Nicio întreprindere modernă nu poate funcționa fără documente. Prin urmare, organizația competentă a fluxului de lucru este unul dintre factorii care afectează performanța generală a întreprinderii. Ce include acest concept? Care sunt tipurile și sistemul fluxului de lucru? Vom lua în considerare toate acestea în articol.
Flux de lucru și documente
La prima vedere, acestea sunt concepte identice. Dar dacă te uiți atent, poți vedea diferența. Documentația include trei etape:
- Crearea unui document pe baza activității economice - documentație.
- Organizarea contabilității valorilor mobiliare și deplasarea acestora în întreaga organizație și nu numai este un flux de documente.
- Depozitare documente - arhivare.
Fluxul de documente este una dintre etapele activității de birou. În cadrul acestui proces, se disting și etape sau fluxuri:
- Documentația primită este ceea ce vine la întreprindere din afară.
- Ieșire - pe care compania o trimite către contrapartide.
- Documentația internă este ceea ce este creat în cadrul organizației și utilizat pentru activitățile de management.
Organizarea corectă a procesului vă permite să controlați mișcarea documentului în toate etapele acestuia, din momentul creării până la primirea stocării. Acest lucru face posibilă în orice moment să știe unde este lucrarea, ce fel de muncă se face cu ea.
Etapele de procesare a documentelor
Fiecare document de intrare la întreprindere trece prin anumite etape. Lungimea căii depinde de ordinea fixată în organizație. Toată corespondența primită poate merge inițial la masă la cap și abia apoi la interpreți. Acesta este un drum mai lung, nu este folosit atât de des.
Un mod mai scurt este atunci când secretarul se ocupă de distribuția departamentelor. Această opțiune este folosită mai des. Avantajul său este evident: documentele ajung mai rapid la contractant.
Fiecare document de intrare parcurge procedura de înregistrare. Acest lucru este realizat într-o revistă specială. Data de primire este indicată, precum și numărul de serie pre-atribuit.
Se pot monitoriza documente deosebit de importante. Ultima etapă a procesării este trimiterea documentului în stocarea arhivei.
Principii de organizare a fluxului de lucru
Organizarea fluxului de lucru își propune să reducă timpul petrecut în documente. Pentru atingerea acestui obiectiv au fost dezvoltate anumite principii:
- Recepție centralizată, preprocesare și expediere. În organizațiile mici, secretarul este angajat în acest sens, într-o companie mare, un întreg departament poate îndeplini sarcini.
- Reducerea punctelor de trecere a documentului, eliminând posibilitatea returnării acestuia.
- Dezvoltarea de scheme de lucru și reglementări.
- Înregistrarea lucrărilor.
- Introducerea etapei preliminare de examinare a documentelor.
Respectarea acestor reguli elimină pierderea de timp la acțiunile duplicate, creează o încărcare uniformă pentru persoanele care lucrează cu acte.
Ce este fluxul de documente?
Așadar, este obișnuit să apelăm la documente similare în scop sau tip, care au un scop de urmat.
Fluxul se caracterizează prin structură, frecvență și densitate. Într-o organizație comercială care livrează mărfuri către un număr mare de magazine cu amănuntul, fluxul de documente va avea o structură uniformă, zilnic și densitate ridicată. Dacă compania este angajată în producția de echipamente industriale scumpe, atunci fluxul său va fi cu caracteristici diferite.
Managementul documentelor electronice
Faptul că în circulația clasică a documentelor există un material material al documentului creează o serie de probleme grave. Hârtiile trebuie transferate cumva de la o organizație la alta. Pentru aceasta se folosesc curieri sau poștă. Acest lucru necesită costuri financiare și de timp, în plus, eșecurile de livrare și erori datorate factorilor umani sunt posibile. Fluxul de documente reprezintă o cheltuială financiară și de timp serioasă.
Hârtiile trebuie să fie stocate undeva. Dacă organizația este mare, atunci sunt necesare zone mari pentru depozitare. În circumstanțe de forță majoră, moartea documentelor este posibilă fără posibilitatea restaurării ulterioare. Și acest lucru este departe de toate problemele.
Gestionarea electronică a documentelor este un sistem care devine din ce în ce mai popular, deoarece este lipsit de dezavantajele de mai sus. Pentru transferul de date sunt utilizate sisteme sigure moderne, acest lucru asigură livrarea rapidă și precisă, reduce timpul de schimb de documente și asigură stocarea fiabilă. 
Organizațiile guvernamentale, cum ar fi biroul fiscal sau fondul de pensii, au apreciat rapid avantajele schimbului de informații în format electronic, astfel încât încearcă să obțină cât mai multe organizații să prezinte un raport cât mai mult posibil.
Un flux de lucru clar este posibilitatea de a găsi rapid informațiile necesare și de a le trimite la adresă cu cel mai puțin timp.
