În aproape orice organizație, indiferent de forma sa juridică și numărul de angajați (chiar dacă vorbim despre antreprenori individuali), în procesul activității sale, se acumulează un număr imens de diverse documente de afaceri, scrisori, rapoarte fiscale și alte informații pe media electronică. Aproape toate întreprinderile care funcționează mai mult sau mai puțin timp, mai devreme sau mai târziu se confruntă cu nevoia de sistematizare a arhivelor lor.
Unele dintre documente trebuie păstrate, iar altele, dimpotrivă, este timpul să distrugem. Dar care sunt perioadele de stocare a documentelor contabile, după care pot fi eliminate în siguranță? Într-adevăr, cadrul nostru legislativ este rareori condescendent la încălcarea unor astfel de condiții și, prin urmare, este necesar să le cunoaștem.
Prezentarea acestui articol este dezvăluirea acestui articol.
Cum să fii
Trebuie menționat că se presupune că multe documente sunt păstrate timp de cel puțin 75 de ani, iar unele categorii de raportări sunt, în general, recomandate cu tărie să nu fie atinse pe întreaga activitate a companiei. Cum să fii? La urma urmei, aș dori să respect legea în întregime, dar în același timp să nu complice viața angajaților responsabili pentru păstrarea înregistrărilor de arhivă!
Înainte de a răspunde la această întrebare, ne vom familiariza cu principalele documente de reglementare care fixează cerințele de bază care iau în considerare perioadele de stocare a documentelor contabile ale tuturor întreprinderilor, indiferent de forma lor legală, mărimea și direcția de activitate.
Reglementarea normativă a stocării documentelor
Să analizăm principalele documente de reglementare care guvernează arhivarea în organizații.
În primul rând, Legea Federală din noiembrie 2004 nr. 125-FZ. Acesta este un document general, reglementează integral arhivarea în țara noastră. Deci, dispozițiile sale vorbesc despre organizarea procesului de conservare a tuturor documentelor de producție și contabilitate, despre metodele de achiziție și utilizare a arhivelor. În plus, legislația consacră procesele de interacțiune între instituțiile de arhivare și cetățenii care doresc să utilizeze informațiile stocate acolo.
Desigur, „Regulile de bază pentru activitatea organizațiilor arhivistice” joacă un rol imens. Acestea au fost aprobate oficial și recomandate pentru utilizarea lor prin decizia Arhivelor Federale, care a fost adoptată la 02/06/2002. Începând organizarea departamentului de arhivă în cadrul organizației, vă recomandăm să vă familiarizați mai întâi cu acest document, deoarece acesta afișează cele mai importante și fundamentale puncte de acest tip de activitate.
Alte documente
Pentru păstrarea normală a lucrărilor importante, este de asemenea necesar să cunoaștem lista documentelor standard de arhivă care sunt generate în cadrul activităților de lucru ale oricărei întreprinderi. Acolo sunt indicate perioadele de stocare a documentelor contabile, iar acest document a fost aprobat printr-un ordin separat al Ministerului Culturii al Federației Ruse din 2010. Numărul documentului este N 558. Din numele său devine evident că acesta conține o listă a principalelor valori mobiliare care sunt formate ca urmare a activității sau a altor activități ale întreprinderii.
Moștenirea URSS
Regulamentul privind documentele, publicat de Ministerul Finanțelor URSS la 29 iulie 1983, nr. 105, este încă relevant. În cadrul acestei dispoziții, sunt stabilite atât termenii inițiali de stocare a documentelor, cât și procedura de creare, acceptare și utilizare a acestora.
Din Codul fiscal
În plus, puteți găsi informațiile relevante la articolul 23 din documentul corespunzător. Deci, în al optulea articol există o clauză care are în vedere separat perioadele de depozitare a documentelor contabile care pot fi utilizate pentru calcularea și reținerea impozitelor. Acestea includ titluri care confirmă primirea directă a veniturilor, cheltuielilor, precum și impozitele deja plătite în favoarea statului.
