Wiele organizacji bierze udział w różnych przetargach. Ale jednocześnie często nie wiedzą, jak prawidłowo skompilować i certyfikować dokumenty przetargowe. Co więcej, takie pytanie jest jednym z najważniejszych, które wymagają szczególnej uwagi. Zarówno procedura, jak i skład dokumentacji przetargowej są określone przez przepisy ustawowe i wykonawcze, do których przestrzegania muszą się stosować.
Koncepcja Przetargu
Przetarg to konkurs na świadczenie usług, towarów lub wykonywanie jakiejkolwiek pracy. Zasady przeprowadzania takich selekcji są wskazane w dokumentacji przetargowej, zgodnie z którą uczestnicy, którzy chcą wziąć udział w walce, muszą zapewnić komisji najkorzystniejsze warunki oferowane klientowi.
Umowa przetargowa zostaje zawarta z uczestnikiem, który może przedstawić najkorzystniejszą ofertę dla organizatora, ten ostatni musi w pełni przestrzegać wydanych instrukcji.
Dokumentacja przetargowa to pakiet dokumentów, które ujawniają warunki przetargu i treść przyszłej umowy.
Koniecznie zawiera części techniczne i handlowe.
Część techniczna składa się z informacji o warunkach zamówienia, cechach i opisach przedmiotu lub przedmiotu przetargu, instrukcji dla dostawców, a także kart informacyjnych wskazujących procedurę realizacji i składania wniosków o dopuszczenie do udziału w przetargach. Również w tej części znajdują się wymagania dotyczące treści zamówienia: nazwa, harmonogramy wolumetryczne, odniesienia do norm i warunki techniczne.
Część handlowa dokumentacji przetargowej zawiera wszystkie ceny i procedurę ich obliczania, warunki określone w harmonogramie płatności, źródła finansowania tej umowy. Wskazuje także gwarancje udzielone przez bank na wykonanie transakcji przetargowej przez klienta oraz wymagania dotyczące różnych rodzajów ubezpieczeń.
Dokumentacja przetargowa, przykładowa aplikacja i zalecenia dotyczące ich wypełniania są zawarte w MDS 80-4.2000 Gosstroy z Rosji. Bardziej szczegółową treść dokumentacji ustala komisja przetargowa.
Procedura sporządzania
Przygotowanie dokumentacji przetargowej jest odrębną, bardzo ważną i niezbywalną procedurą przeprowadzania przetargów konkurencyjnych. Zgodnie z obowiązującym prawem określa dane osobowe, takie jak:
- Nazwa organizatora.
- Jego oficjalny adres i numery telefonów.
- Numery faksu i adresy e-mail.
- Cena, miejsce i warunki uzyskania paczki dokumentów.
Organy kontrolne zawsze przedstawiają wymagania dotyczące dostępności projektu umowy z listy warunków, które należy ustalić. Dokumentacja wskazuje również metodę oceny wniosków złożonych przy użyciu określonego systemu.
Wyprzedaż
Opracowanie dokumentacji przetargowej może być przeprowadzone zarówno przez organizatora, jak i specjalną firmę konsultingową. Aby go skompilować, możesz użyć standardowych próbek i zaleceń metodologicznych, a także przepisów prawnych określających wymogi prawne dotyczące kompilacji. Możesz także skontaktować się z centrum finansowym, w którym specjalista ds. Dokumentacji przetargowej zaoferuje swoje usługi w zakresie jego właściwego przygotowania. Tam jesteś krótkie terminy zapewniamy profesjonalną i wykwalifikowaną pomoc.
Spis treści
Formularz dokumentacji przetargowej, oprócz informacji przeznaczonych dla przyszłych oferentów, powinien zawierać takie informacje, jak numeryczna i szczegółowa zawartość pakietu dokumentacji sporządzonego przez dostawcę, wyrażającego potwierdzenie jego wniosku o dopuszczenie do udziału:
- Zgłoszenie uczestnictwa
- Opis załączonych dokumentów.
- Informacja bankowa o braku jakichkolwiek zaległych długów.
- Wymagane informacje techniczne, operacyjne i dotyczące jakości, a także szczegółowy opis zamawianych materiałów i towarów.
- Projekt umowy dotyczącej planowanych zakupów.
- Instrukcje metodyczne dotyczące obliczania wniosku przetargowego, w tym jego składników, takich jak koszt płatności ubezpieczenia i opłat celnych, usług transportowych, różnych podatków i ceł, oprócz kosztów dostarczonego towaru, a także szczegółowa tabela cen.
