשליטתה, ההמלצות הבאות ניתנות במכתב ה- UMNS:

1. מינוי בצו הוועדה המוסמכת לערוך בירור פנימי בסיבות המוות, חסרים ניירות. במידת הצורך, יש להזמין את נציגי הפיקוח על המדינה, גופי החקירה והביטחון להרכבה.
2. לנקוט באמצעים המותרים בחוק כדי לשחזר את אותם מסמכים הכפופים לעדכון ואחסון במהלך מסגרות הזמן שנקבעו. לדוגמא, ניתן להשיג עותקים של הצהרות על העברת חשבונות במזומן מחברות בנקאות שירות, צדדים נגדים יכולים לבקש חשבוניות, מעשים, חוזים וכן הלאה.

עם זאת, הרחק מתמיד יש לחברה הזדמנות לבקש כפילויות של כל המסמכים שאבדו. כך, למשל, זה יכול לקרות כאשר יש מספר גדול של קבלנים, בגלל היעדרם של קונים או ספקים בכתובות ידועות בעבר או בגלל אובדן פרטי הקשר. לפיכך, קיימות נסיבות אובייקטיביות למדי שיכולות ליצור מכשולים מסוימים לשיקום התיעוד. יחד עם זאת, למנהלים רבים יש שאלה הגיונית - האם יש ליידע את רשות המס על מה שקרה? על פי חלק מהמומחים, אין צורך להודיע ​​על הבדיקה. בכל מקרה, זה לא יבטל את החבות הסבירה. מחוסר תיעוד ראשוני בחקיקה מספק קנס. עונש זה נקבע, בעיקר, באמנות. 120 נ.ק.

פיתרון אפשרי לבעיה

נישום אשר מסיבה זו או אחרת איבד את התיעוד המקורי יכול לבצע אחת מהפעולות הבאות:

1. התאושש, במידת האפשר (לפחות בחלקו) נייר.
2. הזן רשומות מתקנות עבור הוצאות שאינן מתועדות ומשקפות את ההתאמות ב הצהרה מתוקנת מס רווח לתקופה. עלויות שאינן מאושרות על ידי ניירות ערך אינן מוכרות כהוצאות בדיווח מס.
3. אפשר לנציגי שירות המס לקבוע את הסכומים שיש לשלם לתקציב כאשר הם בודקים. זה נעשה על סמך נתונים שנמצאים בידי היזם, כמו גם מידע על ארגונים דומים אחרים. אפשרות זו נקבעת באמנות. 31, סעיף 1, סעיף 7 לקוד המס.

הסרת נייר

הליך זה יכול להתבצע רק על ידי הרשויות המוסמכות.אלה כוללים בעיקר גופי חקירה ראשוניים, בירורים, תובעים, פקחי מס, בתי משפט ומחלקות משטרה. התיעוד העיקרי נתפס על בסיס החלטות של רשויות אלה שהתקבלו במסגרת החוק. מכתבו של משרד האוצר מס '16/176 אישר את ההוראה לפיה מבוצע נוהל זה. תפיסת תיעוד מתבצעת במקרה של הסתרה או שמץ לשינוי על ידי הנישום על הכנסות או חפצים אחרים שעליהם מוטל מיסוי. גם המיזם וגם הרשמי והאזרח יכולים לפעול כמפר. רואה החשבון הראשי או עובד אחראי אחר בחברה רשאי, בהסכמה ובנוכחות נציגי הרשויות שעושות את ההתקף, להעתיק את המסמכים הראשיים המציינים את מועד נוהל זה.