מסמכים מסוגים שונים משמשים בתחומי פעילות שונים של אזרחים וישויות משפטיות. אוסף, אחסון, מחזור ושימוש בניירות ערך הנו נושא ללימודי תחום כגון ניירת. הבה נבחן עוד יותר אילו סוגי מסמכים קיימים. 
שמירת רשומות: כללי
תמיכה בתיעוד היא תחום פעילות מיוחד, הכולל תכנון, הכנה, אחסון ועיבוד של מסמכים. הנכונות והזמינות של קבלת החלטת ניהול חשובה יהיו במידה רבה תלויים במראה העיתון ובמידע בו, כיצד מתבצע ארגון העבודה עימו. התיעוד משקף ולוקח בחשבון את פעילותם של חברות, ארגונים, חברות. בעניין זה, ניירות נקבעים בחוק. בעת ביצוע ביקורת נחשפים בעיקר המסמכים שבהם נרשמת פעילות המפעל.
התחומים העיקריים בעבודה משרדית
בשלב הנוכחי פעילות זו כוללת:
- הבטחת יצירה נכונה ומועד של המסמכים הדרושים.
- ארגון עבודה עם מעשים (העברה, קבלה, חשבונאות, עיבוד, אחסון, בקרה, שיטתיות, רישום, הרס, הכנה לארכיון).
הסדרת טכנולוגיית המשרדים מתבצעת בכמה כיוונים:
- סטנדרטיזציה.
- תקנות חקיקה.
- פיתוח פעולות רגולטוריות, מתודולוגיות ומשפטיות של פעולה לאומית.
כדי לארגן ולנהל עבודה משרדית יש צורך בידע מקצועי ומיומנויות מיוחדות. בעניין זה, ליישום עבודה זו במוסדות ועסקים הקימו את היחידות המתאימות (מחלקות, שירותים). בחברות קטנות מזכירות מעורבות בעבודה פקידותית; עובדים המורשים על ידי המנהל אחראים על מצב ניירות הערך של החברה. יש לספק מקום ספציפי לכל קבוצת מסמכים. ככלל, הם מאוחסנים בארונות חסינים אש. ניתן להטיל על בעלי תפקידים סנקציות משמעתיות בגין תיעוד בלתי הולם.
מסגרת חקיקה
החוק הפדראלי הנוגע למידע והגנתו, החובה לתעד מידע קבועה ומסודרות מספר הגדרות בסיסיות. מעשה נורמטיבי זה הסדיר גם את היחסים המתעוררים במהלך היצירה והיישום הבאים של טכנולוגיית המידע. תיעוד נדרש גם על פי חוקים אחרים. בפרט, הקוד האזרחי קובע את הבסיס המשפטי לפעילותם של ישויות משפטיות ואת הנוהל של זרימת העבודה שלהם. קוד המס קבע מסמכי מס רגילים. בעזרתם, נרשמת רישום של פעילויות מסחריות של חברות ואנשים פרטיים, את זמניות ניכוי העמלות לתקציב. החוק קבע גם מסמכי מדגם. אז, בחוק האזרחי קיימות דרישות להרכב של הסכמים מכוננים, צ'רטרים, ייפוי כוח וכן הלאה. פעולות תקינה קובעות צורות של מסמכים הנשלחים בדרכים שונות (בדואר, בפקס, דרך האינטרנט). 
מסמכים של רוסיה
המערכת הניהולית לניהול משרדים כוללת סיווג רב-דרגתי. נבדלים בין המסמכים הכלליים הבאים:
- ארגוני ומינהלי. קטגוריה זו כוללת פרוטוקולים, החלטות, צ'רטרים, הוראות, הוראות, תקנות.
- הפניה ומידע. קבוצה זו כוללת מעשים, אישורים, מברקים, מזכרים, מכתבים וכן הלאה.
- מבחינת כוח אדם. בקטגוריה זו ספרי עבודה, הצהרות, חוזים, מאפיינים, הזמנות ועוד.
הבחינו גם בצורות מסמכים כגון:
- בדוגמת.
- מותאם אישית.
- טיפוסי (מסמכים לדוגמא).
