Prawie każdy pracownik powinien mieć pod ręką przykładową notatkę. Jest to bardzo ważny dokument komunikacji wewnętrznej, bez którego normalne funkcjonowanie większości dużych instytucji jest niemożliwe.
Definicja notatki raportu
Notatka to dokument przeznaczony do przesyłania informacji w pionie usług od dołu do góry. Ma on na celu poinformowanie bezpośredniego szefa o faktach i incydentach, które mają miejsce w trakcie wykonywania pracy.
Oprócz informowania pracownika raportującego, jego kompilator oferuje środki, które należy zastosować po przeanalizowaniu sytuacji.
Prawie każdy kierownik działu wie, jak się pisze notatka. Próbka jest zawsze na pulpicie. Raport ma prawie taką samą strukturę, ale nieco inny nacisk.
Notatka są wysyłane poziomo, od lidera do lidera jednego poziomu. Raportowanie jest zapisywane od podwładnego do bezpośredniego przełożonego w pionie.
Temat notatek
Przyczyną napisania memorandum może być każdy incydent w przedsiębiorstwie. Na przykład próbka memorandum o niegrzeczności pracowników nie jest tak powszechna, ale nawet 30–35 lat temu było to powszechne zjawisko.
Dzisiaj coraz częściej pojawiają się doniesienia o niewykonaniu obowiązków służbowych, o spóźnieniu. Można je również skompilować, aby wyrazić prośbę konkretnego pracownika lub całego personelu jednostki.
Pracownicy piszą także raporty informujące o wykonaniu instrukcji otrzymanych od władz wyższych, zwłaszcza jeśli zostały wydane na piśmie.
Incydenty produkcyjne, nieprzewidziane sytuacje lub planowane działania również regularnie stają się informacyjną okazją do napisania raportu. Dlatego przedmiot tego dokumentu jest dość obszerny i może obejmować absolutnie wszystkie aspekty procesu produkcyjnego, które należy zgłosić wyższym organom.
Nacisk na raportowanie
Każda firma wie, że istnieją dwa rodzaje notatek: wewnętrzna i zewnętrzna. Częściej stosowany wewnętrzny. Nie wykraczają poza granice jednej jednostki strukturalnej i są wysyłane od pracownika do bezpośredniego przełożonego. Każdy, kto ma taką potrzebę, może to napisać. Przykładem tego jest notatka o niewykonaniu obowiązków służbowych, której próbka znajduje się w każdym dziale personalnym.
Zewnętrzna sprawozdawczość wykracza poza granice jednostki strukturalnej i jest wysyłana w imieniu swojego szefa do kierownika wyższego szczebla. Jeśli element wewnętrzny może być wykonany na zwykłym arkuszu formatu A4, wówczas element zewnętrzny jest wysyłany tylko na papierze firmowym i jest opatrzony ewentualną pieczęcią w urządzeniu. Ale oba te typy muszą być skompilowane ściśle według GOST, w przeciwnym razie nie mogą być dołączone do ogólnej dokumentacji przedsiębiorstwa.
Wymagania
Według GOST każda próbka notatki musi zawierać pewne szczegóły, bez których dokument przestaje być taki.
Raport zaczyna się od szczegółów wskazujących nazwę przedsiębiorstwa lub jego jednostki strukturalnej. Ponadto, podobnie jak w oświadczeniu, znajduje się nagłówek wskazujący adresata i autora notatki. Bardzo ważne jest podanie pełnej nazwy ich postów.Nazwa dokumentu jest zapisana w nowym wierszu, a bezpośrednio pod nim jest tytuł, który zaczyna się słowami „Odnośnie ...” lub „Och ...”. To natychmiast przygotowuje czytelnika do tego, jakie informacje są prezentowane w treści dokumentu. Główna część składa się z dwóch części warunkowych. Pierwszy przedstawia całą istotę incydentu, a drugi przedstawia zalecenia lub sporządza petycję, aby podjąć działania z powyższego powodu. Raport jest zamknięty datą i podpisem redaktora wraz z jego interpretacją.
Osoby uprawnione do sporządzania raportów
Wszyscy w przedsiębiorstwie powinni wiedzieć, jak napisać raport na temat pracownika lub incydentu. Zależy to od tego, czy będzie to zgodne z prawem i czy wszystkie kolejne działania wykroczą poza zakres prawa.
