בשל העובדה שבחיי היומיום אנו נתקלים כל העת במסמכים בעבודה ובבית, אנו רוצים להקדיש להם שיחה נוספת. בואו נגלה מהו מסמך ואילו סוגים קיימים.
מהו מסמך?
מסמך הוא מידע המוקלט על מדיום מוחשי ובו פרטים המאפשרים לזהות אותו. ישנן הגדרות אחרות למושג זה. אם כן, אנו יכולים לומר כי מסמך הוא מידע המאוחסן על ידי אנשים וארגונים כעדות לפעילויות או התחייבויות.
מהות המסמך
בעיקרון, כל ההגדרות הזמינות של מסמך מדגישות את אופיו המידע (המהות).
החוק "מידע וטכנולוגיות מידע" קובע כי מידע הוא המידע שנמסר ללא קשר לצורות ושיטות הגשתו. וזה אומר, לאחר שהוצג במסמך, אנו יכולים לשמור ולהעביר את המידע הזמין לאנשים אחרים, וגם להשתמש בו שוב ושוב.
ספק מידע מתועד הוא אובייקט המשמש לאחסון ואבטחתו בצליל, בדיבור ובצורה חזותית.
מהאמור לעיל, ניתן להסיק כי המסמך הוא גם נדבך הכרחי בעבודה הפנימית של כל ארגון, מוסד, חברה, המבטיח אינטראקציה של יחידות בודדות. אכן, זהו מידע שזו הסיבה לקבלת כל ההחלטות הניהוליות, כמו גם הוכחת יישומם וחומר לפעילות נוספת.
בתחום הניהול, מסמך הוא פריט עבודה, שכן כל החלטה שמתקבלת נרשמת בכתב.
סימנים חיצוניים למסמכים הם תכונות אופייניות המשקפות את גודלו וצורתו, שיטות ההקלטה ואלמנטים העיצוביים. המחבר שלה יכול להיות גם אינדיבידואל וגם ישות משפטית. לכל מסמך עבודה, אם הוצא להורג כראוי, יש כוח משפטי.
פירוט המסמכים
ניירת קשורה לקיום כל האלמנטים החובה, שנקראים דרישות. אלה כוללים:
- שם
- הנמען;
- הסופר;
- תאריך
- טקסט
- חתימה
- רזולוציה
- אישור ואישור.
יש לציין שלמסמכים שונים יש פרטים שונים לחלוטין. מספרם תלוי ביעדים ובתכליתם. לרבים, למשל, יש מספר מוגבל של פרטים. אגב, אם לפחות אחד מהם מצוין בצורה לא נכונה, אז המסמך נחשב לא חוקי.
חשבונאות מסמכים
אילו מסמכים נדרשים בעבודה? בתחום ניהול הארגונים משתמשים במגוון צורות. הכל תלוי איפה ולאיזו מטרה אתה צריך להגיש מסמכים.
כולם אינם קיימים בעצמם, אך כפופים למימוד קפדני. במילים אחרות, כל חברה מנהלת רישומים של תיעוד. זה הכרחי, קודם כל, כך שתוכל תמיד למצוא בקלות ובזמן הנכון כל מידע.
מסמכים אישיים ורשמיים
למסמכים יש סיווג משלהם מסיבות שונות. כך שמקורם הם אישיים ורשמיים.
- אישי נוצר מחוץ למקום העבודה. זה יכול להיות התכתבויות, יומן, הערות.
- אך רשמיים הם מסמכים של הארגון, שנערכו בצורה מסוימת ובצורה המבוססת.
אך בקבוצת המסמכים הרשמיים נבדלים אישיים, למשל: דרכון, תעודה, תעודה, אישור שהייה, ספר עבודה.
ברור שמאמרים רשמיים נוטלים חלק בעיקר בעבודות פקידותיות, שרובן מסמכי ניהול.בעזרתם מתממשים פונקציות הניהול של הארגון: תכנון, מימון, בקרה, אספקה וחשבונאות. 
