L’efficacité personnelle est le secret principal du succès dans tous les domaines et dépend, entre autres, de la capacité d’allouer correctement les ressources en temps. La gestion du temps se prête aux études et à la planification scientifiques. Il existe des techniques spéciales qui vous permettent de répartir correctement le temps afin qu'il soit suffisant pour tout.
Concept de gestion du temps
Une personne à la naissance reçoit une ressource unique et irremplaçable: le temps. La manière dont il en dispose dépend souvent du succès d’une personne en affaires, de son efficacité. La gestion du temps, ou gestion du temps, est un processus en plusieurs étapes qui inclut des compétences en planification, analyse et organisation de processus.
L’idée de la gestion du temps n’est pas nouvelle, même dans les premières années de notre ère, le philosophe romain Sénèque a écrit que le temps exige une attitude particulière et a formulé les premières règles de gestion du temps: vous devez tenir un journal de temps, vous devez évaluer le temps passé et comment La période était saturée d'événements. Plus tard, les philosophes ont plus d'une fois réfléchi à la façon de garder le temps qui s'écoulait, ont avancé des théories et inventé des méthodes pour son économie et ses dépenses raisonnables.
Mais scientifique approche de gestion cette ressource n'apparaît qu'au tournant des 19e et 20e siècles. Frederick Taylor, un ingénieur américain, a proposé le concept de gestion du temps des employés et a associé ce processus à la motivation et à la fixation d'objectifs. Au début du XXe siècle, les scientifiques russes ont créé tout un domaine appelé «organisation scientifique du travail» et ont jeté les bases solides de la théorie moderne de la gestion du temps. Le terme "gestion du temps" n'apparaît que dans les années 70 du 20e siècle et, au début du 21e siècle, cette industrie est devenue l'un des éléments les plus importants et les plus développés de la gestion.
Types de temps
Afin de gérer quelque chose, vous devez comprendre l'essence de l'objet. Le temps est un objet spécifique de la gestion. Pour le dépenser correctement, il convient de le diviser en types. La première classification est basée sur les concepts de travail et de loisirs, auquel cas le temps est divisé en travail et loisirs, ou libre. La gestion des saisons vous permet de distinguer des espèces telles que le temps saisonnier: temps passé en haute et basse saison.
Vous pouvez également classer une ressource temporaire en fonction de l'activité à laquelle elle est dédiée, puis du temps de travail, personnel et social est alloué. Un travailleur est affecté à l'exécution de tâches officielles, à la planification, aux loisirs personnels, aux loisirs, à l'éducation, aux loisirs, et le public à la famille, aux amis et à l'établissement de diverses communications. Lorsqu’il s’agit de planifier, le temps de travail est généralement pris en compte, bien qu’il soit évidemment nécessaire d’appliquer les compétences acquises de la gestion économique du temps à tous ses types.
Fonctions de gestion du temps
Toute gestion remplit la fonction principale - c’est l’utilisation rationnelle des ressources. Les fonctions de gestion du temps sont la planification, la distribution et les dépenses de cette ressource non renouvelable. La gestion du temps est nécessaire pour utiliser au mieux la réserve de temps disponible, ce qui affecte directement la productivité d'une personne ou d'un employé. Les principales fonctions de la gestion du temps sont la planification de l'utilisation du temps, l'organisation des processus d'utilisation du temps, la surveillance du respect des principes et la fixation du temps passé.
Avantages de la gestion du temps
La gestion du temps donne un certain nombre de résultats positifs.Pour réussir dans n'importe quelle activité, vous devez apprendre à bien utiliser votre temps. Une personne qui maîtrise la technologie de la gestion du temps bénéficie des avantages suivants:
- plus vite et plus souvent atteint ses objectifs;
- il crée les circonstances de sa vie et peut les contrôler;
- capable d'atteindre n'importe quel objectif et de réussir dans n'importe quelle activité;
- expériences moins nerveuses, car dans sa vie il n’ya pas de place vanité et hâte;
- a suffisamment de temps pour l'auto-éducation et le développement spirituel;
- a un plan d'action pour chaque jour, devient plus discipliné et recueilli;
- se repose davantage et se sent donc gai et en bonne santé, a plus de possibilités de communiquer avec ses amis et ses proches, pour les cours de loisirs;
- plus productif au travail;
- à la fin, une personne est plus confiante et heureuse.
Structure du processus de gestion du temps
Le système de gestion du temps comprend plusieurs processus de base:
- analyse - pour pouvoir vous déplacer quelque part, vous devez savoir ce que vous voulez et les ressources dont vous disposez;
- planification stratégique;
- déclaration d'objectifs;
- planification tactique et opérationnelle;
- réalisation des objectifs;
- contrôle des dépenses en ressources et réalisation des objectifs.
Il existe d'autres approches pour déterminer la structure de gestion du temps. Il distingue 4 domaines de formation des connaissances, des compétences et des habitudes, à savoir:
- établissement d'objectifs, maîtrise des techniques d'établissement d'objectifs;
- capacité d'établir des priorités;
- la capacité d'utiliser des outils de planification et leur application compétente;
- développement, consolidation et application de compétences d'utilisation rationnelle du temps.
Types de gestion du temps
Comme toute gestion, la gestion du temps principale peut être divisée en planification stratégique et opérationnelle. Elle peut également être divisée en types de gestion de cette ressource dans le temps: à long terme et à court terme, ce qui, en fait, fait double emploi avec la première classification.
La planification stratégique est associée à la réalisation d'objectifs globaux à long terme, tandis que le temps est alloué pour une année ou plus. Elle est associée à la prévision, basée sur une analyse approfondie de la situation.
La gestion du temps actuel est associée à la réalisation d'objectifs à court terme: d'un mois à six mois. Il est intégré au plan stratégique mais ne couvre que sa partie immédiate.