Każdy, kto ma podobną potrzebę, może sporządzić tego rodzaju dokument. Pracownicy niskiego poziomu częściej składają notatki informacyjne na temat postępów w realizacji zadań, podróży służbowych i kontroli. Rzadziej piszą raporty na temat swoich kolegów z pracy.
Ale szefowie departamentów często monitorują dyscyplinę pracy. Jego naruszenie staje się przyczyną kar finansowych. Ale do ich powołania należy podać mocne argumenty.
Z reguły wraz z memorandum kierownik przesyła pismo wyjaśniające, które wskazuje dobre lub niezbyt dobre powody zdarzenia. Na podstawie tych dwóch dokumentów sporządzane jest odpowiednie zamówienie dla przedsiębiorstwa.
Dowód wykonalności
W każdym dziale personalnym, w każdym dziale księgowym znajduje się próbka notatki. Dokument ten jest ważnym potwierdzeniem, że niektóre działania zostały przeprowadzone rozsądnie.
W przedsiębiorstwach państwowych często zdarzają się kontrole służb różnych instancji. Wszystkie mają na celu potwierdzenie legalności przepływów pieniężnych środków budżetowych. Nieuzasadnione naliczanie premii lub potrącanie z wynagrodzenia stanowi poważne naruszenie, które pociąga za sobą kary.
Jednak obecność memorandum, w sprawie którego podjęto działania prawne, stanowi poważne uzasadnienie tego lub innego faktu. Notatka może stanowić argument nawet na rozprawie, jeśli jest sporządzona w formie i potwierdzona przez adresata, który otrzymał i zapoznał się z jej treścią.
Przewaga notatek
Stało się tak historycznie, że forma memorandum, której próbkę podano w tym artykule, wcale nie zapuściła korzeni w prywatnym biznesie. W firmach i przedsiębiorstwach będących własnością osób prywatnych częściej problemy związane z produkcją ustnie lub poprzez sporządzanie zamówień. Wynika to z faktu, że przedsiębiorstwo ma znacznie mniej kontrolujących go podmiotów zewnętrznych, w przypadku których nie ma potrzeby zgłaszania legalności niektórych działań. Ale tutaj jest miejsce na raporty dotyczące obrotu finansowego, ponieważ kontrola organów podatkowych jest nadal obecna.
W instytucjach rządowych notatki są częstym zjawiskiem. Pozwalają na reasekurację każdego podwładnego, przenosząc wraz z dokumentem odpowiedzialność za rozwiązanie problemu na bezpośredniego przełożonego.
Przykładowa notatka pracownicza
Najprostszy raport jest sporządzany na temat faktu niewykonania obowiązków służbowych lub naruszenia dyscypliny pracy przez pracownika.
Dokument rozpoczynamy od nazwy jednostki: „Zakład Informacyjny Instytutu Badań Rolniczych” Następnie piszemy czapkę: „Do szefa działu informacyjnego Iwanowa I.I. z programisty trzeciego poziomu Petrowa P. P.”
W treści raportu przedstawiamy istotę notatki: „Zwracam uwagę, że młodszy programista Sidorow Iwan Iwanowicz przybył do pracy 02.06.2011 późno o godzinie drugiej i jest w stanie skrajnego upojenia.Naruszający nie podał uzasadnionych powodów i ich dowodów, ale zareagował na prośbę z otwartą niegrzecznością skierowaną do mnie. Biorąc pod uwagę regularność takich naruszeń dyscypliny pracy, proponuję zastosować odpowiednie kary z naganą i potrącenie grzywny równej zapłacie jego pracy przez 2 godziny od wynagrodzenia, podczas którego I. Sidorow nie był w pracy. ”
Raport jest zamknięty datą i podpisem z deszyfrowaniem.
Zalecenia dotyczące kompilacji
Jeśli dokładnie przeanalizujesz każdy przykładowy raport, zauważysz, że wszystkie zostały zaprojektowane w ścisłym stylu urzędowym. Nie ma sensu od niego odchodzić i wchodzić w szczegóły z ich opisem w stylu konwersacji. Im jaśniejszy i bardziej zwięzły tekst, tym bliżej jest niniejszego raportu.
Przeanalizuj opisany incydent i podaj swoje zalecenia w tej sprawie. To nie znaczy, że tak będzie. Szef ma prawo zdecydować, jakie sankcje zastosować, ale częściej zgadza się z propozycjami kompilatora raportu, ponieważ nie ma czasu na zagłębianie się we wszystkie szczegóły.
Pamiętaj, że memorandum jest pełnoprawnym dokumentem prawnym, którego dokładność gwarantujesz za podpis.
