מהם פרטי המסמכים? דרישות לפרטי המסמך

חברות רוסיות, סוכנויות ממשלתיות, יזמים וגופים משפטיים אחרים הנמצאים בתהליך התקשרות זה עם זה, משתמשים באופן קבוע במסמכים רשמיים. ההיבט החשוב ביותר באינטראקציה הנכונה בין ארגונים ואנשים פרטיים הוא השימוש בפרטים. הרשימה שלהם נקבעת על פי החוק הרוסי. דרישות מסמכים - זוהי התכונה החשובה ביותר של מקורות רשמיים שפורסמו על ידי ארגונים, רשויות או נערכה על ידי אנשים בעת פנייה למבנה כלשהו. מהן התכונות של עבודה איתן?

הגדרה

דרישות מסמכים הן אלמנטים חובה של תכנון חזותי של מקורות מידע שונים, שאושרו, ככלל, בעותק קשיח, על הנייר, מאושרים ברמה של סטנדרטים של מדינה, תעשיה או תאגיד.

סוגים אלה של תיעוד השייכים לקטגוריית הארגון והמינהלי נערכים בהתאם ל- GOST R 6.30-2003. מקור תקנים זה כולל קריטריונים מאוחדים אשר חובה לשימוש במהלך חילופי מסמכים בהשתתפות מפעלים, רשויות ומוסדות רוסיים בעלי מעמד רשמי.

שקול את הפרטים החשובים ביותר של המסמכים שהוגדרו על ידי תקן המצב שצוין.

פרטים בסיסיים על פי GOST: מעיל הנשק של הפדרציה הרוסית

מסמכים רשמיים רבים חייבים לכלול את מעיל הנשק של רוסיה. ניתן לייצג את סמל המצב הזה בשלושה סוגים: כצבע רב על המגן ההראלדי, כצבע אחד - עם או בלי אלמנט דומה. יש להניח את מעיל הנשק הרב-צבעוני של הפדרציה הרוסית על מסמכים הכוללים הוראות חוקים חוקתיים פדרליים וחוקים פדרליים, תקנות שהונפקו על ידי הנשיא, הממשלה והאסיפה הפדרלית.

מעיל הנשק בצבע יחיד של הפדרציה הרוסית ללא מגן הרלד צריך להיות ממוקם על מסמכים המתפרסמים:

• הוועדה הבין-מחלקתית לסוד המדינה;
• בתי משפט פדרליים;
• משרד התובע;
• ועדת החקירה וגופים אחרים בעלי פרופיל דומה.

סמל הפדרציה הרוסית משמש כרכיב במכתבים ובמסמכים אחרים.

מעיל נשק של נושא הפדרציה הרוסית ועיריות

פרטי המסמכים שאומצו בגופים המרכיבים של הפדרציה הרוסית כוללים את סמל האזור שלהם. הכללים להצבתו מוסדרים על ידי מעשים נורמטיביים שאומצו בנושא מסוים. כמו כן, ברמה האזורית ניתן לאשר את הכללים להצבת מעיל הנשק של הפדרציה הרוסית על ניירות מסוימים. פרטי המסמכים שהונפקו ברמת השטחים העירוניים, בתורם, עשויים להכיל את סמל העיר והיישוב או העירייה האחרים. הכללים להצבת תכונה זו נקבעים על ידי פעולות רגולטוריות שאומצו על ידי הרשויות המקומיות.

סימן מסחרי

רישום פרטי מסמכים בארגונים עשוי לכלול שימוש בסמל או בסימן מסחרי. אלמנטים כאלה ממוקמים בהתאם להוראות אמנת החברות. יתרה מזאת, הסמל אינו מונח על מסמכים במקביל לסמל הפדרציה הרוסית, ישות מכוננת של הפדרציה הרוסית או עירייה. סימנים מסחריים עשויים לכלול מילים ותמונות. הצבע של האביזרים המתאימים יכול להיות בכל.

קוד ארגון

בהתאם לסיווג הכל-רוסי של חברות, קוד המסמך יכול להיות גם קוד ארגון. מידע זה משמש בדרך כלל כפונקציית ייחוס. המסמך הראשי, במבנה שיש בו קוד ארגון, הוא מכתב.

PSRN

ברוב המקרים, פרטי המסמכים העיקריים של הארגון דורשים הכללה במבנה ה- OGRN שלו. במכתבים, אלמנט זה מצוין כחלק ממידע הרקע אודות הארגון. PSRN משמש גם בעת הנפקת ראשי מכתבים של החברה. עבור יזמים, יש תכונה דומה - OGRN IP. הוא משמש בעיקר לאותן מטרות כמו האלמנט המקביל בזרימת המסמך בהשתתפות ישויות משפטיות.