L'allocation opérationnelle du temps est associée à la préparation des plans pour la semaine et le jour. L'allocation tactique des ressources est associée à une situation réelle et actuelle dans laquelle les circonstances peuvent apporter une correction.
Principes généraux de gestion du temps
Les processus de gestion du temps sont basés sur les principes principaux, à savoir:
- Correction d'objectif. Son accessibilité et sa motivation pour y parvenir dépendent de cela. Il existe diverses techniques d'établissement d'objectifs, la plus connue et la plus efficace étant le modèle SMART.
- La motivation. Gain de temps doit être conscient et associé à la satisfaction de certains besoins importants, sinon le succès de la gestion du temps ne devrait pas être attendu.
- Économiser. La gestion du temps est nécessaire pour éliminer ou réduire le déficit de temps et augmenter la productivité pour les mêmes périodes.
Méthodes de gestion du temps
Aujourd'hui, différentes stratégies et techniques de distribution et d'utilisation du temps sont connues. Les méthodes de gestion du temps les plus connues sont les suivantes:
- La matrice d'Eisenhower. Cette méthode consiste à remplir une matrice selon 4 caractéristiques: importante, sans importance, urgente, non urgente. Tous les cas pour la période de planification sont évalués sur cette échelle et classés pour la mise en œuvre. Tout d’abord, les affaires urgentes et importantes sont traitées, les affaires moins urgentes et importantes sont reportées au second tour, l’essentiel est de ne pas retarder leur mise en œuvre afin qu’elles ne rentrent pas dans la première catégorie.Les cas urgents et moins importants doivent être délégués aux subordonnés dans la mesure du possible, les affaires non urgentes et sans importance ne doivent pas s'accumuler. Par conséquent, elles doivent être déléguées ou non exécutées et exclues des plans.
- Pyramide de B. Franklin. Ce modèle solide nécessite une préparation minutieuse pour la première fois et est ensuite facile à utiliser. La pyramide est basée sur les objectifs globaux et la vie valeurs humaines. Le deuxième niveau concerne les objectifs à long terme pour 10 à 20 ans. Le troisième est un plan stratégique, des décisions sur la manière d'atteindre les objectifs mondiaux. Vient ensuite le plan pour l'année à venir, puis le plan à court terme. En haut est un plan pour la journée. Une telle pyramide devrait être révisée et mise à jour périodiquement.
Il existe d'autres techniques de gestion du temps, mais toutes reposent sur la capacité de séparer les éléments importants de ceux qui ne le sont pas, les compétences nécessaires pour définir des objectifs corrects et réalisables, ainsi que la motivation pour gagner du temps.
Gestion du temps de travail: techniques et règles de base
La répartition rationnelle du temps de travail est la tâche la plus importante pour les personnes cherchant à accroître leur efficacité. Méthodes de gestion du temps, gestion visant à éliminer le manque de temps de travail. Il est donc extrêmement important de planifier une journée de travail sur la base des principes suivants:
- il est nécessaire de pouvoir enregistrer le temps consacré à diverses opérations;
- lors de la préparation du plan, 60% du temps devrait être consacré au travail prévu, 20% aux imprévus, 20% aux tâches spontanées;
- il est nécessaire d'identifier les "pertes de temps" et de les éliminer autant que possible;
- nécessité de classer les tâches par urgence et importance;
- la planification du temps doit être systématique, cohérente, justifiée.
Pour gérer le temps dans une organisation, la méthode ABC est souvent utilisée. Elle permet de classer les ressources de la société par degré d'importance. Il repose sur trois principes:
- les choses les plus importantes sont accomplies par le chef: il y consacre 15% de son temps;
- les tâches d’importance moyenne sont déléguées aux gestionnaires, elles se voient attribuer 20% du temps de travail;
- les tâches moins importantes sont déléguées à des interprètes qui passent 65% de leur temps.
Organisation du temps de gestion
La gestion du temps dans une entreprise est un moyen d’économiser jusqu’à 30% du temps de travail d’un spécialiste. Par conséquent, une attention particulière doit être accordée à cela. La gestion du temps dans l'organisation repose sur les épaules de responsables qui établissent des plans de travail opérationnels et à moyen terme pour les artistes interprètes. Aujourd'hui, de nombreux programmes informatiques vous permettent de planifier les heures de travail des employés, ainsi que de surveiller la mise en œuvre des tâches et le temps passé. Par exemple, Toggl, Bitrix «Team» et «Project». Il existe trois stratégies principales pour la gestion du temps d'organisation:
- Accélération Il est nécessaire de minimiser le temps passé à effectuer des opérations typiques, en particulier répétitives.
- Accumulation Il est nécessaire d’identifier les réserves et les priorités à chaque étape de la production afin de disposer d’une réserve de temps pour l’exécution de tâches imprévues.
- Rationalisation. Il est nécessaire de mettre en place des systèmes efficaces de planification et de contrôle des dépenses de temps.
Gestion du temps libre
Toute personne ressent toujours un manque de temps libre et doit être planifiée avec autant de soin qu'un ouvrier. Pour ce faire, vous devez apprendre à séparer strictement le travail du loisir afin de laisser le temps de rétablir la capacité de travail. Pendant les vacances, vous devez vous limiter aux appels et aux messages au travail pour vous détendre complètement. Le travail ménager doit être appris à s'organiser avec un gain de temps maximal. Il est nécessaire de développer les compétences nécessaires pour identifier les tâches les plus importantes, afin de disposer de suffisamment de temps non seulement pour se détendre, mais aussi pour se développer. Vous devez également apprendre à abandonner la routine, les choses inutiles, en laissant un maximum de temps pour atteindre les objectifs prioritaires.
