באילו מקרים יש לערוך מכתב אישור?

בין המספר העצום של אפשרויות התכתבויות עסקיות, מכתב אישור ראוי לתשומת לב מיוחדת. מה זה ובאילו מקרים יש לערוך מסמך דומה?

המטרה העיקרית

אתיקה עסקית תמיד מספקת כבוד הדדי בין הצדדים. זוהי תנאי מוקדם לניהול תקין של עסקים. בלעדיו אי אפשר לדמיין שום שיתוף פעולה ארוך ופורה. לפעמים יש צורך במכתב אישור.

כשלעצמו זה לא כל כך חשוב. זו רק מחווה של נימוס. הוא מבהיר שמה שהשותפים הסכימו יום לפני כן קרה. כלומר, מכתב אישור מציין את קיומה של עובדה או פעולה כלשהי. במקרה זה, יש שתי אפשרויות:

1. אישור קבלת טובין, מכתבים או מסמכים אחרים הנשלחים על ידי בקשה מוקדמת. כאן אחד הצדדים מודיע לצד השני כי הפעולה הושלמה.
2. אישור הסכמה למשהו ספציפי (מחיר או כמות טובין, תאריך המשא ומתן הקרוב, תנאים למשלוח טובין ואחרים). כאן, בני זוג מביעים את אישורם לנקודות הסכמה מסוימות.

מכאן ברור שמכתב האישור הוא מסמך אופציונלי. אך שליחתו שוב מראה לבן הזוג עם איזו תשומת לב וכבוד הם מטופלים.

כללי איות

כדי להבין כיצד לכתוב מכתב אישור, עליכם לדעת את הכללים הבסיסיים לעיבוד ניירות עסקיים. אסור לך לעבוד עד שהמשמעות של ערעור כזה תובנה במלואה. למעשה, אין שום דבר מורכב.

מכתב כזה, כמו כל התכתבויות עסקיות אחרות, צריך להיות מורכב משלושה חלקים: כותרת, טקסט ומסקנה. כל אחד מהם נושא מטען סמנטי משלו:

1. הכותרת קודם כל מכילה פרטים בטופס תאריך היציאה ומספר הרישום היוצא.
2. התוכן מחולק לרוב לשני חלקים: הקדמה וטקסט גוף. מכתב כזה, ככלל, מתחיל בפנייה לנמען. אלה הכללים הרגילים של צורה טובה. ברוב המקרים זה כתוב על שם ראש חברת השותפים, אך לעיתים רצוי לפנות מסמך רשמי כזה לרופא מומחה המעורב ישירות בפתרון סוגיה זו. לדוגמה, אישור הזמנה לעבודה ניתן לשלוח למנהל המכירות או לסגן ההפקה.
3. לסיכום, נהוג להביע הכרת תודה. אתה יכול גם להוסיף כמה מילים על הרצון להמשיך בשיתוף פעולה.

הודעות כאלה מאפשרות לשותפים להיות בטוחים זה בזה.

כתיבת מכתב

יש אנשים שמבלבלים מסמך כזה עם הודעה. אבל יש הבדל עצום בין שתי האותיות. אחד מהם פשוט מדווח על עובדה או אירוע, והשני מאשר את השלמת פעולה ספציפית על בסיס הסכם ראשוני. כדי להימנע מטעויות, עליכם לדעת כיצד ייראה מכתב אישור. ניתן להכין את הדגימה באופן עצמאי, מכיוון שאין טופס מאושר במיוחד למכתב עסקי כזה.

יש להנפיק אותו על ראש המכתבים של הארגון השולח. אם אין לחברה כזו, ניתן להשתמש בחותמת פינתית. יש למקם מידע ברצף:

1. ראשית, בפינה השמאלית בעמודות מיוחדות ציין את המספר והתאריך בהתאם לרשומה ביומן הרישום.
2. ואז בצד ימין ציין את הפרטים המלאים של הנמען (שם החברה וכתובתו, מיקום ושם המלא של הנמען).
3. ביטוי מפתח כתוב להלן, המכיל את מהות ההודעה הזו.
4. החלק העיקרי מתחיל בפנייה לנמען. עדיף לעשות זאת בשם ופטרונימיקה, ובראשית להוסיף את המילה "מכובד".
5. יתר על כן, במילים ברורות, יש ליידע כי תנאי ההסכם מתקיימים.
6. לאחר מכן צריכות להיות מילות הערכה.
7. אתה יכול לסיים את הטקסט בביטוי "בברכה."

המסמך חתום על ידי הראש, אותו יש לאשר בחותם של הארגון.