Companiile rusești, agențiile guvernamentale, antreprenorii și alte entități juridice în procesul de comunicare între ele folosesc în mod regulat documente oficiale. Cel mai important aspect al interacțiunii corecte dintre organizații și persoane este utilizarea detaliilor. Lista lor este determinată de legea rusă. Cerințe de documente - acesta este cel mai important atribut al surselor oficiale publicate de întreprinderi, autorități sau întocmite de persoane fizice atunci când contactează orice structură. Care sunt caracteristicile de a lucra cu ei?
definiție
Cerințele de documente sunt elemente obligatorii ale proiectării vizuale a diferitelor surse de informație, aprobate, de regulă, în copie tipărită, pe hârtie, aprobate la nivel de standarde de stat, industrie sau corporative.
Aceste tipuri de documentații care aparțin categoriei organizaționale și administrative sunt întocmite în conformitate cu GOST R 6.30-2003. Această sursă de standarde include criterii unificate care sunt obligatorii pentru utilizare în timpul schimbului de documente cu participarea întreprinderilor, autorităților și altor instituții ruse cu statut oficial.
Luați în considerare cele mai importante detalii ale documentelor definite de standardul de stat specificat.
Detalii de bază conform GOST: stema Federației Ruse
Multe documente oficiale trebuie să includă stema Rusiei. Acest simbol de stare poate fi reprezentat în trei soiuri: ca mai multe culori pe scutul heraldic, ca o singură culoare - cu sau fără un element similar. Stema multicoloră a Federației Ruse ar trebui plasată pe documente care conțin prevederile legilor constituționale federale și ale legilor federale, reglementări emise de președinte, guvern și Adunarea Federală.
Stema monocoloră a Federației Ruse fără scut heraldic ar trebui să fie plasată pe documentele care sunt publicate:
- Comisia interdepartamentală privind secretul de stat;
- instanțele federale;
- parchetul;
- Comitetul de investigare și alte organe cu profil similar.
Emblema Federației Ruse este folosită ca element în scrisori și alte documente.
Stema subiectului Federației Ruse și a municipalităților
Detaliile documentelor adoptate în entitățile constitutive ale Federației Ruse includ emblema proprie a regiunii. Normele de plasare a acestuia sunt reglementate prin acte normative adoptate la un anumit subiect. De asemenea, la nivel regional, pot fi aprobate regulile de plasare a stemei Federației Ruse pe anumite lucrări. Detaliile documentelor emise la nivelul teritoriilor municipale, la rândul lor, pot conține emblema orașului și a altei localități sau municipalități. Normele de plasare a acestui atribut sunt stabilite prin acte de reglementare adoptate de autoritățile locale.
marcă comercială
Înregistrarea detaliilor documentelor în organizații poate implica utilizarea unei embleme sau a unei mărci comerciale. Astfel de elemente sunt plasate în conformitate cu prevederile statutului companiilor. Mai mult, emblema nu este plasată pe documente în același timp cu emblema Federației Ruse, a unei entități constitutive a Federației Ruse sau a unei municipalități. Mărcile comerciale pot include cuvinte și imagini. Culoarea recuzită corespunzătoare poate fi orice.
Cod de organizare
În conformitate cu clasificatorul întreprinderilor All-Russian, codul documentului poate fi, de asemenea, un cod de organizație. Aceste informații servesc de obicei ca o funcție de referință. Documentul principal, în structura căruia există un cod de organizare, este o literă.
BIN
În cele mai multe cazuri, detaliile documentelor primare ale organizației necesită includerea în structura sa OGRN. În litere, acest element este indicat ca parte a informațiilor de fundal despre organizație. PSRN este utilizat și la emiterea de anteturi ale companiei. Pentru antreprenori, există un atribut similar - OGRN IP. Este utilizat în principal în aceleași scopuri ca elementul corespunzător în fluxul de documente cu participarea persoanelor juridice.
TIN și PPC
Aceste detalii, împreună cu PSRN, sunt utilizate cel mai adesea în documentația primară, precum și în antetele întocmite de angajații organizației. PPC - un element inerent persoanelor juridice. Antreprenorii individuali nu folosesc o astfel de recuzită.
