Oficjalny Obowiązki sekretarza stanowią główną część instrukcji wykonywania czynności roboczych na wyznaczonym stanowisku pracy. Oprócz listy niektórych wiążących zaleceń podobny dokument zawiera informacje o wymaganiach, prawach, zakresie odpowiedzialności sekretarza, a także ogólnych przepisach prawa pracy. Nie należy uważać, że takie profesjonalne stanowisko jest proste i nie wymaga uwzględnienia pewnych niuansów.
Ogólne obowiązki
Najpierw musisz zrozumieć, jakie są klasyczne, jednolite obowiązki sekretarza. W skrócie można je sprowadzić do następujących obowiązkowych zaleceń:
- Zapewnienie administracyjnych działań zarządu.
- Otrzymywanie i redystrybucja korespondencji, przetwarzanie, przygotowywanie i wysyłanie odpowiedzi na otrzymane pisma w razie potrzeby.
- Zapewnienie pracy biurowej, gromadzenie i przetwarzanie niezbędnych informacji dla kierownictwa wyższego szczebla.
- Przyjmowanie dokumentów od pracowników do przekazania przełożonym do podpisu i zapoznania.
- Przygotowanie spotkań i ich protokołów.
- Zamówienia biurowe i inne produkty niezbędne do zapewnienia normalnej pracy.
- Organizacja przyjmowania pracowników i innych gości.
- Wykonanie szeregu instrukcji.
Wymagania dotyczące wiedzy
Obowiązki pracownika mogą się nieznacznie różnić w zależności od jego specjalizacji. Jednak niezależnie od tego, wiedza na temat tego stanowiska będzie zbędna i bardzo przydatna:
- Podstawy prawa pracy i prawa administracyjnego.
- Etyka ogólna i etykieta biznesowa.
- Podstawy dokumentacji.
- Środki ostrożności
- Zasady pracy z komputerem, recepcją i negocjacjami, a także sprzętem biurowym.
- Ochrona pracy.
- Wymagania dotyczące prowadzenia korespondencji biznesowej.
Między innymi niemożliwe jest prawidłowe wykonywanie obowiązków sekretarza bez znajomości wewnętrznych zasad przedsiębiorstwa, rutyny działań, dokumentów regulacyjnych i wielu innych.
Obowiązki asystenta
Obowiązki sekretarza kierownika niewiele różnią się od ogólnych wymagań podanych powyżej. Otrzymuje również i przesyła korespondencję, zajmuje się kopiowaniem i archiwizacją dokumentów, kontroluje dostawę zamówień do odpowiedzialnych osób, prowadzi niezbędne formalności, zapewnia zakup towarów priorytetowych. Między innymi taki specjalista powinien być w stanie poradzić sobie z:
- prowadzenie działalności administracyjnej i administracyjnej;
- gromadzenie i przetwarzanie, a następnie udzielanie informacji na żądanie wyższego poziomu;
- organizacja rozmów telefonicznych i osobistych;
- pisanie listów biznesowych;
- stworzenie warunków do zwiększenia skuteczności lidera i wielu innych.
Z reguły takie oficjalne obowiązki sekretarza głowy mogą wykonywać osoby z wyższym i średnim wykształceniem zawodowym. W tym drugim przypadku istotną zaletą jest obecność doświadczenia zawodowego w zawodzie trwającym 2 lata.
Prawa Sekretarza
Należy pamiętać, że nie tylko oficjalne obowiązki sekretarza determinują jego pracę, ale pracownik ma oczywiście również pewne prawa. Obejmują one zatem możliwość zapoznania się z działającymi projektami oraz prawo do racjonalnych propozycji w ramach opisu ich pracy.Ponadto, identyfikując braki w ramach swoich kompetencji, sekretarz ma prawo zwrócić uwagę szefa na te aspekty.
Wymagania dotyczące czynności urzędnika
Obowiązki sekretarza z reguły nieco różnią się od tych opisanych powyżej. W takim przypadku asystent kierownika powinien przede wszystkim zapewniać bezpośrednie działania zarządcze, podczas gdy urzędnik w przeważającej części koncentruje się na pracy papierkowej. Instrukcje dotyczące jego pracy muszą obejmować takie aspekty, jak:
- Przetwarzanie poczty przychodzącej, kompilowanie i wysyłanie odpowiedzi.
- Monitorowanie realizacji zamówień i instrukcji.
- Sprawdzanie poprawności projektu dokumentacji wewnętrznej.
- Rejestracja, księgowość, przechowywanie dokumentów.
Wymagania dotyczące czynności urzędnika sądowego
Znacznie bardziej znaczące zmiany obejmują oficjalne obowiązki sekretarza sądowego. Z reguły specjaliści ci są bezpośrednio zaangażowani w utrzymywanie i ustalanie sesji sądowych. Ponadto przygotowują listy, zapytania i inne dokumenty, mogą dzwonić do osób uczestniczących w debacie sądowej. Taką aktywną pracę może wykonywać osoba z wyższym i niepełnym wykształceniem wyższym, bez odpowiedniego doświadczenia zawodowego. Z reguły tę pozycję wybierają młodzi ludzie i dziewczęta, którzy chcą zdobyć doświadczenie w dziedzinie sądownictwa i kontynuować karierę w dziedzinie orzecznictwa.
Niektórym może się wydawać, że takie wolne miejsce nie wymaga specjalnej wiedzy i umiejętności, więc będzie pasować wielu, ale nie jest to do końca prawda. Co jeszcze robi urzędnik sądowy? Do jego obowiązków należy:
- Zgodność z konstytucją, przepisami federalnymi i wszelkimi innymi aktami prawnymi i zarządzeniami.
- Realizacja poleceń sędziego lub innych upoważnionych osób.
- Interakcja z innymi członkami struktury sądowej w celu rozwiązania problemów w zakresie kompetencji urzędnika.
Informacje ogólne
Oficjalny obowiązki urzędnika, asystent naczelnika i pracowników sądu podlega specjalnemu dokumentowi zwanemu opisem stanowiska. Jego obecność w każdej firmie jest obowiązkowa, ponieważ zgodnie z określoną listą zasad pracownik rozumie, jakie działania musi wykonać, a które nie. Taki dokument jest opracowywany i sporządzany przy udziale zespołu zarządzającego i bez wątpienia zawiera takie podrozdziały, jak przepisy ogólne, prawa i obowiązki, zakres odpowiedzialności, relacje pracownicze w firmie, a także niezbędne aplikacje.
