Et tilbud om samarbeid anses som et dokument der en organisasjon gir et tilbud til et tredjepartsfirma om mulig fellesarbeid på gunstige vilkår. Hovedmålet med et slikt forslag er å interessere den fremtidige partneren og få ham til å velge denne organisasjonen. La oss se nærmere på hvordan slike forslag blir satt sammen, og hva er hovedfunksjonene deres.
Hvem skriver til hvem?
Et invitasjonsbrev for samarbeid er utarbeidet av en autorisert ansatt som driver med forretningsutvikling eller lignende retning. Teksten til et slikt brev må nødvendigvis avtales med lederen av organisasjonen. Lignende forslag kan komme med leder av selskapet.
Brevet er utarbeidet i navnet til direktøren for selskapet som det planlegges videre samarbeid med. Adressaten kan også være underdirektør eller enhver person som behandler slike spørsmål og har myndighet til å fatte beslutninger om mulig samarbeid. Men alle forretningsforslag for samarbeid vurderes til slutt av organisasjonens ledelse.
Generelle regler
Det viktigste å huske er at tilbudet er en slags krok som skal hekte den potensielle partneren. Teksten til brevet skal være informativ, interessant og kompetent. Det ideelle resultatet for å lese et slikt brev ville være å be om et tilbud eller pris for varer og tjenester.
Til tross for at forslaget om samarbeid (en prøve vil bli presentert senere) regnes som et offisielt dokument, er det ingen standardform. Et brev er utarbeidet i fri form eller i henhold til en mal som er utviklet i en bestemt organisasjon, basert på virksomhetens oppgaver og muligheter.
Når du lager forslag, må du følge de grunnleggende reglene for russisk språk, kontorarbeid og forretningsetikk.
Før du skriver et brev, bør du finne ut detaljene til den ansatte som kommunikasjonen er ment.
Så forslaget vil bestå av:
- Overskrift (dette stadiet er ikke obligatorisk, fordi en dårlig sammensatt overskrift kan avskrekke deg fra å lese resten av brevet).
- Appeller (det er bedre å starte dette stadiet med ordene "kjære").
- Selve tilbudet.
- Adressaters underskrifter.
Hoveddel
Hvordan skrive et forslag til samarbeid slik at motstanderen ikke vurderer andre invitasjoner? Hoveddelen av brevet skal inneholde essensen i hele forslaget. Florid uttalelser og uskarpe setninger, lange og forvirrende setninger, samt spesiell terminologi er upassende her. Essensen i brevet er klar, kortfattet og kortfattet. Det legges vekt på spesielle funksjoner og et fordelaktig tilbud.
I hoveddelen trenger avsenderfirmaet å bli nevnt, men det skal bare være året det fungerer fra og hovedaktivitetene. På dette stadiet vil annen informasjon være overflødig.
Du kan også spesifisere gjeldende partnere eller kunder i organisasjonen som absolutt bare vil svare positivt på selskapets aktiviteter.
På slutten av brevet kan du gi en lenke til det offisielle nettstedet, som inneholder mer detaljert informasjon om organisasjonen, samt annen tilleggsinformasjon som ikke er spesifisert i forslaget.
Intonasjonen til brevet skal være mer insentiv enn fortelling. Men det viktigste her er ikke å gå for langt, å komponere teksten riktig, uten å pålegge tjenester og samarbeid.
I tilfelle teksten er lang, men all informasjonen er viktig for lesing, bør den deles inn i avsnitt og fremheve viktige punkter.Så oppfatningen vil være fullstendig, og den store teksten vil oppfattes lettere.
Hovedideen med brevet eller en viktig melding bør være plassert enten i begynnelsen eller på slutten. Hele hemmeligheten er at disse delene er mer avsatt i underbevisstheten til leseren.
Som praksis viser, er de som mottar et invitasjonsbrev for samarbeid (eksempel nedenfor) klare til å bruke mer enn 60 sekunder på å lese det, dette faktum bør også leses når du skriver et brev.
Obligatorisk informasjon
Når du utarbeider et forslag, må du alltid huske den obligatoriske informasjonen i det. Dette er:
- navnet på organisasjonen som sender brevet;
- faktisk adresse og telefonnummer for å kontakte kontaktpersonen;
- etternavn, navn, patronym for den autoriserte personen og hans stilling;
- ankenes viktigste essens.
