בכל מפעל, חשבונאות שכר ועבודה של עובדים מתבצעת בהתאם לתיעוד העיקרי, שמבוצע ומתוחזק על ידי שירות כוח האדם. אם פעילויות יחידה זו אינן מועברות מספיק טוב, אז מתרחשות תקלות חמורות בעבודת החברה כולה. הבה נבחן עוד מהם המסמכים של ניהול רשומות כוח אדם. 
מידע כללי
כאמור, עם ארגון מספיק מיומן של מחלקת כוח האדם, מתעוררות בעיות שונות בארגון. בפרט אפשרי עיכובים בתשלום המשכורות, פיצויי חופשות מחלה והכנת מסמכים בטרם עת להגשתם לרשויות הפיקוח. כל זה מוביל להידרדרות משמעותית בביצועים הכספיים של החברה. מסמכי שירות כוח האדם ממולאים בהתאם לדרישות הכלולות בחוק העבודה. הפיקוח על נכונות הניירת מבוצע על ידי מפקחי העבודה וגם על המס. מפקח יכול לבקר בכל משרד בחברה, ללא קשר לסוג הפעילות וסוג הבעלות שלו, ולדרוש את מסמכי כוח האדם של הארגון לאימות. לפקחים יש סמכויות כאלה בהתאם לחוק הפדרלי מס '134.
משימות ניירת
פעילות שירות כוח האדם מכסה את כל התהליכים הנוגעים לאיסוף ועיבוד תיעוד בהתאם לכללים שנקבעו. זה מתבצע כדי לפתור מספר משימות ניהול. אלה כוללים, במיוחד:
- העברת עובדים לתפקיד אחר.
- כריתת חוזי עבודה וקבלה למדינה.
- הארגון פעילויות מקצועיות עובדים.
- עידוד עובדים.
- מתן חופשות לעובדים.
- הסמכת עובדים.
- הנהלת חשבונות על השימוש בזמן לעבודה.
- ביצוע איוש.
- משיכת עובדים לעבודה בחופשות ובסופי שבוע שאינם עובדים.
- סידורי נסיעות.
- פיטורים מהעבודה ומסיום החוזה.
- הטלת סנקציות משמעתיות.
בשביל מה מיועדים מסמכי כוח אדם?
המטרה העיקרית של ניירות ערך אלו היא להבטיח שקיפות מירבית במסגרת יחסי עבודה. המערכת הדתית מבוססת על כללים ודרישות מסוימים. שמירתם מבטיחה יציבות לעובדים, ולצוות המנהלי של החברה - ניהול פשוט. בזכות הרגולציה המדויקת של מגוון החובות והזכויות שמסופקים על ידי מסמכי כוח האדם, מכבדים את האינטרסים של כל המשתתפים ביחסי עבודה.
סוגי ניירות
בהתאם לנורמות של חוק העבודה, הצורות העיקריות של מסמכי כוח האדם הן כדלקמן:
- לוח זמנים לאיוש.
- לוח חופשה.
- כללים פנימיים בארגון.
- מסמכים לפיהם נקבע הנוהל לעיבוד נתונים אישיים של עובדים, כמו גם חובותיהם וזכויותיהם.
- הוראות וכללים ל- OT. כל מעסיק חייב לספק לעובדים סביבה בטוחה לביצוע הפעילות המקצועית שלהם. יש להכיר לעובדים את ההוראות והכללים הכתובים עם חתימה.
- לוחות זמנים משמרים. קוד העבודה קובע את משך העבודה המרבי המותר ליום. במהלך עבודות משמרת נלקח בחשבון זמן על ידי ערכת לוחות זמנים מתאימים.
מסמכי כוח האדם הרשומים הם לרוב נושא לאימות על ידי רשויות הרגולציה. 
כוח אדם
מסמכי כוח אדם, כולל מידע על עובדים, נוצרים במהלך עבודת היחידה עם הצוות.ניירות כאלה קשורים תמיד לעובד מסוים במפעל. הם משקפים מידע על פעילותו המקצועית של העובד, כישוריו, תוצאות העבודה, תנאי הכניסה לצוות, משך השירות וכן הלאה. במיוחד מסמכים כאלה כוללים:
- מסמכים מנהליים המאשרים את פעילותו של אזרח.
- מסמכי מידע ויישוב.
- התכתבויות פנימיות רשמיות.
- ספרים / מגזינים לרישום וחשבונאות.
למסמכים של כל קבוצה יש פרטים משלהם. הם מיועדים למטרות שונות, מפותחים, יושמו, אושרו בסדר המתאים.
ניירות ניהול
קטגוריה זו כוללת הזמנות והזמנות מממונים. בעזרת המנהיג שלהם מיישם את הסמכות לנהל את המיזם, כפי שנקבע באמנת החברה. ההזמנות מחולקות לשתי קבוצות. הראשון כולל מעשים על פעילויותיה העיקריות של החברה. בפרט מדובר בהוראות בנושאי ייצור, נוהל הסמכה, הוראות וכן הלאה. בקבוצה השנייה יש הוראות על כוח אדם. אלה כוללים מעשי פיטורין, שכירה, העברה, מתן חופשה, סנקציות משמעתיות, תמריצים. המסמכים של הקבוצה הראשונה מכסים את פעילות המפעל בכללותו ומתייחסים בעקיפין לעבודת מחלקת כוח האדם. קטגוריה אחרת של ניירות ערך קשורה ישירות לפעילויות כוח האדם. לרוב מדובר במסמכי כוח אדם מאוחדים. הטפסים שלהם מאושרים על ידי הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה. המסמכים המשקפים את פעילות הצוות כוללים:
- ספר עבודה;
- תעודת העסקה;
- חוזה עבודה;
- עותקים צווי פיטורים והרשמה למדינה.
