Według badań przeprowadzonych przez różne agencje rekrutacyjne zawód „sekretarza” jest jednym z tych związanych z największą liczbą rafinerii i potrzebą dostosowania się do harmonogramu pracy kierownictwa. Do tej grupy należą również kierowcy i przedstawiciele niektórych innych specjalności.
Co to jest sekretarka?
Termin ten pochodzi od łacińskiego „tajemnicy”, tzw. Pełnomocników w starożytnym Rzymie. A potem, a później (na dworze królewskim) byli oni wyłącznie mężczyznami, czasami potrafili bardzo sprawnie dojść do władzy.
Zawód ten zyskał kobiecy wygląd już pod koniec pierwszej wojny światowej, wraz z pojawieniem się maszyny do pisania i pojawieniem się takiej pozycji jako sekretarz-referent. Obecnie, dzięki ich zaawansowanym technologiom, istnieją nawet wirtualni asystenci-sekretarze. Jest to nazwa firm lub osób świadczących usługi online do pisania wiadomości e-mail lub odbierania połączeń telefonicznych (przetłumaczone) bez fizycznej obecności sekretarki w biurze.
Co on robi
Sekretarz osobisty reżysera ma wśród ludzi stereotypowy wizerunek - długonoga piękność, która potrafi pisać na komputerze, robić kawę i odbierać połączenia. Czasami znajduje to odzwierciedlenie w dowcipach o niezbyt przyzwoitych treściach. W rzeczywistości zawód „sekretarza”, a także stanowisko referenta w dużej firmie, zakłada obecność bardzo poważnego bagażu umiejętności, wiedzy, a także pewnych cech zawodowych. Prawdziwy przedstawiciel tego zawodu nie może obejść się bez organizacji, pracowitości, punktualności i dyplomacji.
Do obowiązków sekretarza (sekretarz-referendarz) należy znajomość wszystkich dokumentów normatywnych związanych z pracą biurową, zarządzaniem dokumentami, organizacją pracy biurowej, strukturą zarządzania, podstawowymi zasadami sprzętu biurowego, zasadami ochrony pracy. Wszystkie jego liczne prawa, obowiązki i rodzaje wykonywanej pracy są regulowane przez opisy stanowisk. Jest głównym dokumentem prawnym dotyczącym działalności takiego pracownika. Opracowanie go w każdym przypadku jest wymagane z całą odpowiedzialnością.
Spójrzmy na główne sekcje tego dokumentu.
Co czyta instrukcja dla asystenta sekretarza?
Jego ogólne postanowienia zawierają nazwę organizacji, wskazują bezpośrednich przełożonych i wzywają tego, który zastąpi sekretarza w przypadku jego nieobecności. Znajdziesz tam wymagania dotyczące stażu pracy i kwalifikacji pracownika, a także listę wszystkich dokumentów niezbędnych do pracy (zasady, GOST, kodeksy i przepisy).
Funkcje przypisane sekretarzowi podano w drugiej (tej samej) sekcji. Obejmuje to obowiązek przygotowania niezbędnych dokumentów zgodnie z instrukcjami kierownictwa, rejestracji, otrzymywania i wysyłania korespondencji, organizowania i kontrolowania pracy recepcji, prowadzenia dokumentacji i wielu innych czynności.
Bardziej szczegółowo, jego działania opisano w następnej części - „Obowiązki sekretarza”. Mówimy o bezpieczeństwie i rozliczaniu korespondencji, wydawaniu certyfikatów dotyczących różnych zarejestrowanych dokumentów, organizowaniu i przygotowywaniu oficjalnych spotkań, kopiowaniu i drukowaniu, nagrywaniu wiadomości dla przełożonych pozostawionych pod jego nieobecność i informowaniu go o nich, zapewniając biuru firmy niezbędną papeterię.
W każdej organizacji obowiązki sekretarza mogą mieć swoje własne cechy, w zależności od specyfiki pracy. Jego pozycja może brzmieć jak „sekretarka”, co oznacza rozszerzenie zakresu podstawowych obowiązków.
