In de loop van hun activiteiten nemen juridische entiteiten vaak beslissingen over onderwerpen die aan de algemene vergadering worden voorgelegd, waaraan oprichters, aandeelhouders, afdelingshoofden en vertegenwoordigers van zakelijke partners kunnen deelnemen. In een dergelijke situatie worden taken die tijdens de vergadering moeten worden opgelost, opgesteld in een vorm zoals de notulen van de algemene vergadering. Dit is een vrij specifiek document, dat in een korte vorm het verloop van het hele evenement weergeeft, en kan ook een korte samenvatting van de gepresenteerde informatie bevatten.
Kwesties opgelost op basis van de notulen van de algemene vergadering
De notulen van de algemene vergadering zijn nodig om verschillende problemen op te lossen die een integraal onderdeel van de organisatie of onderneming zijn. Met behulp van dit document kunnen wijzigingen in de samenstelling van oprichters of aandeelhouders, uitgifte van aandelen, reorganisatie of liquidatie van een onderneming worden vastgesteld.
Voor zaken waarvoor een collectieve beslissing noodzakelijk is, moet het protocol van de algemene vergadering worden gebruikt. Het compilatiemodel is hetzelfde voor al dergelijke evenementen binnen dezelfde organisatie. Dit document is dus een weerspiegeling van de economische activiteit van de onderneming en heeft dus een belangrijke juridische betekenis.
De notulen van de algemene vergadering, een voorbeeld van de samenstelling ervan en de regels die van toepassing zijn op de inhoud ervan worden vastgesteld door verschillende wetgevingshandelingen van de Russische Federatie. Daarom is het noodzakelijk om zich strikt te houden aan de vastgestelde vereisten voor de uitvoering ervan, omdat de regelgevende autoriteiten tijdens inspecties het recht hebben om beslissingen van een rechtspersoon ongeldig te maken op basis van bestaande overtredingen en het niet naleven van de basisvereisten voor het protocol.
Wettelijke vereisten voor registratie
De notulen van de algemene vergadering van leden die deelnemen aan de economische activiteiten van de organisatie moeten uiterlijk 15 dagen na de datum van haar holding worden opgesteld. Het document is opgesteld in tweevoud en moet een specifieke gegevensset bevatten:
- Datum en plaats van vergadering.
- Het aantal stemmen van de deelnemers.
- Het totale aantal stemmen dat afwezig is.
- Achternaam en naam van de voorzitter van de vergadering.
- De samenstelling van het presidium.
- De agenda.
In de regel geven de notulen in de vorm van samenvattingen de belangrijkste kwesties weer die ter discussie en stemming zijn voorgelegd, en de goedgekeurde resultaten.
Protocol Doel
Notulen van de algemene vergadering - dit is een document de koers uitzetten van beslissingen die gezamenlijk de richting van de rechtspersoon bepalen. Alle vormen en soorten protocollen zijn bedoeld om de beslissingen van collegiale instanties te documenteren. Het protocol wordt ook opgesteld tijdens zakelijke vergaderingen, commissievergaderingen, onderhandelingen, deliberatieve vergaderingen. Het doel van het protocol is om collegiale beslissingen en gemaakte afspraken te documenteren.
Elke onderneming of organisatie moet de methoden van collegiale besluitvorming gebruiken en de notulen van hun vergaderingen correct kunnen opstellen. Het belang van het vastleggen van collegiaal vastgestelde beslissingen is een goede hulp voor het correcte verloop van hun activiteiten door een rechtspersoon.
Als de oprichter of directeur van het bedrijf een enkele beslissing neemt met betrekking tot de uitvoering van zakelijke activiteiten, is een overlegvergadering noodzakelijkerwijs gegroepeerd om belangrijke beslissingen over het bedrijf te nemen.De afweging van dergelijke beslissingen en nieuwe kwesties wordt dus vastgelegd in de notulen van de algemene vergadering.
Belangrijke procedure
Het compilatieproces van het protocol bestaat uit verschillende fasen:
- De agenda bepalen en voorbereiden.
