Medewerkers van de personeelsafdeling moeten over nauwkeurige, volledige en objectieve informatie beschikken over alle werknemers van de onderneming die in dienst zijn. De documentatie van individuele dossiers, die informatie bevat over de professionele activiteiten van elke werknemer, wordt verzameld in een soort dossier. Vervolgens gaan we na hoe de vorming van persoonlijke bestanden van werknemers binnen de onderneming wordt uitgevoerd. 
Algemene informatie
Het dossier voor de werknemer is nodig om de beschikbare informatie te systematiseren en op één plaats samen te vatten. Het persoonlijke dossier van de werknemer, waarvan de steekproef hieronder zal worden gepresenteerd, is een reeks documenten met betrekking tot:
- Werkgelegenheid.
- Promotieproces.
- Naleving van de regels van arbeidsdiscipline.
- Beëindiging van relaties met de werkgever en anderen.
Hoofdcategorieën werknemers
Opgemerkt moet worden dat het beheer van persoonlijke bestanden van werknemers niet verplicht is voor alle werknemers. Een voorbeeld is de federale wet nr. 79. Deze voorziet in verplichte registratie van persoonlijke dossiers van werknemers die bij de overheid werken. Voor andere werknemers kan de procedure voor het samenstellen van het dossier worden bepaald door regelgevingshandelingen van lokale aard. Persoonlijke bestanden kunnen worden bewaard door de volgende werknemers:
- Managers (bedrijfsleiders, afgevaardigden, assistenten).
- Hoofden van structurele afdelingen en hun plaatsvervangers.
- Toonaangevende (hoofd) specialisten.
- Werknemers aansprakelijk.
- Medewerkers die zijn opgenomen in de personeelsreserve voor de overgang naar functies van bijzonder belang.
- Specialisten die de activiteit van het enterprise management apparaat verzorgen.
Voordelen van het samenstellen van een dossier
Opgemerkt moet worden dat het persoonlijke bestand van een werknemer een zeer handige gegevensbron is voor elke werknemer. In één map worden alle kopieën van de persoonlijke papieren van de werknemer, bestellingen die met betrekking tot hem zijn genomen, enzovoort verzameld. Hiermee kunt u het meest compleet maken kenmerkend voor de werknemer, om kennis te nemen van zijn verdiensten of, omgekeerd, eventuele schendingen en misbruiken die hij tijdens zijn professionele activiteiten bij de onderneming heeft begaan.
Interne handelingen van de onderneming: het persoonlijk dossier van de werknemer
Documenten worden verzameld en samengesteld door verschillende medewerkers naar goeddunken van het management. Als mappen met persoonlijke papieren worden verondersteld voor alle werknemers, is het raadzaam om een passende lokale handeling te maken. Bovendien moet een sectie worden opgenomen die voorziet in de noodzaak om het persoonlijke bestand van een werknemer te openen voor elke fulltime werknemer, inclusief technisch personeel. Bij sommige ondernemingen geven managers er de voorkeur aan om een afzonderlijke wet te ontwikkelen waarin alle bijzonderheden van het samenstellen van dossiers worden vastgelegd. 
De belangrijkste nuances
Ongeacht de vorm van regelgeving voor het samenstellen van dossiers voor werknemers, moet u bij het werken met hen bepalen:
- Categorieën werknemers waarop persoonlijke bestanden zijn opgeslagen. Zullen het alle werknemers zijn of alleen afzonderlijke groepen van hen? Het kunnen bijvoorbeeld alleen managers van alle managementafdelingen zijn.
- De manier waarop het persoonlijk dossier van de werknemer wordt samengesteld. Het monster moet alle nodige secties en kolommen bevatten waarin informatie over de specialist wordt ingevoerd.
- De samenstelling van de papieren die in het dossier zijn verzameld. Tegelijkertijd wordt aangegeven welke documenten in de vorm van kopieën worden bewaard en welke in het origineel staan.
- De volgorde waarin dossiers worden samengesteld.
- Regels om de werknemer vertrouwd te maken met papieren over hem.
- De procedure voor het opslaan van persoonlijke bestanden van werknemers.
Is een dossier vereist voor een deeltijdbaan?
Dit is afhankelijk van of de werknemer een positie inneemt waarin het persoonlijk dossier van de werknemer noodzakelijk is. Tegelijkertijd wordt meestal een nieuw dossier gestart voor externe parttimers en voor interne mappen worden de bijbehorende documenten in bestaande mappen opgeslagen. Als de onderneming voorziet in het verplichte gedrag van persoonlijke zaken bij regelgevende bepalingen, worden deze ook in deeltijdse banen geplaatst, volgens de vastgestelde procedure.
Voor deeltijdwerkers wordt het dossier samengesteld volgens de algemene regels die bij elke specifieke onderneming zijn vastgesteld. Volgens art. 283 van de Arbeidswet presenteert een burger, wanneer hij gelijktijdig in de functie wordt benoemd, een paspoort of ander document dat zijn identiteit bevestigt. Als de functie speciale kennis vereist, heeft de werkgever het recht om de toekomstige specialist te vragen om een diploma of ander document over onderwijs of opleiding (of een kopie daarvan, naar behoren gecertificeerd) voor te leggen. Bij het aanvragen van een onderneming met moeilijke of gevaarlijke (schadelijke) arbeidsomstandigheden, kan de werkgever een certificaat eisen van de aard en de omstandigheden van activiteit op de hoofdplaats van de werknemer. Kopieën van de ingediende documenten moeten in het persoonlijke bestand worden bewaard. 