O prawach sekretarza
Do czego uprawniony jest sekretarz? Zgodnie z instrukcjami wolno mu zażądać materiałów, które będą wymagane w pracy w różnych działach firmy, w celu ustalenia procedury ich użycia.
Inną rzeczą jest przekazanie zeskanowanych dokumentów bezpośrednio do egzekutorów bezpośrednio do kadry kierowniczej, ustalenie kolejności gości w recepcji i rozprowadzanie połączeń telefonicznych zgodnie z ich znaczeniem oraz wymaganie od pracowników wyjaśnienia w przypadku naruszenia dyscypliny.
Jak każdy inny pracownik, osobisty sekretarz głowy ma prawo do pracy w odpowiednich warunkach, które muszą być przestrzegane wymogi ochrony pracy i standardy bezpieczeństwa.
Za co odpowiada asystent sekretarza?
Ponosi odpowiedzialność za nieujawnianie poufnych informacji, jakość dokumentacji i terminowe przekazywanie jej kierownictwu, odpowiedzialne podejście do zarządzania dokumentami, ochronę mienia i dokumentów organizacji, taktowne relacje z kierownictwem i pracownikami.
Kolejna część opisu stanowiska wskazuje, jakie są relacje między stanowiskami i relacje funkcjonalne między asystentem sekretarzem a różnymi strukturami firmy. Z reguły w średniej organizacji sekretarka musi wchodzić w interakcje w kwestiach materiałowych i technicznych (dostarczanie biuru materiałów biurowych) z działem administracyjnym i ekonomicznym, w kwestiach związanych z zarządzaniem dokumentami - z innymi jednostkami i, oczywiście, bezpośrednio z kierownictwem.
Wydajność sekretarza jest oceniana według głównych wybranych kryteriów, które są również regulowane przez odpowiednią sekcję instrukcji. W zdecydowanej większości przypadków takimi kryteriami są skuteczność i staranność. Istnieją również sytuacje, w których instrukcja podlega rewizji. Może się to zdarzyć przy zmianie jego funkcji lub struktury organizacyjnej.
Podsumowując
Zatrudniając osobę, osoba wyznaczona na to stanowisko zapoznaje się z instrukcją obsługi, która wymienia wszystkie obowiązki sekretarza. Przywołaj je ponownie na krótko.
- Odbieranie połączeń telefonicznych do głowy.
- Cała praca z dokumentacją - sortowanie według ważności, projektowanie, przygotowanie, odbiór i dystrybucja, przechowywanie i systematyzacja.
- Organizacja przyjmowania gości.
- Pomoc szefowi w planowaniu harmonogramu pracy; w razie potrzeby w rezerwacji biletów i rezerwacji hotelu.
- Przygotowanie i organizacja negocjacji biznesowych.
- Zamawianie materiałów biurowych i innych niezbędnych drobiazgów, czasem produktów.
Po zapoznaniu się z listą obowiązków pracownik podpisuje się pod instrukcją, umieszcza się również podpis głowy. Należy pamiętać, że każda organizacja ma własną wersję instrukcji, ale żadna z nich nie powinna być sprzeczna z obowiązującymi przepisami lub przyjętymi standardami pracy.
Sekretarz Sądu
Jak wiesz, specyfika pracy w każdej instytucji jest inna. Co robi na przykład urzędnik sądowy? Jakie są jego obowiązki zawodowe? Jest ich dużo:
- projektowanie okładek spraw bieżących;
- przyjmowanie roszczeń od asystentów sądowych;
- przechowywanie dokumentów i materiałów w skrzynkach;
- Kompilacja wykazów nowych spraw;
- paginacja
- rozpowszechnianie kopii orzeczeń sądowych wśród uczestników sprawy (stron);
- wysyłanie kopii orzeczeń sądowych do konkretnych osób w imieniu sędziego;
- informowanie stron o terminach i terminach rozpraw sądowych.