- Opstellen en voorbereiden van de nodige documentatie.
- Kennisgeving van alle deelnemers over de plaats van de algemene vergadering.
- Verspreiding van de nodige informatie voor de deelnemers om zich voor te bereiden op de agenda van de vergadering, waarin enkele van de kwesties worden behandeld.
Voordat onderhandelingen worden gestart, moeten de registratiegegevens van de deelnemers aan de vergadering in het protocol worden vastgelegd. Voor dit doel wordt een lijst van alle deelnemers samengesteld, waarvan het aantal moet overeenkomen met het aantal stemmen dat vereist is voor een juridisch juridisch besluit.
Om informatie over de genomen beslissingen en het verloop van de algemene vergadering verder te documenteren, worden moderne technische middelen voor het opnemen van geluid of video gebruikt, die worden gebruikt voor stenografie en verwerking van alle toespraken en genomen beslissingen. Tegelijkertijd is het noodzakelijk om tijdens de vergadering schriftelijk notulen op te stellen. Zorg ervoor dat u de lijst van documenten aangeeft die hebben deelgenomen aan de indiening van vragen voor stemming of discussie. Dit zijn rapporten, projecten, referenties die in de algemene vergadering worden gebruikt.
Regels voor registratie
De notulen van de algemene vergadering van eigenaren of deelnemers moeten vakkundig worden opgesteld en volledig voldoen aan de wettelijke vereisten van de wetgeving van de Russische Federatie.
Afhankelijk van de inhoud kan het document zowel een gedetailleerde als een samenvatting van de vergadering zijn. Alle toespraken die plaatsvonden tijdens de algemene vergadering van het beraadslagend orgaan worden volledig weergegeven. Het korte formulier bevat alleen informatie over de sprekers, het onderwerp van de geleverde toespraak. De korte vorm wordt een protocolschema genoemd. Het protocolvormingsformulier wordt bepaald door de voorzitter van de vergadering of tijdens het collegiaal besluit. Een voorbeeldnotulen van de algemene deelnemersvergadering wordt hieronder gepresenteerd.
Dit document is opgesteld in overeenstemming met alle normen en vereisten van kantoorwerk om de details in overeenstemming met GOST te maken.
De inhoud van het protocol. Organisatiegegevens
De notulen van de algemene vergadering, waarvan een steekproef in ontwikkeling is, moeten noodzakelijkerwijs gegevens bevatten over de volledige naam van de organisatie, evenals geaccepteerde afkortingen met betrekking tot de rechtsvorm (LLC, JSC, enz.). In dit geval moet de naam overeenkomen met die welke is gespecificeerd in het charter van de onderneming en is opgenomen in het Unified State Register, en moet een volledige decodering zijn zonder het gebruik van afkortingen.
Als dit het protocol van de algemene vergadering van de LLC is, wordt de steekproef opgesteld volgens dezelfde regels en normen als voor organisaties met een andere juridische vorm van eigendom. Het bepaalt de locatie van de juridische entiteit, weerspiegeld in de vorm van een registratie van het juridische adres van de organisatie, en moet overeenkomen met het adres dat is ingevoerd in de samenstellende documenten, evenals registratie in het Unified State Register.
Vergadergegevens
In het volgende gedeelte, na het specificeren van de juridische gegevens die de werkelijke naam van de locatie van de onderneming weergeven, is het noodzakelijk om informatie aan te geven met betrekking tot het tijdstip en de vorm van de vergadering. Allereerst wordt het type algemene vergadering aangegeven, dat jaarlijks, buitengewoon, gepland, enz. Kan zijn. Het protocol van de algemene vergadering van LLC-deelnemers volgens de huidige wetgeving wordt ten minste eenmaal per jaar vastgesteld.
Vergaderformulieren
De vorm van de vergadering kan worden gedefinieerd als:
- Persoonlijke aanwezigheid van gemachtigde vertegenwoordigers of aandeelhouders.
- Correspondentieformulier door het verzamelen van eerder verzonden documentatie om meningen over stemkwesties te verduidelijken.
