Le concept d '«audit du personnel» fait désormais partie du stock familier des entreprises et des entreprises nationales. Mais tout le monde ne sait pas ce que c'est. Selon l’entente généralement acceptée, des audits du personnel sont effectués pour évaluer la conformité des employés à leurs postes actuels. Mais en réalité, ce concept a un sens beaucoup plus large.
Qu'est-ce qu'un audit?
L’audit du personnel est effectué par des employés spécialement formés de l’entreprise. Cela est dû à la nécessité de vérifier les résultats de la gestion des employés, leur interaction et les perspectives de leurs postes pour la performance de l'entreprise.
De par sa nature, l’audit du personnel dans une organisation peut être attribué aux opérations de recommandation, et non à une obligation. Un audit permet d’analyser la situation qui prévaut dans l’entreprise et donne à la direction l’opportunité de décider du recrutement ou du remplacement de personnel. Toutefois, le droit de prendre une décision finale en cas de changement de personnel appartient exclusivement aux chefs de la société.
Objectifs de l'audit
L'audit a les tâches suivantes. Tout d’abord, la vérification du personnel consiste à conclure que les spécialistes répondent aux objectifs de l’entreprise. Dans le même temps, il convient de vérifier si les employés se conforment aux instructions définies à leur intention par le cadre réglementaire de l'entreprise, s'ils agissent dans les limites de leurs compétences, ne vont pas au-delà de leurs responsabilités, avec quelle rapidité le personnel peut-il réagir à la situation et prendre les bonnes décisions. L’audit a pour principal objectif d’éliminer rapidement les problèmes et les lacunes de la politique du personnel de l’entreprise.
L’audit a pour objet l’ensemble du personnel, car c’est lui qui constitue le principal moyen de performance de l’entreprise et de tirer profit de ses activités.
Un audit du personnel est une forme de gestion, ou plutôt un moyen de surveiller et de gérer les effectifs.
Comme tout processus, un audit est effectué sur la base de directives spécifiques. À l'un des principaux principes d'audit peut être attribuée au professionnalisme de son exécution.
La sélection et la vérification du personnel sont effectuées par des professionnels spécialement formés pour assurer la conformité des employés à leurs postes. En outre, les experts en audit devraient avoir l’indépendance nécessaire et ne devraient pas faire preuve de partialité ni de condescendance à l’égard du personnel qu’ils auditent.
Un audit du personnel repose sur les principes d’honnêteté et de transparence, personne n’ayant le droit d’influencer l’adoption par les auditeurs de décisions concernant la conformité du personnel avec ses postes.
Critères d'évaluation du personnel
Dans l'exercice de leurs activités, les auditeurs veillent principalement à ce que les qualifications du personnel soient conformes aux exigences de leurs postes ou à leurs caractéristiques professionnelles. Dans le même temps, les auditeurs se réfèrent généralement au référentiel de qualifications unifié développé. De plus, les examinateurs évaluent l'utilité et la complémentarité du personnel. Il est également nécessaire de savoir comment le personnel utilise son temps de travail de manière équilibrée.
Il convient de noter que lors de l’évaluation du personnel, les auditeurs tiennent compte du fait que la direction fournit correctement une politique du personnel et quels sont les indicateurs du roulement du personnel.
Sur la base des résultats de l’audit, les auditeurs prennent une décision concernant la conformité du personnel aux postes qu’il occupe et aux exigences de la loi, ainsi que des mesures supplémentaires pour améliorer le recrutement du personnel, éliminer les pénuries de personnel, améliorer leur gestion et renforcer le respect des supérieurs par leurs subalternes.
Informations d'audit
Certaines conditions sont également posées pour les données sur la base desquelles l'audit du personnel est effectué. Il est nécessaire que les informations obtenues lors de l’audit se rapportent spécifiquement à la période au cours de laquelle elles ont été effectuées.Vous devez également vous assurer que ces données sont reçues dans leur intégralité, qu'elles soient totalement nécessaires ou non, et qu'elles s'appliquent à tous les employés.
Il est habituel de recevoir les informations nécessaires sous trois formes. Le premier consiste à obtenir des informations sous forme de graphiques, de diagrammes, de tableaux, de diagrammes, généralement dans une version documentaire ou électronique.