מסמכים אלה נועדו לספק את ההמחשה המלאה ביותר לחוויית העבודה של עובד. הוא, בתורו, יהיה חשוב הן לצורך מתן לו פנסיה בעתיד והן עבור חישוב גמלת נכות במהלך פעילותו במפעל. העתקות של הזמנות ממעסיקים אחרים משמשות בסיס לביצוע בספר תיעוד העבודה על משרה חלקית, רישום הכפיל שלה.
קטגוריית חישוב מידע
מסמכים אלה נשמרים על מנת לרשום את הנתונים האישיים של העובדים, לאיחוד מידע אודות פעילויות העבודה שלהם. ביניהם נוכחים:
- כרטיס אישי;
- גיליון זמן;
- שולחן איוש;
- רומן פרטי.
רובם משתמשים בצורות סטנדרטיות. טפסים מאוחדים של מסמכי כוח אדם מפשטים מאוד את תהליך מילוים. 
התכתבויות פנימיות
הוא משמש בארגון לרישום החלטות כוח האדם המקובלות. למשל, למשוך אליו אחריות משמעתית כל עובד צריך לקחת ממנו הסבר. אם העובד אמור לעודד אותו, המממן המיידי שלו שולח הגשה מקבילה למנהל המפעל. התכתבויות פנימיות פועלות כאחת האפשרויות לחילופי דעות רשמיים בין העובדים.
ספרי בקרה וחשבונאות
כתבי עת לרישום נועדו לתת דין וחשבון על תיעוד כוח אדם זמין (הזמנות, אישורים, תיקים אישיים, ספרי עבודה). לכל נייר יש מספר ספציפי. היומן כולל גם את תאריך רישום המסמך. חשבונאות נכונה מעניקה ניירות ערך כוח משפטי. זה, בתורו, מאפשר לך להוכיח עמדה מסוימת בסכסוך עבודה. רישום ואחסון מסמכי כוח אדם מקבוצה זו מתבצעים על ידי מורשים. החברה משתמשת ביומנים:
- הוראות העברה, פיטורים, עבודה.
- חוזי עבודה.
- הזמנות לחופשה.
- תעודות נסיעות.
- הוראות ותגמולים משמעתיים.
- משימות עבודה.
- הזמנות לנסיעות עסקיות.
- מעשים מקומיים.
- ספרי עבודה ותוספות נוספות אליהם.
- עזרה.
- סדינים בבית חולים.
- תאונות במפעל.
כמה דוגמאות למסמכי כוח אדם מאושרים ברמה הפדרלית, ואילו אחרות מפותחות על ידי החברה עצמה.
האם כל המסמכים נחוצים?
בתנאי מעל מסמכי כוח האדם מחולקים לשלוש קטגוריות:
- תלוי בפרטי החברה.
- מומלץ.
- חובה.
זה האחרון חייב להיות מוחזק על ידי כל המפעלים, ללא יוצא מן הכלל, ללא קשר למספר העובדים, סוג הפעילות, הסטטוס החוקי. מסמכים אלה צוינו באופן ישיר או עקיף בחוק העבודה. לדוגמא, הצורך בעריכת כללי חברה נובע מסעיפים 189-190, איוש - מאמנות. 57. מאמרים מומלצים נועדו לייעל את הצוות. נוכחותם או היעדרם תלויים בהחלטת הראש. מסמכים שתלויים בפרטי הארגון יהיו חובה עבור חברה מסוימת. אם החברה מספקת תנאי עבודה מזיקים או מסוכנים, חובה לפתח כללים והוראות נוספות. לדוגמא, זו יכולה להיות התקנה על בדיקות רפואיות רגילות, תדריכי בטיחות וכן הלאה. 
התאוששות נייר
לעתים קרובות, כאשר עובד כוח אדם חדש מופיע במפעל, הוא נתקל בקשיים מסוימים. לדוגמה, לחברה יתכן כי אין בניירות ערך נדרשים זה או אחר. אי אפשר לערוך וליישם את המסמכים הדרושים ביום אחד. במקרה זה, יש צורך להדגיש את החשובים ביותר ולהתחיל בעיצובם. מומחים ממליצים קודם כל להתחיל לערוך לוחות זמנים לחופשה ואיוש. אז עליכם לבדוק את זמינות ונכונות ביצוע החוזים, הוראות העברה, העסקה, סימנים בספרי העבודה.
אם לחברה אין ספרי הנהלת חשבונות, הם צריכים גם להיות כל הזמן. בשלב הבא עליכם לסדר את כל הכרטיסים האישיים שלכם. כל המסמכים מתוארכים בעת ביצועם. עם זאת, בטקסט של הטופס, למשל, f. T-2, נקבע התאריך האמיתי, כלומר המספר בו עובד העובד או הועבר אליו. במקרה זה, תוכלו לפנות למחלקת הנהלת החשבונות לקבלת עזרה ולבקש חשבונות אישיים של עובדים כדי לברר ולאמת מידע. בתהליך השבת ניירות ערך שאבדו או חסרים של מיזם, אסור לשכוח מהעבודה הנוכחית. לאחר מכן יש להתחיל לערוך, לנסח וליישם פעולות מקומיות חובה. תקופות האחסון לתיעוד כוח האדם מאושרות על ידי הרשימה המתאימה. כל המסמכים המופיעים בהם חייבים להיות מוגשים לאחר מכן לארכיון.
