W działalności przedsiębiorstwa lub w jakiejkolwiek dziedzinie życia ludzkiego stale istnieją pewne cele, do osiągnięcia, które należy nakreślić wyraźną sekwencję działań. Istotą planowania jest opracowanie algorytmu wysokiej jakości, który osiągnie określone wyniki na czas.
Co planuje
Istotą planowania jest alokacja czasu i zasobów materialnych, a także opracowanie algorytmu działań zmierzających do osiągnięcia celów. Jeśli rozważymy tę koncepcję w odniesieniu do przedsiębiorstwa, jest to jedna z głównych funkcji zarządzania. W takim przypadku proces planowania będzie wyglądał następująco:
- deklaracja misji przedsiębiorstwa;
- zgodnie z poprzednim akapitem opracowywane są cele, które są planowane do osiągnięcia;
- opracowanie ogólnego programu działania;
- poszukaj zasobów potrzebnych do wdrożenia planu;
- określenie kręgu wykonawców programu i dostarczenie im wyczerpujących informacji;
- rejestrowanie wyników w formie poświadczonego dokumentu o ustalonej formie.
Tak więc istotę planowania można interpretować jako rozwój systemu celów, a także sposoby ich osiągnięcia. Obiekt to konkretna organizacja lub jej jednostka strukturalna, dla której opracowywany jest obiecujący program. Jeśli chodzi o tematy planowania, są to osoby lub określone działy, które prowadzą tę działalność.
Podstawowe zasady
Wyróżnia się następujące podstawowe zasady planowania:
- zasada jedności polega na tym, że wszystkie małe zadania zawarte w planie powinny mieć na celu osiągnięcie ostatecznego globalnego celu;
- zasada uczestnictwa oznacza, że w taki czy inny sposób wszystkie osoby, które będą pracować nad realizacją projektu, powinny być zaangażowane w proces planowania;
- zasada ciągłości mówi, że realizacji planów nie należy przerywać z powodu nieprzewidzianych okoliczności (należy ograniczyć się tylko do dokonywania korekt);
- zasada elastyczności zakłada możliwość zmiany planu w celu dostosowania go do stale zmieniających się warunków;
- zasada naukowa - wszystkie przepisy muszą być wyraźnie uzasadnione zgodnie ze znanymi teoriami;
- Zasada dokładności polega na jak najbardziej obiektywnym opisaniu wyników końcowych i pośrednich.
Wszystkie te wymagania są wiążące. Przestrzegając tych zasad planowania, będziesz w stanie opracować skuteczny program działania wysokiej jakości.
Podstawowe metody planowania zasobów
Planowanie zasobów w przedsiębiorstwie można przeprowadzić zgodnie z następującymi podstawowymi metodami:
- metoda bilansowania polega na znalezieniu równowagi między zapotrzebowaniem na zasoby, a ich źródłami;
- metoda obliczeniowa i analityczna pozwala wziąć pod uwagę wszystkie czynniki wpływające na osiągnięcie wyniku końcowego, a także ich dynamikę;
- metody ekonomiczne i matematyczne polegają na wykorzystaniu specjalnie zaprojektowanych modeli, które pozwalają uzyskać najdokładniejsze wyniki;
- metoda grafowo-analityczna polega na zastosowaniu specjalnych środków prezentacji wyników pośrednich i końcowych;
- metoda program-cel obejmuje opracowanie zestawu środków i zadań, których wdrożenie zapewnia osiągnięcie wyniku końcowego.
Wybór metod planowania zależy nie tylko od specyfiki przedsiębiorstwa, ale także od sytuacji, która rozwijała się w środowisku wewnętrznym i zewnętrznym przez określony czas.
Główne cele planowania
Aby realizacja celów była realna, konieczne jest opracowanie wysokiej jakości programów i algorytmów działań. Zatem zadania planowania można sformułować w następujący sposób:
- stworzenie listy problemów do rozwiązania w okresie planowania;
- szukaj scenariuszy, zgodnie z którymi może się rozwinąć sytuacja;
- uzasadnienie celów i określenie stopnia ich znaczenia;
- poszukiwanie źródeł zasobów, a także opracowanie planu ich wykorzystania;
- wyznaczenie wyników końcowych i pośrednich, zgodnie z którymi zostanie przeprowadzone monitorowanie realizacji celów.
Po opracowaniu globalnego planu ważne jest rozbicie go na zadania lokalne. Działają one jako swego rodzaju etapy, których wdrożenie przybliża organizację do osiągnięcia ostatecznego celu.
Dlaczego musisz planować?
