Descrierea funcției de manager de Office: eșantion

Directorul de birou exercită controlul complet, recepția și numărarea întregului volum de documentație, precum și declarații personale adresate directorului companiei. După verificarea și numărarea tuturor copiilor, acest angajat ar trebui să le ia pentru semnătură.

Documentația departamentului

1. Pune un sigiliu cu stema pe toate contractele și comenzile.
2. Implementarea lucrărilor cu o varietate de documentație, care constă în pregătirea, aprobarea proiectului. Directorul de birou nu trebuie să ia parte numai la proiectarea și completarea documentației, ci și să aducă la cunoștința angajaților săi conținutul acesteia, să descifreze detalii obscure și să poată explica toate aspectele despre care oamenii pot avea întrebări. De asemenea, uneori, acest angajat trebuie să țină evidența performanței și a eficacității diferitelor inovații, dacă este necesar de către conducere.
3. Înregistrarea completă a tuturor corespondenței primite. Managerul Office interacționează cu scrisori, mesaje și notificări. El este obligat să accepte și să înregistreze informațiile în întregime, apoi să le transfere destinatarului. Dacă este necesar, el adaugă informații la documentația de raportare și, în unele cazuri, o colectează și o depozitează, fiind de asemenea responsabil pentru confidențialitatea și siguranța tuturor documentațiilor primite.

Responsabilități suplimentare

1. Trimiterea și garantarea primirii documentației prin adrese electronice și poștale, precum și comanda și supravegherea livrării prin curier.
2. Participarea la întâlniri în scopul înregistrării sau filmării tuturor evenimentelor care au loc la acestea, precum și înregistrarea datelor primite în cel mai bun mod posibil, transferul acestora către funcționari.
3. Emiterea procurii prin ordin prealabil pentru funcționarii care le permit să primească anumite corespondențe sau să desfășoare alte acțiuni.
4. Efectuarea copierii și duplicării documentației în tipar, precum și monitorizarea siguranței și distribuției corespunzătoare a tuturor copiilor.
5. Pregătirea proiectelor și șabloanelor de scrisori, dacă se primește ordinul directorului general. De asemenea, atribuțiile managerului de birou includ formarea și trimiterea de cereri diverse, dacă este necesar și afectează în mod semnificativ activitățile companiei.
6. Tipărirea materialelor de birou, precum și formarea bazei de date, distribuirea și extinderea noilor subsecțiuni.

Responsabilități similare cu secretarul

1. Rămâneți constant la locul de muncă pentru a primi apeluri la timp, înregistrați toate datele primite sau transferați apelul către telefoanele angajaților cărora li se adresează.
2. Înregistrarea informațiilor care au fost trimise personal directorului general, înregistrarea acesteia în totalitate, stocarea și transmiterea ulterioară.
3. Pregătirea evenimentelor în cadrul companiei în numele CEO. Aceasta se aplică informării angajaților și organizării spațiilor, achiziționarea articolelor necesare pentru o întâlnire cu drepturi depline sau pentru alte evenimente similare, care este determinată de fișa postului managerului de vânzări de birouri.

Sarcini importante și urgente

1. Activități organizaționale pentru proiecte dedicate întâlnirilor clienților, oaspeților sau vizitatorilor companiei.
2. Rezervarea biletelor pentru călătoriile angajaților, rezervarea camerelor de hotel, monitorizarea cursului călătoriilor de afaceri, răspunsul la timp la rapoartele de neplăceri ale drumului sau apariția unor complicații, rezolvarea problemelor și, dacă este necesar, raportarea problemelor către alți angajați sau CEO.

În cadrul activităților de birou

1. Comandarea la timp a apei pentru posibilitatea utilizării ei de către toți angajații în orice cantitate.
2. În fiecare trimestru trebuie să se efectueze comanda biroului. Pentru a face acest lucru, directorul de birou realizează o anchetă a angajaților și inspecția locurilor de muncă pentru a identifica deficiențele în anumite lucruri, și apoi obține toate detaliile. Acest lucru este furnizat de fișele postului managerului de birou.
3. Abonarea la publicații de afaceri sau științifice care sunt necesare pentru dezvoltarea companiei sau pentru anumiți angajați care doresc să primească corespondență la locul de muncă.
4. Acceptarea și executarea cererilor de plată a facturilor în spațiile de închiriere, precum și a tuturor documentelor de plată referitoare la plata facturilor de utilități, care este determinată de fișa postului managerului de birou cu funcțiile contabile.
5. Organizarea măsurilor de securitate referitoare atât la munca angajaților, cât și la echipamentele corespunzătoare la locul de muncă, urmărind respectarea acestora.

