W transakcjach gotówkowych duże znaczenie mają raporty z góry. W przypadku nieprawidłowego wypełnienia dokumentów podatek może naliczyć dodatkowy podatek dochodowy od osób fizycznych, a także grzywnę. Aby zmniejszyć ryzyko odsetek, musisz przestrzegać zasad dotyczących wydawania funduszy w części raportu: wydawać pieniądze na podstawie wniosku i otrzymywać raport na czas. Ale istnieją inne niuanse operacji przetwarzania.
Cel
Emisja pieniędzy w ramach raportu dla raportu może być wymagana do:
- zakupy towarów i materiałów;
- pokrycie kosztów podróży;
- rozliczenia na podstawie umów.
Takie operacje są regulowane rozporządzeniem Banku Rosji nr 3210 „W sprawie procedury operacji gotówkowych”.
Algorytm
Przed zaakceptowaniem nowego wniosku należy sprawdzić, czy pracownik ma taką samą kwotę długu. Jeśli istnieje, dokument nie może zostać zaakceptowany. Pracownik musi sporządzić wniosek o wydanie raportu cząstkowego (do dyrektora) w dowolnej formie. Tekst powinien wskazywać kwotę i datę otrzymania środków. Kierownik musi podpisać oświadczenie. Następnie księgowy sporządza i podpisuje warunek gotówkowy wydatków (KO-2). Na podstawie tego dokumentu kasjer, po okazaniu przez pracownika paszportu, daje mu gotówkę. Zamówienie jest podpisywane przez kasjera i odbiorcę. Transakcja powinna być pokazana w księdze kasowej.
Wniosek o wydanie pieniędzy w ramach raportu cząstkowego musi być również napisany przez kierownika. Firma ma z nim taką samą umowę jak z innymi pracownikami. Jeżeli wniosek nie zostanie złożony, organy podatkowe mogą wstrzymać dodatkowe kwoty podatku dochodowego od osób fizycznych.
Dokumenty
Pracownik musi zgłosić wykorzystanie pieniędzy. Raport wydatków należy dostarczyć w ciągu 3 dni roboczych po powrocie z podróży, pójściu do pracy lub po upływie okresu, na który pieniądze zostały przekazane. Dokument jest przekazywany księgowemu lub kierownikowi. Strona otrzymująca sprawdza pełne wykorzystanie funduszy, dostępność dokumentów potwierdzających i poprawność raportu. Jeśli nie ma błędów, dokument jest podpisywany przez szefa, po czym pieniądze są obciążane. W ten sposób wypłata środków odbywa się w pod-raporcie. Przeczytaj, jak napisać oświadczenie poniżej.
Aplikacja do raportowania: próbka
Dyrektor LLC „(nazwa)” F. I. O.
od kierowcy F.I.O.
OŚWIADCZENIE
Proszę o wydanie raportu w wysokości 6000 (sześć tysięcy) rubli na okres ośmiu dni kalendarzowych na zakup środka przeciw zamarzaniu do pojazdu roboczego TATA.
02.12.2016 (podpis)
Następnie dokument jest wypełniany przez księgowego.
Saldo rozliczeń wcześniej wydanych kwot:
brakuje długu pracownika z tytułu wcześniej wydanych kwot do raportu cząstkowego.
Księgowy ____________
Dyrektor _____________ Imię i nazwisko
02/12 / 20__ g.
Niuanse
Jeśli wydane zostanie mniej pieniędzy niż zostało wydane, saldo jest zwracane do kasjera i wydawane jest dla niego zlecenie odbioru. W odwrotnej sytuacji organizacja musi zwrócić pracownikowi kwotę przekroczenia według szczegółów określonych w raporcie. Ta operacja, jak również wydanie do podraportu, jest wykonywana przez zlecenie wydatków.
Jeśli fundusze nie zostaną zwrócone kasjerowi, należy je odliczyć od wynagrodzenia (art. 137 kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Pracownik musi wyrazić pisemną zgodę na tę operację. W przeciwnym razie odbiór będzie prowadzony przez sąd. Miesięczna kwota zatrzymania nie może przekroczyć 20% wynagrodzenia pracownika.
Granice
Emisja pieniędzy w częściowym raporcie z kasy fiskalnej jest ograniczona do 100 tysięcy rubli. Istnieją pewne warunki. Jeżeli pracownik korzystający z rozliczalnych środków we własnym imieniu zapłacił za usługi świadczone na jego rzecz (na przykład podczas podróży służbowej), limit nie jest stosowany.Jeśli wykorzystuje rozliczalne pieniądze do rozliczeń na podstawie umów zawartych w imieniu organizacji, należy przestrzegać limitu 100 tysięcy rubli na transakcję. Maksymalny okres nie jest określony w przepisach. Ale jeśli pieniądze są wydawane przez długi okres, inspektorzy mogą uznać tę kwotę za pożyczkę i naliczyć wszystkie podatki.
