Multe organizații participă la diverse licitații. Dar, în același timp, de multe ori nu știu să întocmească și să certifice corect documentele de licitație. Mai mult, o astfel de întrebare este una dintre cele mai importante care necesită o atenție specială. Atât procedura, cât și componența documentației de licitație sunt determinate de legi și reglementări pe care trebuie să le respecte.
Conceptul de ofertă
Licitația este o competiție pentru furnizarea de servicii, bunuri sau executarea oricărei lucrări. Normele de desfășurare a acestor selecții sunt indicate în documentația de licitație, conform căreia participanții care doresc să ia parte la luptă trebuie să ofere comisiei cele mai favorabile condiții oferite clientului.
Contractul de licitație este încheiat cu participantul care poate oferi cea mai avantajoasă ofertă pentru organizator, acesta din urmă trebuie să respecte pe deplin instrucțiunile emise.
Documentația de ofertă este un pachet de documente care dezvăluie condițiile ofertei și conținutul contractului viitor.
Conține în mod necesar atât piese tehnice, cât și comerciale.
Partea tehnică constă în informații despre condițiile contractului, caracteristicile și descrierea subiectului sau obiectului ofertei, instrucțiuni destinate furnizorilor, precum și carduri informative care indică procedura de implementare și depunere a cererilor de participare la licitații. De asemenea, în această parte sunt cerințele pentru conținutul comenzii de cumpărare: nume, programe volumetrice, referințe la standarde și condiții tehnice.
Partea comercială a documentației de licitație conține toate prețurile și procedura de calcul a acestora, condițiile stabilite prin programul de plăți, sursele de finanțare pentru acest contract. Acesta indică, de asemenea, garanțiile oferite de bancă pentru executarea tranzacției de licitație de către client și cerințele pentru diferite tipuri de asigurare.
Documentația de ofertă, o cerere de eșantion și recomandări pentru completarea acestora sunt cuprinse în MDS 80-4.2000 Gosstroy din Rusia. Conținutul mai detaliat al documentației este stabilit de comisia de licitație.
Elaborarea procedurii
Pregătirea documentelor de ofertă este o procedură separată, foarte importantă și inalienabilă pentru desfășurarea oricărei licitații competitive. Acesta prevede, în conformitate cu legislația în vigoare, conținutul datelor cu caracter personal, cum ar fi:
- Numele organizatorului.
- Adresa sa legală și numerele de telefon.
- Numere de fax și adrese de e-mail.
- Preț, loc și condiții de obținere a unui pachet de documente.
Autoritățile de inspecție prezintă întotdeauna cerințe privind disponibilitatea unui proiect de contract din lista condițiilor care trebuie stabilite. Documentația indică, de asemenea, metoda de evaluare a propunerilor făcute cu ajutorul unui sistem specific.
înregistrare
Elaborarea documentației de licitație poate fi realizată atât de către organizator, cât și de o companie specială de consultanță. Pentru a compila, puteți utiliza eșantioane standard și recomandări metodologice, precum și legislația, care explică cerințele de reglementare pentru compilare. De asemenea, puteți contacta centrul financiar, unde un specialist în documentația de licitație își va oferi serviciile pentru pregătirea sa competentă. Acolo tu termeni scurti oferi asistență profesională și calificată.
conținut
Formularul de documentare a ofertei, pe lângă informațiile destinate viitorilor ofertanți, ar trebui să conțină astfel de informații, precum conținutul numeric și detaliat al pachetului de documentare întocmit de furnizor, confirmând expres cererea sa de participare:
- Cerere de participare
- Descrierea documentelor atașate.
- Referință bancară privind absența datoriilor restante.
- Informații tehnice, operaționale și de calitate necesare, precum și o descriere detaliată a materialelor și bunurilor achiziționate.
- Proiect de contract pentru achiziții planificate.
- Instrucțiuni metodologice de efectuare a calculelor la cererea de ofertă, inclusiv componentele acesteia, precum cheltuielile pentru plata asigurărilor și a plăților vamale, serviciile de transport, diverse taxe și taxe, pe lângă costul mărfurilor livrate, precum și un tabel de prețuri detaliate.
