כמעט בכל ארגון, ללא קשר לצורתו החוקית ומספר עובדיו (גם אם אנו מדברים על יזמים בודדים), בתהליך עבודתו, מצטברים בכמויות גדולות של ניירות עסק שונים, מכתבים, דוחות מס ומידע אחר במדיה אלקטרונית. כמעט כל המפעלים שפועלים פחות או יותר זמן רב, במוקדם או במאוחר עומדים בפני הצורך לבצע שיטתיות של הארכיונים שלהם.
חלק מהמסמכים חייבים להישמר, וחלקם להפך, זה הזמן להרוס. אך מהן תקופות האחסון של מסמכי חשבונאות, שלאחריהן ניתן להיפטר בבטחה? אכן, לעתים רחוקות המסגרת החקיקתית מתנשאת להפרת תנאים כאלה, ולכן יש לדעת אותם.
גילוי הנושא הזה מוקדש למאמר זה.
איך להיות
יש לציין כי מסמכים רבים אמורים להיות מאוחסנים לפחות 75 שנה, ולרוב מומלץ מאוד לגעת בקטגוריות מסוימות של דיווחים שלא לגעת בהן במהלך כל עבודות החברה. איך להיות? הרי ברצוני לעמוד על החוק במלואו, אך יחד עם זאת לא לסבך את חיי העובדים האחראים על שמירת רשומות ארכיונים!
לפני שנענה על שאלה זו, נכיר את מסמכי הרגולציה העיקריים, המעגנים את הדרישות הבסיסיות השוקלות את חיי המדף של מסמכי חשבונאות של כל המפעלים, ללא קשר לצורתם החוקית, גודלם וכיוון הפעילות שלהם.
ויסות נורמטיבי לאחסון מסמכים
בואו נסתכל על מסמכי הרגולציה העיקריים השולטים בארכיון בארגונים.
ראשית, החוק הפדרלי מנובמבר 2004 מס '125-פ.צ. זהו מסמך כללי, הוא מסדיר באופן מלא את הארכיון בארצנו. לכן הוראותיו מדברות על ארגון תהליך השימור של כל מסמכי ההפקה והחשבונאות, על דרכי הרכישה והשימוש בארכיונים. בנוסף, היא מעשנת באופן חקיקתי את תהליכי האינטראקציה בין מוסדות ארכיוני לבין אותם אזרחים המעוניינים להשתמש במידע המאוחסן במקום.
כמובן, "הכללים הבסיסיים לעבודתם של ארגונים ארכיוניים" ממלאים תפקיד עצום. הם אושרו רשמית והומלצו לשימוש בהחלטת הארכיון הפדרלי, שאומצה ב- 02/06/2002. החל מהארגון של מחלקת הארכיון בארגון, אנו ממליצים בחום להכיר את המסמך לראשונה מכיוון שהוא מציג את הנקודות החשובות והעקרוניות ביותר של פעילות מסוג זה.
מסמכים אחרים
לשמירה רגילה של ניירות חשובים, יש להכיר גם את רשימת מסמכי הארכיון הסטנדרטיים שנוצרים במהלך פעילויות העבודה של מפעל כלשהו. שם מצוין תקופות האחסון של מסמכי חשבונאות, ומסמך זה אושר בצו נפרד של משרד התרבות של הפדרציה הרוסית עוד בשנת 2010. מספר המסמך הוא N 558. מעצם שמו מתברר שהוא מכיל רשימה של ניירות הערך העיקריים הנוצרים כתוצאה מעסק או פעילויות אחרות של המפעל.
מורשת ברית המועצות
התקנה על מסמכים, שפורסמה על ידי משרד האוצר של ברית המועצות ב- 29 ביולי 1983, מס '105, עדיין רלוונטית. במסגרת הוראה זו נקבעים הן התנאים הראשוניים לאחסון המסמכים והן הנוהל ליצירתם, קבלתם והשימוש בהם.
מתוך קוד המס
בנוסף, תוכלו למצוא את המידע הרלוונטי בסעיף 23 במסמך המקביל. אז במאמר השמיני יש סעיף השקול בנפרד את תקופות האחסון של מסמכי חשבונאות בהם ניתן להשתמש כדי לצבור ולעכב מסים. אלה כוללים ניירות ערך המאשרים את קבלת ההכנסה הישירה, ההוצאות וכן מיסים שכבר שולמו לטובת המדינה.