În sfârșit, aceste informații sunt disponibile în Legea Federală 29 (nr. 402-ФЗ din 6 decembrie 2011) „Cu privire la contabilitate”. În ea puteți găsi perioadele de stocare a documentelor contabile în organizații pentru întreprinderi comerciale.
Ce trebuie păstrat și cât timp?
Nu este surprinzător faptul că stocarea documentelor contabile tipice care sunt formate în procesul activității oricărei organizații (toate acestea sunt incluse în lista menționată mai sus) este deosebit de importantă. Hârtiile tipice sunt păstrate: 1 an, 5 ani, 75 ani. Unele documente (informații despre obținerea de fonduri în sume deosebit de mari) trebuie să fie stocate permanent.
Grupuri de stocare
Auditorii profesioniști spun că toate documentele care reflectă înregistrările contabile pot fi împărțite în patru grupe principale. Iată o listă a perioadelor de stocare a documentelor contabile:
- Lucrări care trebuie păstrate permanent. Acestea includ toate situațiile financiare anuale, precum și orice dovezi obținute la înregistrarea la autoritățile fiscale.
- Grup de stocare pe termen lung (peste 10 ani). Acestea sunt notificări, documente semnate de angajați cu acordul prelucrării datelor cu caracter personal. Datele referitoare la subiectul însuși, care a dat un astfel de consimțământ, ar trebui să fie disponibile timp de 75 de ani.
- Tipul temporar. Se presupune că hârtiile din acest grup ar trebui păstrate până la 10 ani inclusiv. Acestea includ facturi, precum și scrisori de garanție.
- Al patrulea soi include toate documentele de mai sus, care au expirat și, prin urmare, trebuie eliminate.
Nuanțe importante
Important! Trebuie să știți că reducerea duratei de valabilitate este strict interzisă, dar o creștere a acestui timp este permisă. Dar acest lucru se aplică numai acelor organizații care desfășoară activități foarte specifice.
Deci, termenul de valabilitate al documentelor contabile din SRL, care sunt angajate în acordarea de împrumuturi financiare populației, începe de la 75 de ani. În practică, organizațiile de inspecție constată că astfel de documente ar trebui să fie disponibile în orice moment, deoarece în cazul unor reclamații (de exemplu, de la partea moștenitorilor), acestea ar trebui să fie ridicate chiar și după această perioadă.
Prin urmare, organizarea nomenclaturii care va fi utilizată la o anumită întreprindere pentru organizarea afacerilor de arhivă are o importanță deosebită. Acum vom lua în considerare cerințele de bază pe care organizațiile de inspecție le fac pentru organizații specifice, în funcție de forma lor legală de proprietate.
În general, acestea nu diferă prin varietate, dar există și câteva nuanțe. De regulă, acestea sunt legate de valoarea veniturilor pe care compania le primește.
Ltd.
În primul rând, ia în considerare LLC. Întrucât cifra de afaceri a acestor întreprinderi este destul de semnificativă, cerințele pentru acestea sunt mai stricte. În primul rând, toate raportările contabile și fiscale trebuie păstrate cel puțin 75 de ani. În plus, termenul de valabilitate al documentelor contabile din SRL poate fi prelungit la nesfârșit în cazurile pe care le-am considerat deja mai sus.
Documentația pentru decontări cu personalul ar trebui păstrată pe parcursul activității unei persoane specifice din organizație și timp de cel puțin 10 ani de la data concedierii sale. În cazul în care salariatul se retrage din această companie, documentele trebuie păstrate permanent, deoarece în cazul cererilor privind mărimea taxelor, acestea vor trebui ridicate mai întâi.
Facturile, alte documente care atestă decontările cu furnizorii și clienții aparțin grupului al treilea și, prin urmare, trebuie stocate până la 10 ani inclusiv. După cum am spus deja, situațiile financiare generale ar trebui să fie păstrate permanent.
