În orice întreprindere, contabilitatea salariilor și a muncii angajaților se efectuează în conformitate cu documentația primară, care este executată și întreținută de serviciul de personal. Dacă activitățile acestei unități nu sunt livrate suficient de bine, atunci apar funcționări defectuoase grave în activitatea întregii companii. Să analizăm în continuare care sunt documentele de gestionare a evidențelor de personal. 
Informații generale
După cum am menționat mai sus, cu o organizare insuficient competentă a departamentului de personal, apar diverse probleme în întreprindere. În special, sunt posibile întârzieri la plata salariilor, compensații pentru concedii medicale și pregătirea prematură a documentelor pentru a fi prezentate autorităților de supraveghere. Toate acestea duc la o deteriorare semnificativă a performanței financiare a companiei. Documentele serviciului de personal sunt completate în conformitate cu cerințele cuprinse în Codul Muncii. Controlul asupra corectitudinii documentelor se realizează atât de inspectoratele de muncă, cât și de cele fiscale. Un supraveghetor poate vizita orice birou al companiei, indiferent de tipul său de activitate și de tipul proprietății și necesită verificarea documentelor de personal ale organizației. Inspectorii sunt învestiți cu astfel de puteri în conformitate cu Legea Federală nr. 134.
Sarcini de hârtie
Activitățile serviciului de personal acoperă toate procesele care se referă la compilarea și procesarea documentației în conformitate cu regulile stabilite. Acesta este realizat pentru a rezolva o serie de sarcini de management. Acestea includ, în special:
- Transferul angajaților la un alt loc de muncă.
- Încheierea contractelor de muncă și admiterea în stat.
- Organizația activități profesionale lucrătorilor.
- Încurajarea angajaților.
- Asigurarea vacanțelor angajaților.
- Certificarea angajaților.
- Contabilitate pentru utilizarea timpului pentru muncă.
- Realizarea personalului.
- Atragerea angajaților pentru a lucra în vacanțe și în week-end.
- Aranjamente de călătorie.
- Renunțarea la muncă și rezilierea contractului.
- Impunerea de sancțiuni disciplinare.
Pentru ce sunt documentele de personal?
Scopul principal al acestor valori mobiliare este de a asigura transparența maximă în cadrul relațiilor de muncă. Sistemul clerical se bazează pe anumite reguli și cerințe. Respectarea lor garantează stabilitatea angajaților, iar pentru personalul administrativ al companiei - management simplificat. Datorită reglementării precise a gamei de sarcini și drepturi furnizate de documentele de personal, interesele tuturor participanților la relațiile de muncă sunt respectate.
Tipuri de hârtii
În conformitate cu normele Codului muncii, principalele forme de documente de personal sunt următoarele:
- Programul de personal.
- Program de vacanță.
- Reguli interne la întreprindere.
- Documente în conformitate cu care se stabilește procedura de prelucrare a datelor cu caracter personal ale angajaților, precum și îndatoririle și drepturile acestora.
- Instrucțiuni și reguli pentru OT. Orice angajator trebuie să ofere angajaților un mediu sigur pentru a-și desfășura activitățile profesionale. Angajații trebuie să fie familiarizați cu instrucțiunile și regulile scrise cu o semnătură.
- Programări de schimbare. Codul Muncii stabilește durata maximă admisă de muncă pe zi. În timpul lucrărilor pe ture, timpul este luat în considerare prin întocmirea programelor corespunzătoare.
Documentele de personal enumerate sunt cel mai adesea subiect de verificare de către autoritățile de reglementare. 
personal
Documentele de personal, inclusiv informații despre angajați, sunt create în timpul lucrării unității cu personalul.Astfel de documente sunt întotdeauna strâns asociate cu un angajat specific al întreprinderii. Ele reflectă informații despre activitatea profesională a salariatului, calificările acestuia, rezultatele forței de muncă, condițiile de admitere la personal, durata serviciului ș.a. Aceste documente includ, în special:
- Documente administrative care confirmă activitatea muncii a unui cetățean.
- Documente de informare și decontare.
- Corespondența internă oficială.
- Cărți / reviste de înregistrare și contabilitate.
Documentele fiecărui grup au propriile lor caracteristici. Acestea sunt destinate diferitelor scopuri, dezvoltate, puse în aplicare, aprobate în ordinea corespunzătoare.
Documente administrative
Această categorie include comenzi și comenzi din partea superiorilor. Cu ajutorul lor, șeful își exercită autoritatea de a gestiona întreprinderea, așa cum este prevăzut în Carta companiei. Comenzile sunt împărțite în două grupuri. Primul include acte asupra principalelor activități ale companiei. Aceștia sunt, în special, comenzi pe probleme de producție, procedura de certificare, instrucțiuni și așa mai departe. În cel de-al doilea grup sunt comandate personalului. Acestea includ acte de concediere, angajare, transfer, acordare de concedii, sancțiuni disciplinare, stimulente. Documentele primului grup acoperă activitățile întreprinderii în ansamblu și se referă indirect la activitatea departamentului de personal. O altă categorie de valori mobiliare este direct legată de activitățile personalului. În mare parte, acestea sunt documente de personal unificate. Formularele lor sunt aprobate de Comitetul statistic de stat. Documentele care reflectă activitățile personalului includ:
- carte de lucru;
- certificat de angajare;
- contract de muncă;
- copie ordinele de concediere și înscrierea în stat.
