Toutes les actions des employés de l'entreprise liées à la réception et à la livraison de matériaux, biens ou autres objets de valeur doivent être correctement exécutées. L'un des principaux documents nécessaires à la mise en œuvre d'une telle procédure est la procuration pour l'obtention de biens et de matériel. De quoi s'agit-il et comment remplir correctement un tel formulaire?
Description du document
Dans toute entreprise ou organisation, il existe un service traitant des livraisons. Les objets de livraison peuvent être des matières premières, des matériaux, des biens divers et d’autres valeurs. Tout cela est nécessaire pour que la production continue à effectuer chaque jour des travaux ininterrompus. La technologie de ce processus est simple. Contactez d'abord les fournisseurs. Ensuite, vous devez payer selon un accord préalable. Et ce n’est qu’après cela que vous pourrez aller chercher les marchandises, en emportant avec vous une procuration pour recevoir les marchandises et le matériel.
Que donne ce document et pourquoi est-il si important? Premièrement, il confirme l'autorité du salarié et le fait qu'il agit dans l'intérêt d'une entreprise donnée. Sinon, comment le fournisseur peut-il s'assurer de livrer les marchandises à la bonne personne? Deuxièmement, la procuration relative à la réception des biens et des matériaux confirme que l’employé agit dans le cadre d’un accord conclu antérieurement. À la réception de la marchandise, l’employé doit lui fournir feuille de route. Parfois, vous devez également avoir un document confirmant le paiement avec vous. Mais dans la plupart des cas, l’aspect financier de la question devrait être négocié à l’avance.
Types de procuration
Pour que vous ne rencontriez aucun problème lors de la réception des marchandises convenues, vous devez faire très attention à la préparation des documents d'accompagnement. Et pour cela, il faut absolument tout savoir sur chacun d'eux. Il convient donc de noter que la procuration d’obtention de biens et matériaux peut avoir une période de validité différente. Le maximum n’est pas supérieur à cinq ans. De tels documents à long terme sont rarement utilisés. Surtout quand il s'agit d'obtenir des biens et des matériaux spécifiques. Ici, tout est exécuté sur la base d'un contrat. Par conséquent, ces procurations ont le plus souvent une nature ponctuelle. En règle générale, ils sont émis pour une période maximale de dix jours. En outre, il convient de garder à l'esprit que l'acheteur peut confier la réception des marchandises non seulement à son employé, mais également à une personne qui n'est pas membre de l'entreprise. Il y a un certain risque dans cela. Vous ne pouvez éviter le danger que si vous concluez avec une personne non autorisée qui garantit de payer tous les frais liés aux marchandises perdues.
Bon exemple
Il n’est pas du tout difficile de rédiger une procuration pour recevoir des biens et du matériel. Vous n'avez pas besoin d'avoir un échantillon sous la main. L'essentiel est de savoir quelles données doivent être indiquées dans ce document.
Par exemple, le courrier est envoyé au bureau de poste pour la correspondance ou un vendeur se rend au magasin pour recevoir du papier à lettres. De quoi aura-t-il besoin pour cela? Bien entendu, un accord doit d'abord être conclu sur la base duquel la facture est établie. Il répertorie chaque article par article en indiquant le nombre d'unités. Maintenant, il ne reste plus qu'à le transférer à une personne autorisée de l'entreprise. Comment un fournisseur peut-il savoir quels employés vont arriver pour recevoir les marchandises? Sur la base de quoi devrait-il le croire? Oralement, ces problèmes ne sont pas résolus. Pour cela, il existe une procuration pour recevoir des biens et du matériel. L'échantillon peut être fait arbitrairement. L’essentiel est que le document indique clairement les points suivants: qui, sur quelle base et quoi recevoir.Si tous ces faits sont indiqués sur papier et confirmés par la signature du responsable, le fournisseur ne doute pas.
Formulaire vierge
Dans le cas où la livraison et la réception des marchandises sont permanentes, il est nécessaire de rédiger rapidement une procuration pour recevoir les marchandises et le matériel. Le blanc dans ce cas serait l'option la plus pratique. Il ne sera pas nécessaire de réinventer le texte à chaque fois et de sélectionner les bons mots. Il ne reste plus qu’à remplir les colonnes manquantes, et vous pouvez continuer sur la route.
Pour prendre en compte tous les aspects nécessaires, vous devez savoir que toute procuration de ce type doit contenir les informations suivantes:
- nom complet de l'entreprise ou de l'organisation;
- nom du document lui-même et ses détails;
- lieu et date de publication (à préciser par des mots);
- détails de l'entreprise;
- données sur l'employé ou l'avocat (position, F. I. O., données de passeport);
- tâche pour l'employé (ce qui doit être fait);
- date d'expiration du citoyen.
Les informations doivent être aussi complètes et compréhensibles que possible, afin que personne ne puisse contester la procuration de recevoir des biens et du matériel. Le formulaire doit obligatoirement contenir la signature du responsable (parfois le chef comptable) ainsi que le sceau rond de la société.
Procuration
Chaque entreprise a un employé qui doit tenir des registres et émettre une procuration lui permettant de recevoir des biens et du matériel. La forme du document dans ce cas peut être utilisée à la fois et développée par l’État. On sait que le Goskomstat de la Fédération de Russie, en octobre 1997, dans sa résolution n ° 71a, a approuvé deux types de procuration intersectoriels typiques: M-2 et M-2a.
Ils sont très similaires les uns aux autres et ne diffèrent que par le fait que le premier d’entre eux comporte un tableau supplémentaire dans lequel toutes les informations présentées sont dupliquées. Sur la ligne de coupe, il est séparé du formulaire principal et remis aux mains du destinataire. Cela permet au représentant autorisé de confirmer l'accomplissement de la tâche qui lui est assignée. Sinon, les deux formes sont identiques. Leur remplissage n'est pas difficile. Sur la face avant, écrivez ce qui suit:
1. Nom du document, date de publication et validité.
2. Données sur l'entreprise destinataire (nom, compte courant et nom de la banque de service).
3. Informations complètes sur le représentant autorisé.
4. Nom du fournisseur.
5. La base pour recevoir les marchandises (numéro de compte).
Au verso il est noté:
1. Le nom des actifs matériels avec indication de leur quantité.
2. Signature du destinataire, du responsable de la société et du comptable en chef.
3. Impression.
Avec une telle forme en main, vous pouvez aller chercher les marchandises en toute sécurité.
