Dans la correspondance commerciale, chaque document a sa propre signification et peut, d’une manière ou d’une autre, affecter les relations entre les partenaires. Parmi la multitude de types de documents de ce type, la lettre de réponse occupe une place particulière.
Classification des papiers d'affaires
Dans les relations entre les parties, la plupart des problèmes sont résolus par écrit. Et selon la loi, comme vous le savez, les accords verbaux ne sont pas valides. Par conséquent, dans chaque entreprise, correspondance commerciale. C'est un moyen généralement accepté d'échanger des informations à la suite de contacts officiels entre diverses organisations et entreprises.
Toutes les lettres commerciales sont divisées en deux catégories:
- Ceux qui nécessitent une réponse obligatoire.
- Ceux qui n'ont pas besoin d'une telle réaction.
La lettre de réponse appartient à la deuxième catégorie. C'est l'un des types de documents commerciaux avec une lettre de demande, une information, un avertissement, une offre, un rappel ou une présentation. Ces titres sont généralement utilisés au moment de la conclusion et du soutien de divers accords et autres accords entre les parties. La lettre de réponse, contrairement aux autres, ne demande rien et n'offre rien. Il ne contient que les informations précédemment demandées par l'autre partie.
Confirmation d'application
Une lettre de réponse est préparée dans différents cas. Cela peut être une réaction à une plainte, revendication ou demande spécifique. De plus, cela peut être à la fois positif et négatif. Dans le second cas, le document présentera déjà une sorte de lettre de refus. Mais il est nécessaire de lui donner une explication détaillée des raisons qui ont conduit à une telle décision. Par exemple, nous pouvons considérer le cas où la société a reçu une commande écrite officielle pour la fabrication d’un certain type de produit pour une période spécifiée. Si une telle coopération est souhaitable pour l'entreprise, il est nécessaire de réagir immédiatement. La réponse est arbitraire. Il peut commencer par les mots: «Nous achèverons» ou «Nous produirons». En tant que période, il est préférable d'indiquer la date d'expédition, en tenant compte du temps nécessaire pour produire les marchandises et les transférer à l'entrepôt. De plus, il est nécessaire de stipuler les conditions de paiement, car le client peut compter sur plusieurs étapes. De plus, il ne reste plus qu'à calculer le montant total et à fournir vos coordonnées pour lesquelles le client effectuera des virements de fonds. Un tel document est généralement signé par le directeur et le chef comptable et, à la fin, les coordonnées de l'exécuteur direct sont rapportées.
Correspondance avec des individus
Certaines entreprises, de par la nature de leurs activités, ont des contacts directs avec des individus. Cela peut être une organisation qui travaille dans le secteur des services ou une entreprise qui produit des biens de consommation. Des informations de nature très différente, à la fois positives et négatives, peuvent parvenir à l'adresse d'une telle entreprise de la part des citoyens. Néanmoins, cela nécessite une réponse appropriée et une réponse obligatoire. Dans de tels cas, vous ne pouvez pas vous limiter à une conversation personnelle ou à un appel téléphonique. Un citoyen doit recevoir des éclaircissements complets sur toutes les questions qui l'intéressent. Cela devrait être une réponse détaillée à la lettre.
Un échantillon d'un tel document doit répondre à certaines exigences:
- Pour toute correspondance commerciale, il est préférable d'utiliser le formulaire officiel.
- Il est nécessaire de prendre en compte les particularités de la compilation de tels documents.L’essentiel est qu’ils soient rédigés conformément à la règle bien connue du parallélisme, c’est-à-dire qu’ils contiennent le même vocabulaire et les mêmes virages linguistiques que ceux utilisés par l’auteur-initiateur. Cela maximisera la compréhension mutuelle.
- Assurez-vous de faire un lien vers la lettre de demande, indiquez son numéro et sa date.
- Il est préférable de commencer le texte par la phrase suivante: "À votre numéro de lettre ...", "En réponse à votre demande ..." ou "Nous vous informons ...".
Ce qui suit est un exposé des faits et une décision finale est prise.
Strictement formel
Si vous souhaitez répondre à la lettre officielle, vous devez le faire correctement. Il faut se rappeler qu'un tel appel doit certainement être poli et correct. N'oubliez pas non plus l'alphabétisation. Il est ridicule de voir des erreurs évidentes dans les informations fournies par une organisation réputée.
Dès le début, l'adresse est imprimée dans le coin supérieur droit. C'est une copie exacte de ce qui est indiqué sur l'enveloppe. La réponse est toujours donnée à un type de demande. Par conséquent, dans le tampon d’enregistrement situé en haut à gauche, ses coordonnées originales (numéro et date de départ) doivent être notées. Vient ensuite un bref appel au destinataire (vous pouvez simplement indiquer le nom de famille sans les initiales). Le texte doit contenir des explications détaillées sur le problème de l’intérêt. En tant qu'arguments, seules les données vérifiées doivent être utilisées. En aucun cas, ne peut pas compter sur des rumeurs et des spéculations. Si nécessaire, vous pouvez utiliser des extraits de réglementations avec les articles correspondants. Le directeur de l'entreprise signe un tel document, et une note un peu plus basse est donnée avec les données du nom et du numéro de téléphone du dirigeant responsable.
