Au cours des dernières années, le nombre d'entreprises émettant des cartes bancaires d'entreprise a connu une tendance constante. Cela est dû au fait qu'ils sont très pratiques à utiliser pour payer les dépenses courantes, liées d'une manière ou d'une autre aux activités économiques des institutions. Malgré la popularité croissante de ces produits, la part de leurs émissions est relativement faible et ne peut donc pas être qualifiée de produit de masse.
Variétés de cartes d'entreprise
En règle générale, ils sont utilisés par les grandes organisations qui travaillent en étroite collaboration avec des sociétés étrangères. L'établissement signe un contrat avec la banque, aux termes duquel une carte d'entreprise est ouverte pour un particulier qui paiera ensuite ses frais de représentation et de voyage avec elle. Selon les termes de l'accord, l'employé de la société au nom de laquelle le compte est ouvert a le plein droit de disposer des fonds disponibles. Il existe aujourd'hui deux types de cartes d'entreprise:
- crédit, par lequel les règlements sont effectués aux dépens des fonds fournis par la banque selon les termes d'un contrat de prêt;
- règlement - tous les calculs sont effectués aux frais des fonds propres de l’entreprise périodiquement reconstitués.
À la demande du client, la carte bancaire entreprise peut avoir une limite de trésorerie fixe. Le solde minimum ne peut être utilisé que dans des cas exceptionnels. Cette condition doit être spécifiée dans le contrat. De plus, un compte de carte d'entreprise peut être ouvert pour un ou plusieurs employés. En fonction de la taille, du type d’activité et de l’activité de la société, la banque choisit le mode d’organisation optimal du paiement des dépenses courantes.
Quelles sont les fonctions d'une carte d'entreprise?
Tout d'abord, son utilisation permet de réduire considérablement le temps nécessaire à un comptable pour traiter l'émission ou le retour des fonds à des personnes responsables. En outre, un employé détaché de l'entreprise permet de gagner du temps et de l'argent en déclarant des fonds lors du passage du contrôle de douane. La carte d’entreprise vous permet d’établir un contrôle strict sur la personne responsable dépense de l'argent. Avec son aide, les listes de voyage, les services publics et les frais d'accueil sont payés.
Règlement d'ouverture
Le représentant de la société doit contacter l’institution bancaire sélectionnée et soumettre une demande de carte d’entreprise, sur la base de laquelle un contrat d’ouverture et de gestion ultérieure du compte sera signé. En outre, la société doit fournir à la banque une liste des employés au nom desquels les cartes seront ouvertes. Les futurs propriétaires doivent rédiger une application pour les recevoir. Tout ce qui précède doit être accompagné d’un ensemble de documents nécessaires à l’ouverture d’un compte courant.
Comptabilité de carte d'entreprise
Le contrôle comptable des flux de trésorerie est fondé sur un relevé bancaire ou sur des données provenant d’un journal électronique dans le système «Banque-Client».
Pour ouvrir ou fermer un compte, la société est obligée d'en informer le bureau des impôts dans les sept jours. Sinon, il encourt une amende substantielle. Dans la politique comptable de la société, les limites de la carte, une liste de la documentation pour les rapports préalables, une liste des dépenses et des opérations autorisées pour les employés, ainsi que le calendrier et la procédure de rapport doivent être fournis.
Principaux avantages pour l'entreprise
La carte entreprise permet de réduire considérablement le temps et les coûts opérationnels liés à l’émission d’argent comptable. Il évite à la direction de l’entreprise de recevoir et de stocker dans l’institution bancaire les montants destinés à payer les frais de représentation, de voyage et de ménage. De plus, la société qui a émis la carte d’entreprise facilite considérablement le travail de comptabilité et le nombre de documents de reporting diminue.
La société a la possibilité de contrôler les dépenses de ses employés non seulement au moyen de relevés bancaires, mais également en limitant les opérations autorisées. Si un employé en voyage d'affaires a un besoin urgent de fonds supplémentaires, l'entreprise peut reconstituer le compte à tout moment. Pour garantir la sécurité des fonds sur une carte perdue, l'accord prévoit la possibilité de la bloquer par appel téléphonique du propriétaire. Lors du franchissement de la frontière, les fonds de la carte de paiement ne doivent pas être déclarés. De plus, lors de voyages d’affaires à l’étranger, le titulaire de la carte élimine le besoin d’acheter des devises. Toutes les opérations effectuées à l'étranger sont sujettes à une conversion automatique.
Comment utiliser une carte d'entreprise?
L'utilisation de telles cartes est régie par des règles qui s'appliquent à tous les employés d'une organisation donnée. Les dispositions relatives à l'utilisation doivent inclure les éléments suivants:
- la procédure d'action en cas de perte;
- exigences relatives à la sécurisation des informations de code confidentiel;
- liste indicative de la documentation acceptée comme preuve des dépenses;
- la période au cours de laquelle l’employé est tenu de préparer et de soumettre un rapport de dépenses avec les documents qui y sont joints, qui confirme les dépenses engagées.
Afin de permettre aux employés de savoir ce qui peut servir de preuve des dépenses, vous pouvez créer un album spécial d'échantillons et le joindre au règlement sur l'utilisation des cartes. Il est souhaitable que les règles prévoient des limites aux règlements autorisés sur les cartes, une liste des opérations et des dépenses pouvant être engagées par un employé. La liste des opérations autorisées peut varier en fonction du territoire sur lequel la société est enregistrée. Les limites de règlement peuvent varier en fonction de la position occupée par le titulaire de la carte. Entre autres choses, la loi doit spécifier la période au terme de laquelle l'employé doit restituer la carte, ainsi que le degré de responsabilité et la procédure d'indemnisation pour non-respect des règles établies.
Tarifs de service
Chaque banque détermine de manière indépendante les frais d'ouverture et de gestion ultérieure d'une carte d'entreprise. Dans la plupart des cas, il ne diffère pratiquement pas des tarifs standard applicables aux particuliers.
Lors de l’inscription, le client a le droit de choisir une classe de cartes. La production de cartes instantanées non personnalisées ne prend généralement pas plus d'une demi-heure, tandis que la publication de cartes de noms prestigieuses peut prendre plusieurs jours ouvrables.
