La angajarea oricărui specialist, angajatorul începe o carte personală specială. Se formează sub forma T-2. Conține diverse informații despre angajat și indică, de asemenea, data angajării. Ofițerul de personal este angajat în pregătirea acestui document. Pentru a introduce date, este utilizat un eșantion din cardul personal al angajatului, care vă permite să înțelegeți ce informații trebuie să conțină în acest document. Aceste carduri trebuie să fie formate atât de companii diferite, cât și de antreprenori individuali care angajează oficial cetățeni.
Sunt necesare cărți personale ale angajaților?
Cardurile personale sunt reprezentate de un document contabil important care conține informații personale despre un anumit angajat al companiei. Caracteristicile compilării sale includ:
- cu siguranță este format pentru fiecare specialist de către angajator, reprezentat de șeful companiei sau de antreprenorul privat;
- Pentru a crea acest document, se folosește formularul T-2 aprobat;
- un card este întocmit pentru absolut orice angajat al companiei care poate lucra pe baza unui contract pe durată determinată sau nelimitat;
- acest document este creat imediat după aranjarea formală a unui specialist specific, iar informațiile sunt introduse în acesta până la încetarea angajării;
- cardul personal este închis în momentul în care cetățeanul pleacă, dar, în același timp, trebuie să fie depozitat în companie cel puțin 10 ani.
Aceste carduri se află în departamentul de personal al oricărei companii.
Pot refuza să depun cereri pentru carduri personale?
Angajatorii sunt obligați să pregătească și să completeze acest document. Nu este permisă înlocuirea cardurilor cu fișiere personale. Prin urmare, un card personal T-2 este un document obligatoriu pentru fiecare angajator.
Acest document ar trebui să dubleze informațiile introduse în cartea de lucru. Prin urmare, informațiile sunt indicate nu numai despre angajare, ci și despre primirea diverselor premii de către un cetățean, despre transferuri, concedieri sau alte evenimente. Angajatorul trebuie să cunoască semnătura specialistului direct cu fiecare înscriere înscrisă pe card.
Ce documente sunt necesare?
Fiecare angajator trebuie să aibă la dispoziție o formă uniformă a cardului personal al unui angajat. Pentru a introduce diferite informații în acest document, șeful companiei trebuie să solicite cetățeanului o anumită documentație, care include:
- pașaport al unui cetățean;
- carte de lucru;
- personalul militar prezintă un act militar;
- documente privind educația;
- snils;
- INN;
- alte documente și depind de ce fel de poziție va ocupa un cetățean în cadrul companiei, de aceea sunt adesea necesare certificate medicale, permis de conducere, certificat de dezvoltare profesională, precum și diverse documente care confirmă faptul că angajatul a primit anterior diverse premii de la stat.
În plus, se introduc informații din documentele administrative care sunt publicate de șeful companiei. Alte date sunt transmise oral de către cetățean, deoarece nu pot fi obținute din documente oficiale. Acestea includ informații despre compoziția familiei, informații de contact, date de naștere a copiilor, nivelul de cunoaștere a oricărei limbi străine sau alte date. Toate aceste informații sunt transmise oral. Prin urmare, atunci când completați inițial un eșantion din cardul personal al unui angajat, este necesar ca specialistul să fie prezent în timpul acestui proces.
Ce secțiuni există?
Cardul personal are multe secțiuni diferite, fiecare având propriul scop unic. Informațiile sunt introduse numai în prezența documentelor oficiale din care se transferă datele. Secțiunile cardului personal al angajatului sunt reprezentate de următoarele elemente:
- informații generale despre cetățean;
- informații privind înregistrarea militară;
- data când un cetățean a fost angajat sau transferat într-o altă poziție din companie;
- informații despre certificare transmise;
- informații despre cursurile pe baza cărora a fost îmbunătățită calificarea unui cetățean;
- reconsiderarea datelor;
- listează toate premiile, recompensele și onorurile primite de specialist;
- informatii despre vacanta;
- sunt furnizate date despre diverse beneficii sociale pe care un angajat le poate utiliza pe baza cerințelor legislative;
- informații suplimentare;
- informații despre încetarea relațiilor de muncă cu salariatul și aceasta include informații despre comanda pe baza căreia a fost reziliat contractul de muncă.