Cod formular formular
În conformitate cu clasificatorul All-Russian al documentației de management, codul formularului trebuie să fie prezent în structura de detalii a diferitelor surse. Acest element este utilizat în principal pentru a optimiza rata de transfer de fișiere pe canale electronice.
Numele companiei
Detaliile obligatorii ale documentului includ un element precum numele organizației. Este important să fie în concordanță cu ceea ce este indicat în documentele constitutive ale companiei. Formularele trebuie să includă numele complet al companiei. Prescurtarea poate fi plasată una lângă alta (sub ea sau în spatele ei).
Informații de referință
Următorul element al detaliilor documentelor - informații de referință despre companie. Structura lor presupune includerea unei adrese poștale, a numerelor de telefon și a altor informații pe care compania le consideră necesare pentru a le plasa. De asemenea, de regulă, se aplică codul organizației, PSRN, TIN și KPP.
Numele tipului de document
Documentul trebuie clasificat corect după tip. Numele corespunzător al speciei este înregistrat în statutul companiei. De asemenea, trebuie să îndeplinească criteriile incluse în OKUD. De obicei, articolul în cauză este fixat pe formulare. Pentru litere, acest atribut (numele documentului) nu este tipic. Este scris cu majuscule.
Data documentului
Următorul atribut important este data documentului. Ar trebui să reflecte momentul creării sursei corespunzătoare sau, de exemplu, semnarea acesteia. Data este ștampilată de persoana care are autoritatea de a semna documentul sau de serviciul intern al organizației responsabil de schimbul de surse relevante. În unele cazuri, data poate fi ștampilată de către inițiatorul documentului.
Număr de înregistrare
Numărul de înregistrare (indexul) este un necesar, care este stabilit pentru a facilita clasificarea sursei în registrele interne și arhivele organizației, precum și un identificator în timpul fluxului de lucru cu alte companii. Normele pentru aplicarea cerințelor sunt reflectate în surse administrative aprobate de companie.
De asemenea, în unele cazuri, elementul în cauză poate fi completat cu un link care include, de fapt, numărul de înregistrare, precum și data documentului care necesită un răspuns. Adică, acest atribut este adesea folosit în scrisorile care sunt întocmite ca răspuns la apelurile adresate companiei.
Locul compilării
În unele cazuri, locul de compilare a unui document poate fi indicat. De exemplu, dacă îl determinați pe baza altor detalii este dificil. Dar dacă locul de compilare este deja indicat în alte elemente ale documentului, atunci nu este necesar să se includă recuzita corespunzătoare în structura sursei.
destinatar
Următorul atribut semnificativ este destinatarul. Este indicat dacă este necesară trimiterea unui document către un anumit anume unitate structurala Compania corespondentă. De asemenea, destinatarul poate fi un funcționar sau un cetățean în statutul unei persoane fizice.
aprobare Grif
Poate fi necesară o ștampilă de aprobare a sursei. Acest atribut poate conferi documentului un caracter normativ.De exemplu, un director al unei companii poate utiliza ștampila de tip „afirm”, după care prevederile din sursă vor deveni obligatorii pentru angajații companiei.
rezoluție
Un alt atribut interesant este rezoluția. Este activat dacă un funcționar, cum ar fi directorul companiei, dorește să ia o decizie, luată pe baza meritelor informațiilor din document. Această cerință conține, de asemenea, un nume complet, conținutul comenzii, termenul până la care trebuie completată, o semnătură, o dată. Executanții misiunii pot fi indicați.
antet
Unele documente folosesc o rubrică. Scopul său este de a prezenta un scurt rezumat al informațiilor prezente în sursă. În sens, ar trebui să coreleze cu numele documentului. Titlu de exemplu: „Ordin privind constituirea unui comitet de certificare”.
Marcajul de control
În unele cazuri, documentul necesită astfel de recuzită ca o marcă de control. Acest element indică faptul că sursa este acceptată de structura competentă a companiei și că se lucrează la aceasta. De obicei, acest atribut arată ca o ștampilă cu cuvântul "control".
Documentul text
Probabil necesitatea cheie a documentului. Acesta reflectă esența informațiilor transmise prin intermediul suporturilor de hârtie. În general, este compilat în rusă sau unul care are statut oficial în subiectul Federației Ruse. Textul poate include tabele, diverse elemente de formatare.
