Înregistrări contabile primare. Forme de documente contabile primare. Documentele primare sunt ...

Documentele primare sunt obiecte materiale în care se acumulează datele inițiale, obținute, la rândul lor, în timpul observațiilor, dezvoltării, cercetării și altor tipuri de activitate umană. În multe domenii, aceste documente acționează ca bază pentru raportare. Să analizăm în continuare care sunt formele documentelor primare.

Informații generale

Documentele primare reprezintă o confirmare a validității legale a oricărei operațiuni sau acțiuni. Cu alte cuvinte, ei dovedesc că acesta sau acel fapt a avut loc. Înregistrarea documentelor primare se efectuează în momentul acțiunii sau operației. Prin aceste lucrări se stabilește răspunderea anumitor interpreți.

Documente contabile primare

Toate operațiunile comerciale desfășurate de întreprindere trebuie înregistrate la achitare. Sunt acceptate pentru contabilitate dacă sunt compilate în formularul prezent în albumele corespunzătoare ale formularelor unificate. Aceste reviste sunt conforme cu PBU aprobat prin ordin al Ministerului Finanțelor nr. 34. Pot fi incluse coloane și linii suplimentare în formularele documentelor contabile primare, dacă este necesar. În acest caz, trebuie păstrate toate detaliile impuse prin actele de reglementare. Corecțiile care vor fi făcute pe formulare sunt confirmate de comenzi și comenzi relevante. Formele documentelor contabile primare care fixează tranzacțiile cu numerar nu pot fi modificate.

coduri

Documentele primare unificate sunt formularele în care se introduc informații în conformitate cu clasificatorii în vigoare din țară. Unele coduri nu au trimiteri la aceste standarde. Acestea sunt concepute pentru sistematizarea și generalizarea datelor în timpul procesării pe calculator. Astfel de operațiuni sunt înregistrate conform sistemului de codificare aprobat de întreprindere.

în plus

Formularele unificate elaborate direct de compania în sine pot fi, de asemenea, acceptate pentru contabilitate. De asemenea, trebuie să păstreze detaliile obligatorii furnizate pentru alte tipuri de eșantioane. Compania însăși poate dezvolta o listă de documente primare care nu sunt conținute în albume.

Detalii obligatorii

Documentele principale ale organizației trebuie să conțină:

• nume;
• data compilării;
• numele companiei în numele căreia se completează formularul;
• o indicație a pozițiilor persoanelor responsabile de operațiune și fixarea acesteia.

Toate formularele trebuie să fie avizate de acele entități ale căror informații sunt prezente în ele. Documentele de semnătură primară de certificare acționează ca dovadă a autenticității și validității juridice a valorilor mobiliare.

Persoanele responsabile

Documentele contabile primare trebuie completate în timp și corect. Această sarcină este realizată de persoane care, de fapt, le compun și le avizează. Angajații responsabili asigură, de asemenea, transferul în timp util al documentelor către departamentul de contabilitate pentru reflecția lor ulterioară în raportare. Funcționarii sunt obligați să introducă numai informații de încredere în formulare. Lista angajaților care pot semna documente primare este aprobată de conducerea întreprinderii, în acord cu departamentul financiar și de decontare. Lucrările care înregistrează tranzacțiile comerciale referitoare la fluxul de numerar sunt aprobate direct de către directorul companiei.Contabilul șef are, de asemenea, dreptul de a semna aceste documente.

clasificare

Documentele primare sunt formulare utilizate în diferite domenii ale întreprinderii. Toate aceste lucrări pot fi împărțite în:

1. Organizațional și administrativ. Acestea includ ordine, ordine, procuri, instrucțiuni și așa mai departe. Toate acestea permit implementarea anumitor operațiuni.
2. Dezincriminatoriu. Această categorie include garanții de primire, cerințe, facturi, acte de acceptare etc. Toate aceste documente sunt documente ale contabilității primare a tranzacțiilor. Datele pe care le conțin sunt înregistrate în registrele respective.
3. Forme de situații financiare. Aceste documente sunt utilizate pentru contabilitate.