De datum en plaats van de vergadering van de adviesraad worden ook aangegeven, het feitelijke adres waarop de deelnemers bijeenkwamen, werd aangegeven.
Het grootste deel van het protocol
Het onderwerp, onderwerpen waarover de vergadering heeft plaatsgevonden, worden aangegeven. In het geval van jaarlijkse vergaderingen definieert de wet een aantal kwesties die moeten worden overwogen. In de rest van de vergadering kunnen de deelnemers de onderwerpen kiezen die nodig zijn om op te lossen.
De start- en eindtijd van de registratie van personen die het recht hebben deel te nemen aan en deel te nemen aan de discussie, moeten worden vermeld. In dit geval voert de organisator of de secretaris de registratieprocedure uit voor alle aankomsten door de identiteit van de aanwezigen vast te stellen en deze gegevens in te voeren in het gedeelte 'Aanwezig' van het protocol. Geef zeker aan de deelnemer, evenals de functie en het aantal stemmen dat hij heeft. In het geval van naamloze vennootschappen kunnen ook gegevens op een identiteitskaart of een afgegeven volmacht worden ingevoerd.
Ook in dit deel worden het tijdstip van het openen en sluiten van de collegiale vergadering, de stemresultaten, die worden bepaald door het tijdstip van stemmen, aangegeven.
Bij het overwegen van elk agendapunt wordt het volgende aangegeven:
- Het aantal stemmen dat in aanmerking komt om deel te nemen aan de vergadering.
- Het aantal uitgebrachte stemmen.
- Het aantal uitgebrachte stemmen voor verschillende stemopties.
- De formulering van de genomen beslissingen.
Dit wordt gevolgd door een gedeelte waarin alle belangrijke bepalingen van de gehoorde toespraken worden opgenomen, evenals de namen van personen die over elk onderwerp hebben gesproken. De informatie wordt gepresenteerd in de vorm van samenvattingen die een samenvatting vormen van de toespraken.
Laatste deel
Na het opstellen van de notulen van de algemene vergadering van oprichters, aandeelhouders of andere deelnemers, worden de handtekeningen van de voorzitter en de secretaris van de vergadering verzegeld. De datum van voorbereiding wordt ook bepaald, die mogelijk niet samenvalt met de datum van de vergadering.
Speciale protocollen en vergaderingen
Een ander interessant voorbeeld van dergelijke documentatie zijn de notulen van de algemene vergadering van de eigenaars van het huis of tuinbouw partnerschap. Dergelijke vergaderingen en hun opname onderscheiden zich door het feit dat deelnemers gelijke rechten hebben, en in het geval dat een groot aantal mensen niet verschijnen, beslissingen kunnen nog steeds worden genomen op basis van de meningen van degenen die zijn aangekomen en hebben deelgenomen aan de oplossing van kwesties die ter discussie zijn voorgelegd. Op basis van een dergelijk protocol zijn de resterende leden van de woningvoorraad of het tuiniersverband verplicht zich te onderwerpen aan de genomen beslissingen, ongeacht of zij aan deze vergadering hebben deelgenomen of niet.
Bij het opstellen van een dergelijk document geeft het meestal de samenstelling van de hertellingcommissie aan. Zowel de gemachtigde personen als de personen die door de aanwezige deelnemers zijn gekozen, kunnen als voorzitter en secretaris van de vergadering optreden. manier beheer van appartementen of een tuinbouwpartnerschap wordt gekozen door de algemene vergadering van eigenaren van woongebouwen of grond. Beslissingen over deze kwesties zijn bindend voor alle eigenaren.
De uitvoering van de notulen van de algemene vergadering vereist speciale aandacht en bepaalde documentaire vaardigheden. Verwaarlozing van de regels die zijn vastgesteld voor de uitvoering van dit document mag niet worden toegestaan, omdat het de enige documentaire weerspiegeling is van de wettigheid van de beslissingen van de collegiale vergadering, die belangrijk zijn, en ook grote juridische kracht hebben en worden verstrekt tijdens audits regelgevende instanties.