Antreprenori individuali
Cerințele pentru această categorie de companii sunt mult mai puțin stricte, deoarece numărul de documente create acolo este mult mai mic. Deci, care este termenul de valabilitate al documentelor contabile IP? Să analizăm mai detaliat această problemă. În primul rând, toate certificatele de înregistrare, raportare anuală către autoritățile fiscale. Aceste informații ar trebui stocate permanent pe toată durata vieții unei anumite companii.
Cu toate acestea, dacă un antreprenor nu are angajați și ține înregistrări conform unei scheme simplificate, atunci toate cerințele se termină acolo. Desigur, termenul de valabilitate al documentelor contabile IP în acest caz este același 75 de ani, deoarece doar rapoarte anuale sunt printre ele.
UAB
Întrucât activitatea unor astfel de întreprinderi implică obținerea unei sume importante de venituri, precum și decontări cu acționarii, cerințele pentru documentele stocate în acest caz sunt cele mai stricte. În general, în majoritatea cazurilor, termenul de valabilitate al documentelor contabile într-o companie este de cel puțin 75 de ani. Cu toate acestea, există excepții.
Desigur, toate informațiile despre capitalul autorizat, volumul depozitelor, mărimea cotei de fonduri a fondatorilor ar trebui stocate în mod continuu. Lista documentelor care trebuie, de asemenea, arhivate pentru o perioadă de 75 de ani sau mai mult include documente contabile care pot fi utilizate de organizațiile fiscale: informații despre returnarea activelor, declarații privind decontările cu acționarii, precum și suporturi electronice pe care sunt disponibile date de venit. la conturile organizării fondurilor în sume deosebit de mari.
Informațiile privind așezările cu personal sunt, de asemenea, stocate timp de 75 de ani. Alte documente (facturi, scrisori de garanție) au o perioadă de păstrare de până la 10 ani inclusiv.
Organizații bugetare
Și care sunt perioadele de stocare a documentelor contabile în instituție bugetară? De regulă, nu există cerințe speciale pentru acest lucru. Se consideră că timp de 75 de ani trebuie păstrate doar informații privind situațiile financiare anuale și valorile mobiliare destinate autorităților fiscale. Toate celelalte documente sunt stocate până la 10 ani inclusiv.
Caracteristici importante
Dacă vă familiarizați cu toate legile și regulamentele disponibile mai sus, puteți fi surprins: durata de valabilitate standard a documentelor contabile nu depășește cinci ani (Legea federală nr. 402)! În același timp, în articolul nostru scriem aproximativ 10 ani și mai sus. Cum poate fi asta? Din păcate, în acest caz, există o elaborare slabă a cadrului de reglementare, când cerințele legii sunt contrare realităților. Să ilustrăm cu un exemplu.
Dacă sunteți chiar un simplu comerciant unic, puteți găsi cu ușurință o situație în care inspectoratul fiscal impune depunerea documentelor care au expirat (în conformitate cu cerințele legii). În cazul unui CJSC și LLC, a căror cifră de afaceri anuală poate depăși zeci sau chiar sute de milioane de ruble, absența chiar a unor titluri neimportante poate provoca probleme majore.
De exemplu, deseori erau necesare documente care confirmă legalitatea creanței creanțelor. Nu este un secret faptul că, în practică, termenul său poate fi estimat la aproape zece ani. Conform legii, două seturi de documente contabile pot fi deja distruse în același timp. Dacă compania ar dispune cu adevărat de acestea, ar putea suporta cheltuieli mari. Cum? Foarte simplu.
Dacă compania nu este în măsură să furnizeze titlurile solicitate, va trebui să recalculeți impozitul pe profit (deși s-ar putea să nu existe deloc), precum și să plătiți amenzi grele.Mai simplu spus, la determinarea perioadelor de păstrare, trebuie să ne ghidăm nu atât de cerințele legii (paradoxale cum ar fi), ci de importanța reală a unui document pentru o anumită companie.
