Ce trebuie să facă orice organizație, indiferent de specificul și liniile de activitate? Desigur - ține evidența. Fluxul de documente este ceea ce există în orice instituție, de aceea este clar de unde a provenit și de ce este importantă o astfel de profesie ca funcționar.
Poziție importantă
Mulți spun că nu are sens să angajezi un funcționar dacă personalul are deja un secretar sau chiar mai mulți secretari. Această abordare este absolut greșită, deoarece atribuțiile acestor două profesii complet diferite includ îndeplinirea sarcinilor diferite: secretarul ar trebui să ajute managerul să urmărească programul, să răspundă la apeluri, să aducă cafea, să îndeplinească sarcini mici, iar atribuțiile funcționarului includ controlul asupra întregii documentații a organizației.
Control documentar complex
Grefierul responsabil nu trebuie să controleze numai circulația documentelor în organizație, ci este și supraveghetorul principal al arhivei. Atribuțiile funcționarului includ următoarele funcții:
- administrare corespondență de afaceri link-ul de management;
- formarea unei baze de documentare structurată;
- monitorizarea implementării dispozițiilor specificate într-un anumit document.
Contabilitatea corespondenței (atât cele de intrare, cât și cele de ieșire) duce și la îndatoririle funcționarului.
Diferența responsabilităților în întreprinderile mici și mari
După cum arată practica, cu cât organizația este mai mare, cu atât vor fi mai mulți angajați. În organizațiile mici, unde pur și simplu nu există nicio modalitate de a angaja un funcționar, dar nu poți face fără serviciile sale, ei atrag o persoană care va ocupa postul de secretar. Responsabilitățile secretarului după cum deja este clar, acesta este un amestec dintre îndatoririle acestor două posturi. O singură persoană reușește să facă față tuturor, deoarece fluxul de lucru la întreprinderile mici nu este la fel de bogat și variat ca cel al megacompaniilor.
Cerințe specifice care pot fi prezentate unui potențial angajat
Responsabilitățile funcționarului depind de specificul organizației. De exemplu, organizațiile internaționale sau companiile care au parteneri străini pot solicita funcționarilor să traducă corespondența, de exemplu, din engleză și invers.
O persoană cu experiență în muncă este mai des adusă într-o astfel de poziție, deoarece aici trebuie să ai un nivel ridicat de perseverență și să fii o persoană cu adevărat scrupuloasă, care lucrează de câțiva ani. Tinerii care abia au absolvit instituțiile de învățământ din acest domeniu și care nu au experiență ar trebui să încerce să impresioneze potențialul viitor angajator cu dorința de a lucra, atunci, poate, există șansa de a obține o astfel de poziție chiar și într-o organizație mare și promițătoare.
Trebuie să înțelegeți specificul companiei, cu documentația pentru care trebuie să lucrați. Cunoașterea suficient de profundă a cadrului legal care ghidează întreprinderea este, de asemenea, un mare avantaj pentru un potențial angajat.
Trebuie să fiți pregătiți pentru faptul că va trebui să studiați nu numai structura companiei, ci și să deveniți un adevărat specialist în domeniul normelor și standardelor de protecție a muncii și, de asemenea, nu uitați de eticheta de afaceri comunicare.
Ceea ce organizațiile nu pot face fără funcționari
Poziția funcționarului există întotdeauna în școli și grădinițe din orașele mari.Acest lucru se datorează faptului că fără o persoană care este în măsură să țină evidența întregii documentații și, dacă este necesar, să furnizeze imediat oricare dintre documentele stocate, nu puteți face acest lucru.
Atribuțiile funcționarului la școală sunt ușor diferite de îndatoririle funcționarului, de exemplu, într-o organizație comercială. Aici se va lucra cu documentele fiecărui student. La sfârșitul perioadei de raportare, va fi necesară furnizarea de informații cu privire la munca depusă. Este mai bine dacă o persoană care lucrează în astfel de organizații poate găsi cu ușurință un limbaj comun atât cu copiii, cât și cu părinții, deoarece problemele de gestionare a documentelor, prezența unor neconcordanțe care trebuie clarificate, sunt un fenomen destul de frecvent.
Orice grădiniță mare are și funcționarul său. Responsabilitățile de serviciu aici sunt similare cu cele care au angajați de acest profil în școli. Acest lucru se datorează concentrării unice a activităților unor astfel de organizații publice sau private. Astfel de instituții doresc, de asemenea, să funcționeze cu ei un funcționar responsabil și calificat. Responsabilitățile din grădiniță pentru acest specialist rămân aceleași: lucrează cu baza de documente și arhive.
Unele calități personale pe care un bun funcționar ar trebui să le aibă
- O persoană care dorește să devină un funcționar de lux trebuie să aibă o memorie foarte bună. Emoționalitatea este un inamic care trebuie luptat și nu este permis, astfel încât schimbările de dispoziție pot afecta cumva productivitatea muncii.
- Toleranța este o adevărată comoară pe care ar trebui să o aibă un funcționar. Responsabilitățile sale de serviciu sunt completate de funcția de a explica multor persoane „pe degete” înțelesul multor documente și importanța fiecărei „frunze” individuale, fără de care nu ar fi realist să realizăm vreo dorință.
- Autocontrolul este la fel de important ca toleranța. În acest domeniu, destul de des, există situații care pot duce o persoană nepregătită din sine. Trebuie să vă controlați constant.
- Abilitățile de comunicare în afaceri vă vor ajuta să rezolvați rapid problemele care curg cu persoane care lucrează în aceeași organizație sau sunt conectate prin contacte de afaceri cu compania.
- Organizare la nivel maniacal. Într-adevăr, un funcționar bun nu pune niciodată lucrurile și documente pentru mai târziu, deoarece înțelege că acest lucru poate duce la erori sau haos complet, ceea ce nu ar trebui să permită lucrul cu documente în niciun caz.