- Wskazana jest waluta, w której ceny są wyrażone w ofercie.
- Wymagania dotyczące przetargu.
- Omówiono możliwość zmiany lub odwołania tych wniosków w trakcie i przed terminem ogłoszenia wyników przetargu.
- Terminy, miejsce składania wniosków.
- Miejsce, data i godzina otwarcia kopert dla ofert.
- Informacje o możliwości zapewnienia priorytetów producentom krajowym.
Potencjalny dostawca ma prawo zwrócić się na piśmie do organizatora przetargu z prośbą o wyjaśnienie klauzul i postanowień dokumentacji przetargowej nie później niż 10 dni przed ostateczną decyzją. Z kolei organizator przetargu musi w ciągu trzech dni od otrzymania takiego wniosku przesłać odpowiednie wyjaśnienia wszystkim dostawcom uczestniczącym w przetargu, bez wskazywania autora pierwotnego wniosku.
Wprowadzanie zmian i uzupełnień
Na żądanie organizatora przetargu specjalista może dokonywać uzupełnień lub zmian w dokumentacji przetargowej. Takie działania nie są niezgodne z prawem ani niezgodne z prawem. W razie potrzeby organizator przetargu ma prawo dokonać zmian w pakiecie dokumentów związanych z wyrażeniem własnej inicjatywy lub w odpowiedzi na prośbę potencjalnego dostawcy, nie później niż 7 dni kalendarzowych przed upływem terminu składania ofert.
Po dokonaniu zmian na ich temat należy niezwłocznie powiadomić wszystkich potencjalnych dostawców, którym wystawiono dokumentację przetargową. Termin wdrożenia takich powiadomień i wymiany dokumentacji partii ustala się na 5 dni roboczych.
Treść aplikacji przetargowej
Wymagania dotyczące dokumentacji przetargowej określają jej skład:
- Wniosek o dopuszczenie do udziału w przetargu oraz dołączoną do niego listę przedłożonych dokumentów.
- Dokumenty potwierdzające zgodność z wymaganiami przedstawionymi potencjalnemu dostawcy.
- Tabela cen, która powinna w pełni odzwierciedlać wszystkie faktycznie uzyskane koszty, biorąc udział w cenie końcowej.
- Jeśli oferta dotyczy dostawy towarów lub urządzeń technicznych, należy dołączyć parametry techniczne proponowanych modeli.
- Cena proponowanego wykazu powiązanych usług, jeśli takie istnieją.
- Oryginalny dokument, który jest faktycznym potwierdzeniem gwarancji przetargu.
Dokumenty potwierdzające zgodność potencjalnego dostawcy z proponowanymi wymogami dotyczącymi kwalifikacji
Każdy potencjalny dostawca, który zdecydował się wziąć udział w przetargu, musi dostarczyć następujące dokumenty:
- Kopie licencji potwierdzające prawo potencjalnego dostawcy lub producenta do prowadzenia działalności.
- Kopia dokumentu uprawniającego do prowadzenia działalności gospodarczej poświadczona przez notariusza.
- Pierwotny audyt za ostatni rok sprawozdawczy lub jego notarialnie poświadczona kopia.
- Zaświadczenie o rejestracji państwowej organizacji lub przedsiębiorstwa i jego kopia.
- W przypadku indywidualnego przedsiębiorcy - kopia dowodu osobistego lub paszportu cywilnego.
- Statut organizacji wskazujący skład jej założycieli, akcjonariuszy, a także wszystkich akcjonariuszy w formie notarialnej kopii.
- Oryginalne zaświadczenie wydane przez organy podatkowe stwierdzające, że dostawca nie ma zaległości podatkowych.
- Zaświadczenie od instytucji bankowej o braku zaległych długów za ostatnie 3 miesiące działalności.
Tabela cen
Rejestracja dokumentów przetargowych uwzględnia cenniki. Potencjalny dostawca jest zobowiązany do sporządzenia tabeli cen wskazującej i wymieniającej jednostki towarów, całkowitą cenę całkowitą całej dostawy. Należy go opracować i przedstawić w formie cenników drukowanych i elektronicznych.
Tabela jest również specyfikacją techniczną dla dostarczanych towarów i usług i musi w pełni spełniać wszystkie wymagania określone w dokumentacji przetargowej.