Aceste documente sunt destinate să ofere cea mai completă ilustrare a experienței de muncă a unui angajat. El, la rândul său, va fi important atât în scopul de a-i acorda o pensie în viitor, cât și pentru calcularea prestațiilor de invaliditate în timpul activităților sale la întreprindere. Copiile comenzilor de la alți angajatori servesc drept bază pentru efectuarea în cartea de evidență a muncii despre part-time, înregistrarea duplicatului său.
Categoria calculului informațiilor
Aceste documente sunt păstrate pentru a înregistra datele personale ale angajaților, pentru a consolida informațiile cu privire la activitățile lor de muncă. Printre ele sunt prezente:
- card personal;
- fișă de timp;
- masa personalului;
- afacere privată.
Majoritatea folosesc formulare standard. Formele unificate de documente de personal simplifică mult procesul de completare a acestora. 
Corespondența internă
Este utilizat la întreprindere pentru înregistrarea deciziilor de personal acceptate. De exemplu, pentru a atrage către răspundere disciplinară orice angajat trebuie să ia o explicație de la el. Dacă se presupune că angajatul este încurajat, superiorul său imediat trimite directorul întreprinderii o transmitere corespunzătoare. Corespondența internă este una dintre opțiunile pentru schimbul oficial de opinii între angajați.
Cărți de control și contabilitate
Jurnalele de înregistrare sunt concepute pentru a ține cont de documentația personalului disponibil (comenzi, certificate, fișiere personale, cărți de lucru). Fiecărei lucrări i se atribuie un număr specific. Jurnalul include, de asemenea, data înregistrării documentului. Contabilitatea corectă conferă forță juridică valorilor mobiliare. La rândul său, acest lucru vă permite să dovediți o anumită poziție într-un conflict de muncă. Înregistrarea și stocarea documentelor de personal din acest grup se realizează de către persoane autorizate. Compania folosește jurnalele:
- Comenzi pentru transfer, concediere, angajare.
- Contracte de muncă.
- Comenzi de vacanta.
- Certificate de călătorie.
- Comenzi și recompense disciplinare.
- Funcții de muncă.
- Comenzi în călătorii de afaceri.
- Actele locale.
- Cărți de muncă și inserții suplimentare la acestea.
- Referință.
- Foi de spital.
- Accidente la întreprindere.
Unele exemple de documente de personal sunt aprobate la nivel federal, în timp ce altele sunt elaborate chiar de companie.
Sunt necesare toate lucrările?
Condițiile de mai sus documentele de personal sunt împărțite în trei categorii:
- În funcție de specificul companiei.
- Recomandat.
- Obligatoriu.
Aceasta din urmă trebuie să fie menținută de toate întreprinderile, fără excepție, indiferent de numărul de angajați, tipul de activitate, statutul juridic. Aceste documente sunt indicate direct sau indirect în Codul Muncii. De exemplu, necesitatea elaborării regulilor companiei rezultă din articolele 189-190, personal - din art. 57. Lucrările recomandate sunt concepute pentru a optimiza personalul. Prezența sau absența lor depinde de decizia șefului. Documentele care depind de specificul organizației vor fi obligatorii pentru o anumită companie. Dacă compania prevede condiții de muncă dăunătoare sau periculoase, atunci este obligatoriu să elaboreze reguli și instrucțiuni suplimentare. De exemplu, poate fi Regulamentul privind examinările medicale periodice, informațiile de siguranță și așa mai departe. 
Recuperarea hârtiei
Adesea, când un angajat personal apare la întreprindere, întâmpină anumite dificultăți. De exemplu, este posibil ca compania să nu aibă unul sau celălalt titluri obligatorii. Este imposibil de întocmit și implementat documentele necesare într-o singură zi. În acest caz, este necesar să fie evidențiate cele mai importante și să înceapă proiectarea lor. Experții recomandă în primul rând să începeți să întocmiți programele de vacanță și personalul. Apoi, ar trebui să verificați disponibilitatea și corectitudinea executării contractelor, comenzi pentru transfer, angajare, mărci în cărțile de lucru.
Dacă compania nu are cărți de contabilitate, acestea trebuie păstrate. În continuare, trebuie să puneți toate cărțile personale în ordine. Toate documentele sunt datate în momentul executării. Cu toate acestea, în textul formularului, de exemplu, f. T-2, data reală este înscrisă, adică numărul în care angajatul a fost angajat sau transferat. În acest caz, puteți contacta departamentul de contabilitate pentru ajutor și puteți solicita conturi personale ale angajaților pentru a clarifica și verifica informațiile. În procesul de recuperare a valorilor mobiliare pierdute sau lipsă ale unei întreprinderi, nu trebuie să uităm de activitatea curentă. După aceasta, este necesar să se înceapă compilarea, redactarea și punerea în aplicare a actelor locale obligatorii. Perioadele de stocare a documentației de personal sunt aprobate de lista corespunzătoare. Toate lucrările enumerate trebuie să fie prezentate ulterior la arhivă.
