סוגי מסמכים. מסמך: מושג וסוגים

מסמך הוא אובייקט מוחשי המכיל מידע מסוים. למילה שורשים לטיניים ומתורגמת כ"ראיה, מדגם, עדות. " הבה נבחן עוד יותר מהם סוגי המסמכים.

המינוח

חקיקה מכילה הגדרה של מסמך. בהתאם אליו, זהו אמצעי מהותי של מידע המוקלט בו בצורה של טקסט, תמונה, הקלטת קול או שילוב ביניהם. כמעט לכל סוגי המסמכים יש פרטים משלהם. ניתן לזהות את התקשורת על ידי גורמים אלה. הוא משמש להעברת מידע במרחב ובזמן לאחסון ולשימוש עוקב אחר כך. הגדרה זו מאפיינת את המסמך במובן הצר. במובן הרחב, חפצים שונים יכולים לפעול כאמצעי אחסון כזה. לדוגמא, מסמכים יכולים להיחשב כספרים, פסלים וכן הלאה.

תכונות עיקריות

נכון לעכשיו ישנם סוגים שונים של מסמכים. לכולם יש פרטים משלהם, תכונות ייחודיות. עם זאת, כולם מאוחדים על ידי מטרה אחת - הם משמשים להעברת מידע כלשהו. נושאי המידע החשובים ביותר נחשבים למסמכי אזרח. הם פועלים כתעודות לזיהוי אדם כזה או אחר, ומעידים על שייכותם לאיגוד כלשהו או יכולת לבצע פעילות כזו או אחרת. במערכות מידע, מצד אחד, מסמך כאובייקט חומרי מאופיין במכלול ערכים של תכונותיו (פרטים, תכונות), כלומר המטא נתונים שלו. יחד עם זאת, מתואר תוכן המידע הקיים וקבוע בו. זה נעשה בדרך כלל באמצעות אינדקסים או קודים. לדוגמה, רופאים, בעת מילוי מסמכים רפואיים מסוימים, משתמשים בקודים במקום במילים.

פקידות

מסמכים מסוגים שונים עשויים לעניין נושא אחד. במקרים מסוימים, כדי לפשט את העבודה איתם, הם משולבים זה בזה. אוסף של מדיה המוקדשת לנושא מסוים נקרא תיעוד. בתהליך יצירתו ועיצובו, נרשם מידע. זה מתבצע על פי כללים מסוימים. זה נכון במיוחד למקרים בהם נוצרים מסמכים של הארגון. על ארגון להיות אדם שיהיה רשום מידע בתקשורת. כל, כולל מסמכים כלליים של החברה, משמשים כמקור למידע זה או אחר.

אם לא מתקיימים את הכללים שנקבעו, מידע חשוב עלול לאבד. במהלך התיעוד, יש לקחת בחשבון את תקני החקיקה הקיימים, לעמוד בדרישות הלאומיות לאיסוף ועיבוד מידע. ליישום שלם יותר של הדרישות, ניתנות הוראות וכללים מיוחדים, ונוהל הנוהל לעבודה פקידותית. אז, מסמכי חשבונאות מבוצעים על פי PBU. כללים אלה קובעים את הדרישות הבסיסיות לדיווח על תוכן. כדי לפשט את העבודה משתמשים בצורות מסמכים שאושרו ברמה הממשלתית. השימוש בהם הוא חובה לכל הארגונים הפועלים בתחומים שונים.

שיעורי מסמכים

ניתן לחלק את כל הספקים של מידע זה או אחר על פי סימנים שונים. כך שמקורם נבדלים בין מסמכים אישיים ורשמיים. הראשון כולל אמצעי אחסון שנוצר על ידי אדם מחוץ לפעילותו המקצועית. מסמכים אישיים כוללים התכתבויות, יומנים, זיכרונות וכדומה. כולם נוצרים כחלק מפרטיותו של אדם.מסמכים רשמיים הם אלה אשר נערכו, מבוצעים ומאושרים באופן המתאים על ידי גורם אינדיבידואלי או משפטי.

בקטגוריה זו נבדלת קבוצת נושאי מידע אישי. אלה כוללים, במיוחד, מסמכים המאפשרים לך לזהות אדם (היתר שהייה, דרכון), לאשר את השכלתך ואת ההתמחות שלך (תעודה, תעודה), ותק וכן הלאה. שירותי משרד בדרך כלל עובדים עם נשאי נתונים רשמיים. רובם קשורים לניהול. הם נוצרים כדי ליישם פונקציות ומשימות כגון תכנון, מימון, חשבונאות (מסמכי חשבונאות), רכש, בקרה וכן הלאה. בפעילות השוטפת של החברה משתמשים במדיה שירות.