לבסוף, מידע כזה זמין בחוק הפדרלי 29 (מס '402-ФЗ מיום 6 בדצמבר 2011) "על חשבונאות". בתוכו תוכלו למצוא את תקופות האחסון של מסמכי חשבונאות בארגונים עבור מפעלים מסחריים.
מה צריך לאחסן ולכמה זמן?
אין זה מפתיע כי האחסון של ניירות חשבונאות טיפוסיים הנוצרים בתהליך הפעילות של כל ארגון (כל זה ברשימה שלעיל) חשוב במיוחד. ניירות טיפוסיים מאוחסנים: שנה, 5 שנים, 75 שנים. מסמכים מסוימים (מידע על השגת כספים בסכומים גדולים במיוחד) נדרשים לאחסן לצמיתות.
קבוצות אחסון
מבקרים מקצועיים אומרים כי ניתן לחלק את כל המסמכים המשקפים את הרשומות החשבונאיות לארבע קבוצות עיקריות. להלן רשימה של תקופות אחסון למסמכי חשבונאות:
- ניירות שצריך לשמור לצמיתות. אלה כוללים את כל הדוחות הכספיים השנתיים, כמו גם כל ראיות שהושגו בעת ההרשמה ברשויות המס.
- קבוצת אחסון לטווח ארוך (מעל 10 שנים). מדובר בהודעות, מסמכים שנחתמו על ידי עובדים בהסכמה לעיבוד נתונים אישיים. הנתונים בנושא עצמו, שנתנו הסכמה כזו, צריכים להיות זמינים במשך 75 שנים.
- סוג זמני. ההנחה היא כי יש לאחסן ניירות מקבוצה זו עד 10 שנים כולל. אלה כוללים חשבוניות, כמו גם מכתבי ערבות.
- הזן הרביעי כולל את כל המסמכים שצוינו לעיל, שפג תוקפם, ולכן יש לסלקם.
ניואנסים חשובים
חשוב! עליכם לדעת כי הפחתת חיי המדף אסורה בהחלט, אך עלייה בזמן זה מותרת. אולם זה חל רק על אותם ארגונים המנהלים פעילויות מאוד ספציפיות.
אז, חיי המדף של מסמכי חשבונאות ב- LLC, העוסקים במתן הלוואות כספיות לאוכלוסייה, מתחילים מ 75- שנים. בפועל, בדיקת ארגונים מציינת כי מסמכים כאלה צריכים להיות זמינים בכל עת, מכיוון שבמקרה של טענות כלשהן (מצד היורשים, למשל), יתכן שיהיה צורך להעלותם גם לאחר תקופה זו.
לפיכך, יש חשיבות מיוחדת לארגון הננומקלטור שישמש במפעל מסוים לארגון עסק ארכיוני. כעת נשקול את הדרישות הבסיסיות שארגוני הפיקוח מציבים לארגונים ספציפיים, בהתאם לצורת הבעלות החוקית שלהם.
באופן כללי, הם אינם שונים זה מזה בגיוון, אך ישנם גם כמה ניואנסים. ככלל, הם קשורים לכמות ההכנסה שהחברה מקבלת.
LLC
ראשית, שקול את LLC. מכיוון שהמחזור של חברות כאלה הוא משמעותי למדי, הדרישות להן מחמירות יותר. ראשית, כל הדיווח החשבונאי והמיסוי חייב להישמר לפחות 75 שנים. בנוסף, ניתן להאריך את חיי המדף של מסמכי חשבונאות ב- LLC ללא הגבלת זמן במקרים שכבר שקלנו לעיל.
יש לשמור את התיעוד להתנחלויות עם כוח אדם לאורך כל עבודתו של אדם ספציפי בארגון ולמשך לפחות 10 שנים ממועד פיטוריו. אם העובד פורש מהחברה הספציפית הזו, יש לשמור את המסמכים לצמיתות, מכיוון שבמקרה של טענות בדבר גודל החיובים, יהיה עליהם להעלותם תחילה.
חשבוניות, מסמכים אחרים המוכיחים התנחלויות עם ספקים ולקוחות שייכים לקבוצה השלישית, ולכן יש לאחסן עד 10 שנים באופן כוללני. כפי שכבר אמרנו, יש לשמור לצמיתות את הדוחות הכספיים.
