Types de documents et leur classification

Différents types de documents sont utilisés dans divers domaines d'activité des citoyens et des personnes morales. La constitution, le stockage, la circulation et l’utilisation de valeurs mobilières font l’objet d’une étude de discipline telle que la paperasserie. Examinons plus avant quels types de documents existent.

Tenue de registres: général

Le support documentaire est un domaine d’activité particulier qui consiste en la conception, la préparation, le stockage et le traitement de documents. La justesse et l’opportunité de prendre une décision de gestion importante dépendront dans une large mesure de l’apparence du document et des informations qu’il contient, de la manière dont l’organisation du travail est réalisée. La documentation reflète et prend en compte les activités des entreprises, entreprises, entreprises. À cet égard, la paperasse est prescrite par la loi. Lors des audits, les documents dans lesquels les activités de l'entreprise sont enregistrées sont principalement exposés.

Les principaux domaines de travail de bureau

Au stade actuel, cette activité comprend:

• Assurer la création correcte et en temps voulu des papiers nécessaires.
• Organisation du travail avec actes (transfert, réception, comptabilité, traitement, stockage, contrôle, systématisation, enregistrement, destruction, préparation à l'archivage).

La régulation de la bureautique s'effectue dans plusieurs directions:

• La normalisation.
• Réglementation législative.
• Développement d'actes réglementaires, méthodologiques et juridiques d'action nationale.

Pour organiser et effectuer le travail de bureau, des connaissances professionnelles et des compétences spéciales sont nécessaires. À cet égard, pour la mise en œuvre de ce travail dans les institutions et les entreprises formées les unités appropriées (départements, services). Dans les petites entreprises, les secrétaires participent aux travaux de bureau: les employés autorisés par le responsable sont responsables de l'état des titres de l'entreprise. Un emplacement spécifique doit être prévu pour chaque groupe de documents. En règle générale, ils sont stockés dans des armoires ignifugées. Des sanctions disciplinaires peuvent être imposées aux fonctionnaires pour documentation inappropriée.

Cadre législatif

La loi fédérale régissant l’information et sa protection, l’obligation de documenter l’information est fixée et un certain nombre de définitions de base sont établies. Cet acte normatif régit également les relations qui se créent lors de la création et de l'application ultérieure des technologies de l'information. La documentation est également requise par d'autres lois. Le Code civil détermine notamment le fondement juridique des activités des entités juridiques et la procédure à suivre pour leur déroulement. Le code des impôts a établi des documents fiscaux standard. Avec leur aide, un registre des activités commerciales des entreprises et des particuliers est établi, ainsi que l’opportunité de la déduction des frais au budget. La loi établissait également des exemples de documents. Ainsi, dans le Code civil, la composition des conventions constitutives, des chartes, des procurations, etc., est soumise à des exigences. Les actes réglementaires établissent des formes de documents qui sont envoyés de différentes manières (par courrier, fax, via Internet).

Documents de la Russie

Le système administratif de gestion de bureau comprend une classification à plusieurs niveaux. Les types généraux de documents suivants sont distingués:

1. Organisationnel et administratif. Cette catégorie comprend les protocoles, les décisions, les chartes, les ordonnances, les instructions et les règlements.
2. Référence et informationnel. Ce groupe comprend les actes, certificats, télégrammes, mémos, lettres, etc.
3. En termes de personnel. Dans cette catégorie figurent les cahiers de travail, les relevés, les contrats, les caractéristiques, les commandes, etc.

Identifiez également les types de documents suivants:

• À motifs.
• Personnalisé.
• Typique (exemples de documents).

Autre classification

Selon le contenu du papier, ils peuvent être simples ou complexes. Selon l'origine, personnel et officiel sont distingués, au lieu de l'adoption - externe et interne. Les types de documents diffèrent en termes de stockage: constamment, plus et moins de dix ans. Selon la publicité, les documents peuvent être non classifiés et secrets (Sov. Secret, confidentiel). Les types de documents sont distingués par la méthode de fixation: son, graphique, machine et manuscrite, film photographique.

Les papiers peuvent aussi être urgents ou non urgents. Selon les étapes, extraits, brouillons, originaux (originaux), copies sont distingués. Les documents d'État sont isolés dans une catégorie distincte. En vertu de la législation en vigueur, les organismes autorisés donnent des instructions, instructions, ordonnances, décrets, ordonnances, décisions, décrets.

Documents primaires

Ceux-ci comprennent des articles contenant les informations initiales obtenues lors du développement, de la recherche, de l'observation et d'autres activités humaines. Les documents primaires en comptabilité sont compilés lors de transactions commerciales. Ils agissent comme preuve des faits. Les documents source incluent, par exemple, des actes, des certificats, des mandats, des factures, etc. Les formulaires unifiés sont approuvés pour la plupart d'entre eux. Par exemple, des formes spéciales de valeurs mobilières pour les immobilisations, le commerce, le travail et les règlements en espèces ont été établies. Au cas où il n'y aurait pas de formulaire unifié pour un document, la société développerait son propre formulaire. Cependant, dans tous les cas, les détails suivants doivent y figurer:

1. Le nom
2. Date de compilation.
3. Le nom de l'organisation
4. L'essence des ménages. opérations.
5. Mètres
6. Liste des employés responsables.
7. Signatures personnelles des personnes autorisées.

Travail de bureau

Sous la direction des dirigeants de la société et à l’initiative des chefs de département, diverses dispositions sont en cours d’élaboration. Ce groupe de documents comprend des actes individuels et standard. Le contenu de la première concerne les unités de gestion, les ateliers, les départements inclus dans la structure organisationnelle de l'entreprise. Les documents standard concernent les ateliers de la production principale. Le projet de règlement est préparé par le contractant en accord avec le service juridique de l'organisation. En cas de commentaires ou d'objections, ils doivent être mentionnés dans un document séparé ou dans une seconde copie. L’acte administratif principal de l’entreprise est l’ordre du responsable. Ce document permet de formaliser les activités, instructions et décisions de l’organisation, les diverses activités, les résultats de l’audit, les résultats des travaux, etc.

Mémo Représente un document dans lequel toute question ou fait, proposition ou conclusion est énoncé. Elle peut être envoyée à la tête de l'entreprise ou à une organisation supérieure. Mémo - Il s’agit d’un type de lettre, l’une des formes de correspondance interne à l’entreprise. Elle est envoyée des unités structurelles à n’importe quel destinataire de l’organisation, à l’exception de la gestion directe. Un mémo peut être envoyé spécifiquement par n'importe quel responsable de l'entreprise. Ces documents ont un caractère de rapport, proactif ou informatif. Note explicative - document expliquant le contenu de dispositions spécifiques de la loi principale (rapport, programme, plan) ou expliquant les motifs de violation de la discipline ou de non-exécution d'une ordonnance.

Les instructions

Ces documents sont divisés en deux groupes. La première catégorie concerne l’exécution d’un certain processus auquel participent des départements, des fonctionnaires, etc. Les descriptions de poste définissent les devoirs, droits, fonctions et responsabilités d’employés spécifiques.Ces documents peuvent clarifier la procédure selon laquelle il est nécessaire de se conformer aux exigences des lois et des ordonnances (ordonnances, décrets, etc.). Les descriptions de travail peuvent être de validité permanente ou spécifique. Les documents perpétuels, cependant, sont sujets à révision et vérification une fois tous les 3 à 5 ans.