Comme nous rencontrons constamment des documents au travail et à la maison, nous souhaitons leur consacrer plus de temps dans la vie de tous les jours. Découvrons ce qu'est un document et quels types existent.
Qu'est-ce qu'un document?
Un document est une information enregistrée sur un support matériel avec des détails permettant son identification. Il existe d'autres définitions de ce concept. Nous pouvons donc dire qu'un document est une information stockée par des individus et des organisations en tant que preuve d'activités ou d'obligations.
Essence du document
Fondamentalement, toutes les définitions disponibles d’un document mettent l’accent sur sa nature informationnelle (essence).
La loi sur «l'information et les technologies de l'information» stipule que l'information est l'information fournie, quels que soient les formes et les méthodes de soumission. Et cela signifie que, après avoir affiché dans le document, nous pouvons enregistrer et transférer les informations disponibles à d'autres personnes, et également les utiliser à plusieurs reprises.
Un porteur d'informations documentées est un objet utilisé pour le stocker et le sécuriser sous forme sonore, vocale et visuelle.
De ce qui précède, nous pouvons conclure que le document est également un élément indispensable du travail interne de toute organisation, institution, entreprise, qui assure l’interaction des unités individuelles. En effet, ce sont les informations qui sont à la base de toutes les décisions de gestion, ainsi que la preuve de leur mise en œuvre et le matériel nécessaire aux activités futures.
Dans le domaine de la gestion, un document est un élément de travail, car toute décision prise est enregistrée par écrit.
Les signes externes de documents sont des caractéristiques qui reflètent sa taille et sa forme, ses méthodes d’enregistrement et ses éléments de conception. Son auteur peut être à la fois une personne physique et une personne morale. Tout document de travail, s'il est correctement exécuté, a force de loi.
Détails des documents
La paperasserie est associée à l'observation de tous les éléments obligatoires, appelés requis. Ceux-ci comprennent:
- nom
- destinataire;
- l'auteur;
- Date
- texte
- signature
- résolution
- approbation et approbation.
Il convient de noter que différents documents ont des détails complètement différents. Leur nombre dépend de ses buts et objectifs. Beaucoup, par exemple, ont un nombre limité de détails. En passant, si au moins l’un d’eux est indiqué de manière incorrecte, le document est considéré comme non valide.
Comptabilité des documents
Quels documents sont nécessaires dans le travail? Dans le domaine de la gestion des organisations, une variété de formes sont utilisées. Tout dépend de l'endroit et de la raison pour lesquelles vous devez soumettre des documents.
Tous n'existent pas par eux-mêmes, mais sont soumis à une systématisation stricte. En d'autres termes, toute entreprise conserve des enregistrements de documentation. Cela est nécessaire avant tout pour que toute information puisse toujours être trouvée facilement et au bon moment.
Documents personnels et officiels
Les documents ont leur propre classification pour diverses raisons. Donc, par origine, ils sont personnels et officiels.
- Les personnels sont créés en dehors du lieu de travail. Cela peut être une correspondance, un journal, des notes.
- Mais les officiels sont des documents de l'organisation, établis d'une certaine manière et sous la forme établie.
Mais dans le groupe des documents officiels, on distingue les documents personnels, par exemple: passeport, diplôme, certificat, titre de séjour, carnet de travail.
Il est clair que les documents officiels participent principalement aux travaux de bureau, dont la plupart sont des documents de gestion.Avec leur aide, les fonctions de gestion de l'organisation sont réalisées: planification, financement, contrôle, approvisionnement et comptabilité. 
Classification de la documentation
Selon la méthode de documentation, les informations peuvent être de nature différente:
- écrit
- textuel
- manuscrite;
- dactylographié;
- électronique;
- bien
Cela peut être un document vidéo, audio, photo, blanc et brouillon. Comme vous pouvez le constater, il en existe une grande variété.
Quels sont les documents nécessaires dans comptabilité de gestion? Absolument tout. Beaucoup d'entre eux sont présents dans n'importe quelle organisation. Il est impossible d'utiliser une seule espèce. Tous sont nécessaires en fonction de la situation.
Documents entrants, sortants et internes
Documents entrants, sortants et internes - nous avons tous entendu parler d'une telle classification. La totalité de ces documents constitue donc le flux de documents de l’ensemble de l’organisation. Les titres entrants et sortants sont soumis à une comptabilité stricte. Ils sont enregistrés dans les journaux respectifs de la correspondance entrante et sortante.
Par le nombre de questions soulevées, les documents sont divisés en simples et complexes. Dans le premier cas, une seule question est posée et dans les autres, quelques-unes.
Types de restrictions à l'accès aux valeurs mobilières
Par disponibilité, le papier est défini comme secret, non classifié et à usage officiel. Les secrets sont marqués d'un cachet spécial. Leur utilisation nécessite une autorisation spéciale. Et pour travailler avec d'autres documents, aucune tolérance n'est requise. Ils sont destinés aux employés de l'organisation.
La méthode de présentation du texte du document
Par la méthode de présentation, les documents sont divisés comme suit:
- typique
- écran;
- individu.
Dans les communications individuelles, la présentation va dans son propre style, comme si elle était d'elle-même. Les documents d'écran sont émis selon un certain schéma en utilisant un ensemble de phrases standard. Le type de papier le plus courant est le questionnaire ou le certificat. En règle générale, ils sont imprimés sur des formulaires prêts à l'emploi, dans lesquels certaines données sont ensuite entrées.
Quels sont les documents nécessaires au travail quotidien? Bien sûr, typique. Ils sont établis sur la base d'un échantillon spécifique et sont utilisés dans des situations similaires. Des modèles sont créés qui, si nécessaire, sont pris comme base, insérant uniquement des informations supplémentaires. Très souvent, il est nécessaire d’établir certains documents pour en obtenir d’autres, par exemple au service des impôts ou dans d’autres cas.
Types de documents d'authenticité
Par authenticité, les documents sont divisés en originaux, copies et duplicata. Il est clair que l'original est la première instance unique. Il est certifié par un cachet humide et une signature.
Le duplicata est un duplicata de l'original, il est le plus souvent délivré lors de la perte du document original et a également force de loi. Mais pour ce qui est des copies, bien qu’elles coïncident complètement avec l’original, elles n’ont aucune force juridique.
Division de documents par période de stockage et méthode de transfert
En fonction de la durée de conservation, les documents sont divisés en papiers de stockage permanent, temporaire (stockage jusqu’à dix ans) et de stockage à long terme (plus de dix ans).
Et par la méthode de transmission, aux télégrammes, lettres, fax et messages (électroniques).
Quoi que vous disiez, les documents sont entrés étroitement dans nos vies. Nous traitons tous les jours avec toutes sortes de papiers. Et peu importe dans quel domaine nous travaillons, nous utilisons toujours des documents pour recevoir et transmettre telle ou telle information.