יזמים בודדים
הדרישות לקטגוריה זו של חברות הרבה פחות מחמירות, מכיוון שמספר המסמכים שנוצרו שם הוא הרבה פחות. אז מה אורך חיי המדף של מסמכי חשבונאות IP? בואו נסתכל על הנושא הזה ביתר פירוט. ראשית, כל תעודות הרישום, דיווח שנתי לרשויות המס. יש לאחסן מידע זה לצמיתות לאורך כל חייה של חברה מסוימת.
עם זאת, אם ליזם אין עובדים, והוא מנהל רישומים על פי תכנית מפושטת, אז כל הדרישות מסתיימות שם. כמובן שחיי המדף של מסמכי חשבונאות IP במקרה זה זהים ל- 75 שנים, מכיוון שרק דוחות שנתיים הם ביניהם.
CJSC
מכיוון שפעילותם של מפעלים כאלה כוללת השגת סכום משמעותי של הכנסה, כמו גם התנחלויות עם בעלי מניות, הדרישות למסמכים המאוחסנים במקרה זה הם המחמירים ביותר. באופן כללי, ברוב המקרים, חיי המדף של מסמכי חשבונאות בחברה הם לפחות 75 שנים. עם זאת, ישנם יוצאים מן הכלל.
כמובן שצריך לאחסן באופן שוטף את כל המידע אודות ההון המורשה, היקף ההפקדות, גודל חלק האמנה של המייסדים. רשימת המסמכים שצריך לארכוב גם לתקופה של 75 שנים ומעלה כוללת מסמכים חשבונאיים שיכולים לשמש ארגוני מס: מידע על החזר הנכסים, הצהרות על הסדרים עם בעלי מניות וכן מדיה אלקטרונית שעליהם ניתן לקבל מידע על הכנסות. לחשבונות ארגון הכספים בסכומים גדולים במיוחד.
מידע על התנחלויות עם כוח אדם מאוחסן גם במשך 75 שנים. למסמכים אחרים (חשבוניות, מכתבי ערבות) יש תקופת שמירה של עד 10 שנים כולל.
ארגוני תקציב
ומהי תקופות האחסון של מסמכי חשבונאות ב מוסד תקציבי? ככלל, אין דרישות מיוחדות לכך. ההערכה היא כי במשך 75 שנים יש לשמור רק מידע על דוחות כספיים שנתיים וניירות ערך המיועדים לרשויות המס. כל שאר המסמכים מאוחסנים עד 10 שנים כולל.
תכונות חשובות
אם אתה מכיר את רשימת כל החוקים והתקנות הזמינים לעיל, אתה עלול להיות מופתע: חיי המדף הסטנדרטיים של מסמכי חשבונאות אינם חורגים חמש שנים (החוק הפדרלי מס '402)! במקביל, במאמרנו אנו כותבים כעשר שנים ומעלה. איך זה יכול להיות? לרוע המזל, במקרה זה יש פירוט לקוי של המסגרת הרגולטורית, כאשר דרישות החוק מנוגדות למציאות. נדגים עם דוגמא.
אם אתה אפילו סוחר יחיד, אתה יכול בקלות להיתקל במצב בו פקודת המס דורשת הגשת מסמכים שכבר פקעו (בהתאם לדרישות החוק). במקרה של CJSC ו- LLC, המחזור השנתי שלהם עשוי לעלות על עשרות ואף מאות מיליוני רובל, היעדרם של אפילו כמה ניירות ערך לא חשובים עלול לגרום לבעיות גדולות.
לדוגמה, לעיתים קרובות מסמכים נדרשים המאשרים את חוקיות טענת החייבים. אין זה סוד שבפועל ניתן להעריך את כהונתו כמעט בעשר שנים. על פי החוק, שתי מערכות של מסמכי חשבונאות כבר יכולים להיהרס בו זמנית. אם החברה באמת תפטר אותם, היא עלולה להיות הוצאות גדולות. איך? פשוט מאוד.
אם החברה אינה יכולה לספק את ניירות הערך המבוקשים, תצטרך לחשב מחדש את המס על הרווח (אם כי יתכן שהוא כלל לא קיים), וכן לשלם קנסות כבדים.במילים פשוטות, כשקובעים תקופות אחסון, יש להנחות לא כל כך מדרישות החוק (פרדוקסאלי ככל שיהיה), אלא מהחשיבות האמיתית של מסמך עבור חברה מסוימת.