Potrzeba planowania we wszystkich obszarach działalności wynika z wielu powodów:
- rozwój gospodarczy charakteryzuje się wysokim poziomem niepewności, a optymalizacja wykorzystania zasobów poprzez opracowanie jasnego planu pomaga złagodzić momenty kryzysowe;
- planowanie pomaga stworzyć przewagę konkurencyjną ze względu na fakt, że w dokumentach perspektywicznych można przewidzieć wahania w otoczeniu zewnętrznym, przerwy w dostawach zasobów i inne problemy;
- system planowania pozwala wdrażać programy stosowania innowacji i osiągnięć postępu naukowego i technologicznego;
- stabilna firma działająca w oparciu o jasno zaplanowany program jest bardziej atrakcyjna dla inwestycji;
- stopniowe przekształcenia strukturalne zapewniające systematyczne osiąganie celów taktycznych i strategicznych;
- opracowywanie rzeczywistych programów poprzez korelowanie obecnych możliwości i planów długoterminowych;
- celowy rozwój organizacji i ruch w wybranym kierunku;
- umiejętność przewidywania możliwych problemów;
- efekt stymulujący dla pracowników wszystkich szczebli;
- usprawnienie działań zarządczych i innych działań.
Właściwie opracowany plan pozwala liderowi i jego podwładnym systematycznie dążyć do osiągnięcia celu. Postępując zgodnie z przejrzystym algorytmem, nie będziesz musiał rozpraszać się obcymi działaniami. Ponadto plan często zapewnia opcje reagowania na nieprzewidziane sytuacje, dlatego możliwe będzie wyrównanie sytuacji bez znacznych strat materiałowych i czasowych.
Jaki powinien być skuteczny plan
Aby proces planowania był skuteczny, stawia się przed nim szereg wymagań, a mianowicie:
- program powinien być odpowiedni i odpowiedni w konkretnej sytuacji;
- plany określają realistyczne osiągalne cele i wskaźniki;
- dokumenty odzwierciedlają wyczerpujące informacje dotyczące obecnej sytuacji, a także przyszłej sytuacji;
- plan jest sporządzony zgodnie z jasnymi standardami i zasadami;
- kompilacja obiecujących programów powinna być systematyczna;
- w ramach planu konieczne jest działanie z wyraźnymi liczbami i konkretnymi wyrażeniami.
Warto zauważyć, że algorytm działań dla przedsiębiorstwa znacznie różni się od algorytmu, który człowiek nadrabia. W przypadku organizacji plan jest bardziej rygorystyczny i pozwala na korekty tylko w sytuacjach awaryjnych.
Rola planowania strategicznego
Planowanie strategiczne ma następujące zalety dla przedsiębiorstwa:
- określa ogólny kierunek rozwoju, zgodnie z którym opracowywany jest program dalszego marketingu i innych badań;
- określenie globalnego celu, z którym będą powiązane programy lokalne wszystkich działów przedsiębiorstwa;
- Jest to podstawa do wyszukiwania i dystrybucji zasobów;
- wiąże się z opracowaniem szeregu alternatyw, które firma może zastosować w przypadku nieprzewidzianych okoliczności;
- Perspektywy długoterminowe zmuszają kierownictwo do analizowania słabych punktów, a także szukania sposobów ich usunięcia.
Warto zauważyć, że planowanie strategiczne jest warunkiem funkcjonowania przedsiębiorstwa. Określa ogólne wytyczne działań, a także pozycję organizacji w przyszłości.
Typy planowania
Klasyfikacja rodzajów planowania jest przeprowadzana zgodnie z następującymi cechami:
- Zgodnie z okresem planowania:
- długoterminowe (ponad 5 lat);
- średnioterminowy (do 5 lat);
- krótkoterminowe (krócej niż 1 rok).
- Zgodnie z poziomem planowania:
- dla całej organizacji (określa ogólny kierunek działania);
- dla określonej jednostki;
- w sprawie projektu;
- do obowiązków konkretnego pracownika.
- Zgodnie z tematem:
- planowanie badań;
- planowanie procesu produkcyjnego;
- określenie objętości i kanałów dystrybucji;
- Planowanie kadr;
- dostawa zasobów materialnych i finansowych.
- Zgodnie z celem:
- operacyjny;
- strategiczne.