TIN ו- PPC

פרטים אלה, יחד עם ה- PSRN, משמשים לרוב בתיעוד הראשי, כמו גם במכתבים שצייר עובדי הארגון. PPC - מרכיב הטמון בישויות משפטיות. יזמים פרטיים אינם משתמשים באביזרים כאלה.

קוד טופס מסמך

בהתאם למסווג הכללי-רוסי של תיעוד ניהול, קוד הטופס חייב להיות קיים במבנה הפרטים של מקורות שונים. אלמנט זה משמש בעיקר למיטוב קצב העברת הקבצים בערוצים אלקטרוניים.

שם החברה

פרטי חובה של המסמך כוללים אלמנט כזה כמו שם הארגון. חשוב שהיא תואמת את מה שמצוין במסמכים המרכיבים של החברה. על הטפסים לכלול את שמה המלא של החברה. ניתן להציב את הקיצור זה לצד זה (מתחתיו או מאחוריו).

מידע על סימוכין

האלמנט הבא בפרטי המסמכים - מידע עזר אודות החברה. המבנה שלהם כולל צירוף כתובת למשלוח דואר, מספרי טלפון ומידע אחר שהחברה רואה בעיניי צורך להציב. כמו כן, ככלל מודבקים קוד הארגון, PSRN, TIN ו- KPP.

שם סוג המסמך

יש לסווג את המסמך בצורה נכונה לפי סוג. השם המקביל של המין נרשם באמנת החברה. עליו גם לעמוד בקריטריונים הכלולים ב- OKUD. בדרך כלל הפריט המדובר קבוע בטפסים. עבור אותיות, תכונה זו (שם המסמך) אינה אופיינית. זה כתוב באותיות גדולות.

תאריך המסמך

התכונה החשובה הבאה היא תאריך המסמך. זה אמור לשקף את זמן היצירה של המקור המקביל או, למשל, חתימה עליו. את התאריך חותמת האדם שיש לו הסמכות לחתום על המסמך, או על השירות הפנימי של הארגון האחראי על חילופי מקורות רלוונטיים. במקרים מסוימים יתכן וחותם את המועד על ידי היוצר של המסמך.

מספר רישום

מספר רישום (אינדקס) - התכונה, שמתקבלת על מנת להקל על סיווג המקור ברישומים ובארכיונים הפנימיים של הארגון, כמו גם מזהה בתהליך זרימת המסמכים עם חברות אחרות. הכללים להצבת הנדרש באים לידי ביטוי במקורות ניהוליים שאושרו על ידי החברה.

כמו כן, במקרים מסוימים ניתן להוסיף את האלמנט המדובר לקישור הכולל, למעשה, את מספר הרישום וכן את תאריך המסמך הדורש תגובה. כלומר, תכונה זו משמשת לרוב במכתבים המנוסחים כתגובה לפניות לחברה.

מקום הידור

במקרים מסוימים ניתן לציין את מקום ההרכבה של מסמך. לדוגמה, אם אתה קובע את זה על סמך פרטים אחרים קשה. אך אם מקום ההדרכה כבר צוין באלמנטים אחרים במסמך, אין צורך לכלול את האביזרים המתאימים במבנה המקור.

הנמען

התכונה המשמעותית הבאה היא הנמען. מצוין אם יש צורך לשלוח מסמך למסמך ספציפי יחידה מבנית חברה מקבילה. כמו כן הנמען יכול להיות פקיד או אזרח במעמד של אינדיבידואל.

נשר

יתכן ויהיה צורך בחותמת אישור מקור. תכונה זו עשויה להקנות למסמך אופי נורמטיבי.לדוגמא, דירקטור של חברה רשאי להשתמש בחותמת מסוג "אני מאשר", שלאחריה ההוראות במקור יהפכו למחייבות לעובדי החברה.

החלטה

תכונה מעניינת נוספת היא הרזולוציה. זה מופעל אם גורם, כמו מנהל החברה, רוצה לקבל החלטה, שייקח לגופו של מידע במסמך. דרישה זו מכילה גם שם מלא, תוכן ההזמנה, המועד האחרון בו יש להשלים אותו, חתימה, תאריך. עשוי להיות מצוין על מבצעי המשימה.

כותרת

ישנם מסמכים המשתמשים בכותרת. מטרתו להציג סיכום קצר של המידע המצוי במקור. כלומר, זה צריך להיות מתואם עם שם המסמך. כותרת דוגמא: "צו על הקמת ועדת הסמכה".

סימן בקרה

במקרים מסוימים, המסמך דורש אבזרים כמו סימן בקרה. אלמנט זה מציין כי המקור מתקבל על ידי המבנה המוסמך בחברה ונעשית עבודה עליו. בדרך כלל תכונה זו נראית כמו חותמת עם המילה "שליטה".