כמובן שחיי המדף של מסמכי חשבונאות ראשוניים בכל מקרה צריכים להיות ארוכים ככל האפשר, אך אפילו חשבוניות רבות בתנאים מסוימים צריכות להיות מאוחסנות בארכיון במשך יותר מ 15 שנה. אם לחברה יש חייבים כלשהם, או אם היא עצמה חייבת מישהו, יש לאחסן ניירות כאלה לצמיתות, ללא קשר לדרישות החוק וההחלטות הפדרליות.
כיצד לקבוע את חשיבותם של מסמכי חשבונאות לארגון?
כיצד להבין אילו מסמכים יש לסמן "לפני הצורך" בעת אחסונם, ומה צריך לעשות איתם בעתיד? במקרה זה, עורכי דין מקצועיים ממליצים על בחינה נפרדת של ערך המסמכים המאוחסנים.
הדרישה העיקרית שיש להנחות את חברי הוועדה היא לא רק ערך המידע עצמו בעיתונים המאוחסנים, אלא גם הנזק שאותו עלול הארגון לסבול אם יאבדו.
לפיכך, היא נדרשת להגדיל את חיי המדף עבור המסמכים הכספיים והחשבונאיים הבאים: כל חוזים ואומדנים עבור אותן עבודות שאפילו תיאורטית יכולות להגדיל את ערך הן של המפעל עצמו והן של רכיביו האישיים; כל העיתונים והמדיה האלקטרונית הקשורה לרכש תחרותי; כל המסמכים שעשויים להידרש בדרך זו או אחרת במקרה של התדיינות משפטית (אפילו אפשרית תיאורטית).
הערות ליזמים פרטיים
מכיוון שיש הרבה דרישות, והפרשנות שלהם במעשי חקיקה שונים ובהחלטות בית משפט היא מגוונת להפליא, תהליך האחסון של ניירות הופך להיות קשה במיוחד עבור יזמים, כיוון שליזם אינדיבידואלי אין רקע משפטי או מומחים שנשכרו במיוחד כדי לפתור סוגיות מסוג זה. במקרה זה, יש לפנות למשרדי עורכי דין בכל מקרה של מחלוקת, אם הם מבוססים על מסמכי חשבונאות, שתנאיהם ונוהלם לא נאמר בבירור בחקיקה.
שימו לב: ככל שתהליכי הארכיון מתבססים בצורה מיומנת ומוחלטת יותר, כך תתקלו פחות בבעיות בעתיד.
דרישות לארגון הארכיון בחברה
אז סקרנו את המידע הבסיסי על העיתוי. אבל איך לארגן את אחסון המסמכים של הארגון? אילו שיטות זמינות?
ראשית, אתה יכול ליצור ארכיון משלך. במקרה של יזמים בודדים וחברות LLC קטנות, מנהל הארגון או עובד שכיר במיוחד הופכים לעתים קרובות לארכיוניסט. הארכיון עצמו הופך לחדר ייעודי, או אפילו לכספת גדולה.
אך בשנים האחרונות הפנייה לחברות מיוחדות המתמחות ביצירה ואחסון של ארכיונים הפכה לפופולרית הרבה יותר. הם יכולים לעזור לשניהם לארגן מתקני אחסון קיימים וליצור חדשים מאפס. במקרה של חברות שעבורן חשוב במיוחד לשמור על מסמכים חשובים במיוחד בבטיחות מלאה, חברות אלה יכולות לארגן את האחסון שלהן בתיבות מוגנות ומוגנות במיוחד.
היתרון בשיטה הראשונה הוא שליטתך המלאה על המסמכים שלך, והזולות של שיטה זו ברורה. החסרונות כוללים את פגיעות הארכיון (לא לכל אחד יש את האמצעים לצייד חדר חסין אש). בנוסף, לא לכולם החינוך המשפטי המתאים לארגון נכון של האחסון.
היתרונות של השיטה השנייה כוללים ארגון אידיאלי של אחסון, כמו גם את המוכנות המשפטית המלאה של צוות הסוכנות. הצד השלילי רחוק מלהיות שליטה מלאה בארכיון ניהול החברה.
אז בחנו את חיי המדף של מסמכי חשבונאות שנקבעו בתקני חקיקה, כמו גם את הדרישות החלות על צורות העסקיות העיקריות במקרה זה.