Ponadto
Do obowiązków wykonywanych przez urzędnika sądowego należą między innymi:
- publikowanie list spraw sądowych na tydzień;
- weryfikacja wyglądu stron spotkania;
- prowadzenie rejestrów sądowych;
- kontrola odbioru i wysyłania wszystkich dokumentów związanych ze sprawą.
Sekretarze powinni zapoznać strony z materiałami sprawy, kontrolować powiadomienia otrzymane pocztą, przekazywać pokwitowania, zawiadomienia, kopie aktów i inne ważne dokumenty. Wprowadzają informacje do czasopism i kart, do systemu komputerowego, drukują odręczne akty, przekazują sprawy sędziom w celu weryfikacji i zabierają je po nich, wydają i przekazują tytuł egzekucyjny oraz robią wiele innych rzeczy w imieniu sędziów.
Wymagania dla rejestratora
- Dokumenty powinny być ponumerowane, obszyte.
- Lista spraw i innych dokumentów jest opracowywana osobno.
- Zdjęcia i koperty są numerowane, w przypadku awarii numeracja zaczyna się od nowa, stare numery należy przekreślić (nie korygować!).
- Wszystkie korekty są certyfikowane zgodnie z przyjętym formularzem.
- Obejmuje się sprawy, podając nazwę sądu, numer i tytuł sprawy, nazwy stron, daty rozpoczęcia i zakończenia, liczbę arkuszy i okres przechowywania.
- Zapasy są przeprowadzane ręcznie lub na komputerze.
Co musi zrobić sekretarka szkolna?
Czasami pojawiają się reklamy „Potrzebuję sekretarki do szkoły”. Co to za stanowisko i co należy tam zrobić? Dowiedzmy się.
Sekretarz szkolny jest pierwszym i najważniejszym asystentem reżysera. Musi wypełniać wszystkie instrukcje i instrukcje swoich przełożonych związane z funkcjonowaniem instytucji edukacyjnej.
Do jego głównych obowiązków należy prowadzenie działalności w zakresie zmian personalnych (zwalnianie, przyjmowanie) pracowników, rekrutacja i wydalanie studentów. Jego zadaniem jest sporządzenie dokumentu, który reżyser będzie musiał zapewnić swoim podpisem. W razie potrzeby sekretarz musi zebrać i dostarczyć podpisane dokumenty we właściwym czasie w celu rozpatrzenia przez wyższe organy.
Do innych obowiązków sekretarza szkoły należy przyjmowanie i przekazywanie informacji uczniom i personelowi. W przypadku braku dyrektora sekretarz jest zobowiązany do rejestrowania całkowitej liczby i treści połączeń, skarg i odwołań odwiedzających, w tym uczniów szkół podstawowych.
Opcjonalnie
Znak, który zawiera instrukcje sekretarza szkoły, stwierdza: to on jest również odpowiedzialny za wypełnianie dodatkowych (innych) instrukcji. Co to znaczy
Rozszyfrowano go w następujący sposób: sekretarz dyrektora szkoły musi postępować zgodnie z instrukcjami, z wyjątkiem osobistych wniosków. Może to być na przykład wezwanie do rozmowy między uczniem lub nauczycielem, wysłanie poczty, przekazanie pieniędzy, zakup sprzętu niezbędnego dla szkoły. Ta lista jest praktycznie niewyczerpana, to znaczy obowiązki sekretarza w szkole są bardzo, bardzo obszerne.
Jeśli szkoła nie przewiduje stanowiska księgowego, sprawy finansowe są również przypisywane sekretarzowi. Jego zadaniem jest przesyłanie informacji o wynagrodzeniach, wypełnianie harmonogramu, wprowadzanie niezbędnych zmian.
Pomoc sekretarza może być wymagana nie tylko przez dyrektora, ale także przez każdego gościa w recepcji. Zwracają się do niego, aby wydrukować tekst, skopiować dokument i wyjaśnić ogromną liczbę pytań.