קטגוריות לפי שיטת כניסה

בהתאם לאופן רישום המידע, מוקצים המסמכים הבאים:

• כתוב. זהו אמצעי טקסט שמידע נרשם על ידי סוגים שונים של אותיות.
• בכתב יד. מידע מוגדר במסמך כזה ביד.
• טקסט. במדיה כזו יש מידע קולי שהוקלט באמצעות כל מערכת הקלטה או כתיבה של צליל.
• אלקטרוני. מסמכים אלה נוצרים באמצעות מחשב.
• מכונה כתיבה. שלטים כתובים מוחלים על מדיה כזו באמצעים טכניים.
• בסדר. מסמכים בקטגוריה זו ממחישים מידע באמצעות הדגמת אובייקט.
• צילום - נוצר באמצעות פוטו-גלאים.
• סינמטוגרפי - מסמכים אורקוליים או חזותיים.

בניהול חברות משתמשים במובילי מידע טקסטואלי הנוצרים באמצעות מכונה או כתב יד, כמו גם באופן אלקטרוני. שירותי משרד מבצעים את העיבוד והאחסון שלהם. המסמכים יכולים להיות גם:

• לבן. במסמכים כאלה הטקסט נכתב ללא תיקונים או תיקונים או מועבר ממדיום אחר.
• טיוטה. מסמכים כאלה משקפים את עבודתו של העורך או המחבר על הטקסט.

בהתאם ליחס למנגנון הניהול, ארגונים מבחינים בין אמצעי אחסון נכנסים, פנימיים ויוצאים. לרוב יש להם מספר סידורי משלהם.

מגבלות תוכן וגישה

בהתאם למספר השאלות שהטקסט מכסה, נבדלים מסמכים פשוטים ומורכבים. הראשונים כוללים, למשל, הצהרות, מכתבים וכו '. הטקסט שלהם מעלה שאלה אחת. ניתן לשלוח מסמכים מורכבים למספר גורמים רשמיים, חטיבות מבניות, מוסדות בבת אחת. בפרט אלה כוללים החלטות, החלטות, הוראות, הוראות ואחרות. חלקם משמשים כמסמכים משפטיים.

לדוגמה, פעולות רגולטוריות מקומיות של הארגון - הוראות, הוראות. ביניהם ישנם מסמכים טכניים. לדוגמה, זה יכול להיות תקנות, תקנים, הוראות וכן הלאה. בהתאם להגבלות הגישה, מסמכים עשויים להיות מסווגים, סודיים לשימוש רשמי. האחרון יכול לשמש בחופשיות במידת הצורך על ידי עובדי חברה זו. כדי לעבוד עם מסמכים סודיים, נדרש אישור מיוחד. השימוש בהם מתבצע בהתאם לכללים שנקבעו. רבים מהם משמשים גם כמסמכים משפטיים. אמצעי אחסון סודיים ורשמיים מסומנים בחותמות המתאימות.

דרך הצגת

על פי קריטריון זה המסמכים מחולקים ל:

• טיפוסי;
• מסך;
• אינדיבידואל.

באחרון מוצג התוכן בצורה של טקסט מקושר. המחבר (המהדר, המבצע) של מסמכים בודדים מכין הצהרה מקורית בנוגע לסוגיה אחת או יותר לביצוע משימה ניהולית ספציפית. מדיה כזו היא טקסט ספרותי. מסמכי מסך נבדלים על ידי מצגת רשמית.הם משתמשים בביטויים שהוכנו מראש או בשברים בודדים של טקסט חוזר ויש מחדלים להכנסת מידע משתנה. הסוגים הנפוצים ביותר של מסמכים כאלה כוללים אישור או שאלון.

מידע משתנה בדרך כלל מתאים להם ביד. למידע קבוע, קיימות צורות מיוחדות של מסמכים. לדוגמה, יכול להיות מכתבי תודה הצהרות וכן הלאה. מסמכים לדוגמא משמשים לרשומת מידע כפול. טקסטים מעוצבים. לדוגמא, זה יכול להיות מסמכים משפטיים (הסכמים, חוזים), הוראות, כללים וכן הלאה. שיטת ההקלדה בניירת משמשת לחיבור צורות טקסטים - דוגמאות (סטנדרטים). על בסיסם, כבר נוצרים מסמכים מסוימים. טקסט לדוגמא נקרא מודל. בהמשך, טקסטים עם תוכן דומה מוצגים על בסיסו.