- Este indicată moneda cu care sunt exprimate prețurile în ofertă.
- Cerințe pentru licitație.
- Se discută posibilitatea schimbării sau revocării acestor cereri în timpul și înainte de termenul pentru anunțarea rezultatelor ofertei.
- Termenele limită, locul de depunere a cererilor.
- Locul, data și ora deschiderii plicurilor pentru oferte.
- Informații despre posibilitatea de a oferi priorități producătorilor autohtoni.
Un potențial furnizor are dreptul să solicite în scris organizatorului ofertei o cerere de clarificare a clauzelor și a prevederilor documentației de licitație cu cel mult 10 zile înainte de decizia finală. La rândul său, organizatorul de licitații trebuie, în termen de trei zile de la primirea unei astfel de cereri, să transmită explicațiile corespunzătoare tuturor furnizorilor care participă la această ofertă, fără a indica autorul cererii inițiale.
Efectuarea de modificări și completări
La solicitarea organizatorului de licitații, se poate adăuga sau modifica orice specialist în pregătirea documentelor de licitație. Astfel de acțiuni nu sunt ilegale sau ilegale. Dacă este necesar, organizatorul de licitații are dreptul să efectueze modificări la pachetul de documente legate de exprimarea propriei inițiative sau ca răspuns la o solicitare a unui potențial furnizor, cu cel mult 7 zile calendaristice înainte de expirarea termenului de depunere a ofertelor.
După efectuarea modificărilor despre acestea, este imediat necesară notificarea tuturor furnizorilor potențiali cărora li s-a eliberat documentația de ofertă. Termenul limită pentru punerea în aplicare a acestor notificări și înlocuirea documentației lotului este stabilit la 5 zile lucrătoare.
Conținutul cererii de ofertă
Cerințele pentru documentația de licitație determină compoziția acesteia:
- Cerere de participare la licitație și o listă a documentelor prezentate atașate la aceasta.
- Documente care confirmă respectarea cerințelor prezentate unui potențial furnizor.
- Tabelul prețurilor, care ar trebui să reflecte pe deplin toate costurile efectiv primite, participând la prețul final.
- Dacă licitația este furnizarea de bunuri sau dispozitive tehnice, atunci asigurați-vă că atașați caracteristicile tehnice ale modelelor propuse.
- Prețul listei propuse de servicii conexe, dacă există.
- Documentul original, care este confirmarea reală a garanției ofertei.
Documente care confirmă conformitatea potențialului furnizor cu cerințele de calificare propuse
Fiecare furnizor potențial care a decis să ia parte la licitație este obligat să furnizeze următoarele documente:
- Copii de licențe care confirmă dreptul unui potențial furnizor sau producător de a-și desfășura activitățile.
- O copie a documentului care oferă dreptul de a se angaja în activitate antreprenorială, certificată de o autoritate notarială.
- Auditul original pentru ultimul an de raportare sau o copie notarială a acestuia.
- Certificatul de înregistrare de stat al organizației sau întreprinderii și copia acesteia.
- În cazul antreprenorului individual - o copie a cărții de identitate sau a pașaportului civil.
- Carta organizației indicând componența fondatorilor, acționarilor, precum și a tuturor acționarilor sub forma unei copii notariate.
- Certificatul original emis de autoritățile fiscale în care se menționează că furnizorul nu are restanțe fiscale.
- Certificat de la instituția bancară privind absența datoriilor scadente pentru ultimele 3 luni de activitate.
Masa prețurilor
Înregistrarea documentelor de licitație are în vedere listele de prețuri. Un potențial furnizor este obligat să întocmească un tabel de prețuri care să indice și să enumere unitățile de mărfuri, prețul total total pentru întreaga ofertă. Ar trebui să fie compilate și prezentate sub formă de liste de prețuri tipărite și electronice.
Tabelul este, de asemenea, o specificație tehnică pentru bunurile și serviciile furnizate și trebuie să îndeplinească pe deplin toate cerințele stabilite pentru documentația de licitație.