סיווג תיעוד
על פי שיטת תיעוד המידע יכולה להיות בעלת אופי שונה:
- כתוב;
- טקסטואלית
- בכתב יד;
- מכונות כתיבה;
- אלקטרוני;
- בסדר.
זה יכול להיות וידאו, אודיו, מסמך תמונות, כמו גם לבן וטיוטה. כפי שאתה יכול לראות, יש מגוון עצום מהם.
באילו מסמכים יש צורך הנהלת חשבונות? בהחלט הכל. רבים מהם נמצאים בכל ארגון. אי אפשר להשיג רק באמצעות מין אחד. כולם נדרשים בהתאם למצב.
מסמכים נכנסים, יוצאים ופנימיים
מסמכים נכנסים, יוצאים ופנימיים - כולנו שמענו על סיווג כזה. אז, מכלול המסמכים הללו מהווה את זרימת המסמכים של הארגון כולו. ניירות ערך נכנסים ויוצאים כפופים לחשבונאות קפדנית. הם נרשמים בכתבי העת בהתאמה נכנסת ויוצאת.
לפי מספר הנושאים שהועלו, המסמכים מחולקים לפשוטים ומורכבים. בראשון עולה רק שאלה אחת, ובשנייה, מעטות.
סוגי ההגבלות על הגישה לניירות ערך
לפי זמינות, נייר מוגדר כחשאי, לא מסווג ולשימוש רשמי כללי. הסוד מסומן בחותמת חתימה מיוחדת. השימוש בהם דורש אישור מיוחד. ולעבודה עם מסמכים אחרים אין סובלנות. הם מיועדים לעובדי הארגון.
שיטת הצגת הטקסט של המסמך
בשיטת ההצגה, המסמכים מחולקים באופן הבא:
- טיפוסי;
- מסך;
- אינדיבידואל.
במאמרים בודדים, המצגת עוברת בסגנון משלה, כאילו מעצמה. מסמכי מסך מונפקים על פי סכימה מסוימת באמצעות קבוצה של ביטויים סטנדרטיים. הסוג הנפוץ ביותר של מאמר כזה הוא שאלון או תעודה. ככלל, הם מודפסים על גבי טפסים מוכנים, אשר לאחר מכן מזינים נתונים מסוימים.
אילו מסמכים נדרשים בעבודה היומיומית? כמובן, טיפוסי. הם מנוסחים על בסיס מדגם ספציפי ומשמשים במצבים דומים. נוצרות תבניות שבמידת הצורך נלקחות כבסיס ומוסיפות רק מידע נוסף. לעתים קרובות מאוד אתה צריך לערוך מסמכים כדי להשיג אחרים, למשל בשירות המס או במקרים אחרים.
סוגי מסמכי מקוריות
לפי האותנטיות, המסמכים מחולקים למקורות מקור, עותקים ושכפולים. ברור שהמקור הוא המקרה הבודד הראשון. הוא מאושר על ידי חותם רטוב וחתימה.
הכפילות הן כפילות של המקור, לרוב היא מונפקת עם אובדן המסמך המקורי ויש לה גם כוח משפטי. אך באשר להעתקים, אף כי הם חופפים לחלוטין למקור, אין להם שום כוח משפטי.
חלוקת מסמכים לפי תקופת אחסון ושיטת העברה
על פי חיי המדף, המסמכים מחולקים למסמכים של קבוע, זמני (תקופת אחסון עד עשר שנים) ואחסון לטווח ארוך (יותר מעשר שנים).
ובשיטת ההעברה, למברקים, מכתבים, פקסים והודעות (אלקטרוניות).
מה שלא תגידו, המסמכים נכנסו בחיינו בחוזקה. כל יום עסקינן בכל מיני ניירות. ולא משנה באיזה תחום אנו עובדים, אנו תמיד משתמשים במסמכים כדי לקבל ולהעביר מידע זה או אחר.
