De nombreuses organisations participent à divers appels d'offres. Mais en même temps, ils ne savent souvent pas comment compiler et certifier correctement les documents d’appel d’offres. De plus, une telle question est l’une des plus importantes qui nécessitent une attention particulière. La procédure et la composition de la documentation d’appel d’offres sont déterminées par les lois et règlements auxquels ils sont tenus de se conformer.
Concept d'appel d'offres
La soumission est un concours pour la fourniture de services, de biens ou la réalisation de travaux. Les règles de conduite de ces sélections sont indiquées dans le dossier d’appel d’offres, selon lequel les participants qui souhaitent prendre part au combat doivent fournir à la commission les conditions les plus favorables offertes au client.
Le contrat d’appel d’offres est conclu avec le participant qui peut proposer à l’organisateur l’offre la plus avantageuse, ce dernier devant se conformer pleinement aux instructions données.
La documentation d’appel d’offres est un ensemble de documents décrivant les conditions de l’offre et le contenu du futur contrat.
Il contient nécessairement des pièces techniques et commerciales.
La partie technique comprend des informations sur les conditions du marché, les caractéristiques et la description de l’objet ou de l’objet du marché, des instructions destinées aux fournisseurs, ainsi que des fiches d’information indiquant la procédure à suivre pour la mise en œuvre et le dépôt des demandes de participation aux offres. Cette partie contient également les exigences relatives au contenu du bon de commande: nom, calendriers volumétriques, références aux normes et conditions techniques.
La partie commerciale de la documentation d’appel d’offres contient l’ensemble des prix et la procédure de calcul, les conditions fixées par le calendrier de paiement, les sources de financement du marché. Il indique également les garanties fournies par la banque pour l'exécution de l'opération d'adjudication par le client, ainsi que les exigences applicables aux différents types d'assurance.
La documentation relative à l'appel d'offres, un exemple d'application et les recommandations pour les remplir figurent dans le document MDS 80-4.2000 Gosstroy de Russie. Le contenu plus détaillé de la documentation est déterminé par le comité d'appel d'offres.
Procédure de rédaction
La préparation des documents d’appel d’offres est une procédure distincte, très importante et inaliénable, permettant de mener des appels d’offres concurrentiels. Il stipule conformément à la loi applicable le contenu des données personnelles, telles que:
- Nom de l'organisateur.
- Son adresse légale et ses numéros de téléphone.
- Numéros de fax et adresses email.
- Prix, lieu et conditions d'obtention d'un paquet de documents.
Les autorités de contrôle mettent toujours en avant des exigences pour la disponibilité d'un projet de contrat parmi la liste de conditions à définir. La documentation indique également la méthode d’évaluation des propositions faite à l’aide d’un système spécifique.
Liquidation
L’élaboration de la documentation d’appel d’offres peut être réalisée à la fois par l’organisateur et par une société de conseil spéciale. Pour le compiler, vous pouvez utiliser les échantillons standard et les recommandations méthodologiques, ainsi que la législation, qui définit les exigences réglementaires en matière de compilation. Vous pouvez également contacter le centre financier où un spécialiste en documentation d'appel d'offres proposera ses services pour sa préparation compétente. Là vous dans court terme fournir une assistance professionnelle et qualifiée.
Contenu
Le formulaire de documentation d'appel d'offres, en plus des informations destinées aux futurs soumissionnaires, devrait contenir des informations telles que le contenu numérique et détaillé du dossier de documentation établi par le fournisseur, confirmant ainsi sa demande de participation:
- Demande de participation.
- Description des documents joints.
- Référence bancaire sur l’absence de dette en souffrance.
- Informations techniques, opérationnelles et de qualité requises, ainsi qu'une description détaillée des matériaux et biens achetés.
- Projet de contrat pour les achats prévus.
- Instructions méthodologiques pour effectuer les calculs sur la demande de marché, y compris ses composants, tels que les frais de paiement de l’assurance et les paiements de douane, les services de transport, diverses taxes et droits, en plus du coût des biens livrés, ainsi qu’un tableau de prix détaillé.
