Conceptul de „audit al personalului” a intrat ferm în stocul colocvial al firmelor și întreprinderilor autohtone. Dar nu toată lumea știe ce este. În înțelegerea general acceptată, audituri ale personalului sunt efectuate pentru a evalua conformitatea angajaților cu pozițiile lor actuale. Dar, de fapt, acest concept are un sens mult mai larg.
Ce este un audit?
Auditul personalului se realizează de angajați special instruiți la întreprindere. Acest lucru se datorează necesității de a verifica rezultatele conducerii angajaților, interacțiunea lor și perspectivele pozițiilor lor pentru performanța companiei.
Prin natura sa, auditul personalului într-o organizație poate fi atribuit operațiunilor de recomandare, și nu obligatoriu. Un audit ajută la analizarea situației predominante la întreprindere și oferă conducerii posibilitatea de a decide cu privire la recrutarea sau înlocuirea angajaților. Cu toate acestea, dreptul de a lua o decizie finală cu privire la o schimbare de personal aparține exclusiv șefilor companiei.
Obiectivele auditului
Auditul are următoarele sarcini. În primul rând, sarcina de a verifica personalul este de a concluziona că specialiștii îndeplinesc obiectivele întreprinderii. În același timp, merită să vă asigurați: dacă angajații respectă instrucțiunile întocmite pentru ei de cadrul de reglementare al întreprinderii, indiferent dacă acționează în cadrul competențelor lor, nu depășesc responsabilitățile, cât de rapid poate personalul să răspundă situației și să ia deciziile corecte. Principalul obiectiv al auditului este eliminarea la timp a problemelor și lacunelor în politica de personal a întreprinderii.
Subiectul auditului îl constituie întregul personal, deoarece este el cel care este principalul mijloc de performanță a întreprinderii și de a profita din activitățile lor.
Auditul personalului este o formă de conducere sau, mai degrabă, o modalitate de monitorizare și gestionare a forței de muncă.
Ca orice proces, un audit se realizează pe baza unor orientări specifice. La unul dintre principalii principii de audit poate fi atribuită profesionalismului executării sale.
Selecția și verificarea personalului este realizată de profesioniști specializați pentru conformitatea angajaților cu funcțiile lor. Mai mult, experții în audit ar trebui să aibă independența necesară și nu ar trebui să prezinte părtinire sau condescendență pentru personalul pe care îl audită.
Un audit al personalului se bazează pe principiile onestității și deschiderii, nimeni nu are dreptul să influențeze adoptarea de către auditori a deciziilor privind conformitatea personalului cu posturile lor.
Criterii de evaluare a personalului
În desfășurarea activităților, auditorii acordă atenție în primul rând conformității calificărilor de personal cu cerințele posturilor sau caracteristicilor profesionale ale acestora. În același timp, auditorii, de regulă, se referă la cartea de referință a profesiilor unificate dezvoltată. Mai mult, evaluatorii evaluează utilitatea și complementaritatea personalului. De asemenea, este necesar să aflați modul în care personalul echilibrat își folosește timpul de lucru.
Trebuie menționat că, atunci când evaluează personalul, auditorii iau în considerare modul în care managementul corect oferă o politică de personal și care sunt indicatorii cifrei de afaceri a personalului.
Pe baza rezultatelor auditului, auditorii iau o decizie cu privire la conformitatea personalului cu pozițiile pe care le ocupă și cerințele legii, precum și măsuri suplimentare pentru îmbunătățirea recrutării de personal, eliminarea deficitului de personal, îmbunătățirea managementului și creșterea respectului superiorilor în rândul subordonaților.
Informații de audit
Sunt prezentate, de asemenea, anumite condiții pentru datele pe baza cărora se efectuează auditul personalului. Este necesar ca informațiile obținute în timpul auditului să se raporteze în mod specific la acea perioadă de timp în care este desfășurată.De asemenea, trebuie să vă asigurați că aceste date sunt primite integral, în ciuda faptului că sunt complet necesare sau nu, și să se aplice tuturor angajaților.
Se obișnuiește primirea informațiilor necesare în trei forme. Primul dintre acestea este obținerea de informații sub formă de grafice, diagrame, tabele, diagrame, de obicei într-o versiune documentară sau electronică.
