Duże korporacje z wieloma oddziałami nieuchronnie stają przed problemem wewnętrznego przepływu pracy. W zaawansowanych firmach taka procedura jest skomputeryzowana, w skromniejszej wersji jest to korespondencja na papierowych nośnikach. Niemniej jednak normy pisania w biznesie pozostają takie same dla każdego formatu. Zazwyczaj taki dokument nazywa się notatką.
W jakich przypadkach sporządzasz notatkę
Związek między jednostkami jest delikatną sprawą i czasami wymaga pisania. Załóżmy, że pracownicy kilku odległych geograficznie jednostek współpracują nad projektem. Aby wymienić wiarygodne informacje, telefon nie wystarczy, potrzebne są źródła pisemne.
Lub inna, mniej przyjemna opcja: musisz pociągnąć pracownika do odpowiedzialności dyscyplinarnej za naruszenie obowiązków służbowych. Jak udowodnić, że takie naruszenie w ogóle istniało i na czym polegało? Oczywiście przy pomocy źródeł pisanych: uchwał, korespondencji wewnętrznej, instrukcji pisemnych i innych podobnych notatek.
Może się zdarzyć, że będziesz musiał złożyć wniosek lub zwrócić uwagę wszystkich pracowników na ważne informacje. Można to zrobić za pomocą notatki.
Oznacza to, że przykładowa notatka może być przydatna w różnych kwestiach dotyczących przedsiębiorstwa:
- praca;
- na podstawie umowy;
- administracyjny i zarządczy;
- dyscyplinarny;
- administracyjne;
- związek zawodowy;
- informacyjny.
Ta lista nie jest wyczerpująca.
Dane obowiązkowe
Notatka jest przede wszystkim dokumentem, dlatego należy ją skompilować zgodnie z zasadami organizacji pracy, koncentrując się na próbce. Notatka napisana kompetentnie sporządzona wystarczy, aby rozwiązać problem produkcyjny. Dokument powinien zawierać następujące informacje:
- do którego adresowana jest notatka;
- jaka jest jego istota, uzasadnienie, odniesienie do praw, norm, instrukcji;
- wnioski - jeśli istnieją;
- kto podpisał - kierownik jednostki, który ma prawo podpisywać dokumenty wewnętrzne;
- kto skompilował - wykonawcę, który bezpośrednio skompilował przykładową notę serwisową;
- numer rejestracyjny dokumentu i datę wysłania go do adresata.
Z reguły rekordy usług są kompilowane według liczby odbiorców w oryginałach plus jeden egzemplarz dla nadawcy. Jeśli jest wielu odbiorców, są oni umieszczeni w hierarchii w prawej połowie arkusza.
Jak napisać notatkę
Przykładowy dokument można znaleźć w dowolnej publikacji referencyjnej używającej listu biznesowego lub w zbiorach dokumentów biznesowych. Formularz notatka nie specjalnie zatwierdzone. Zasadniczo, podczas jego kompilacji kierują się normami obrotu biznesowego i ustaloną praktyką.
Istnieją jednak tak zwane standardy państwowe, które regulują formę dokumentacji. Nakładają one pewne wymagania na wewnętrzną dokumentację przedsiębiorstwa, nakazuje się, gdzie te lub te inskrypcje powinny się znajdować, jak poprawnie wskazać inicjały lub poprawnie podpisać dokumenty zastępcy w przypadku braku szefa.
Biorąc pod uwagę wszystko, co napisano, możesz skorzystać z przykładowej uwagi serwisowej poniżej. Oczywiście logika prezentacji i uzasadnienia, do których odwołuje się kompilator, powinna być dobrze przemyślana, ponieważ format determinuje postrzeganie dokumentu, a tym samym jego skuteczność. Uzasadniony i przemyślany dokument jest zawsze bardziej wiarygodny.
Przykładowa notatka
Dyrektor HR
JSC „Energosbyt”
Titenko V.A.
Notatka
W kwestii przekazania dokumentu pracownikowi
Nr 214 / OK z dnia 06.03.14
31.05.2014 firma otrzymała list od komornika, zgodnie z którym powinna przyjść do niego pracownik Degtyareva Irina Pavlovna, ponieważ jest ona dłużnikiem na mocy orzeczenia sądu o odzyskaniu kwoty na rzecz Centrum Zatrudnienia.
Zgodnie z dostępnymi danymi określony pracownik pracuje w dziale energii elektrycznej jako dyspozytor.
Zgodnie z wymogami komornika proszę o pilne dostarczenie załączonego wezwania do Degtyareva Iriny Pavlovny za podpisem i wysłanie kopii z podpisem pocztą do komornika.
Dodatek: wezwanie w 2 egzemplarzach.
Pozdrawiam
Kierownik Działu Prawnego
M.V. Blanche
Hiszpański Oleva I.R.
5027982
W tym formacie możesz zadać dowolne pytanie, najważniejsze jest skupienie się na przykładowej notce serwisowej i nie zaniedbanie uzasadnienia podanych wymagań.
Nota - dokument wewnętrzny
Przykład notatki daje wyobrażenie o procedurze jej przygotowania. Należy pamiętać, że dokument ten, niezależnie od przedmiotu, pozostaje sprawą wewnętrzną firmy.
Zazwyczaj przedsiębiorstwo wydaje specjalne zamówienie w celu ustalenia informacji o ograniczonym dostępie, w odniesieniu do których można odmówić wydania kopii, a ponadto oryginałów oficjalnej dokumentacji na żądanie osób trzecich.
Należy jednak pamiętać, że na wniosek organów ścigania i organów sądowych oficjalna korespondencja może stać się własnością śledczego lub sędziego. Ponadto dokumenty te są uprawnione do żądania organów kontrolnych. Biorąc pod uwagę tę możliwość, lepiej jest natychmiast poprawnie i ostrożnie sporządzić dokument, ponieważ tego, co jest napisane piórem, nie można wyciąć toporem. W tym celu najlepiej pasuje przykładowa notatka serwisowa.