Jeśli zasady rachunkowości emisja funduszy rozliczalnych odbywa się poprzez przeniesienie ich na kartę, konieczne jest, aby firma miała odpowiednią umowę z bankiem.
Jeżeli wniosek o wydanie raportu częściowego nie zawiera daty zwrotu środków, uznaje się, że pieniądze zostały wydane na jeden dzień. W przypadku przekroczenia terminów zgłaszania wydanej kwoty naliczany jest podatek dochodowy od osób fizycznych. W celu uregulowania terminu dostarczania dokumentów można sporządzić zamówienie na wydanie w raporcie cząstkowym. Próbka:
LLC „(nazwa)”
Zamówienie nr 1
w sprawie zatwierdzenia terminu emisji kwot w raporcie
Aby kontrolować koszty zgłaszania kwot, ustanawiam następujące zasady:
1. Pracownicy otrzymujący fundusze muszą złożyć raport na temat ich wykorzystania:
- według gospodarstwa domowego. potrzeby - nie później niż 15 dni od daty wypłaty środków;
- na koszty podróży - w ciągu 3 dni od powrotu.
2. Środki powinny być wydawane wyłącznie zgodnie z zaleceniami.
3. Na wydatki domowe i na zakup towarów można wydać pieniądze w wysokości 100 tysięcy rubli.
4. Odpowiedzialność za wykonanie zamówienia spoczywa na głównym księgowym.
Dyrektor ______________ Imię i nazwisko
Kontrowersyjne operacje
Dla wygody i lepszego postrzegania postanowiliśmy umieścić materiał tego bloku w tabeli.
| Operacja | Rozwiązanie |
| Pracownik potrzebuje pieniędzy na raport, ale brakuje głowy | Na podstawie pełnomocnictwa księgowy lub dyrektor finansowy może wydać operację |
| Dyrektor ustnie poprosił księgowego o przekazanie mu gotówki | Wydanie w raporcie cząstkowym wymaga formy pisemnej |
| Pracownik potrzebuje kwoty przekraczającej limit rozliczeniowy (ponad 100 tysięcy rubli) | Takie transakcje są przeprowadzane tylko w przypadku rozliczeń gotówkowych z innymi organizacjami. |
| Na zakup materiałów w ramach umowy cywilnej kontrahentowi przekazywane są fundusze | Od 1 stycznia 2014 r. Osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnej jest uważana za pracownika organizacji. Oznacza to, że nie ma naruszenia dyscypliny pieniężnej. |
| Księgowy nalega na podpisanie umowy o pełnej odpowiedzialności | Wydanie raportu cząstkowego nie jest podstawą do zawarcia takiej umowy. Jeśli pracownik nie zwróci pieniędzy, można je odliczyć od wynagrodzenia. |
Zgłoś walidację
Środki powinny być wydawane celowo. Każdy wydatek musi zostać potwierdzony czekiem. Również do wydania certyfikat podróży dokumenty transportowe. Jeśli chodzi o sąd, ważne jest, aby pierwotna dokumentacja była sporządzona poprawnie. Wtedy sąd opowie się po stronie firmy. Rozważ bardziej szczegółowo szczegóły dokumentów.
Jeśli pracownik otrzymał gotówkę na bilety i diety przed wyjazdem w podróż służbową, a następnie podróż została przedłużona, na kartę można przelać dodatkową kwotę. Okazuje się, że pracownik ponownie otrzymał środki. Ponieważ jednak są one przenoszone podczas tej samej podróży, pracownik musi zgłosić się jednego dnia dla wszystkich kwot naraz.
Czek kasjera
Jeśli nie zawiera pełnej nazwy zakupu lub szczegóły są źle wydrukowane, jest to brane pod uwagę tylko wtedy, gdy zostanie dostarczony dodatkowy dowód sprzedaży. Towar należy zakupić w godzinach pracy. Przetwarzanie opiera się na dodatkowej liście płac. Paragon gotówkowy potwierdza fakt przekazania środków. Aby uwzględnić wydatki do celów podatkowych, potrzebujesz innych dokumentów z następującymi danymi: pełne nazwisko urzędników, ich podpisy.
Dowód sprzedaży
Często brakuje mu pieczęci lub numeru. Chociaż te dane nie są wymagane, organy podatkowe mogą nie zaakceptować dokumentu. Gorzej, jeśli daty na rachunkach gotówkowych i sprzedaży nie są zgodne. Takich wydatków można bronić wyłącznie przez sądy.