Directorul de birou supraveghează activitatea unor angajați

Atribuțiile managerului de birou includ monitorizarea activităților acestor angajați:

1. Șoferul. Atunci când interacționează cu acest angajat, administratorul de birou trebuie să accepte și să țină evidența tuturor aplicațiilor care determină nevoia de a utiliza mașina, precum și să formeze un program și rapiditatea serviciului de livrare.
2. Curierilor.
3. Doamnele de curățare.

Responsabilitățile unui manager de birou ca membru al unei echipe de lucru

1. Să îndeplinească cu bună credință îndatoririle destinate lui, să nu se abată de la rutina internă a echipei, de dreptul muncii și de principiile morale și etice. Acest lucru este determinat de fișele postului managerului de birou.
2. Respectați disciplina muncii și toate cerințele care sunt elaborate și exprimate de către conducerea companiei.
3. Respectă în timp util și riguros toate comenzile primite din partea administrației și a șefului, care întocmește în mod constant și aduce la conducerea biroului o listă cu atribuțiile sale și acțiunile necesare pentru fiecare zi, care este prevăzută de fișa postului managerului de birou departamentul de vânzări.
4. Folosiți tot timpul alocat pentru lucrul conștiincios, fără a vă îndepărta de propriile atribuții.
5. Efectuați toate sarcinile la timp și cu o calitate adecvată. Adesea, pe lângă desfășurarea activităților de muncă, administratorul biroului este obligat să întocmească documente de raportare, prin urmare, este întotdeauna necesar să ține evidența sarcinilor finalizate și să le înregistreze în modul prescris, care este prescris de fișa postului managerului de birou cu funcțiile de ofițer de personal.

Responsabilități importante

1. Angajat în curățare pentru a-și păstra propriul loc de muncă într-un mod curat și ordonat. De asemenea, directorul de birouri monitorizează curățarea la timp a spațiului pentru birouri. Este obligat să monitorizeze respectarea procedurii de stocare a documentației de raportare și de proiectare, dacă este necesar, să sistematizeze toate materialele în mod independent. Acest lucru este determinat de fișele postului managerului de birou.
2. Aplicați cu atenție și eficient echipamentul de birou furnizat, calculatoarele, orice alte dispozitive. îndreptându-și activitatea numai către obiectivele companiei, neexecutând treburile personale prin echipamente furnizate de companie. Prescriptorii să facă acest lucru Descrierea postului secretarului director de birou.
3. Este economic și benefic să cheltuiți materialele și alte resurse furnizate, să le utilizați numai în beneficiul companiei și să obțineți rezultate ridicate din munca proprie și din munca celorlalți angajați ai întreprinderii. Fișa postului managerului de birou, al cărei eșantion arată toate cerințele pentru munca acestui angajat, confirmă faptul că nu numai că ar trebui să lucreze, ci să aducă beneficii maxime companiei.
4. Respectați și monitorizați punerea în aplicare a standardelor și reglementărilor privind protecția muncii, asigurând siguranța la locul de muncă pentru fiecare angajat, care este determinată de fișa postului managerului de birou cu funcțiile de secretar.
5. Nu se folosește pentru implementarea de publicații jurnalistice sau științifice, discursuri, informații obținute în virtutea poziției oficiale sau vizualizarea documentelor deținute de companie. Este interzisă utilizarea informațiilor, a căror dezvăluire poate atrage daune materiale companiei sau poate reputa reputația acesteia. Acest lucru este furnizat de fișele postului managerului de birou.

drepturile

1. Să primească informații, precum și date confidențiale pentru acțiunile necesare în cadrul autorității oficiale și cu conducerea autorităților.
2. Pentru a solicita de la diverși angajați finalizarea sau modificarea documentelor întocmite cu erori conține informații incorecte.
3. Pentru a efectua controlul și confirmarea documentelor în cadrul competenței proprii și a puterilor numite de manageri.
4. Să prezinte autorităților cerințe pentru îmbunătățirea condițiilor pentru munca independentă, precum și activitatea muncii a altor angajați. Directorul de birou poate face sugestii nu numai despre activitățile unui anumit angajat sau departament, ci și despre activitatea întregii companii.
5. Solicitați furnizarea de condiții adecvate pentru a asigura siguranța tuturor documentelor și capacitatea de a garanta confidențialitatea informațiilor și a acțiunilor întreprinse dacă acestea trebuie ascunse concurenților.
6. Luă decizii cu privire la activitățile anumitor persoane din companie, în cadrul propriei competențe și acreditări.
7. Distribuie stimulente financiare sau de locuri de muncă, precum și aplică penalități acelor angajați care raportează managerului biroului. Pentru implementarea acestor acțiuni este necesară autorizarea prealabilă a CEO.

Directorul de birou este obligat să-și îndeplinească în mod clar și corect îndatoririle, să desfășoare activități în beneficiul companiei. Face toate lucrările pentru a sistematiza și simplifica activitățile altor angajați, precum și pentru a transmite directorului general sau adjunctului său succese sau greșeli în activitatea celorlalți angajați.