Proces planowania strategicznego
W celu normalnego funkcjonowania każde przedsiębiorstwo powinno mieć długoterminowe wytyczne. Tak więc proces planowania strategicznego obejmuje następującą sekwencję kroków:
- definicja misji, która służy jako ogólny kierunek rozwoju organizacji;
- analiza mocnych i słabych stron organizacji, a także zagrożeń i szans obecnych w środowisku zewnętrznym;
- formułowanie celów długoterminowych;
- opracowanie alternatywnych rozwiązań w przypadku nieprzewidzianych okoliczności;
- wybór podstawowej strategii, na podstawie której przedsiębiorstwo będzie działać.
Planowanie personelu
Planowanie personelu jest celowym i rozsądnym działaniem organizacji, które polega na utworzeniu pełnoprawnego personelu pracowników w określonym momencie. Jest to jedno z najważniejszych zadań, ponieważ to pracownicy zapewniają stabilne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Cele planowania personelu można zatem sformułować w następujący sposób:
- Opracowywanie polityki kadrowej;
- określenie zapotrzebowania na pracowników ilościowych i jakościowych;
- promocja obiecujących pracowników na szczeblach kariery;
- opracowanie scenariusza reagowania kryzysowego;
- dostosowanie celów organizacji i każdego konkretnego pracownika do siebie;
- określenie kosztów utrzymania i rozwoju personelu.
Personel stanowi podstawę pracy każdego przedsiębiorstwa jako jednego z najważniejszych zasobów. Dlatego konieczne jest podejście do planowania personelu z pełną odpowiedzialnością, zapewniając pełnoprawną pracę zarówno w obecnym, jak i przyszłym okresie.
Istota planowania taktycznego
Planowanie taktyczne można zdefiniować jako specyfikację globalnej strategii organizacji. Można powiedzieć, że są to działania zapewniające skuteczne osiąganie długoterminowych celów. Planowanie taktyczne ma następujące funkcje:
- implikuje opracowanie szczegółowych programów wskazujących algorytm działań krok po kroku;
- ma charakter krótkoterminowy;
- za ten rodzaj planowania odpowiada personel średniego kierownictwa;
- polega na rozwiązywaniu jednorodnych problemów, które często się powtarzają;
- działania powinny być przeprowadzane zgodnie z określonym harmonogramem;
- ograniczona liczba alternatywnych rozwiązań.
Możemy zatem powiedzieć, że taktyka jest środkiem do osiągnięcia strategicznych celów. Są to konkretne kroki, których wdrożenie przybliża organizację do osiągnięcia końcowego rezultatu.
Wnioski
Istotą planowania jest racjonalny podział czasu i zasobów materialnych, a także przygotowanie jasnego algorytmu działań w celu osiągnięcia określonego celu. Warto zauważyć, że jest to nie tylko proces obowiązkowy, ale także jedna z podstawowych funkcji zarządzania. Aby plan nie był deklaratywny, ale obowiązkowy, z pewnością nadadzą mu formę oficjalnego dokumentu. Jego wykonanie nadzorowane jest przez kierownictwo wyższego szczebla. Monitorowanie realizacji planowanych wskaźników powinno odbywać się nie tylko na końcowym etapie pracy, ale także przez cały okres. Umożliwia to terminowe reagowanie na odchylenia i dostosowywanie harmonogramu i metod pracy.
Tworząc plany, musisz kierować się wieloma obowiązkowymi zasadami. Wszystkie cele nie powinny być ze sobą sprzeczne, ale powinny mieć jeden kierunek. Warto również zauważyć, że pożądane jest zaangażowanie wszystkich osób, które będą odpowiedzialne za jego wdrożenie, w proces opracowywania planu. Ważne jest, aby zrozumieć, że bez względu na okoliczności program nie powinien zostać zawieszony. Korekty muszą być dokonywane zgodnie z aktualną sytuacją, aby zapewnić kontynuację pełnoprawnej pracy. Plany muszą być elastyczne. Algorytmy działań powinny mieć podstawę naukową, a wskazane wyniki powinny charakteryzować się maksymalną dokładnością.
Planowanie jest jednym z niezbędnych warunków skutecznego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wynika to przede wszystkim z faktu, że gospodarka charakteryzuje się pewnym stopniem niepewności. Dobrze zaprojektowany plan pozwala z wyprzedzeniem przewidywać i wygładzać negatywne aspekty. Istnieje również możliwość uzyskania znacznych korzyści wśród konkurentów. Za pomocą szczegółowego planu można systematycznie wprowadzać najnowsze osiągnięcia i technologie do produkcji. Ponadto ważne jest zapewnienie zmian strukturalnych w organizacji. Strategia planowania powinna przewidywać możliwość wystąpienia pewnych problemów, a także sposoby reagowania na nie. Można powiedzieć, że jest to nie tylko algorytm działań, ale także narzędzie motywujące pracowników.