Ytterligere dokumenter eller henvisninger til lovgivningsmessige handlinger og normer som er direkte relatert til samarbeidsforslaget, kan legges ved forslaget.
registrering
Du kan utstede et brev på flere måter:
- Skriv et tilbud for hånd.
- Skriv inn tilbudet på datamaskinen.
Det første alternativet er selvfølgelig noe utdatert, men i noen tilfeller viser det seg å være det mest effektive, fordi det er ledere som ikke aksepterer ny teknologi og foretrekker å kommunisere og jobbe "gammeldags".
Det andre alternativet er mer kjent og praktisk. For det første, i elektronisk form er det sannsynligvis en utarbeidelse av det offisielle brevhode for organisasjonen med de nødvendige detaljene, og for det andre, hvis forslagene utarbeides konstant, kan det være en ferdig brevmal der du bare trenger å erstatte adressaten og eventuelt endre litt informasjon som er riktig i den spesifikke case.
Et forslag kan fremsettes i et hvilket som helst antall eksemplarer, men i begynnelsen inneholder det nødvendigvis en appell, og på slutten - signatøren til avsenderen.
Datoen skal bare settes i situasjoner der tilbudet inneholder kampanjer eller spesielle forhold som er aktive i en viss tid.
Det er ikke nødvendig å registrere tilbudet om samarbeid i journal for utgående korrespondanse.
Hvordan “få” til å samarbeide
Å "tvinge" betyr selvfølgelig ikke å utøve en fysisk effekt på den som tar beslutningen om samarbeid. Eksempelet på et samarbeidsforslag som ble presentert tidligere, viser at brevet skal oppfordre motstanderen til å ta en positiv beslutning.
For å indusere dette, trenger den ene organisasjonen bare en insentivtale som ber om samarbeid, og det andre selskapet må tilby rabatt eller et lite gebyr for å godta forslaget.
Før du skriver brev, må du studere motstanderen din: hva han kan gå med på og hva som er uakseptabelt for ham. I ett ord eller uttrykk kan du faktisk ødelegge ideen til hele selskapet.
Trenger du takknemlighet
Et annet viktig poeng i forslaget til samarbeid er takknemlighet. På slutten av slike brev må nødvendigvis være takknemlighet for tiden det ble tatt og brevet som er lest.
Dette indikerer både alvoret i organisasjonen og elementær høflighet for tiden det tar fra motstanderen.
Slike brev vil ikke inneholde takk som standard, ettersom dette er en individuell tilnærming fra hver organisasjon til sin potensielle partner eller klient.
avganger
Så, hva er den beste måten å sende et invitasjonsbrev til samarbeid (utvalg gitt tidligere)?
Dette kan gjøres på forskjellige måter, hver organisasjon velger selv et mer akseptabelt og praktisk alternativ. Tenk på det vanligste:
- E-post. Denne metoden anses for å være den enkleste, raskeste og rimeligste. Men brevet til motstanderen kan lett gå seg vill etter å ha kommet seg inn i uønsket korrespondanse fra adressaten. En lignende metode kan bare brukes hvis avsender og adressat har opprettet kontakt.Vel, eller send et brev "tilfeldig", så er du plutselig heldig, og det vil ikke være i mappen "Spam".
- Mail. Denne metoden regnes som den mest pålitelige, siden brevet uansett når adressaten. Men det er også det mest tidkrevende, fordi alle vet hvor sakte det russiske innlegget fungerer. Hvis nyhetsbrevet er massivt, så er denne metoden tydeligvis ikke egnet, det er bedre å bruke det første alternativet.
- Faks. En litt utdatert, men fortsatt brukt metode for å sende tilbud. Passer også for et spesifikt tilbud fra et bestemt selskap.
- Enhver metode for en moderne type kommunikasjon (direktemeldinger, sosiale nettverk, etc.). En slik metode er bare relevant hvis partene er godt kjent med hverandre og et skriftlig forslag kun er en formalitet for videre samarbeid.
Så nå vet du hva et samarbeidsforslag er, hvordan du kan komponere og sende det.