TORG-12
Odbiorca musi koniecznie wskazać odbiorcę, adres załadunku i rozładunku, numer listu przewozowego, markę i numery pojazdów. Bez nich dokument nie jest akceptowany do księgowości. W list przewozowy często nie ma pozycji osoby, która podpisała dokument, pieczęć odbiorcy, data. Te dane są uważane za obowiązkowe.
Przelej środki na kartę
Pracownik może zażądać przeniesienia rozliczalnych środków na kartę bankową. Ta operacja nie jest niezgodna z prawem. Ale w tym przypadku potrzebujesz:
- otrzymać od pracownika wniosek o wydanie pieniędzy w podraportie z odpowiednim wnioskiem i wskazać w nim dane rachunku;
- wskazać w płatności, że kwota sprawozdawcza jest przekazywana;
- odnotować w aktach normatywnych (rozporządzenie w sprawie rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi), że środki są przekazywane z rachunku na kartę;
- w polityce rachunkowości opracuj własny formularz raportu z notatką, że kwestia kwot w raporcie częściowym odbywa się w formie bezgotówkowej;
- poproś pracownika o zapisanie odcinków po każdej płatności kartą i załączenie ich do raportu.
Company LLC
ZAMÓWIENIE
W sprawie zmian zasad rachunkowości na 2016 r
01.10.2016
ZAMAWIAMY:
Uzupełnij zasady rachunkowości o sekcję 6:
6. Procedura rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi.
6.1 Firma przekazuje pracownikom środki pieniężne na potrzeby podróży lub w celach biznesowych lub przekazuje je na kartę płac.
6.2 Sposób emisji funduszy jest każdorazowo regulowany przez dyrektora.
6.3 Pracownik przesyła dokumenty potwierdzające wydatki do działu księgowości. Niezależnie od sposobu odbioru saldo jest zwracane gotówce do kasjera.
Rachunkowość operacji w rachunkowości
W dniu emisji funduszy wyemitowano RKO. Okablowanie odbywa się w jednostce sterującej: DT71 KT50 (51).
Jeśli pracownik po podróży służbowej zwróci kasie część środków, wydawany jest FFP. W skrzynce sterowniczej wykonane jest odwrotne okablowanie: DT 50 (51) KT 71.
Zastanów się, w jaki sposób wydawanie jest wydawane w pod-raporcie. Próbka:
Kierownik biura firmy 25 maja 2015 r. Otrzymał 2000 (dwa tysiące) rubli. przez 4 dni na zakup materiałów biurowych. Księgowy wyemitował środki na podstawie swojego wniosku. Pracownik 27 maja wydał 1000 (tysiąc) rubli., Pod warunkiem kontroli i raportu z góry. Menedżer zwrócił niewykorzystaną kwotę do kasy.
- DT71 KT50 - 2000 rubli. - środki zostały wydane z kasy;
- DT50 KT71 - 1000 rubli. - Saldo niewydanych środków zostało wypłacone;
- DT10 KT71 - 1000 rubli. - uwzględniono artykuły papiernicze.
Przelej środki na kartę firmową
Alternatywą dla karty płac jest korporacja. Możesz przesłać na nią środki w ramach raportu dla pracowników. Pracownik musi jedynie napisać dowolną aplikację do korzystania z karty. Transfer środków odbywa się na podstawie zarządzenia dyrektora. Wskazane jest zatwierdzenie procedury używania kart:
- Posiadacze plastików nie mają prawa ujawniać informacji o PIN stronom trzecim.
- Raport dotyczący wydatkowania środków na kartę należy złożyć nie później niż 3 dni po obciążeniu środków lub powrocie pracownika z podróży służbowej. Należy do niego dołączyć czeki potwierdzające płatność kartą.
- Jeśli nie ma dokumentów lub dyrektor nie potwierdził zamierzonego wykorzystania funduszy, są one potrącane z wynagrodzenia pracownika.
- Osobno należy sporządzić listę pracowników mających dostęp do funduszy.
- Wydanie i zwrot kart powinny być wyświetlane w dzienniku.
- W przypadku kradzieży plastiku posiadacz musi niezwłocznie powiadomić bank.
Moment przekazania karty pracownikowi nie jest datą wydania pieniędzy na raport. Wpisy do jednostki sterującej są dokonywane w momencie wypłaty środków. Wszystkie operacje z kartą firmową są wyświetlane na subkontie otwartym dla konta 55.