Unele forme sunt considerate simultan atât achitare, cât și permisive. Acestea includ, în special stat de plată comanda de cheltuieli cu numerar și așa mai departe.

Lucrare clericală

În cadrul întreprinderii se elaborează un program special, în conformitate cu care sunt determinați termenii și procedura pentru mutarea documentației primare în cadrul companiei, precum și primirea acesteia în contabilitate. După transferul valorilor mobiliare către departamentul financiar și de decontare, acestea sunt verificate. În special, este monitorizat:

1. Forma documentului. Un angajat autorizat verifică corectitudinea și completarea completării, prezența detaliilor obligatorii.
2. Fidelitatea aritmetică a calculelor.
3. Conținut. Documentele nu trebuie să conțină contradicții interne, să vadă clar relația anumitor indicatori.

registre

După ce sunt acceptate documentele contabile primare, informațiile din ele sunt înscrise în foi speciale. În același timp, formularele sunt marcate, excluzând reutilizarea acestora. De exemplu, este stabilită o dată. Registrul contabil se numește fișe speciale pentru introducerea și organizarea informațiilor. Se păstrează în reviste sau cărți speciale, pe carduri și pagini separate, sub formă de tipograme care se obțin cu ajutorul calculatoarelor. Registrele pot fi sub formă de benzi magnetice, dischete, discuri și alte unități. Fixarea operațiunilor comerciale se realizează în ordine cronologică. Toate acțiunile sunt grupate în conturile corespunzătoare.

Tipuri de registre

Clasificarea se realizează pe diverse motive. Deci, în aparență, registrele sunt împărțite în:

1. Cărți (principal, numerar).
2. Carduri (pentru materiale contabile, mijloace fixe etc.).
3. Reviste cu foi tipărite sau neliniate.

În funcție de tipul de înregistrări produse, registrele pot fi:

1. Sistematic (registrul general de conturi).
2. Cronologic (cărți de înregistrare).
3. Combinate (garanții).

În ceea ce privește nivelul de detaliu al informațiilor, distinge registrele:

1. Combinat (revistă-mandat).
2. Sintetice (contor general).
3. Analitice (carduri).

Punct important

Informațiile care sunt înscrise în documentele contabile primare trebuie să fie înregistrate prin asigurarea siguranței acestora pentru timpul stabilit pentru depozitarea lor în departamentul de arhivare. Informațiile pot fi în format electronic sau pe hârtie. În primul caz, compania este obligată pe propria cheltuială să producă copii pe documente pe hârtie. Acest lucru este necesar pentru a oferi informații altor participanți la operațiuni comerciale, autorităților de supraveghere autorizate, parchetului și instanței.

Depozitare hârtie

Înainte de a trimite documentele la arhivă, acestea sunt grupate în ordine cronologică, apoi sunt completate și împletite. Toate lucrările sunt depuse în dosare speciale. La trimiterea documentației în arhivă, certificatul corespunzător este completat. În timpul depozitării registrelor, trebuie asigurată protecția lor împotriva introducerii neautorizate a ajustărilor. Informațiile conținute în lucrări se referă la secretul comercial al companiei. Persoanele cu acces la această documentație nu au dreptul să dezvăluie informații.Pentru încălcarea secretelor comerciale, cei responsabili sunt responsabili în conformitate cu legile Federației Ruse. Perioada de valabilitate a documentației primare, în conformitate cu art. 17 Legea federală „Contabilitate” este stabilită în conformitate cu regulile în vigoare ale întreprinderii. Mai mult, perioada nu trebuie să fie mai mică de 5 ani.

ajustări

Dacă există o eroare în foi, aceasta din urmă trebuie corectată. Corecția în acest caz este însoțită de o justificare și este certificată de semnătura angajatului responsabil cu data. Nu sunt permise corecții la documentele bancare și în numerar. Restul formularului de ajustare se face numai prin acord cu alți participanți la operațiunile de afaceri. Acest lucru este confirmat de semnăturile acelorași angajați care au certificat documentele. În acest caz, este indicată data ajustării. Recuzita care va fi corectată trebuie să fie răscolită. Linia trebuie să fie subțire, dar limpede, astfel încât să puteți vedea valoarea inițială. Scris de mână lângă acesta este marcat „Corect Believe”. Ajustarea este certificată de semnătura angajatului care a contribuit, indicând numele și inițialele acestuia.