- La devise avec laquelle les prix sont exprimés dans l'offre est indiquée.
- Conditions pour soumissionner.
- La possibilité de modifier ou de révoquer ces applications pendant et avant la date limite pour l'annonce des résultats de l'appel d'offres est discutée.
- Délais, lieu de dépôt des candidatures.
- Lieu, date et heure d'ouverture des enveloppes pour les offres.
- Informations sur la possibilité de définir des priorités pour les fabricants nationaux.
Un fournisseur potentiel a le droit de demander par écrit à l'organisateur de l'offre une demande de clarification des clauses et dispositions de la documentation de l'appel d'offres au plus tard 10 jours avant la décision finale. À son tour, l'organisateur de l'appel d'offres doit, dans les trois jours suivant la réception d'une telle demande, fournir des explications appropriées à tous les fournisseurs participant au présent appel d'offres, sans indiquer l'auteur de la demande initiale.
Faire des changements et des ajouts
Des additions ou des modifications peuvent être apportées par un spécialiste de la préparation des documents d'appel d'offres à la demande de l'organisateur de l'offre. De tels actes ne sont ni illégaux ni illégaux. Si nécessaire, l'organisateur des offres a le droit d'apporter des modifications à l'ensemble des documents relatifs à l'expression de sa propre initiative ou à la suite d'une demande d'un fournisseur potentiel, au plus tard 7 jours calendaires avant la date limite de soumission des offres.
Après avoir apporté des modifications à leur sujet, il est immédiatement nécessaire d'avertir tous les fournisseurs potentiels auxquels le dossier d'appel d'offres a été publié. Le délai de mise en œuvre de ces notifications et du remplacement de la documentation de lot est fixé à 5 jours ouvrables.
Contenu de la demande de soumission
Les exigences relatives à la documentation relative à l'appel d'offres déterminent sa composition:
- Demande de participation à l'appel d'offres et liste des documents soumis qui y sont joints.
- Documents confirmant la conformité aux exigences présentées à un fournisseur potentiel.
- Le tableau des prix, qui devrait refléter pleinement tous les coûts réellement perçus, participe au prix final.
- Si l'offre consiste en la fourniture de biens ou d'équipements techniques, assurez-vous de joindre les caractéristiques techniques des modèles proposés.
- Le prix de la liste proposée de services connexes, le cas échéant.
- Le document original, qui est la confirmation réelle de la garantie de l'offre.
Documents confirmant la conformité du fournisseur potentiel aux exigences de qualification proposées
Chaque fournisseur potentiel qui a décidé de participer à l'appel d'offres est tenu de fournir les documents suivants:
- Copies de licences confirmant le droit d'un fournisseur ou fabricant potentiel d'exercer ses activités.
- Une copie du document donnant le droit d'exercer une activité entrepreneuriale, certifiée par une autorité de notaire.
- L'audit original du dernier exercice ou une copie notariée de celui-ci.
- Certificat d'enregistrement officiel de l'organisation ou de l'entreprise et sa copie.
- Dans le cas d'un entrepreneur individuel - une copie de sa carte d'identité ou de son passeport civil.
- La charte de l'organisation indiquant la composition de ses fondateurs, de ses actionnaires ainsi que de tous les actionnaires sous forme d'une copie notariée.
- Le certificat original délivré par les autorités fiscales indiquant que le fournisseur n'a pas d'arriérés de taxe.
- Attestation de l'établissement bancaire sur l'absence de dettes en souffrance pour les 3 derniers mois d'activité.
Tableau de tarification
L'enregistrement des documents d'appel d'offres prend en compte les listes de prix. Un fournisseur potentiel est tenu d'établir un tableau de prix indiquant et énumérant, en unités de produits, le prix total pour la totalité de la fourniture. Il devrait être compilé et présenté sous forme de listes de prix imprimées et électroniques.
Le tableau est également une spécification technique des biens et services fournis et doit satisfaire pleinement à toutes les exigences énoncées dans la documentation de l'appel d'offres.
