Diferite tipuri de documente sunt utilizate în diferite domenii de activitate ale cetățenilor și persoanelor juridice. Compilarea, stocarea, circulația și utilizarea valorilor mobiliare face obiectul studierii unei astfel de discipline precum documentația. Să analizăm în continuare ce tipuri de documente există. 
Ținerea evidenței: generală
Suportul de documentare este un domeniu special de activitate, constând în proiectarea, pregătirea, stocarea și procesarea documentelor. Corectitudinea și actualitatea luării unei decizii de management importante vor depinde în mare măsură de aspectul hârtiei și de informațiile din ea, de modul în care se desfășoară organizarea muncii cu aceasta. Documentația reflectă și ține cont de activitățile companiilor, întreprinderilor, firmelor. În acest sens, documentele sunt prevăzute de lege. La efectuarea auditurilor, sunt expuse în primul rând acele lucrări în care sunt înregistrate activitățile întreprinderii.
Principalele domenii ale activității de birou
În etapa actuală, această activitate include:
- Asigurarea creării corecte și în timp util a lucrărilor necesare.
- Organizarea lucrărilor cu acte (transfer, primire, contabilitate, prelucrare, stocare, control, sistematizare, înregistrare, distrugere, pregătire pentru arhivare).
Reglementarea tehnologiei de birou se realizează în mai multe direcții:
- Standardizare.
- Reglementarea legislativă.
- Dezvoltarea actelor de reglementare, metodologice și juridice de acțiune națională.
Pentru organizarea și conducerea lucrărilor de birou, sunt necesare cunoștințe profesionale și abilități speciale. În acest sens, pentru implementarea acestei lucrări în instituții și întreprinderi au format unitățile corespunzătoare (departamente, servicii). În companiile mici, secretarii sunt implicați în lucrări de birou, angajații autorizați de manager sunt responsabili pentru starea titlurilor companiei. Un loc specific trebuie furnizat pentru fiecare grup de documente. De regulă, acestea sunt depozitate în dulapuri ignifuge. Sancțiunile disciplinare pot fi impuse funcționarilor pentru documentare necorespunzătoare.
Cadrul legislativ
Legea federală care reglementează informațiile și protecția acestora, obligația de a documenta informațiile este stabilită și sunt stabilite o serie de definiții de bază. Acest act normativ a reglementat și relațiile care apar în timpul creării și aplicării ulterioare a tehnologiei informației. Documentarea este cerută și de alte legi. În special, Codul civil stabilește temeiul juridic pentru activitățile persoanelor juridice și procedura pentru fluxul lor de muncă. Codul fiscal a stabilit documente fiscale standard. Cu ajutorul lor, se ține o evidență a activităților comerciale ale companiilor și persoanelor fizice, actualitatea deducerii taxelor la buget. Legea a stabilit, de asemenea, documente de probă. Așadar, în Codul civil există cerințe pentru componența acordurilor constitutive, a statutelor, a împuternicirilor ș.a. Actele de reglementare stabilesc forme de documente care sunt trimise în diverse moduri (prin poștă, fax, prin internet). 
Documente din Rusia
Sistemul administrativ de administrare a birourilor include o clasificare pe mai multe niveluri. Se disting următoarele tipuri generale de documente:
- Organizațional și administrativ. Această categorie include protocoale, decizii, hărți, ordine, instrucțiuni, regulamente.
- Referință și informație. Acest grup include acte, certificate, telegrame, memorii, scrisori și așa mai departe.
- În ceea ce privește personalul. În această categorie sunt cărți de muncă, declarații, contracte, caracteristici, comenzi și multe altele.
De asemenea, distinge astfel de forme de documente precum:
- Stencil.
- Individual.
- Tipic (documente de probă).
Altă clasificare
În funcție de conținutul hârtiei, acestea pot fi simple sau complexe. În conformitate cu originea, personalul și oficialul se disting, la locul adopției - extern și intern. Tipurile de documente diferă în ceea ce privește stocarea: constant, mai mult și mai puțin de zece ani. În funcție de publicitate, documentele pot fi neclasificate și secrete (sov. Secret, confidențial). Tipurile de documente se disting prin metoda de fixare: sunet, grafic, mașină și scris de mână, materiale pentru filme foto.
Hârtiile pot fi de asemenea urgente sau non-urgente. În conformitate cu etapele, extrasele, schițele, originalele (originale), se disting copii. Documentele de stat sunt selectate într-o categorie separată. Conform legislației actuale, organismele autorizate emit instrucțiuni, instrucțiuni, ordine, decrete, ordine, decizii, decrete.
Documente primare
Acestea includ lucrări care conțin informațiile inițiale obținute în timpul dezvoltării, cercetării, observației și altor activități umane. Documentele primare în contabilitate sunt compilate în timpul tranzacțiilor comerciale. Ele acționează ca dovezi ale faptelor. Documentele sursă includ, de exemplu, acte, certificate, garanții, facturi etc. Formularele unificate sunt aprobate pentru majoritatea. De exemplu, au fost create forme speciale de valori mobiliare pentru active fixe, tranzacționare, forță de muncă, deconturi de numerar. În cazul în care nu există un formular unificat pentru niciun document, compania își dezvoltă propria formă. Cu toate acestea, în orice caz, trebuie să fie prezente următoarele detalii:
- Numele.
- Data compilării.
- Numele organizației.
- Esența gospodăriilor. operațiuni.
- Metri.
- Lista angajaților responsabili.
- Semnături personale ale persoanelor autorizate.
Lucrare clericală
În direcția conducătorilor companiei și inițiativa șefilor de departament, sunt elaborate diverse prevederi. Acest grup de documente include acte individuale și standard. Conținutul primelor se referă la unități de conducere, ateliere, departamente incluse în structura organizatorică a întreprinderii. Documentele tipice se referă la atelierele producției principale. Proiectul de regulament este pregătit de antreprenor, convenit cu departamentul juridic al organizației. În caz de comentarii sau obiecții, acestea vor fi menționate într-un document separat sau într-o a doua copie. Principalul act administrativ la întreprindere este ordinul șefului. Prin intermediul acestui document, activitățile, instrucțiunile și deciziile organizației, diverse activități, rezultatele auditului, rezultatele lucrărilor etc. sunt formalizate.
memorandum Reprezintă o lucrare în care sunt enunțate orice întrebare sau fapt, propunere sau concluzie. Ea poate fi trimisă șefului companiei sau unei organizații superioare. memorandum - Acesta este un tip de scrisoare, una dintre formele de corespondență internă la întreprindere. Ea este trimisă de la unități structurale către orice destinatar al organizației, cu excepția managementului direct. O notă poate fi trimisă în mod special de către orice oficial al companiei. Aceste documente au un raport, caracter proactiv sau informațional. Notă explicativă - o lucrare care explică conținutul dispozițiilor specifice ale actului principal (raport, program, plan) sau care explică motivele încălcării disciplinei sau neexecutării unei comenzi.
instrucțiuni
Aceste documente sunt împărțite în două grupuri. Incluse în prima categorie guvernează executarea unui anumit proces la care participă departamente, funcționari și așa mai departe. Fișele postului definesc îndatoririle, drepturile, funcțiile și responsabilitățile angajaților specifici.Aceste documente pot clarifica procedura în conformitate cu care este necesar să se respecte cerințele legilor și ordinelor (ordine, decrete și așa mai departe). Descrierile locurilor de muncă pot fi valabile permanent sau specifice. Cu toate acestea, documentele perpetue sunt supuse revizuirii și verificării la fiecare 3-5 ani.