Jeśli pracujesz jako asystent sekretarza CEO
W tym przypadku jesteś jednym ze specjalistów, a reżyser cię zaakceptuje i zwolni, a ty będziesz mu bezpośrednio posłuszny. Aby dostać się na to stanowisko, musisz mieć wyższe (lub przynajmniej specjalne średnie) wykształcenie, doświadczenie na stanowisku 1 rok. W przypadku braku doświadczenia zaświadczenie o uczestnictwie w kursach dla sekretarek.
Musisz być kompetentny w zakresie działalności gospodarczej i finansowej przedsiębiorstwa, perspektyw jego rozwoju, organizacji zarządzania dokumentami i zarządzania pracą, umiejętności obsługi komputera i sprzętu biurowego, tłumaczenia na obcy język dokumentacji produkcyjnej, etyki biznesowej.
Funkcje i obowiązki
Musisz wziąć na siebie wszelkie usługi informacyjne i informacyjne związane z dokumentacją przedsiębiorstwa. A także organizacja i kontrola pracy biurowej w oddziałach i poszczególnych oddziałach firmy. Nic dziwnego - nie jesteś zwykłym sekretarzem. Powinny być w stanie dokumentować i szybko organizować działania organów zarządzających i doradczych. Jeśli nie ma inspektora personalnego, przechowuj wszystkie akta personelu.
Zastępca sekretarza dyrektora generalnego musi przygotować dokumenty niezbędne do zapewnienia finansowej i gospodarczej działalności całego przedsiębiorstwa, zorganizować ich przyjęcie, rejestrację, księgowość, przechowywanie. Kontroluje poprawność przygotowania, zatwierdzenia i zatwierdzenia całej dokumentacji przedłożonej do podpisu kierownictwu przedsiębiorstwa. Podejmuje środki w celu terminowej realizacji zamówień od przełożonych, przekazuje informacje bezpośrednio wykonawcom, przeprowadza analizy i wydaje opinie na temat raportów i certyfikatów wysyłanych do kierownictwa.
Ponadto do funkcji sekretarza należy utrzymywanie komunikacji operacyjnej w kwestiach dotyczących działalności firmy z obywatelami - osobami fizycznymi i indywidualnymi organizacjami (zarówno państwowymi, jak i komercyjnymi). Przyjmuje również gości, może prowadzić czynności personalne - sporządzać akta osobowe, zamówienia, książeczki pracy, umowy (kontrakty), dokumenty podróży i zaświadczenia o niezdolności do pracy, prowadzić kartę czasu pracy i wystawiać zaświadczenie o wynagrodzeniu.
I znowu o prawach
Stanowisko to implikuje nie tylko rozszerzone obowiązki sekretarza, ale także odpowiadające im prawa. Oprócz ogólnie przyjętych obejmują one prawo do żądania niezbędnych materiałów i informacji od wszelkich usług funkcjonalnych przedsiębiorstwa oraz wymóg wyjaśnienia przyczyn opóźnień w wykonywaniu zadań zarządzania. Następnie: można żądać wypełnienia dokumentów przygotowanych przez kontrahentów z naruszeniem przyjętych zasad zgodnie z GOST 6.38-90 lub ISO - międzynarodowymi standardami dokumentacji.
Ma on prawo do wglądu, w ramach swoich oficjalnych kompetencji, dokumentów związanych z działaniami związanymi z zarządzaniem przedsiębiorstwem, przedkładania kierownictwu do rozpatrzenia osobistych propozycji usprawnienia pracy organizacji w zakresie zarządzania dokumentami oraz wykorzystania najnowszych technologii komputerowych.
Ma dostęp do dokumentów oznaczonych jako „Poufne” i może wchodzić w interakcje z dowolnymi pracownikami i usługami przedsiębiorstwa w celu monitorowania wdrażania decyzji zarządczych i dostarczania tych informacji.