Lors de la préparation de la documentation d’appel d’offres, la composition des prix finaux est déterminée. La valeur indiquée, en plus du prix propre des biens, devrait inclure dans sa composition:
- Dépenses engagées après la certification, les procédures d’assurance et le transport des marchandises vers une destination donnée.
- Tous les paiements de taxes, droits et autres types de paiements et taxes obligatoires, qui sont prévus par la législation en vigueur de la Fédération de Russie.
- Autres éléments de prix que le fournisseur potentiel juge nécessaire d'inclure dans le prix final des marchandises.
Si le fournisseur potentiel n’indique pas dans le tableau des prix divers composants qui incluent les coûts décrits ci-dessus, la commission d’appel d’offres considère alors les données relatives au prix des marchandises fournies par lui comme le coût total, en tenant compte de tous les coûts. Dans ce cas, ces prix à la conclusion du contrat ne peuvent plus être révisés ni modifiés.
Les prix indiqués dans le tableau restent fixes pendant toute la durée des obligations contractuelles en matière d’achat et de fourniture et ne peuvent être modifiés.
Les prix sont indiqués dans les monnaies spécifiées dans les conditions requises à la date de la soumission de l'offre. Le paiement au fournisseur est effectué lors de la livraison des marchandises à destination, à l'arrivée des fonds budgétaires, à moins que d'autres conditions ne soient prévues et indiquées dans le contrat.
Sécurité de l'application
Dans certains cas, le fournisseur fournit une garantie, exprimée en espèces, sous forme de nantissement sur les comptes bancaires de l'organisateur, d'un montant d'au moins 3% du montant final du contrat, avec une durée de validité au moins égale aux délais établis précisés dans le corps de l'offre.
Le soutien financier garanti d'un contractant potentiel pour la réalisation de l'offre sous forme d'un nantissement d'un montant en espèces est déposé sur un compte spécialement créé par l'organisateur de l'offre.
Si le fournisseur potentiel ne remporte pas l'appel d'offres, les fonds fournis à l'organisateur à titre de garantie de sa capacité financière seront restitués dans les délais fixés par le contrat.
Soumission des offres
Les offres sont fournies par des fournisseurs potentiels sous forme cousue, numérotée et doivent être tamponnées et signées.
Les spécifications techniques de l'offre, également sécurisées par signature et sceau, ainsi que la garantie initiale sont également présentées. Ces documents sont scellés dans une enveloppe avec la demande de soumission et soumis à la commission.
Seul le fournisseur potentiel ou son représentant officiel peut signer la demande. Il est interdit de placer des insertions, des sous-tables et divers articles dans la documentation.
Les fournisseurs potentiels scellent eux-mêmes les documents dans une enveloppe, qui indique le nom et l'adresse légale de leur organisation, ainsi que l'organisateur de la passation des marchés. La date et l'heure d'ouverture des enveloppes sont indiquées dans le formulaire de l'inscription "n'ouvrez pas avant le ..." comme adresse de livraison.
Les documents d'appel d'offres peuvent être envoyés à la fois personnellement et avec l'aide des bureaux de poste dans les délais impartis. Toute offre reçue après les dates et heures indiquées est rejetée ou sera renvoyée non ouverte aux candidats.
Sans violer les délais et la procédure établie pour la documentation des offres, il est possible d’appliquer une correction, un remplacement des conditions, des prix, etc., à sa conception. Il est possible d’apporter des modifications ou de retirer l’offre au plus tard à l’échéance sans perdre le droit de la faire ou de la sécuriser. Un avis établi par un fournisseur potentiel concernant l'intention de corriger ou de retirer complètement sa candidature est envoyé à l'organisateur par écrit et au plus tard à la date limite spécifiée pour sa soumission. À la fin de la date et de l'heure établies, ces ajustements ne peuvent plus être effectués.
Une fois toutes les candidatures acceptées dans le délai imparti, l'organisateur des offres ouvre les enveloppes et, avec l'aide de la commission des offres, sélectionne le gagnant. Ce dernier est annoncé par notification écrite à tous les fournisseurs potentiels participant à la décision, avec copie du procès-verbal de la commission.
Une exécution et une documentation appropriées déterminent en grande partie le succès de l’offre elle-même.