טקסט מסמך

כנראה המפתח הדרוש למסמך. זה משקף את מהות המידע המועבר באמצעות מדיה נייר. באופן כללי, זה מורכב ברוסית או כזה שיש לו מעמד רשמי בנושא הפדרציה הרוסית. הטקסט עשוי לכלול טבלאות, אלמנטים עיצוביים שונים.

מבנה הטקסט מוצג בדרך כלל בשני חלקים: הראשון משקף את הסיבות והמטרות של שליחת המסמך, השני משקף את הרעיון העיקרי של הערעור, בקשה, המלצה וכו '. במקרים מסוימים, מותר להשתמש רק בחלק השני של המבנה של התכונה המקבילה.

סימון יישום

זה קורה שבטקסט של המסמך זה בעייתיות להציג את כל הנתונים הדרושים. במקרה זה, המקור עשוי להתווסף ליישומים. עובדה זו צריכה להיות מוצגת על המסמך דרך האביזרים המתאימים. כיצד ניתן לכלול את הסימן המדובר במבנה המקור? ככלל, הם כותבים: "יישום על מספר כזה של גיליונות בנפח כזה של עותקים". במקרים מסוימים יתכן שיהיה צורך לציין את שם המסמך המכיל את היישום.

חתימה

הסוגים החשובים ביותר של פרטי המסמך כוללים אלמנט כזה כמו חתימה. זה מונח על ידי גורם רשמי, ובכך רושם את הדיוק של המידע הכלול במקור. וזה לא סתם חתימה - חתימה כתכונה עצמאית צריכה להכיל את שם המיקום של האדם החותם על המסמך, כמו גם תמלול.

Fretboard

דרישות לפרטי מסמכים שהוקמו בארגונים מסוימים מחייבות נוכחות חותמת חתימה. הוא משמש במקרים בהם יש צורך לתקן את העובדה שהמידע במקור מאושר על ידי אדם או מבנה מוסמך בחברה.

על החותמת לכלול את המילה "מוסכם", וכן מידע על עמדתו של האדם המאשר את המידע הרלוונטי, חתימתו והפענוחו. מאפיין עיקרי בחותמת האישור הוא השימוש בניהול מסמכים הכוללים מספר ארגונים.

אישור ויזה

אלמנט שקרוב ללוח האצבע מספיק יכול להיקרא ויזת אישור. תכונת המפתח שלו משמשת רק בתוך הארגון. במקביל, ניתן להדביק ויזה מספר פעמים, מאחר והמחלקה בודקת את המסמך ברצף.

הדפס

כמעט תמיד, פרטי מסמכי התשלום, כמו גם סוגים אחרים של מקורות ראשוניים, מחייבים ארגונים להדביק חותם. ברוסיה זה בדרך כלל דיו. מבנה העיתונות מכיל בדרך כלל מידע על החברה - שם, PSRN, TIN ופרטים נוספים.

ניירת: ניואנסים

קבענו כי פרטי המסמכים הם הקריטריון החשוב ביותר לארגון הנהלים הנכונים לאינטראקציה של החברה עם שותפים, סוכנויות ממשלתיות, כמו גם לתקשורת פנימית. אילו ניואנסים האופייניים ליישום מעשי של זרימת עבודה בחברות רוסיות ניתן לציין?

ניתן לציין כי הצבת כל הפרטים הנדרשים על ידי GOST היא תופעה נדירה. כל מסמך דורש שימוש במערך אלמנטים מתאים. לדוגמה, בנוגע למכתבים רשמיים, הם לרוב משתמשים בפרטים כגון מעיל הנשק של הפדרציה הרוסית, נושא הפדרציה, לוגו העיר או החברה, קוד החברה, PSRN, TIN, KPP, כמו גם שם הארגון.

בדרך כלל לא כתוב את שם סוג המסמך באותיות. בעוד, למשל, מקורות מסוג זה, מעשה, מזכר או שההחלטה חייבת להכיל במבנה שלה את האלמנט המקביל. במכתבים יש צורך לציין את שמה המלא של החברה שאליה נשלח המסמך, ואם יש שם מקוצר שנקבע על ידי מקורות רשמיים, יש לציין אותו גם (כתוב בסוגריים אחרי השם המלא).

ישנן מספר שיטות נכונות להפחתת שמות ארגונים: על ידי האותיות הראשונות (כלומר, מתקבלת קיצור כמו מכון מחקר), על ידי ההברות הראשוניות (למשל, ניתן להשיג Uralmash), או בשיטה אחרת שאושרה במסמכים הרשמיים של חברת הנמען.

פרטים חשובים נוספים של המסמכים הם כתובת הדיוור, כמו גם מספרי טלפון ופקס. גם במכתבים רשמיים מצוין בדרך כלל פרטי בנק ארגון. אלמנט חשוב נוסף במסמך הרלוונטי הוא התאריך המשקף את רגע חתימתו. ואז הנייר הרשמי נחתם, חותמת החברה מונחת עליו.