Orice organizație, indiferent de forma de proprietate și de domeniul de activitate, creează documente. Comenzi, protocoale, scrisori, electronice și hârtie. Toate acestea fac parte din managementul general și personal al întreprinderii. Succesul afacerii și prosperitatea companiei depind direct de cât de bine stabilit este acest proces.
Principii generale ale activității clericale de organizare
Hârtia este un proces de creare și circulație a tuturor documentelor unei organizații. Inclusiv recepția, procesarea, declarația privind controlul și execuția acestora. La întreprindere, această activitate este desfășurată de un secretar, un director de birou sau o întreagă unitate condusă de un specialist de frunte - un specialist în documente.
Principalele etape ale activității de birou sunt:
- Crearea sau primirea documentelor, inclusiv înregistrarea acestora.
- Controlul asupra executării documentului, transferul acestuia către oficialii adresați, semnarea, răspunsul și alte acțiuni.
- Lucrări de hârtie pentru depozitare operațională sau arhivă. În unele cazuri, distrugerea fișierelor și a documentelor este posibilă.
Păstrarea evidenței la întreprindere poate fi organizată în diferite moduri, următoarele tipuri sunt cele mai frecvente:
- descentralizat - documentele sunt create, acceptate și procesate individual în fiecare unitate. Acest lucru este valabil pentru întreprinderile mari cu activități diverse;
- centralizat - organizația are o unitate specială angajată exclusiv în lucrul cu documentație. Acesta poate fi secretariatul, departamentul de birou sau un angajat care îndeplinește aceste funcții. Caracteristic pentru întreprinderile mici și mijlocii;
- mixt - include o combinație dintre primele două tipuri.
Indiferent cât de organizată este documentația - acest lucru ar trebui să fie reflectat în documentele de reglementare ale întreprinderii.
Păstrarea evidenței și gestionarea documentelor la întreprindere - necesitate organizațională
Succesul financiar al activităților companiei depinde în mod direct de cât de bine organizat este procesul de lucru. Managerii ar trebui să selecteze personal competent, să otrăvească în mod regulat secretarii pentru instruire suplimentară și să monitorizeze schimbările din legislație.
În orice organizație, hârtia este, de fapt, „sistemul circulator” al întreprinderii. Cu o abordare competentă, funcționează fără probleme, livrând documentele necesare oficialilor responsabili, trimitând scrisori, eliminând documentele inutile pentru depozitare.
Orice manager de companie înțelege că documentația este un sistem care trebuie să acționeze clar și competent. Dacă este necesar, luați în considerare diverse opțiuni pentru asistenții electronici și, în consecință, instruiți personalul pentru a lucra în aceste sisteme.
HR înregistrează gestionarea ca bază pentru funcționarea stabilă a întreprinderii
La majoritatea întreprinderilor mari, acestea sunt angajate activ nu numai în general, ci și în gestionarea evidențelor de personal. Adică, un sistem care include documente legate de datele personale și de muncă ale angajaților.
Gestionarea înregistrărilor de personal se caracterizează printr-o reglementare mult mai strictă. Majoritatea documentelor sunt emise pe formulare standard. Toate formulările și notele trebuie să fie în conformitate cu legea - în special, cu Codul muncii. În plus, compania are acte proprii care reglementează relațiile de muncă cu angajații.
Organizarea managementului înregistrărilor de personal este întotdeauna o unitate separată a întreprinderii.Dacă compania este mică, atunci poate fi un singur angajat, dar în acest caz, obligațiile sale trebuie specificate în contractul de muncă.
Numele unităților pot fi foarte diferite:
- „Departamentul Resurse Umane”;
- „Serviciul de personal”;
- „Manageri de resurse umane”;
- Departamentul de resurse umane.
Reglementarea lucrărilor de birou și a fluxului de lucru
Structura activității clericale a unei întreprinderi trebuie specificată în reglementările locale.
Poate fi:
- contract colectiv de munca;
- instrucțiuni privind activitatea clericală a organizației;
- fișele de muncă ale angajaților direct legate de munca cu documentele;
- harta companiei.
Orice documente de reglementare ale întreprinderii referitoare la personal și la biroul general nu ar trebui să contravină legislației actuale.
Personalul organizat corespunzător și documentația generală stă la baza funcționării stabile a întreprinderii.