Structura textului este de obicei prezentată în două părți: prima reflectă motivele și obiectivele trimiterii documentului, a doua reflectă ideea principală a contestației, cererii, recomandărilor etc. În unele cazuri, este permisă utilizarea numai a doua parte a structurii atributului corespunzător.
Marcarea cererii
La fel se întâmplă că în textul documentului este afișată toate datele necesare. În acest caz, sursa poate fi completată de aplicații. Acest fapt ar trebui să fie afișat pe document prin intermediul accesorilor adecvate. Cum poate fi inclusă marca respectivă în structura sursei? De regulă, ei scriu: „Aplicație pe un astfel de număr de foi și în astfel de volum de copii”. În unele cazuri, poate fi necesar să se indice numele documentului care conține cererea.
semnătură
Cele mai importante tipuri de detalii ale documentelor includ un astfel de element ca o semnătură. Este pus de un oficial, înregistrând astfel exactitatea informațiilor conținute în sursă. Și acesta nu este doar un autograf - o semnătură ca atribut independent ar trebui să conțină numele poziției celui care semnează documentul, precum și o transcriere.
Grif armonizare
Cerințele pentru detaliile documentelor stabilite în unele organizații necesită prezența unei ștampile de semnătură. Este utilizat în cazurile în care este necesar să se rezolve faptul că informațiile din sursă sunt aprobate de o persoană sau o structură competentă din cadrul companiei.
Ștampila trebuie să includă cuvântul „agreat”, precum și informații despre poziția persoanei care aprobă informațiile relevante, semnătura și decriptarea acesteia. O caracteristică cheie a ștampilei de aprobare este utilizarea în gestionarea documentelor care implică mai multe organizații.
Aprobarea vizelor
Un element suficient de aproape de tablă poate fi numit viză de aprobare. Caracteristica sa cheie este utilizată doar în cadrul organizației. În același timp, o viză poate fi aplicată de mai multe ori, deoarece documentul este verificat secvențial de către diverse departamente.
imprimare
Aproape întotdeauna, detaliile documentelor de plată, precum și alte tipuri de surse primare, impun organizațiilor să aplice un sigiliu. În Rusia, de obicei este cerneală. Structura presei conține de obicei informații despre numele companiei - PSRN, TIN și alte detalii.
Documentație: nuanțe
Am stabilit că detaliile documentelor sunt criteriul cel mai important pentru organizarea procedurilor corecte pentru interacțiunea companiei cu partenerii, agențiile guvernamentale, precum și pentru comunicațiile interne. Ce nuanțe caracteristice implementării practice a fluxului de lucru la firmele rusești pot fi notate?
Se poate remarca faptul că eliminarea tuturor detaliilor cerute de GOST este o întâmplare rară. Fiecare document necesită utilizarea unui set adecvat de elemente. De exemplu, în ceea ce privește scrisorile oficiale, cel mai adesea folosesc astfel de detalii precum stema Federației Ruse, subiectul federației, logo-ul orașului sau companiei, codul companiei, PSRN, TIN, KPP, precum și numele organizației.
Numele tipului de document din litere nu este de obicei introdus. În timp ce, de exemplu, astfel de tipuri de surse ca o comandă, un act, memorandum sau o decizie trebuie să conțină în structura sa elementul corespunzător. În scrisori este necesar să indicați numele complet al companiei către care este trimis documentul, iar în cazul în care există un nume prescurtat prevăzut de surse oficiale, acesta trebuie, de asemenea, indicat (scrieți între paranteze după numele complet).
Există mai multe metode corecte pentru reducerea numelor organizațiilor: prin primele litere (adică se obține o prescurtare ca un institut de cercetare), prin silabele inițiale (de exemplu, Uralmash poate fi obținută), sau printr-o altă metodă aprobată în documentele oficiale ale companiei destinatarului.
Alte detalii importante ale documentelor sunt adresa poștală, precum și numerele de telefon și fax. De asemenea, în scrisorile oficiale sunt de obicei indicate detalii bancare organizație. Un alt element important al documentului relevant este data, care reflectă momentul semnării acestuia. Apoi, hârtia oficială este semnată, ștampila companiei este pusă pe ea.