Przykład
10 lipca 2015 r. Sprzedawca LLC został wydany kartę do zapłaty za reklamę. 15 lipca pracownik wycofał 2000 rubli z konta. Wyciąg bankowy potwierdza obciążenie. Księgowy odzwierciedla emisję pieniędzy, wysyłając: DT71 KT55.
Rozliczanie operacji w jednostkach nu
Operacje te są traktowane jako zaliczka.Dopóki pracownik nie złoży raportu, koszty elektrowni jądrowej nie są odpisywane. Również na kwoty sprawozdawcze składki ubezpieczeniowe i podatek dochodowy od osób fizycznych nie są naliczane.
Ale jeśli pracownik nie może potwierdzić wydanej kwoty, lepiej jest potrącać od niego podatek. Nawet jeśli dana osoba straciła podstawowe dokumenty, napisała o tym notę wyjaśniającą, firma nadal ma przychody. Ale w tej sprawie sędziowie są po stronie podatników. Jeśli pracownik przyniósł towar bez dokumentów, nie ma długów wobec pracodawcy. Organizacja ma po prostu wartości.
Przykład
15 lutego 2012 r. Pracownik otrzymał środki na zakup towarów. Termin przesłania raportu zatwierdzonego przez zamówienie wynosi dwa miesiące. Oznacza to, że od 16 marca 2012 r. Dług zostanie uznany za przeterminowany. Termin przedawnienia będzie wynosił trzy lata. Nieściągalny dług zwiększy dochód do opodatkowania w marcu 2015 r. Jeśli do tego czasu pracownik podpisze zobowiązanie do spłaty długu, konieczne będzie ponowne odliczenie trzyletniego okresu.
Jeżeli w lutym 2015 r. Pracownik napisze list z prośbą o odroczenie zadłużenia, dochód zacznie rosnąć od lutego 2017 r. (Jeżeli do tego czasu dług nie zostanie spłacony).
Podatek dochodowy od osób fizycznych powinien zostać naliczony, jeżeli organizacja samodzielnie odpisuje dług. Dochody wzrosną w miesiącu, gdy spółka umorzy dług. Składki na fundusze pozabudżetowe będą musiały zostać naliczone również po obciążeniu funduszy.
Długoterminowe
Jak wspomniano wcześniej, prawo nie określa maksymalnego okresu wykorzystania funduszy. Konieczne jest jedynie wskazanie okresu w samym wyciągu. Oceny może dokonać dyrektor, księgowy lub sam pracownik. Nawet jeśli fundusze na wydatki związane z podróżą będą wydawane na rok, firma nie przewiduje kar pieniężnych za tak długi okres.
Ważne jest, aby pamiętać, że pracownik nie może otrzymać nowej zaliczki, dopóki nie zgłosi starej. Na przykład pracownik, który otrzymał pieniądze przez sześć miesięcy, nie spieszy się z sporządzeniem raportu. Jeśli pilnie potrzebujesz go wysłać w podróż służbową, nie możesz sporządzić nowego raportu cząstkowego. Zabronione jest również wymaganie wczesnego sprawozdania z wykorzystania funduszy. Wyjątkiem jest zwolnienie pracownika.
Załóżmy, że oprócz dłużnika nie ma nikogo innego do wysłania w podróż służbową. Następnie kierownik może wziąć odpowiedzialność i przekazać pracownikowi nową zaliczkę. Jeśli inspektorzy znajdą taki program, ukarają grzywnę w wysokości 5000 rubli, a firma w wysokości do 50 tysięcy rubli. za naruszenie dyscypliny pieniężnej. Dlatego najlepiej unikać takich sytuacji.
Notatka dla księgowych
- Pracownik musi napisać wniosek o wydanie środków w raporcie cząstkowym.
- Operacja jest wykonywana przez konto rozliczeniowe.
- Saldo niewykorzystanych środków należy zwrócić kasjerowi.
- Nie możesz wydać nowej zaliczki, dopóki pracownik nie zgłosi się do starego.
- Instrukcja Banku Rosji przewidywała limit wypłat środków w wysokości 100 tysięcy rubli.
- Spożycie pieniędzy musi zostać potwierdzone czekiem, paragonem, TTN, certyfikatem odbioru, TORG-12, biletami, zleceniami płatniczymi.
- Aby potwierdzić płatność towarów gotówką, oprócz czeku kasjera potrzebny jest również czek towarowy.
- Jeśli środki nie zostaną zwrócone na czas, należy je odjąć od wynagrodzenia pracownika. Podatek dochodowy od osób fizycznych jest naliczany od kwoty raportu częściowego. Wszelkie spory będą musiały zostać uwzględnione w sądzie.