De asemenea, una dintre modalitățile de a percepe informațiile despre personal este monitorizarea în timp real a modului în care personalul sau subordonații interacționează între ei.
O altă modalitate este să comunicați cu angajații și să obțineți impresii directe de la aceștia cu privire la climatul din echipă, la politica companiei etc.
Metode de audit
Experții efectuează un audit al managementului resurselor umane în trei domenii. Primul dintre ei are o abordare organizatorică și este conceput pentru a verifica documentele pentru respectarea lor cu legea. Pe lângă verificarea legalității, aceste acțiuni ajută la aflarea cât de eficient este managementul personalului.
A doua abordare este o evaluare a motivației și a situației psihosociale din echipă, atitudinea față de rezultatele activităților lor, se concentrează pe succesul general al companiei.
A treia zonă are o natură economică și constă în verificarea succesului întreprinderii.
Clasificarea auditului
Experții recomandă să efectueze periodic un audit al personalului și documentației. Majoritatea experților sunt de acord că perioada de audit optimă este o dată la doi-trei ani, în funcție de mărimea companiei, cifra de afaceri și, în consecință, cifra de afaceri a personalului.
Pe baza frecvenței auditului, putem efectua următoarea clasificare.
În primul rând, auditul poate fi împărțit în cel actual, care se desfășoară la anumite intervale, precum și cel operațional, care se realizează atunci când o astfel de necesitate apare brusc.
În funcție de caracterul complet al volumului de date verificate, auditul politicii de personal este împărțit pe teme complete, locale și tematice.
Prin metode de verificare, acesta poate fi selectiv și complex.
În legătură cu nivelul auditului, controlul poate fi efectuat de conducerea superioară, de șefii de departament sau de serviciul de recrutare în sine.
Efectuarea unui audit al potențialului de personal poate, respectiv, experți din afară și specialiști proprii. Principalul lucru este că sunt competenți în această chestiune.
Algoritmul de audit
Orice verificare are propriile sale caracteristici. De regulă, un audit al unei organizații de personal se realizează în mai multe etape.
Primul dintre acestea este pregătirea. În această etapă, experții se confruntă cu sarcina de a formula sarcini de verificare, selectarea specialiștilor necesari pentru desfășurarea acesteia și eliberarea documentelor.
În continuare, are loc o verificare directă a informațiilor, în timpul căreia auditorii colectează documentele necesare, organizează întâlniri și conversații cu angajații, fac sondaje etc.
La a treia etapă, datele colectate sunt verificate și rezultatele obținute sunt comparate cu actele de reglementare. În ultima etapă, auditorii pregătesc rezultatele auditului și trag concluzii pe baza acestora care sunt trimise conducerii organizației.
Un audit durează două-trei săptămâni, mai rar o lună. Durata auditului poate varia în funcție de mărimea personalului. După colectarea și studierea documentelor necesare pentru respectarea cadrului legal, aceste rezultate sunt afișate în raportul final. Un capitol separat le este dedicat.
După verificarea repetată, auditorii realizează o copie a rezumatului final. Această metodă de documentare a rezultatelor monitorizării elimină posibilitatea oricăror erori. De regulă, rezultatele sunt prezentate pe foi de format A-4. Pentru o întreprindere medie, volumul va fi de aproximativ 50 de coli.
Raportul confirmă auditul și conține rezultatele acestuia.Acest document conține informații despre starea politicii de personal din cadrul companiei, precum și modalități de corectare a lacunelor și sfaturi pentru îmbunătățirea situației la întreprindere.
De regulă, un raport este întocmit pe baza unei scheme general acceptate și conține următoarele elemente:
- ce documente sau departamente au fost verificate;
- ce lacune au fost găsite;
- opinia experților cu privire la modul de corectare a lacunelor din documentație;
- date privind inconsecvențele identificate cu legea aplicabilă;
- cât de reală este amenințarea răspunderii legale cu inacțiune ulterioară;
- Informații despre posibilitatea recuperării datelor sau documentelor pierdute.
Toate acestea vor ajuta la optimizarea activității oricărei întreprinderi și, prin urmare, la creșterea profitabilității acesteia.