מידת האותנטיות

המסמכים יכולים להיות מקוריים, כפילויות והעתקים. מקוריים נקראים מופע יחיד או ראשון. אלה, ככלל, מסמכים משפטיים, המאושרים בחתימת המורשה, חותמת אישור, חותם חותם ומדד רישום. המקור, מבלי להיכשל, מכיל מידע המאשר את האותנטיות שלו. אז, מסמכים משפטיים, למשל, מכילים מידע על המחבר, מקום, זמן היצירה. כפילות נקראת כפילות. למסמך כזה יש גם כוח משפטי. כפילויות מונפקות כאשר המקור אבד. לדוגמא, במקרה של אובדן ספר העבודה, המעסיק מחויב להוציא שכפול לעובד. עותק משחזר מידע מהמקור המקורי או באופן חלקי. למסמך כזה אין כוח משפטי. עותק רוכש אותו עם החלת הפרטים הרלוונטיים אליו. לדוגמא, לעותק של ייפוי כוח שאושר על ידי נוטריון יש כוח משפטי.

קריטריונים אחרים

בהתאם לתקופה בה קיימים מדיות מידע במוסד, הם מקצים: מסמכים של אחסון קבוע, זמני (עד עשר שנים) וארוך טווח (יותר מעשר שנים). תקופות אלה או אלה נקבעות על ידי הארכיון הפדרלי וקבועות ברשימות המתאימות. בהתאם לשיטת ההעברה, הם מבחינים בין:

• הודעות טלפוניות.
• טלקסים.
• הודעות דוא"ל.
• מברקים.
• מכתבים.
• הודעות פקס.

כדי להעביר חלק משמש ציוד משרדי (פקס למשל).

הקצאת מדיה

מסמכים, שהציגו (תיקנו) מידע זה או אחר, מספקים, אם כן, את הצטברותם ושימורם, את האפשרות להעביר לאנשים שמעוניינים, לשימוש חוזר. נושאי מידע נחשבים לאחד המרכיבים החיוניים במבנה הפנימי של ארגון, מוסד, חברה, דרכם מובטחת אינטראקציה בין יחידות. בהתבסס על מידע זה או אחר, מתקבלות החלטות שונות. מידע משמש כעדות לביצוע הזמנות, מקור להכללות, חומר לעיון ופעילות חיפוש. מסמך בעבודה ניהולית הוא גם אובייקט וגם תוצאה של עבודה, שכן ההחלטה שמתקבלת נרשמת, נרשמת בו. תפקידם של הפקידים הוא לפקח על הבטיחות, המסירה בזמן, הנפקת מדיות המידע. אם העבודה נוגעת למסמכים נייר או אלקטרוניים, על מומחים לעמוד בדרישות שנקבעו בעת עריכתם.

תכונות עיקריות

הפרמטרים החיצוניים של המסמך כוללים את אלה המשקפים את גודלו וצורתו, שיטת ההקלטה, כמו גם אלמנטים עיצוביים. המחבר הוא הישות המשפטית או האדם שחיבר את הטקסט. המסמך מכיל מספר אלמנטים, הנקראים דרישות. בפרט, הם כוללים:

• השם.
• יעד
• הכותב.
• התאריך.
• טקסט
• החלטה.
• חתימה
• חותמת האישור, האישור וכן הלאה.

מסמכים שונים משתמשים בקבוצות פרטים שונות. לחלקם יש מספר מוגבל של אלמנטים נדרשים. מספר הפרטים תלוי במטרת היצירה, המטרה, הדרישות לצורת המסמך ותוכנו, כמו גם בשיטת רישום המידע.

טופס

זה סט של פרטים. הטופס המשמש לספציפי סוג המסמכים (הזמנות, הזמנות) נקרא סטנדרט. זה מאופיין על ידי קבוצה מסוימת של פרטים, המסודרים ברצף קפדני.

לדוגמה, טופס הבקשה כולל: הנמען, מחבר, כותרת המסמך, טקסט, חתימה אישית, תאריך. אמצעי אחסון אחד נחשב לעותק יחיד. עם זאת, פעילויות הארגון מתועדות ומתועדות במתחם של מספר מסמכים. הם או קבוצותיהם מתקשרים בצורה מסוימת ומתכתבים עם תפקידי ניהול. מכלול נושאי המידע המחוברים זה בזה בשמם, מטרתם, מאפייניהם, היקף ההפצה, כמו גם הדרישות האחידות לעיצובם, מהווים מערכת תיעוד. נכון לעכשיו, במחזור העסקי של חברות, מידע רשמי ממוקם על נייר ומדיה אלקטרונית.