Het werk van elke organisatie is in de regel geassocieerd met een groot aantal documenten. Dit is inkomende correspondentie en de antwoorden daarop, verschillende bestellingen en verklaringen van werknemers, technische instructies en boekhoudrapporten. Ze vereisen allemaal tijdige boekhouding en optimalisatie. Een van de opties om dit probleem op te lossen is een inventaris van documenten.
In overeenstemming met de wet
De specialist die zich bezighoudt met kantoorwerk in de onderneming weet het beste wat een inventaris van documenten is. Gedurende het jaar komt er een enorme hoeveelheid papieren doorheen. Ze zijn allemaal belangrijk en spelen elk afzonderlijk een speciale rol bij het oplossen van dit of dat probleem. Het is gewoon onmogelijk om dergelijke bagage weg te gooien, omdat elk van deze papieren een bepaalde opslagperiode heeft gedurende welke deze geldig is en goed van pas kan komen. Dergelijke documenten worden meestal in het archief gedeponeerd, waar ze zich altijd bevinden.
Op elk moment kunnen ze daar vandaan worden gehaald en worden gebruikt zoals bedoeld. In de federale wet “Over archiefaangelegenheden” van oktober 2004, een lijst van alle mogelijke soorten documenten en elk van hen heeft een specifieke deadline waarvoor ze bij de eigenaar moeten zijn. Maar hoe houd je rekening met de enorme hoeveelheid papier die voor opslag is ontvangen? Hiervoor is er een inventaris van documenten. Het wordt samengesteld door de medewerker die verantwoordelijk is voor archivering en is een verplichte toevoeging aan elke map of case die wordt ingediend voor langdurige opslag.
Verzenden van belangrijke papieren
De secretaresse van de onderneming maakt ook vaak een inventaris van documenten op. Dit betekent niet dat inkomende of uitgaande correspondentie wordt geregistreerd. Hiervoor heeft elke secretaresse een speciaal dagboek. Daar wordt het moment van ontvangst of verzending van de brief dienovereenkomstig vastgelegd, met vermelding van de datum, geadresseerde en uitvoerend functionaris. De inventaris kan in sommige gevallen in dergelijke correspondentie staan.
Een organisatie verzendt bijvoorbeeld een pakket documenten naar het adres. Ze kunnen niet zomaar in een envelop worden gestopt en in een doos worden gegooid door een stempel te plakken. Waar is de garantie dat de papieren volledig zullen reiken? Natuurlijk, als dit brochures of eenvoudige folders zijn, maak je dan geen zorgen. Ze kunnen op elk moment opnieuw worden verzonden. Maar soms moet u op een officieel verzoek serieuze documenten verzenden. In dit geval moet, naast de belangrijkste effecten, een begeleidende brief en een inventaris bij het pakket worden gevoegd, wat een lijst van documentatie is die naar dit adres wordt gestuurd.
Documentoverdracht
Medewerkers die betrokken zijn bij contracten, weten heel goed wat een inventaris van documenten is. Je kunt er gemakkelijk zelf een voorbeeld van maken.
Het belangrijkste is dat dit document alle nodige informatie bevat:
- De naam van de afzender staat in de linkerbovenhoek of het bedrijfsstempel wordt gezet.
- Rechts staan de gegevens van de geadresseerde (bedrijfsnaam en volledige naam van het hoofd).
- Onder het midden staat de naam. Het zal bijvoorbeeld een "lijst van documenten zijn die naar het contract moeten worden verzonden", waarvan ook het nummer en de datum moeten worden vermeld.
- Verder wordt een tabel willekeurig samengesteld, waarin minimaal 4 kolommen moeten staan (nummer in volgorde, naam van het document, nummer en datum, aantal kopieën, aantal bladen).
- Daarna wordt een definitieve registratie gemaakt van hoeveel documenten volgens deze inventaris zijn overgedragen. U moet ook het totale aantal bijlagen berekenen.
- Helemaal onderaan de pagina wordt genoteerd wie deze papieren heeft overgedragen en ontvangen met de datum, achternaam en functie.
Dit is de meest voorkomende lijst met documenten, waarvan een steekproef bij elke bediende bekend staat als postformuliernummer 107. Op elk postkantoor kunnen vooraf formulieren worden afgenomen om ze langzaam op de werkplek in te vullen en te controleren.
Subtiliteiten van archivering
Elke medewerker van het archief is bekend met de lijst met casusdocumenten. Het wordt gemaakt tijdens de overdracht van effecten voor opslag. Dit document is niet alleen de inhoud van een specifieke map. Het maakt het op elk moment mogelijk om de nodige informatie te vinden tussen een enorm aantal artikelen.
Bestellingen, rapporten en andere investeringen worden gesystematiseerd en samengevat in een tabel, die zes verplichte kolommen moet bevatten:
- Serienummer.
- Index van een specifiek document overeenkomstig de nomenclatuur.
- De datum (die aangegeven bij de registratie).
- Titel (bestelling, brief, contract).
- Bladnummers.
- Let op.
De tafel kan behoorlijk groot zijn. Maar in ieder geval, helemaal aan het einde, moet een definitief record worden gemaakt van hoeveel documenten erin worden vermeld, evenals het totale aantal berekende pagina's. Als u nu in een dergelijke map kijkt, kunt u eenvoudig het gewenste papier vinden met de vereiste parameters zonder speciale inspanningen te hoeven leveren.
Kenmerken van de inventaris
De interne documentenlijst vereist speciale kennis en speciale aandacht van de compiler. Soms leiden ontwerpfouten ertoe dat papier gewoon verloren gaat in een enorme informatiestroom. Omdat ze niet op zijn plaats is, vliegt ze uit het zicht.
Bijvoorbeeld voor geplande inspectie De belastinginspectie had vorig jaar een rapport nodig en dit werd samen met andere documenten nalatig ingediend. Er was een situatie waarin een werknemer van de onderneming deze of die eerder verstrekte informatie niet kan bevestigen. Een dergelijk misverstand kan leiden tot een boete voor de organisatie en een straf voor werknemers die verantwoordelijk zijn voor het verstrekken van informatie en het opslaan van documenten. De hoeveelheid verlies is afhankelijk van het belang van de gezochte gegevens. Om dit te voorkomen, moeten de documenten worden bijgehouden. Dit proces is natuurlijk zeer complex en tijdrovend. Bovendien moet rekening worden gehouden met de meerfasen en de volgorde van de procedure.
Persoonlijke bestanden van werknemers
De personeelsdienst van elke onderneming of organisatie is ook een sectie waar veel verschillende documenten doorheen gaan. De meeste daarvan worden verzameld in de persoonlijke bestanden van werknemers.
Ze worden bewaard tot ze worden ontslagen en worden pas daarna gearchiveerd. In dit geval moet de personeelsfunctionaris een inventaris van persoonlijke dossiers opstellen. Het is vermeldenswaard dat er in de wetgeving van Rusland geen bepaalde regels zijn met betrekking tot de voorbereiding ervan. Alle regels zijn overgenomen uit het Sovjettijdperk. In overeenstemming daarmee zou een dergelijke inventaris een typetabel van zeven kolommen moeten zijn:
- Nummer in orde.
- Index van een specifiek document.
- Date.
- Titel en samenvatting van het document.
- Bladnummers.
- Datum waarop het document in het bestand is opgenomen.
- Opmerking voor speciale opmerkingen.
Helemaal aan het einde wordt het totale aantal documenten in de lijst berekend. Dit alles gebeurt onder de handtekening van de personeelsfunctionaris die de datum van overdracht van de zaak aangeeft.