Fiecare secțiune trebuie să includă doar informații de încredere, pentru care este important să folosiți documentele primite de la angajat, precum și diverse comenzi întocmite de angajator.
Reguli de compilare
La introducerea informațiilor în document, se recomandă utilizarea unui eșantion din cardul personal al angajatului pentru a preveni erorile. La menținerea acestui document, se iau în considerare următoarele reguli:
- formularul este tipărit exclusiv pe carton;
- se utilizează imprimarea duplex;
- dacă este creat un card pentru personalul științific și pedagogic, atunci se folosește formularul T-4;
- această documentație este păstrată în arhivă timp de 75 de ani;
- dacă compania se închide sau IP-ul încetează să funcționeze, atunci documentul este transmis arhivei regiunii, deoarece servește ca dovadă a angajării unui anumit cetățean.
Cardul personal T-2 nu începe pentru cetățenii care lucrează part-time, de aceea sunt create exclusiv pentru angajații cu normă întreagă.
Nuanțele umpluturii
Când introduceți orice informație sub forma unui card personal, este necesar ca ofițerul de personal să respecte anumite reguli. Acestea includ:
- primele două pagini trebuie completate imediat după angajarea unui nou specialist;
- toate celelalte pagini sunt completate pe parcursul activității cetățeanului în cadrul companiei, de exemplu, atunci când primiți un premiu sau transferați într-o altă poziție;
- toate informațiile sunt transferate exclusiv din documente oficiale;
- Fiecare informație introdusă este completată cu o trimitere la sursa, prezentată de obicei după ordinul manualului.
Compania poate utiliza un sistem electronic care vă permite să păstrați cardurile personale ale angajaților în formă electronică. În orice caz, documentația completată corect este tipărită pe carton.
Un exemplu de card personal al unui angajat poate fi găsit mai jos.
Toate datele sunt introduse în câmpurile corespunzătoare. Continuarea documentului de mai jos.
Ce informații personale sunt introduse?
Pe prima pagină a cardului personal trebuie să existe informații personale despre specialistul angajat. Pentru aceasta, se folosesc date dintr-un pașaport, diplomă și alte documente similare disponibile specialistului angajat.
Normele de introducere a informațiilor personale includ:
- indică numele cetățeanului;
- Indicați ce limbi străine vorbește un angajat;
- informațiile din experiență pot fi preluate din carnetul de muncă sau din alte documente transmise de angajat;
- este prescrisă data și locul nașterii cetățeanului și nu este recomandată utilizarea unor abrevieri;
- dacă o persoană are oa doua cetățenie, atunci este prescris numele statului;
- informații despre membrii familiei unui cetățean;
- Locul de înregistrare și reședința este indicat.
Principalele puncte ale documentului sunt completate exact la solicitarea unui loc de muncă. Cardul personal al angajatului este în continuare depozitat în departamentul de personal al companiei.De îndată ce sunt introduse toate informațiile necesare, angajatul trebuie să se asigure de fiabilitatea acestora, după care semnează în document.
Date de evidență militară
Aceste informații sunt introduse în a doua secțiune. În acest scop, este indicat dacă noul angajat este răspunzător pentru serviciul militar și, de asemenea, sunt furnizate informații despre dacă este potrivit pentru serviciul militar.
Angajatul departamentului de personal trebuie să preia informații exclusiv din actul de identitate militar al angajatului. Dacă un angajat este supus unui apel, atunci acest fapt este indicat pe cardul personal.
Informații despre educație
Fiecare angajat poate avea propriul nivel de educație, pentru care se utilizează codurile corespunzătoare în timpul utilizării cardului.
De exemplu, dacă un angajat are doar o educație generală de bază, atunci numărul 03 este pus, iar dacă a absolvit, codul este 18. Dacă un student studiază la ultimele cursuri ale institutului, atunci se înregistrează prezența învățământului superior incomplet. Pentru a face acest lucru, este solicitat de la cetățean un certificat special, pe care îl poate primi la instituția de învățământ.
profesie
Informațiile despre profesie sunt introduse la punctul 7 din document. Se reflectă ce profesie deține un nou angajat.