Eerste compilatie
Het maken van persoonlijke bestanden wordt uitgevoerd voor een geordende groepering van gedocumenteerde informatie over werknemers direct in het proces van het vastleggen van arbeidsrelaties met hen. Compilatie gebeurt in de regel in een afzonderlijke map voor elke werknemer. Deze vorm van persoonlijke zaken wordt beschouwd als de meest handige manier om informatie te organiseren. Tegelijkertijd moet eraan worden herinnerd dat het verboden is informatie in het dossier te ontvangen, verwerken en bijvoegen die zijn politieke, religieuze en andere overtuigingen, privéleven, lidmaatschap van openbare organisaties, inclusief vakbonden, aangeeft.
Basisvereisten
In de praktijk worden documenten bij het samenstellen van persoonlijke bestanden in een map geplaatst. Op de omslag het serienummer van het dossier. Daaronder wordt het persoonlijke bestand van de werknemer geregistreerd in het bijbehorende journaal (boek) van de boekhouding. Deze vereiste is opgenomen in art. 695, paragraaf b van de lijst met archiveringsmodellen opgesteld tijdens het functioneren van overheidsinstanties, lokale autoriteiten met een indicatie van de opslagperiode. Nadat de werknemer de onderneming heeft verlaten, wordt zijn dossier uit de map verwijderd. Vervolgens wordt het persoonlijke bestand uitgevoerd voor overdracht naar het archief en gedeponeerd. 
Boekhoudjournaal (boek) informatie
Dit document kan de volgende gegevens bevatten:
- Dossiernummer.
- Volledige naam specialist.
- Het aantal initiële dossiers.
- Datum van overbrenging van papieren naar het archief.
- Overige informatie verstrekt binnenlands beleid onderneming.
De eerste uitvoering omvat een groep papieren die getuigen van de tewerkstelling van een burger, en vervolgens alle informatie met betrekking tot de professionele activiteiten van een werknemer in de organisatie.
Lijst met stamgegevens
In de wetgeving is de lijst met documenten die in persoonlijke bestanden moeten worden opgenomen niet gedefinieerd. Voor ambtenaren wordt bepaald dat hun dossier persoonlijke en andere gegevens bevat over toelating tot de dienst, doorgeven en ontslag. Persoonlijke informatie omvat ook de informatie die nodig is om de activiteiten van een staatsagentschap te verzekeren. 
Het dossier bevat ook:
- Interne papieren lijst.
- Persoonlijk registratieblad of aanvraagformulier.
- Autobiography.
- kopieën:
- identiteitsbewijs;
- verzekeringsbewijs;
- FIN (indien verstrekt door een werknemer);
- militaire kentekenbewijzen voor dienstplichtigen en ingezetenen;
- effecten die het recht van de specialist op belastingaftrek bevestigen, zoals voorzien in art. 218 Belastingcode;
- certificaten van vaststelling van het niveau van beperkingen op handicap, handicap (indien verstrekt door een specialist);
- bevelen (bevelen) bij toelating tot de staat;
- functieomschrijving;
- een overeenkomst over aanvaarding van aansprakelijkheid (indien de functie daarin voorziet);
- arbeidscontract (als het origineel in een aparte map is opgeslagen).
5. Documenten over toegang tot informatie die een wettelijk beschermd geheim vormt (als de uitoefening van de taken van een specialist het gebruik van dergelijke informatie inhoudt).
6. De resultaten van het voorlopig medisch onderzoek (onderzoek), dat wordt uitgevoerd om professionele geschiktheid vast te stellen (in door de wet voorziene gevallen).
Aanvullende papieren
Tijdens het werk van de specialist kan het volgende worden opgeslagen in zijn persoonlijke bestand:
- Kopieën van overeenkomsten bij het hoofdcontract (of hun kopieën).
- Meldingen van wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden op initiatief van de werkgever.
- kopieën:
- rapporten en toelichtingen, verklaringen en verzoekschriften van de werknemer over verschillende kwesties;
- orders (orders) over de overdracht van een werknemer aan een andere activiteit (functie), over het opheffen van disciplinaire sancties, prikkels, beëindiging van de activiteit bij de onderneming;
- arbeidsboek.
4. De resultaten van periodieke (verplichte) medische onderzoeken.
5. Certificatiemateriaal (als de positie deze maatregelen vereist).
6. Andere documenten met betrekking tot de activiteiten van de specialist in de onderneming. 
Specialistische foto
Ze is ook aanwezig in het persoonlijk dossier. Meestal wordt een 4x6-foto gebruikt. Op de achterkant staat de volledige naam werknemer. Het is raadzaam om de foto minstens om de 5 jaar te veranderen of wanneer een bepaalde leeftijd wordt bereikt. Deze kwestie wordt gereguleerd door de autoriteiten.
Details wijzigen
Personeelswerknemers die verantwoordelijk zijn voor de voorbereiding en het uitvoeren van zaken, moeten hun status controleren en informatie tijdig bijwerken. Het is niet nodig om de vragenlijst of het registratieblad te wijzigen en er is geen specialist nodig om het papier opnieuw in te vullen. Alle aanpassingen worden gemaakt door individuele handelingen op te stellen. Ze worden toevoegingen aan een bepaalde sectie genoemd (bijvoorbeeld een aanvulling op de vragenlijst). In de regel worden ze in tabelvorm gepresenteerd. De ontwikkeling van geschikte vormen is ter beoordeling van de werkgever.
