Dokument zatytułowany „Akt akceptacji i przekazywania spraw” jest znany tylko tym, którzy kiedykolwiek zajmowali wysokie stanowiska. Reszta wie o nim tylko przez pogłoski. I jest bardzo mało prawdopodobne, aby ktoś mógł to skomponować samodzielnie.
Główne powody
W każdym przedsiębiorstwie rzeczy są zwykle podejmowane z kilku powodów:
- Przydział dla każdego określonego obszaru odpowiedzialności.
- Ocena całkowitej ilości pracy do wykonania przez nowo zatrudnionego pracownika.
- Tymczasowe wykonywanie obowiązków obecnie nieobecnego pracownika.
- Organizacja ciągłej pracy.
Ale powodem przeniesienia ich z jednego pracownika na drugiego może być:
- długa podróż służbowa;
- przedłużony pobyt na zwolnieniu chorobowym;
- urlop macierzyński;
- przenieść do innej pracy;
- zwolnienie pracownika.
W takich przypadkach jeden z jego współpracowników przyjmuje na siebie obowiązki przechodzącego na emeryturę pracownika, a akt przyjmowania i przekazywania spraw jest koniecznie sporządzony.
Zazwyczaj zawiera listę wszystkich dokumentów, które były przechowywane przez osobę zwolnioną. Ponadto akt przyjmowania i przekazywania spraw zawiera pełny opis wykonanej pracy, a wszystkie zidentyfikowane niedociągnięcia odnotowuje się osobno. Dokument jest koniecznie skompilowany w dwóch egzemplarzach, z których jeden jest przechowywany w aktach osobowych emerytowanego pracownika, a drugi pozostaje w dziale, to znaczy u nowego właściciela.
Trudna sytuacja
Co ciekawe, inicjatorem takiej akcji z reguły jest reżyser. W końcu on, wraz z nowo znalezionym pracownikiem zatrudnionym w niepełnym wymiarze godzin, jest zainteresowany uporządkowaniem spraw. Czasami jednak pojawia się taka sytuacja, że stary pracownik odchodzi bez podpisania aktu przekazania spraw. Może się to zdarzyć z powodu kombinacji okoliczności lub celowych opóźnień. Czasami pracownik, znając swoje wady, opóźnia się szczególnie na czas. W końcu wszyscy wiedzą, że lider nie może opóźnić swojej historii pracy lub ostatecznych obliczeń, ale jest zobowiązany do oddania wszystkiego w dniu zwolnienia. Pracownik po prostu odchodzi, a pracodawca jest zmuszony szukać wyjścia z tej sytuacji. Co powinien zrobić nowy właściciel, jeśli dostanie osierocony obiekt? W tej sytuacji nie denerwuj się. Musisz tylko wziąć sprawy w swoje ręce, aby nie ponosić odpowiedzialności za błędy innych. Czasami dyrektor jako etap pośredni tymczasowo przejmuje sprawy, a dopiero potem przenosi je na nowego pracownika. Być może tak jest, ale nadal musisz pamiętać o odpowiedzialności za popełnione działania.
Zastępca głównego księgowego
Założenie nowego szefa księgowości poprzedza sześć ważnych kroków:
- Wydanie zarządzenia podpisanego przez dyrektora, w którym określa całą sekwencję działań i procedurę przyszłego przekazywania spraw. W zależności od przyczyn zwolnienia byłego specjalisty pracownicy mają do dyspozycji nie więcej niż dwa tygodnie.
- Obecny główny księgowy musi ukończyć wszystkie bieżące sprawy w wyznaczonym terminie (sporządzić niezbędne notatki, wypełnić podstawowe dokumenty i sporządzić sprawozdania). Papier powinien być oprawiony i zszyty.
- Przeprowadzanie inwentaryzacji.
- Kontrola audytu.
- Przekazywanie spraw.
- Wprowadzanie informacji o nowym księgowym we wszystkich źródłach.
Zwykle nie wygląda to na przyjmowanie i przekazywanie spraw przy zmianie głównego księgowego. Próbka zawiera ogromną listę zagadnień, na które należy zwrócić szczególną uwagę:
- Organizacja pracy wszystkich księgowości, a także ogólna charakterystyka księgowości w firmie.
- Status księgowy wszystkich transakcji rozliczeniowych.
- Księgowość i przepływ całej gotówki.
- Istotna księgowość i kalkulacja amortyzacji.
- Rozliczenia z pracownikami.
- Salda kont.
- Dokumenty pierwotne.
- Formy ścisłego raportowania.
- Stan rzeczy w archiwum.
- Lista brakujących dokumentów i wyjaśnienia tego faktu.
Dopiero po tym akt zostaje podpisany, co w istocie oznacza objęcie urzędu.
Nowy lider
Zastąpienie przywództwa zwykle rozpoczyna się od walnego zgromadzenia założycieli. Podjęta decyzja jest sporządzana w formie protokołu lub zamówienia. Informacje te są natychmiast przekazywane do inspekcji podatkowej, a dopiero potem rozpoczyna się główna procedura, której wynikiem będzie akt przyjęcia-przekazania spraw. Zmiana reżysera będzie bardziej obszerna.
Taki dokument z reguły składa się z 3 części:
- Wprowadzenie Zawiera informacje o miejscu i czasie spotkania, a także informacje o przedstawicielu z walnego zgromadzenia.
- Opisowy. Zawiera pełną listę dokumentów, które są przekazywane do nowego dyrektora. Ta lista jest bardzo długa. Obejmuje to przede wszystkim dokumenty składowe, certyfikaty i dane rejestracyjne. Następnie są umowy z bankami i wszystkie dodatkowe umowy do nich. Potem przychodzi kolej na zamówienia dla przedsiębiorstwa. Po nich następują umowy dotyczące podstawowej działalności spółki. Następnie znajdują się raporty księgowe, dokumenty kasowe i informacje o papierach wartościowych. Na samym końcu listy znajduje się dokumentacja dotycząca bezpieczeństwa, zdrowia i bezpieczeństwa przeciwpożarowego. Po nich pozostaje tylko korespondencja z organami państwowymi i regulacyjnymi, a wreszcie - dziennik ruchu książek o pracy.
- Ostatni Wymienia wszystkich obecnych, którzy składają swoje podpisy.
Ostatnim punktem będzie okrągły znaczek przedsiębiorstwa.