Este necesar să se indice nu numai profesia principală, ci și cele suplimentare, dacă există. Principala ar trebui să fie specialitatea, care este cea mai semnificativă pentru compania imediată.
Experiență de muncă
Se calculează pe baza informațiilor disponibile în cartea de muncă sau în altă documentație a angajatului. Folosind aceste informații, puteți înțelege dacă angajatul are dreptul la diverse prestații.
Este important să avem în vedere nu numai experiența generală, ci și continuă. Pentru a face acest lucru, se estimează cât timp a trecut între datele concedierii și angajarea. Dacă există o perioadă care depășește o lună, atunci în acest caz experiența este întreruptă.
Informații despre familie
Informațiile despre dacă un cetățean este căsătorit oficial sunt preluate din pașaport. Dacă angajatul nu a fost niciodată într-o barcă, atunci este indicat codul 1, iar dacă are un soț oficial, atunci se pune figura 2.
Pentru văduvi, se folosește codul 4, iar dacă bărbatul este divorțat, se aplică codul 5. În plus, informații despre compoziția familiei sunt introduse în cardul personal. Informațiile sunt cuprinse în paragraful 10. Este important să indicăm aici cine este o rudă apropiată a cetățeanului. Părinții, frații, soții și copiii sunt incluși. În plus, trebuie furnizate informații cu privire la toți elevii asupra cărora a fost eliberat tutela oficială.
La punctul 11, sunt prezentate detaliile pașaportului angajatului.
Locul de reședință
Aceste informații sunt considerate importante, deoarece vă vor permite să găsiți un angajat dacă nu vine brusc la muncă. În plus, pe această adresă, puteți trimite diverse notificări prin poștă.
Pe cât posibil informațiile de contact despre angajat sunt înscrise la punctul 12.
Ocuparea forței de muncă și transferuri
Această secțiune începe în mod necesar cu o înregistrare, pe baza căreia un specialist este acceptat în companie. Pe lângă cardul personal al angajatului, se completează și cartea de muncă. Pentru aceasta, se iau în considerare informațiile din comanda emisă de angajator. Trebuie indicate următoarele date:
- data primirii sau transferului;
- numele departamentului în care va lucra specialistul;
- poziție deținută, calificare și rang;
- salariul, indemnizațiile și rata tarifară.
În final, angajatul trebuie să semneze documentul.
Certificare și pregătire avansată
Această secțiune este completată dacă certificarea angajaților este efectuată la locul de muncă. Pentru aceasta, este indicată data acestui eveniment și decizia luată de comisie.
Dacă un cetățean urmează o pregătire de lungă durată, pe baza căreia își îmbunătățește calificările, atunci aceste informații sunt introduse într-un card personal. În acest caz, se ia în considerare doar pregătirea care durează mai mult de 100 de ore.
În plus, sunt introduse informații despre recalificarea personalului. În acest caz, angajatul dobândește o altă profesie.Dar pregătirea ar trebui să dureze mai mult de 500 de ore academice în timp.
Sărbători și beneficii sociale
În secțiunea destinată vacanței, sunt înregistrate toate zilele de odihnă. Informațiile sunt furnizate cu privire la concedii anuale sau de studiu, precum și în zilele întocmite fără plată.
Baza poate fi o comandă de administrare sau un program de vacanță.
ambalare în saci
Această secțiune se completează numai după încetarea angajării cu angajatul. Aici sunt indicate data concedierii și detaliile comenzii relevante.
După efectuarea acestei intrări, cardul personal este închis. Semnează ofițerul personal și angajatul.
Reguli de stocare
Cardul personal al angajatului este păstrat folosind un seif sau un dulap. Nu este permis ca tot personalul companiei să aibă acces la aceste documente.
Organizați documente folosind delimitatorii obișnuiți în ordine alfabetică și departamente din companie. Sunt păstrate timp de 75 de ani.
concluzie
Un card personal este un document obligatoriu și important pentru fiecare angajat. Se completează în orice companie. Conține diverse informații despre angajat, prezentate de datele de angajare și de concediere, precum și date personale.
Documentul este păstrat doar într-un dulap sau într-un dulap închis, deoarece nu este permis ca toți angajații companiei să aibă acces la acesta. Acesta este completat de un agent de personal desemnat.