Un arhivar poate fi un angajat al arhivei sau un deținător al documentelor. Atribuțiile arhivarului întreprinderii vizează organizarea competentă a muncii și a fluxului de lucru din arhivă. Să vorbim despre ele în detaliu în acest articol.
Unde poate lucra arhivarul?
Atribuțiile acestui specialist sunt mari. Un angajat cu o astfel de profesie solicită acolo unde există un număr mare flux de lucru. Este pot exista întreprinderi de asigurare, financiare, bănci, stat instituții.
Există, de asemenea, o asemenea poziție de arhivar în instanță. Responsabilitățile sale sunt în gestionarea documentelor în această instituție.
Cum a apărut profesia?
În anii 20 ai secolului al XVIII-lea, Petru I a emis Regulamentul general, care stabilea baza formării administrației de stat în țară și care indica formarea arhivelor în toate instituțiile departamentale. În același timp, a fost creată o poziție precum un actuar. Acesta era un scrib în instanță, care era implicat în scrierea diverselor acte, înregistrându-le în registru.
De-a lungul timpului, funcționalitatea sa a trecut peste domeniul procedurilor legale, iar profesia a devenit cunoscută sub numele de „arhivist”. În secolul XX, cuvântul a fost învechit, iar postul de „arhivist” l-a înlocuit.
Puncte cheie
Arhivistul este un executant tehnic. Această funcție poate fi deținută de o persoană care are o educație profesională sau un învățământ secundar și orice cursuri finalizate în această direcție.
Un angajat poate fi promovat într-un post vacant și poate fi demis de către conducerea companiei.
Care este responsabilitatea arhivarului?
Atribuțiile acestui angajat sunt următoarele:
- formarea arhivelor: poate fi atât pe hârtie, fie în formă electronică;
- primirea corespondenței care vine la companie, fixarea și depunerea în arhivă;
- eliberarea de copii ale documentelor de arhivă sau pentru utilizarea temporară a fișierelor originale din arhivă;
- formarea unui raport privind activitățile lor.
În plus, atribuțiile arhivarului la întreprindere sunt următoarele:
- Furnizarea de documentații companiei de la care a fost solicitată;
- respectarea normelor de securitate în sala de arhivă și controlul acestora.
Ce abilități trebuie să aibă un arhivar? Atribuțiile acestui angajat sunt de a cunoaște următoarele informații:
- diverse tipuri de acte, dispoziții referitoare la activitatea sa;
- procedura de primire și trimitere a documentației la arhivă, metodele și metodele de stocare și utilizare a acesteia;
- un sistem unificat pentru lucrări clericale, adoptat la nivel de stat;
- metodele de formare a unui inventar de documente, descrierile scurte ale acestora, actele privind distrugerea documentației;
- procedura de pregătire a documentelor pentru depozitare și utilizare;
- proceduri de contabilitate și raportare;
- structura organizațională a companiei;
- Abilități de calculator la nivel profesional;
- metode de lucru cu echipamente de birou la nivel de utilizator avansat;
- abilități de a lucra cu volume colosale de informații;
- legislația muncii a Federației Ruse.
În plus, el ar trebui să fie capabil să-și exprime corect gândurile atât în scris, cât și pe cale orală. În ceea ce privește educația, aceasta poate fi atât o educație superioară, cât și de dorit să fie specializată („arhivă de afaceri”, „gestionarea documentelor”) și neterminat mai sus. Puteți obține, de asemenea, această profesie urmând cursuri de specialitate.
Avantajele și dezavantajele poziției
Profesiunea „arhivist”, ale cărei responsabilități sunt prezentate în acest articol, are pro și contra.
avantaje:
- lucrare simplă în planul fizic;
- nu este necesar să primiți o educație specială.
Contra profesiei:
- majoritatea lucrătorilor o consideră cea mai plictisitoare profesie;
- nivel redus de remunerare;
- aproape nici o creștere a carierei.
Nivelul salariului arhivistic
Valoarea remunerației pentru acest angajat poate fi de la 20.000 la 70.000 de ruble. Nivelul salariului depinde de regiune, de cantitatea de muncă și de alte nuanțe. Salariul mediu este de 45.000 de ruble.
Dispoziții finale
Arhivarul, ale cărui atribuții sunt strict înscrise în fișa postului său, în activitatea sa se bazează nu numai pe ea, ci și pe prevederile arhivei.
Dacă luăm în considerare abilitățile pe care arhivistul ar trebui să le aibă, atunci aceasta:
- amintire excelentă;
- capacitatea de a analiza o cantitate enormă de informații;
- capacitatea de a acorda atenție detaliilor;
- abilități de papetărie;
- capacitatea de a efectua o muncă monotonă pe termen lung;
- motilitate manuală fină.
Având în vedere trăsăturile, interesele personalității, putem distinge:
- capacitatea de organizare;
- neatness;
- perseverență;
- capacitatea de a se controla pe sine;
- claritate;
- perseverență;
- pedanterie, compostură.
Calități care vor împiedica implementarea efectivă a atribuțiilor:
- nepăsare;
- orizonturi înguste;
- incapacitatea de a se organiza;
- lipsa de concentrare;
- impulsivitate.
Activități principale ale profesiei „arhivar”:
- obligația de a păstra documentele în siguranță;
- urmarirea documentelor aplicatiei;
- eliberarea la cererea documentelor, certificatelor;
- formarea unei liste de documentații care trebuie depuse;
- acceptarea documentației pentru păstrare o perioadă îndelungată;
- verificarea competenței și corectitudinea înregistrării informațiilor primite;
- crearea unui sistem informațional de intrare;
- trimiterea informațiilor despre cazuri în arhiva de stat;
- formarea unui inventar de documentație care se află în arhivă.
Drepturi arhiviste
Angajatul are următoarele drepturi:
- să știe despre proiectele și deciziile conducerii companiei care se referă la activitatea acesteia;
- face recomandări pentru îmbunătățirea funcționalității acestora;
- în cadrul poziției și instrucțiunilor sale, notifica conducerea superioară în caz de detectare a deficiențelor în timpul îndeplinirii activității sale, prezintă propuneri pentru eliminarea acestora;
- solicitați conducerii superioare sau celorlalți angajați toată documentația necesară pentru îndeplinirea sarcinilor lor;
- contactați conducerea întreprinderii pentru asistență și asistență pentru îndeplinirea îndatoririlor prescrise.
responsabilitate
Acest angajat este responsabil în temeiul legislației muncii pentru îndeplinirea completă a atribuțiilor sale.
Având în vedere aspectul administrativ și penal al activității, putem spune că arhivarul este responsabil pentru încălcările comise în timpul lucrării. În cadrul Codului civil și al legislației privind munca din Federația Rusă - pentru cauzarea daunelor materiale.