סיווג אחר
בהתאם לתוכן העיתון, הם יכולים להיות פשוטים או מורכבים. בהתאם למוצא, נבדלים אישיים ורשמיים, במקום האימוץ - חיצוניים ופנימיים. סוגי המסמכים שונים זה מזה מבחינת האחסון: באופן קבוע, פחות ופחות מעשר שנים. תלוי בפרסום, ניירות יכולים להיות מסווגים וחשאיים (Sov. Secret, סודי). סוגי המסמכים נבדלים בשיטת קיבוע: סאונד, גרפיקה, מכונה וכתב יד, חומרי סרטי צילום.
ניירות עשויים להיות דחופים או לא דחופים. בהתאם לשלבים, מבדילים בין תמציות, טיוטות, מקוריים (מקוריים). מסמכי המדינה נכללים בקטגוריה נפרדת. על פי החוק הנוכחי, גורמים מורשים מוציאים הוראות, הוראות, הוראות, גזירות, הוראות, החלטות, גזירות.
מסמכים ראשוניים
אלה כוללים מאמרים המכילים את המידע הראשוני שהתקבל במהלך פיתוח, מחקר, תצפית ופעילויות אנושיות אחרות. מסמכים ראשוניים בחשבונאות נערכים במהלך עסקאות עסקיות. הם משמשים כעדות לעובדות. מסמכי המקור כוללים, למשל, מעשים, אישורים, כתבי אופציה, חשבוניות וכן הלאה. טפסים מאוחדים מאושרים לרובם. לדוגמה, הוקמו צורות מיוחדות של ניירות ערך לרכוש קבוע, מסחר, עבודה, הסדר מזומנים. במקרה שאין טופס אחיד למסמך כלשהו, החברה מפתחת טופס משלה. עם זאת, בכל מקרה, הפרטים הבאים חייבים להיות בו:
- השם.
- תאריך הידור.
- שם הארגון.
- תמצית משקי הבית. פעולות.
- מטר
- רשימת עובדים אחראיים.
- חתימות אישיות של מורשים.
פקידות
בהנחיית מנהיגי החברה ויוזמת ראשי המחלקות, מפתחים הוראות שונות. קבוצת מסמכים זו כוללת מעשים פרטניים וסטנדרטיים. תוכנו של הראשון נוגע ליחידות ניהול, סדנאות, מחלקות הכלולות במבנה הארגוני של הארגון. מסמכים סטנדרטיים מתייחסים לסדנאות של ההפקה העיקרית. טיוטת התקנה נערכה על ידי הקבלן, מוסכמת עם המחלקה המשפטית בארגון. במקרה של הערות או התנגדויות, הם יצוינו במסמך נפרד או בעותק שני. המעשה המינהלי העיקרי במפעל הוא סדר הראש. באמצעות מסמך זה ניתן למסד את פעילויות הארגון, הוראותיו והחלטותיו, פעילויות שונות, תוצאות ביקורת, תוצאות עבודה וכן הלאה.
תזכיר מייצג מאמר בו נאמרים כל שאלה או עובדה, הצעה או מסקנה. ניתן לשלוח אותה לראש החברה או לארגון גבוה יותר. תזכיר - זהו סוג של מכתב, אחת מצורות ההתכתבויות הפנימיות בארגון. היא נשלחת מיחידות מבניות לכל נמען בארגון, למעט ניהול ישיר. תזכיר עשוי להישלח באופן ספציפי על ידי כל גורם בחברה. למסמכים אלה אופי דיווח, יזום או מידע. הערת הסבר - מאמר המסביר את תוכנו של הוראות ספציפיות במעשה העיקרי (דוח, תכנית, תוכנית) או הסבר על הסיבות להפרת משמעת או אי ביצוע צו.
הוראות
מסמכים אלה מחולקים לשתי קבוצות. הכלול בקטגוריה הראשונה מגן על ביצוע תהליך מסוים בו משתתפים מחלקות, פקידים וכן הלאה. תיאורי התפקיד מגדירים את החובות, הזכויות, התפקידים והאחריות של עובדים ספציפיים.מסמכים אלה יכולים להבהיר את הנוהל שלפיו יש צורך לעמוד בדרישות החוקים וההוראות (הוראות, גזירות וכדומה). תיאורי התפקיד יכולים להיות בעלי תוקף קבוע או ספציפי. עם זאת, מסמכים תמידית כפופים לעדכון ואימות אחת ל 3-5 שנים.