Podczas przygotowywania dokumentacji przetargowej ustala się skład cen końcowych. Wskazana wartość, oprócz własnej ceny towaru, powinna zawierać w swoim składzie:
- Wydatki poniesione po certyfikacji, procedurach ubezpieczenia i transporcie towarów do określonego miejsca przeznaczenia.
- Wszystkie płatności podatkowe, cła i inne rodzaje obowiązkowych płatności i opłat, które są przewidziane w obowiązujących przepisach Federacji Rosyjskiej.
- Inne składniki ceny, które potencjalny dostawca uważa za niezbędne do uwzględnienia w ostatecznej cenie towarów.
Jeżeli potencjalny dostawca nie wskazał różnych jego składników w tabeli cen, które obejmują koszty opisane powyżej, wówczas komisja przetargowa uznaje dane dotyczące ceny dostarczonych przez siebie towarów za koszt całkowity, biorąc pod uwagę wszystkie koszty. W takim przypadku ceny te przy zawarciu umowy nie mogą już być zmieniane ani zmieniane.
Ceny wskazane w tabeli pozostają stałe przez cały okres realizacji zobowiązań umownych dotyczących zamówień i dostaw i nie można ich zmienić.
Ceny podane są w walutach określonych w wymaganiach przedstawionych w momencie składania wniosku o przetarg. Płatność na rzecz dostawcy jest dokonywana przy dostawie towarów do miejsca przeznaczenia, gdy przybywają środki budżetowe, chyba że w umowie podano i wskazano inne warunki.
Bezpieczeństwo aplikacji
W niektórych przypadkach dostawca zapewnia gwarancję gwarancji, wyrażoną w gotówce, w formie zastawu na rachunkach bankowych organizatora, w wysokości co najmniej 3% ostatecznej kwoty w umowie, z okresem ważności wynoszącym co najmniej ustalone ramy czasowe określone w treści oferty.
Gwarantowane wsparcie finansowe potencjalnego wykonawcy na realizację przetargu w formie zastawu pieniężnego jest zdeponowane na specjalnie utworzonym rachunku organizatora przetargu.
Jeżeli potencjalny dostawca nie wygra przetargu, środki przekazane organizatorowi jako gwarancję jego zdolności finansowej zostaną zwrócone w terminach określonych w umowie.
Składanie ofert
Oferty są dostarczane przez potencjalnych dostawców w formie zszywanej, ponumerowanej i muszą być ostemplowane i podpisane.
Przedstawiono również specyfikację techniczną oferty, zabezpieczoną również podpisem i pieczęcią oraz oryginalną gwarancję gwarancyjną. Dokumenty te są zapieczętowane w jednej kopercie wraz ze zgłoszeniem przetargowym i przedłożone Komisji.
Tylko potencjalny dostawca lub jego oficjalny przedstawiciel może podpisać wniosek. W dokumentacji nie wolno umieszczać wkładek, podtabeli ani różnych postów.
Potencjalni dostawcy samodzielnie opieczętowują dokumenty w kopercie, która wskazuje nazwę i adres prawny ich organizacji, a organizator przetargu, data i godzina otwarcia kopert są wskazane w formie napisu „nie otwieraj do ...” jako adresu dostawy.
Dokumentację przetargową można przesłać zarówno osobiście, jak i przy pomocy urzędów pocztowych w ustalonych terminach. Wszelkie oferty otrzymane po ustalonych datach i godzinach zostaną odrzucone lub zostaną zwrócone wnioskodawcom bez otwierania.
Bez naruszania terminów i ustalonej procedury dokumentacji przetargowej, do jej projektu można zastosować korektę, zastąpienie warunków, cen itp. Możliwe jest wprowadzenie pewnych zmian lub ostateczne wycofanie oferty przed upływem terminu bez utraty prawa do jej złożenia lub zabezpieczenia. Zawiadomienie sporządzone przez potencjalnego dostawcę o zamiarze poprawienia lub całkowitego wycofania wniosku jest wysyłane do organizatora na piśmie i nie później niż w wyznaczonym terminie jego złożenia. Pod koniec ustalonej daty i godziny nie można dokonywać takich korekt.
Po zaakceptowaniu wszystkich wniosków w określonym czasie organizator przetargu otwiera koperty i przy pomocy komisji przetargowej wybiera zwycięzcę, który zostaje ogłoszony w drodze pisemnego powiadomienia wszystkich potencjalnych dostawców uczestniczących w decyzji, z kopią protokołu komisji przetargowej.
Prawidłowe wykonanie i dokumentacja w dużej mierze decyduje o powodzeniu samego przetargu.