Recuperarea hârtiei

Legislația privind contabilitatea nu are reguli clare care reglementează procedura de re-compilare a documentației în cazul pierderii acesteia. Unele alte reglementări din industrie specifică, de asemenea, doar perioadele de păstrare. Datorită faptului că legislația nu stabilește exact ceea ce este necesar ca întreprinderea să facă în caz de pierdere a documentelor primare din motive independente de controlul acesteia, în scrisoarea UMNS sunt prezentate următoarele recomandări:

1. Numiți prin ordin al comisiei autorizate să efectueze o anchetă internă cu privire la cauzele decesului, acte lipsă. Dacă este necesar, reprezentanții supravegherii de stat, organismele de anchetă și securitatea ar trebui invitați la componența acestuia.
2. Să ia măsuri permise de lege pentru a restabili acele documente care sunt supuse actualizării și stocării în intervalele de timp stabilite. De exemplu, copii ale declarațiilor privind circulația conturilor de numerar pot fi obținute de la companiile bancare de servicii, contrapartidele pot solicita facturi, acte, contracte etc.

Cu toate acestea, departe de întotdeauna compania are posibilitatea să ceară duplicate ale tuturor documentelor pierdute. Astfel, de exemplu, acest lucru se poate întâmpla atunci când există un număr mare de contractori, din cauza absenței cumpărătorilor sau furnizorilor la adrese cunoscute anterior sau din cauza pierderii informațiilor de contact. Astfel, există circumstanțe destul de obiective care pot crea anumite obstacole în calea restaurării documentației. În același timp, mulți manageri au o întrebare logică - ar trebui să se informeze autoritatea fiscală despre ce s-a întâmplat? Potrivit unor experți, nu este necesară notificarea inspecției. În orice caz, acest lucru nu va elimina răspunderea probabilă. Pentru lipsa documentației primare din legislație oferă o amendă. Această pedeapsă este stabilită în special în art. 120 NK.

Posibilă soluție a problemei

Un contribuabil care, dintr-un motiv sau altul, a pierdut documentația inițială, poate face una dintre următoarele acțiuni:

1. Recuperați, dacă este posibil (cel puțin parțial) hârtia.
2. Efectuați înregistrări corective pentru cheltuieli care nu sunt documentate și reflectați ajustările din declarație revizuită impozitul pe profit pentru perioada respectiva. Costurile care nu sunt certificate de valori mobiliare nu sunt recunoscute ca cheltuieli în raportarea fiscală.
3. Permiteți reprezentanților serviciului fiscal să stabilească sumele care trebuie plătite la buget la verificare. Acest lucru se realizează pe baza datelor deținute de antreprenor, precum și a informațiilor despre alte întreprinderi similare. Această posibilitate este prevăzută la art. 31, paragraful 1, paragraful 7 din Codul fiscal.

Îndepărtarea hârtiei

Această procedură poate fi realizată numai de autoritățile autorizate.Acestea includ, în special, organele de anchetă preliminară, anchetele, procurorii, inspectoratele fiscale, instanțele de judecată și departamentele de poliție. Documentația principală este confiscată pe baza deciziilor acestor autorități adoptate în cadrul legii. Scrisoarea Ministerului Finanțelor nr. 16/176 a aprobat instrucțiunea în conformitate cu care se desfășoară această procedură. Confiscarea documentației se efectuează în cazul ascunderii sau subestimării de către contribuabilul veniturilor sau a altor obiecte supuse impozitării. Atât întreprinderea, cât și funcționarul și cetățeanul pot acționa ca un încălcător. Contabilul șef sau un alt angajat responsabil al companiei este autorizat, cu acordul și în prezența reprezentanților autorităților care efectuează sechestrul, să facă copii ale documentelor primare care indică data acestei proceduri.