Desigur, termenul de valabilitate al documentelor contabile primare ar trebui să fie în orice caz cât mai lung posibil, dar chiar și multe facturi în anumite condiții trebuie să fie păstrate în arhivă mai mult de 15 ani. În cazul în care compania are debitori sau dacă ea însăși datorează cuiva, aceste documente trebuie păstrate permanent, indiferent de cerințele Legii federale și de rezoluții.
Cum se stabilește importanța documentelor contabile pentru organizație?
Cum să înțelegem ce hârtii ar trebui marcate „înainte de nevoie” la păstrarea lor și ce ar trebui făcut cu ele în viitor? În acest caz, avocații profesioniști recomandă o examinare separată a valorii documentelor stocate.
Principala cerință de care membrii comisiei ar trebui să fie ghidați este nu numai valoarea informațiilor în sine în hârtiile stocate, ci și daunele pe care organizația le poate suferi dacă se pierd.
Astfel, se cere creșterea termenului de valabilitate pentru următoarele documente financiare și contabile: orice contracte și estimări pentru lucrările care chiar teoretic pot crește valoarea atât a întreprinderii, cât și a componentelor individuale ale acesteia; toate hârtiile și suporturile electronice legate de achizițiile competitive; toate documentele care pot fi solicitate într-un fel sau altul în caz de litigiu (chiar posibil teoretic).
Note pentru antreprenori individuali
Întrucât există o mulțime de cerințe, iar interpretarea lor în diferite acte legislative și decizii judecătorești este extrem de diversă, procesul de păstrare a documentelor devine deosebit de dificil pentru antreprenori, întrucât un antreprenor individual nu are adesea cunoștințe juridice sau specialiști special angajați pentru rezolvarea unor astfel de probleme. În acest caz, este necesar să contactați firmele de avocatură în caz de litigii, dacă se bazează pe documente contabile, termenii și procedura pentru care nu sunt precizate în mod clar în legislație.
Vă rugăm să rețineți: cu cât procesul de arhivare a fost stabilit mai competent și complet, cu atât veți întâmpina mai puține probleme în viitor.
Cerințe pentru organizarea arhivării în companie
Așadar, am revizuit informațiile de bază privind calendarul. Dar cum să organizăm stocarea documentelor organizației? Ce metode sunt disponibile?
În primul rând, puteți crea propria arhivă. În cazul întreprinzătorilor individuali și al micilor SRL-uri, administratorul întreprinderii sau un angajat special devine adesea arhivar. Arhiva în sine devine fie o cameră dedicată, fie chiar un seif mare.
Dar în ultimii ani, apelarea la companii speciale care se specializează în crearea și stocarea arhivelor a devenit mult mai populară. Ele pot ajuta atât la organizarea spațiilor de stocare existente, cât și la crearea de la zero. În cazul companiilor pentru care este deosebit de important să păstrezi documente deosebit de valoroase în deplină siguranță, aceste companii își pot organiza depozitarea în cutii special protejate și special protejate.
Avantajul primei metode este controlul dvs. complet asupra documentelor dvs., iar ieftinitatea acestei metode este evidentă. Dezavantajele includ vulnerabilitatea arhivei (nu toată lumea are mijloacele de a dota o încăpere ignifugă). În plus, nu toată lumea are educația legală adecvată pentru organizarea corectă a depozitării.
Avantajele celei de-a doua metode includ organizarea ideală a depozitării, precum și pregătirea legală completă a personalului agenției. Partea negativă este departe de controlul complet asupra arhivei managementului companiei.
Astfel, am examinat termenul de valabilitate al documentelor contabile prevăzute de standardele legislative, precum și cerințele care se aplică principalelor forme legale de afaceri în acest caz.