Când se pregătește documentația de ofertă, se stabilește compoziția prețurilor finale. Valoarea indicată, pe lângă prețul propriu al mărfurilor, trebuie să includă în compoziția sa:
- Cheltuieli efectuate după certificare, proceduri de asigurare și transport de mărfuri la o destinație specificată.
- Toate plățile, impozitele și alte tipuri de plăți și taxe obligatorii, care sunt prevăzute de legislația actuală a Federației Ruse.
- Alte componente ale prețurilor pe care potențialul furnizor le consideră necesare să includă în prețul final al mărfurilor.
Dacă furnizorul potențial nu indică diverse componente ale acestuia în tabelul de prețuri care includ costurile descrise mai sus, atunci comisia de licitație consideră datele privind prețul mărfurilor furnizate de acesta ca fiind costul total, ținând cont de toate costurile. În acest caz, aceste prețuri la încheierea contractului nu mai pot fi revizuite sau modificate.
Prețurile indicate în tabel rămân fixe pe întreaga durată a îndeplinirii obligațiilor contractuale privind achizițiile și livrările și nu pot fi modificate.
Prețurile sunt indicate în valutele care au fost specificate în cerințele prezentate la momentul depunerii cererii de ofertă. Plata către furnizor se face la livrarea mărfii la destinație, odată cu sosirea fondurilor bugetare, cu excepția cazului în care sunt prevăzute alte condiții și sunt indicate în contract.
Securitatea aplicațiilor
În unele cazuri, furnizorul oferă garanție de garanție, exprimată în numerar, sub forma unui gaj în conturile bancare ale organizatorului, în valoare de cel puțin 3% din suma finală din contract, cu o perioadă de valabilitate de cel puțin termenele stabilite specificate în corpul ofertei.
Sprijinul financiar garantat al unui potențial contractant pentru implementarea ofertei sub forma unui gaj al unei sume monetare este depus într-un cont special creat al organizatorului de licitații.
Dacă furnizorul potențial nu câștigă oferta, fondurile furnizate organizatorului ca garanție a capacității sale financiare vor fi returnate în termenele stabilite în contract.
Depunerea ofertelor
Ofertele sunt furnizate de către potențiali furnizori într-o formă cusută, numerotate și trebuie să fie ștampilate și semnate.
Se prezintă și specificația tehnică a ofertei, garantată prin semnătură și sigiliu, precum și garanția inițială de garanție. Aceste documente sunt sigilate într-un plic împreună cu cererea de ofertă și sunt prezentate comisiei.
Doar potențialul furnizor sau reprezentantul său oficial poate semna cererea. Nu este permis să aveți inserții, subtable și diferite postări în documentație.
Furnizorii potențiali sigilează automat documentele într-un plic, care indică numele și adresa legală a organizației lor, iar organizatorul licitației, data și ora stabilite pentru deschiderea plicurilor sunt indicate sub forma inscripției „nu se deschid până la…” ca adresă de livrare.
Documentația de ofertare poate fi trimisă atât personal, cât și cu ajutorul oficiilor poștale în termenele stabilite. Orice oferte primite după datele și orele stabilite sunt respinse sau vor fi returnate neschimbate solicitanților.
Fără a încălca termenele și procedura stabilită pentru documentarea licitației, corectarea, înlocuirea condițiilor, prețurile și altele asemenea pot fi aplicate la proiectarea acesteia. Este posibil să efectuați unele modificări sau retragerea finală a ofertei înainte de expirarea termenului limită, fără a pierde dreptul de a o face sau de a-l asigura. O notificare întocmită de un potențial furnizor cu privire la intenția de a corecta sau retrage complet cererea este trimisă organizatorului în scris și nu mai târziu de termenul specificat pentru depunerea acesteia. La sfârșitul datei și orei stabilite, aceste ajustări nu pot fi efectuate.
După ce toate cererile au fost acceptate în termenul specificat, organizatorul de licitații deschide plicurile și, cu ajutorul comisiei de licitație, selectează câștigătorul, care este anunțat prin notificarea scrisă a tuturor potențialilor furnizori care participă la decizie, cu o copie a procesului-verbal al comisiei de licitație.
Execuția și documentarea corectă determină în mare măsură succesul ofertei în sine.