En outre, l'un des moyens de percevoir des informations sur le personnel consiste à surveiller en temps réel la manière dont le personnel ou ses subordonnés interagissent.
Une autre méthode consiste à communiquer avec les employés et à obtenir leurs impressions directes sur le climat de l’équipe, la politique de l’entreprise, etc.
Méthodes d'audit
Les experts effectuent un audit de la gestion des ressources humaines dans trois domaines. Le premier d'entre eux a une approche organisationnelle et est conçu pour vérifier que les documents sont conformes à la loi. En plus de vérifier la légalité, de telles actions aident à déterminer l'efficacité de la gestion du personnel.
La seconde approche est une évaluation de la motivation et de la situation psychosociale de l’équipe, une attitude vis-à-vis des résultats de leurs activités, une focalisation sur le succès général de l’entreprise.
Le troisième domaine est de nature économique et consiste à vérifier le succès de l’entreprise.
Classification d'audit
Les spécialistes recommandent de procéder à un audit du personnel et de la documentation régulièrement. La plupart des experts s'accordent pour dire que la période optimale pour mener des inspections est une fois tous les deux ou trois ans, en fonction de la taille de l'entreprise, de son chiffre d'affaires et, en conséquence, roulement de personnel.
Sur la base de la fréquence de l'audit, nous pouvons procéder à la classification suivante.
Tout d’abord, l’audit peut être divisé en l’audit actuel, qui est effectué à certains intervalles, ainsi que l’opérationnel, qui est réalisé lorsque le besoin s’en fait sentir.
En fonction de l'exhaustivité du volume de données contrôlées, l'audit de la politique du personnel est divisé en trois catégories: complet, local et thématique.
Par des méthodes de vérification, il peut être sélectif et complexe.
En ce qui concerne le niveau d'audit, le contrôle peut être effectué par la direction, les chefs de département ou le service de recrutement lui-même.
Un audit du potentiel du personnel peut être effectué par des experts extérieurs et leurs propres spécialistes. L'essentiel est qu'ils soient compétents en la matière.
Algorithme d'audit
Tout chèque a ses propres caractéristiques. En règle générale, un audit de l'organisation du personnel est réalisé en plusieurs étapes.
Le premier est la préparation. À ce stade, les experts sont chargés de formuler des tâches de vérification, de sélectionner les spécialistes nécessaires à sa conduite et de délivrer des documents.
Ensuite, il y a une vérification directe des informations, au cours de laquelle les auditeurs collectent les documents nécessaires, organisent des réunions et des conversations avec les employés, réalisent des enquêtes, etc.
À la troisième étape, les données collectées sont vérifiées et les résultats obtenus sont comparés aux actes réglementaires. Lors de la dernière étape, les auditeurs préparent les résultats de l’audit et en tirent les conclusions qui sont transmises à la direction de l’organisation.
Un audit prend deux à trois semaines, moins souvent un mois. La durée de l'audit peut varier en fonction de la taille de l'effectif. Après avoir rassemblé et étudié les documents nécessaires au respect du cadre juridique, ces résultats sont affichés dans le rapport final. Un chapitre séparé leur est dédié.
Après vérification répétée, les auditeurs font une copie du résumé final. Cette méthode de documentation des résultats de la surveillance élimine la possibilité d’erreurs. En règle générale, les résultats sont présentés sur des feuilles de format A-4. Pour une entreprise moyenne, le volume sera d'environ 50 feuilles.
Le rapport confirme l'audit et contient ses résultats.Ce document contient des informations sur l'état de la politique du personnel de l'entreprise, ainsi que des moyens de corriger les lacunes et des conseils pour améliorer la situation de l'entreprise.
En règle générale, un rapport est établi sur la base d'un schéma généralement accepté et contient les éléments suivants:
- quels documents ou départements ont été vérifiés;
- Quelles lacunes ont été trouvées?
- l'opinion d'experts sur la façon de corriger les lacunes dans la documentation;
- données sur les incohérences identifiées avec la loi applicable;
- quelle est la réalité de la menace de responsabilité juridique avec une inaction accrue;
- Informations sur la possibilité de récupérer des données ou des documents perdus.
Tout cela contribuera à optimiser le travail de toute entreprise et, par conséquent, à augmenter sa rentabilité.
